Factuur zonder btw maken: stappenplan met voorbeeld (vrijgesteld of KOR)

Een factuur zonder btw maak je als je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt of vrijgestelde diensten levert, zoals zorg of onderwijs. Je laat de btw-regel dan helemaal weg en zet op de factuur waarom je geen btw rekent, met de wettelijke grondslag: artikel 25 (KOR) of artikel 11 (vrijstelling) van de Wet op de omzetbelasting 1968.

In het kort

• Je factureert zonder btw bij de KOR, bij vrijgestelde prestaties (artikel 11 Wet OB), bij btw verlegd en bij export of intracommunautaire leveringen tegen 0%.
• Op een vrijgestelde factuur staat geen btw-tarief en geen btw-bedrag, dus ook geen regel "btw 0%: EUR 0,00".
• De verplichte vermelding bij de KOR is: "Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 van de Wet op de omzetbelasting 1968".
• Bij een wettelijke vrijstelling verwijs je naar artikel 11, lid 1 en het onderdeel voor jouw sector, bijvoorbeeld g voor medische zorg of o voor onderwijs.
• Je btw-nummer, KvK-nummer, een opeenvolgend factuurnummer en de factuurdatum blijven gewoon verplicht.
• Ben je vrijgesteld, dan kun je de btw op je inkopen niet terugvragen. Bij het 0%-tarief kan dat wel.

Wanneer maak je een vrijgesteld BTW factuur?

Voordat je begint, is het belangrijk om te weten of jij echt vrijgesteld bent van btw. Er zijn twee situaties:

Wettelijke vrijstelling: Je beroep of activiteit valt onder een btw-vrijstelling uit artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting 1968. Die vrijstelling geldt ongeacht je omzet. De belangrijkste categorieën:

• Medische en paramedische zorg: artsen, tandartsen, fysiotherapeuten en andere BIG-geregistreerde zorgverleners, voor hun medische diensten. Cosmetische ingrepen zonder medische noodzaak vallen er niet onder.
• Onderwijs en opleidingen: erkende onderwijsinstellingen en, onder voorwaarden, docenten die beroepsonderwijs geven.
• Kinderopvang en jeugdzorg: gastouders, kinderdagverblijven en jeugdzorgaanbieders.
• Financiële diensten en verzekeringen: leningen, verzekeringspremies en betalingsverkeer.
• Verhuur van onroerende zaken: de verhuur van woningen is in de regel vrijgesteld.
• Sociaal-culturele activiteiten en sport: bepaalde musea, theaters, bibliotheken en sportverenigingen, onder voorwaarden.

Twijfel je of jouw dienst eronder valt? Lees de uitleg over btw-vrijstelling in zorg, onderwijs en cultuur of de samenvatting in de kennisbank over vrijgesteld van btw.

Kleineondernemersregeling (KOR): Je hebt je aangemeld voor de KOR omdat je omzet onder de 20.000 euro per jaar blijft. Je brengt dan geen btw in rekening, doet geen btw-aangifte en kunt geen btw op je inkopen aftrekken. De KOR is vooral interessant als je aan particulieren levert, want zij kunnen btw toch niet aftrekken. Zakelijke klanten willen de btw juist wel terugvragen.

In beide gevallen factureer je zonder btw, maar de vermelding op je factuur verschilt. Let op: vrijstelling is niet hetzelfde als 0% btw. Bij vrijstelling is er geen btw-tarief en is de btw op je inkopen een kostenpost, bij het 0%-tarief houd je recht op aftrek.

Wanneer factureer je zonder btw?

Naast de vrijstelling en de KOR zijn er meer situaties zonder btw-bedrag op de factuur. De reden en de verplichte vermelding verschillen per situatie:

Voor btw verlegd volg je het stappenplan voor een btw verlegd factuur. De regels voor het 0%-tarief lees je bij de intracommunautaire levering en bij export buiten de EU. Dit stappenplan gaat verder over vrijstelling en KOR.

Stap 1: Verzamel je eigen bedrijfsgegevens

Elke factuur begint met je eigen gegevens. Zorg dat je het volgende bij de hand hebt:

• Bedrijfsnaam (zoals ingeschreven bij KvK)
• Adres (vestigingsadres)
• KvK-nummer
• BTW-nummer (ook bij vrijstelling heb je een BTW-nummer)
• IBAN (voor betaling)
• Eventueel telefoonnummer en e-mail

Let op: ook als je vrijgesteld bent van btw, heb je een btw-identificatienummer. Dit nummer vermeld je gewoon op je factuur. Verder gelden dezelfde basiseisen als voor een gewone factuur, plus de reden waarom je geen btw rekent.

Stap 2: Vul de klantgegevens in

Nu voeg je de gegevens van je klant toe:

• Naam (bedrijfsnaam of persoonsnaam)
• Adres
• Eventueel BTW-nummer (bij zakelijke klanten)

Bij particuliere klanten hoef je geen btw-nummer te vermelden, want zij hebben er geen.

Stap 3: Voeg factuurnummer en datum toe

Elke factuur heeft een uniek factuurnummer nodig. Dit nummer moet:

• Opeenvolgend zijn (geen gaten in de nummering)
• Uniek zijn (elk nummer mag maar een keer voorkomen)

Veel ondernemers gebruiken een systeem zoals: `2026-001`, `2026-002`, enzovoort. Of met een prefix: `FV2026-0001`.

Voeg ook de factuurdatum toe. Dit is de datum waarop je de factuur opmaakt.

Stap 4: Beschrijf je diensten of producten

Geef een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd:

• Wat heb je gedaan of geleverd?
• Welke periode betreft het?
• Hoeveel uur of stuks?
• Wat is de prijs per eenheid?

Wees specifiek. "Consultancy" is te vaag. "Strategisch advies marketingplan Q4 2025, 8 uur" is duidelijk.

Stap 5: Bereken het totaalbedrag (zonder BTW)

Anders dan bij een normale btw-factuur, vermeld je geen btw-berekening. Je factuur bevat:

• Bedrag per regel (prijs x aantal)
• Subtotaal (som van alle regels)
• Totaalbedrag (dit is gelijk aan het subtotaal, want er is geen btw)

Belangrijk: Vermeld geen regel met "BTW 0%: EUR 0,00". Bij vrijstelling laat je de btw-regel simpelweg weg, want 0% is een ander tarief.

Stap 6: Voeg de verplichte vrijstellingsvermelding toe

Dit is de cruciale stap die veel ondernemers vergeten. Je moet op de factuur vermelden waarom je geen btw rekent.

Bij wettelijke vrijstelling

Gebruik deze tekst:

Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 11, lid 1,
onderdeel [letter] van de Wet op de omzetbelasting 1968

De letter hangt af van je vrijstellingsgrond:

• g - Medische diensten
• o - Onderwijs
• w - Kinderopvang

Bij Kleineondernemersregeling (KOR)

Gebruik deze tekst:

Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25
van de Wet op de omzetbelasting 1968

Of korter:

KOR-regeling van toepassing - geen BTW verschuldigd

Stap 7: Voeg betalingsgegevens toe

Vermeld hoe en wanneer je betaald wilt worden:

• Betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen)
• IBAN waarop betaald moet worden
• Eventueel een betalingskenmerk

Verplichte vermelding op een factuur zonder btw

De exacte tekst hangt af van de reden. Kopieer de regel die bij jouw situatie hoort en zet die onder het totaalbedrag:

Twijfel je over de letter? In de tekst van artikel 11 Wet OB staat per onderdeel welke prestatie erbij hoort.

Compleet voorbeeld: vrijgesteld BTW factuur

Hier is een volledig voorbeeld van een correcte vrijgesteld BTW factuur:

═══════════════════════════════════════════════════════════════
                         FACTUUR
═══════════════════════════════════════════════════════════════

Fysiotherapie Praktijk De Gezonde Rug
Gezondheidsstraat 15
3511 KL Utrecht

KvK: 12345678
BTW-nummer: NL123456789B01
IBAN: NL91 INGB 0001 2345 67
Tel: 030-1234567
E-mail: info@degezondeug.nl

───────────────────────────────────────────────────────────────

Aan:
De heer J. Jansen
Klantenweg 42
3512 AB Utrecht

───────────────────────────────────────────────────────────────

Factuurnummer:    2026-0015
Factuurdatum:     9 januari 2026
Betalingstermijn: 14 dagen

───────────────────────────────────────────────────────────────

OMSCHRIJVING                                          BEDRAG
───────────────────────────────────────────────────────────────

Fysiotherapie behandeling
- Intake en onderzoek (1x)                           € 55,00
- Manuele therapie sessies (4x à €45,00)            € 180,00
- Oefentherapie sessies (2x à €40,00)               € 80,00

Behandelperiode: december 2025

───────────────────────────────────────────────────────────────

TOTAAL                                               € 315,00

───────────────────────────────────────────────────────────────

Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 11,
lid 1, onderdeel g van de Wet op de omzetbelasting 1968

───────────────────────────────────────────────────────────────

Gelieve het totaalbedrag binnen 14 dagen over te maken
naar bovenstaand rekeningnummer onder vermelding van
factuurnummer 2026-0015.

═══════════════════════════════════════════════════════════════

Voorbeeld factuur zonder btw

Hieronder staat een complete factuur zonder btw van een gastouder (kinderopvang, artikel 11, lid 1, onderdeel w) die je regel voor regel kunt overnemen. Alle verplichte onderdelen staan erin, de btw-regel ontbreekt bewust.

Onder de totaalregel staat de verplichte vermelding: "Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 11, lid 1, onderdeel w van de Wet op de omzetbelasting 1968." Daaronder de betaalinstructie: "Graag binnen 14 dagen overmaken op bovenstaand IBAN onder vermelding van factuurnummer 2026-0021."

Val je onder de KOR of een andere vrijstelling? Gebruik dezelfde opbouw en vervang alleen de vermelding onder de totaalregel door de tekst uit de tabel hierboven. Meer voorbeelden, met en zonder btw, vind je in ons factuur voorbeeld met templates.

Voorbeeld: KOR-factuur voor ZZP'er

Een grafisch ontwerper die onder de KOR valt:

═══════════════════════════════════════════════════════════════
                         FACTUUR
═══════════════════════════════════════════════════════════════

Creative Designs
t.a.v. M. de Vries
Ontwerpstraat 8
1017 AB Amsterdam

KvK: 87654321
BTW-nummer: NL987654321B01
IBAN: NL91 RABO 0123 4567 89

───────────────────────────────────────────────────────────────

Aan:
Bakkerij Het Gouden Brood
Broodweg 25
1018 CD Amsterdam

───────────────────────────────────────────────────────────────

Factuurnummer:    F2026-003
Factuurdatum:     9 januari 2026

───────────────────────────────────────────────────────────────

OMSCHRIJVING                                          BEDRAG
───────────────────────────────────────────────────────────────

Grafisch ontwerp huisstijl
- Logo ontwerp (3 concepten)                         € 450,00
- Visitekaartje ontwerp                             € 150,00
- Briefpapier template                              € 100,00
- Aanlevering drukklare bestanden                   € 50,00

───────────────────────────────────────────────────────────────

TOTAAL                                               € 750,00

───────────────────────────────────────────────────────────────

Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25
van de Wet op de omzetbelasting 1968 (Kleineondernemersregeling)

───────────────────────────────────────────────────────────────

Betalingstermijn: 30 dagen
Graag het factuurnummer vermelden bij betaling.

═══════════════════════════════════════════════════════════════

Veelgestelde vragen

Hoe maak je een factuur zonder btw?

Net als een gewone factuur: eigen gegevens, klantgegevens, factuurnummer, datum, omschrijving en totaalbedrag. Het verschil zit in twee punten: je laat de btw-regel weg en je vermeldt onderaan waarom je geen btw rekent, met verwijzing naar artikel 25 (KOR) of artikel 11 (vrijstelling) van de Wet OB.

Mag ik de btw gewoon weglaten op mijn factuur?

Alleen met een wettelijke reden: de KOR, een vrijgestelde prestatie, btw verlegd of het 0%-tarief. Ben je gewoon btw-plichtig, dan moet je btw rekenen, ook als je klant daar niet om vraagt. Laat je de btw ten onrechte weg, dan draag je die alsnog af.

Welke tekst zet ik op een factuur zonder btw?

Bij de KOR: "Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 van de Wet op de omzetbelasting 1968". Bij een wettelijke vrijstelling: "Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 11, lid 1, onderdeel [letter] van de Wet op de omzetbelasting 1968", met de letter die bij jouw sector hoort. Bij btw verlegd zet je "Btw verlegd" op de factuur, samen met het btw-nummer van je klant.

Hoe ziet een KOR factuur voorbeeld eruit?

Als een gewone factuur, maar zonder btw-tarief en btw-bedrag: het totaalbedrag is gelijk aan het subtotaal. Onderaan staat de vermelding dat je de kleineondernemersregeling toepast, met verwijzing naar artikel 25 Wet OB. Bekijk het uitgewerkte voorbeeld van de grafisch ontwerper hierboven.

Moet ik mijn BTW-nummer vermelden als ik vrijgesteld ben?

Ja, je vermeldt gewoon je btw-identificatienummer op de factuur. Ook al draag je geen btw af, je bent nog steeds ondernemer voor de omzetbelasting.

Kan ik factureren zonder btw-nummer?

Ben je geen ondernemer voor de btw en heb je dus geen btw-nummer, dan stuur je een gewone rekening zonder btw en zonder vrijstellingsvermelding. Verkoop je regelmatig of met winstoogmerk, dan ben je meestal wel ondernemer en heb je een btw-nummer nodig.

Hoe stuur ik een factuur zonder btw naar het buitenland?

Lever je diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verleg je de btw en zet je "Btw verlegd" plus het btw-nummer van je klant op de factuur. Lever je goederen aan een EU-ondernemer, dan reken je 0% als intracommunautaire levering. Ben je zelf vrijgesteld, dan blijft je vrijstellingsvermelding staan. Onder de KOR gelden voor buitenlandse klanten aparte regels, dus check dat vooraf.

Kan ik btw terugvragen als ik vrijgesteld ben?

Nee. Bij vrijgestelde prestaties en onder de KOR kun je de btw op je inkopen niet aftrekken, die btw is een kostenpost. Verricht je ook belaste prestaties, dan mag je alleen de btw aftrekken die bij je belaste omzet hoort. Bij het 0%-tarief houd je wel recht op aftrek.

Wat als ik de vermelding vergeet?

Een factuur zonder vrijstellingsvermelding is formeel niet correct. Je klant kan vragen stellen en bij een controle door de Belastingdienst kun je problemen krijgen. Stuur in dat geval een gecorrigeerde factuur.

Kan ik een factuur met BTW omzetten naar vrijgesteld?

Als je per ongeluk btw hebt gefactureerd terwijl je vrijgesteld bent, maak je een creditnota voor de oorspronkelijke factuur en stuur je een nieuwe factuur zonder btw. Doe dat snel: btw die op een factuur staat, ben je in principe verschuldigd aan de Belastingdienst.

Wat is het verschil tussen vrijgesteld en 0% btw?

Bij een vrijstelling is er geen btw-tarief: je rekent geen btw en kunt de btw op je inkopen niet aftrekken. Bij het 0%-tarief, bijvoorbeeld bij export en intracommunautaire leveringen, reken je btw tegen nul procent en houd je recht op aftrek van voorbelasting. Zet daarom nooit "0% btw" op een vrijgestelde factuur.

Hoe maak ik een creditnota zonder btw?

Een creditnota volgt de oorspronkelijke factuur. Was die zonder btw, dan is de creditnota dat ook: hetzelfde bedrag met een minteken, dezelfde vrijstellingsvermelding en een verwijzing naar het factuurnummer dat je crediteert. Het stappenplan staat in de uitleg over een creditnota maken.

Moet ik BTW-aangifte doen als ik vrijgesteld ben?

Bij de KOR: nee, je doet geen btw-aangifte.

Bij wettelijke vrijstelling: mogelijk wel, als je ook belaste prestaties verricht. Raadpleeg je boekhouder.

Checklist: vrijgesteld BTW factuur maken

Controleer voor verzending:

• [ ] Eigen bedrijfsgegevens compleet (inclusief KvK en BTW-nummer)
• [ ] Klantgegevens correct
• [ ] Uniek, opeenvolgend factuurnummer
• [ ] Factuurdatum vermeld
• [ ] Duidelijke omschrijving diensten/producten
• [ ] Totaalbedrag zonder BTW-regel
• [ ] Vrijstellingsvermelding met wettelijke grondslag
• [ ] Betalingsgegevens en termijn
• [ ] Factuur 7 jaar bewaren, digitaal mag

Makkelijker met facturatiesoftware

Het handmatig opstellen van facturen kost tijd en vergroot de kans op fouten. Met factuur software automatiseer je het proces:

• Je vrijstellingsvermelding staat standaard in je factuursjabloon
• Factuurnummers lopen automatisch op
• Je ziet je omzet oplopen, zodat je weet wanneer je de KOR-grens nadert
• Een creditnota maak je met één klik vanuit de oorspronkelijke factuur

Wil je direct aan de slag? Maak gratis een account aan en maak je eerste factuur zonder btw in minder dan een minuut.