Offerte software: online offertes maken en met één klik omzetten naar factuur
Offerte software is een online programma waarmee je offertes maakt, digitaal verstuurt en laat accepteren, en na akkoord met één klik omzet naar een factuur. Met TRONVoice werk je in je eigen huisstijl, zie je wanneer een klant je offerte bekijkt en volg je automatisch op. Offerte, factuur en betaling in één omgeving.
In het kort
- Maak online offertes in je eigen huisstijl en verstuur ze per e-mail of link
- Je klant geeft digitaal akkoord met naam, e-mailadres en handtekening
- Geaccepteerd? Zet de offerte met één klik om naar een factuur
- Per offerte zie je direct de status, van verstuurd tot verlopen
Online offerte maken
Een digitale offerte in je eigen huisstijl
- Eigen logo, kleuren en standaardteksten
- Regels, kortingen en notitieregels
- Direct digitaal versturen per e-mail of link
Wat is offerte software?
Offerte software is een online tool waarmee je offertes opstelt, verstuurt, laat accepteren en beheert. In plaats van een Word-bestand dat je als PDF mailt, maak je een digitale offerte die je klant in de browser opent. Je ziet of de offerte is bekeken, je klant gaat online akkoord en alle gegevens staan klaar voor de factuur.
Het verschil met een losse PDF zit niet in het document zelf, maar in alles eromheen: de status, de opvolging en de stap naar factuur en betaling. Een offerte is een aanbod, een factuur is een betaalverzoek. Lees ook ons artikel over het verschil tussen een offerte en een factuur en wanneer je welke stuurt.
Goede offerte software hangt bovendien aan je klantenbestand. Elke offerte staat bij de juiste klant in je CRM, naast de facturen en betalingen. Zo zie je per klant in één oogopslag wat er openstaat en wat al is afgerond.
Zo werkt het
Online offertes maken in 4 stappen
Van lege offerte tot verstuurde factuur, zonder iets twee keer in te typen. Zo ziet dat er in TRONVoice uit.
Kies je template en klant
Start vanaf een offerte template met je logo, kleuren en standaardteksten voor voorwaarden en betalingscondities. Kies een klant uit je CRM of voeg een nieuwe klant toe.
Vul de regels in
Voeg producten en diensten toe met aantallen, eenheidsprijzen, BTW en kortingen. Zet de geldigheidsduur op de offerte.
Verstuur digitaal en volg de status
Verstuur de offerte per e-mail met een unieke link. Je klant opent hem in de browser, zonder account of download. Jij ziet de status verspringen van verstuurd naar geaccepteerd of afgewezen.
Akkoord? Eén klik naar factuur
Je klant accepteert online. Jij klikt op omzetten naar factuur, controleert de regels en verstuurt. Klantgegevens, kortingen en BTW gaan automatisch mee, dus je tikt niets over.
Wil je het hele traject in detail zien? Lees de gids online offerte maken: van offerte naar factuur in één tool of pak eerst onze tips om de perfecte offerte te schrijven.
Online akkoord
Digitale offerte laten ondertekenen voor akkoord
Je klant opent de offerte via de link in de e-mail en ziet alle regels, prijzen en voorwaarden. Onderaan staat een acceptatieknop. Je klant vult naam en e-mailadres in en tekent met muis of vinger een handtekening. Jij krijgt direct een melding en de offerte krijgt de status geaccepteerd. Geen printen, scannen of mailen meer.
Elke acceptatie wordt vastgelegd met IP-adres, e-mailadres, datum en tijdstip. Voor de meeste zakelijke offertes is dat ruim voldoende als bewijs onder de eIDAS-verordening: een eenvoudige elektronische handtekening is in Nederland en de EU rechtsgeldig. Niet akkoord? Dan wijst je klant de offerte af en zie jij dat meteen in je overzicht.
- Geen geprint papier of ingescande handtekening
- Acceptatie altijd herleidbaar naar wie, wat en wanneer
- IP-adres, e-mailadres, datum en tijdstip vastgelegd
Lees meer over digitaal offertes ondertekenen en welk niveau handtekening je wanneer nodig hebt.
Van offerte tot betaling
Software voor offertes én facturen: één workflow
De echte winst van offerte software zit in de koppeling met je facturatie. Bij TRONVoice zitten offertes, facturen, betalingen en herinneringen in dezelfde omgeving. Zo loopt die workflow.
1. Offerte
Je maakt en verstuurt de digitale offerte. Je klant bekijkt hem online en geeft akkoord.
2. Factuur
Met één klik zet je de geaccepteerde offerte om naar een factuur. Niets overtikken.
3. Betaling
Je klant betaalt direct vanuit de factuur via iDEAL | Wero, Bancontact of creditcard.
4. Herinnering
Niet op tijd betaald? Automatische betalingsherinneringen nemen het nabellen van je over.
Je klant betaalt direct vanuit de factuur via online betalingen met iDEAL | Wero, Bancontact of creditcard. Werk je met vaste maandbedragen? Combineer offertes met abonnementen en terugkerende facturen, zodat je na het akkoord niet elke maand opnieuw hoeft te factureren.
Bekijk alles wat onze factuur software doet. Je betaalt per verstuurd document, zonder abonnement. De details staan op de prijzenpagina.
Wat zit erin
Wat zit er in de offerte software van TRONVoice?
Alles wat je nodig hebt om snel een offerte de deur uit te krijgen en hem ook daadwerkelijk geaccepteerd te krijgen.
Templates in je huisstijl
Maak offertes met je eigen logo, kleuren en standaardteksten. Sla veelgebruikte offertes op als template en hergebruik ze in seconden.
Regels en kortingen
Voeg producten en diensten toe met aantallen, eenheidsprijzen, BTW en kortingen. Voeg notitieregels toe voor extra uitleg bij je aanbod.
Digitaal akkoord en handtekening
Je klant accepteert online met zijn naam, e-mailadres en een getekende handtekening. De acceptatie wordt automatisch vastgelegd als bewijs.
Inplannen en verloopdatum
Plan het versturen van een offerte vooruit en geef hem een geldigheidsduur. Verloopt de offerte zonder reactie, dan zie je dat meteen aan de status.
Eén klik naar factuur
Offerte geaccepteerd? Klik op omzetten en de factuur staat klaar. Regels, BTW, klantgegevens en voorwaarden gaan mee, zonder overtikken.
Statussen en overzicht
Zie precies waar elke offerte staat: verstuurd, geaccepteerd, afgewezen of verlopen. Je weet welke leads warm zijn en welke aandacht nodig hebben.
Offerte software voor zzp'ers, kleine bedrijven en bureaus
Stuur je als zzp'er een paar offertes per maand, of gaan er bij jou elke week tientallen de deur uit? De werkwijze is hetzelfde: template kiezen, regels invullen, versturen, akkoord, factuur. Aannemers zetten meerwerk in een aparte offerte, bureaus hergebruiken vaste offertestructuren en dienstverleners zetten een akkoord direct door naar factuur en betaling. Omdat je per verstuurd document betaalt, groeit de software met je mee.
Veelgestelde vragen
Offerte software is een online programma waarmee je offertes opstelt, digitaal verstuurt, laat accepteren en beheert. Je werkt met templates in je eigen huisstijl, ziet de status van elke offerte en zet een geaccepteerde offerte met één klik om naar een factuur. Bij TRONVoice zit dit in dezelfde omgeving als je facturen en betalingen.
Ja. Je maakt de offerte in je browser, kiest een klant, vult de regels in en verstuurt hem per e-mail met een unieke link. Je klant opent de offerte online, zonder account of download. Je ziet direct wanneer de offerte is bekeken.
Zodra een offerte geaccepteerd is, klik je op omzetten naar factuur. Alle regels, klantgegevens, kortingen en BTW worden meegenomen. Je controleert de factuur, past eventueel de leverdatum aan en verstuurt hem. Niets overtikken, dus ook geen typefouten.
Ja. Onderaan de online offerte staat een acceptatieknop. Je klant vult zijn naam en e-mailadres in en zet een handtekening met muis of vinger. Jij krijgt direct een melding en de offerte krijgt de status geaccepteerd. Niet akkoord? Dan kan je klant de offerte afwijzen.
Ja. In Nederland en de EU is een digitale acceptatie rechtsgeldig, zolang herleidbaar is wie wanneer akkoord ging. TRONVoice legt het IP-adres, e-mailadres, de datum en het tijdstip van de acceptatie vast. Voor de meeste zakelijke offertes is zo'n eenvoudige elektronische handtekening voldoende bewijs.
Ja. Je uploadt je logo, kiest je kleuren en slaat vaste teksten op voor voorwaarden, betalingscondities en de begeleidende e-mail. Veelgebruikte offertes bewaar je als template, zodat een nieuwe offerte in seconden klaarstaat in dezelfde huisstijl als je facturen.
Je ziet per offerte of hij concept, verstuurd, geaccepteerd, afgewezen of verlopen is. Zo zie je in één oogopslag welke offertes nog openstaan en wie je even moet nabellen. Automatische herinneringen verstuurt TRONVoice alleen voor facturen, een offerte volg je zelf op.
Zeker. Juist als zzp'er wil je snel een nette offerte sturen en direct door naar de factuur zodra de klant akkoord is. Bij TRONVoice betaal je per verstuurd document, zonder abonnement, dus ook met een paar offertes per maand zit je goed.
Start vandaag met online offertes maken
Maak je eerste offerte in een paar minuten, verstuur hem digitaal en laat je klant met één klik akkoord gaan. Daarna staat de factuur klaar.