Naar inhoud
TRONVoice
CRM & klantbeheer

Klantbeheer software: al je klanten, facturen en afspraken op één plek

Klantbeheer software (ook wel CRM of klantenbeheer) is een tool waarin je al je klantgegevens, contactpersonen, facturen en afspraken op één plek bijhoudt. In TRONVoice zit klantbeheer direct in je facturatie: per klant zie je contactpersonen, factuur- en offertehistorie, openstaande posten en notities. Zonder los CRM-pakket en zonder dubbele invoer.

Start met €2,50 tegoedBekijk prijzen
5,0 uit 23 Google-reviews

Klantenoverzicht

Eén overzicht van al je klanten

Zie in één oogopslag wie je klanten zijn, met welke contactpersonen je schakelt en wat er per klant nog openstaat. Klanten beheren doe je in dezelfde tool als waarin je factureert, dus elke klantkaart is altijd actueel.
  • Klanten en contactpersonen op één plek
  • Openstaand saldo en status per klant direct zichtbaar
  • Geen aparte CRM-tool nodig
Bekijk alle features

In het kort

  • Klantbeheer software bewaart klantgegevens, contactpersonen, notities en de complete factuur- en offertehistorie op één plek.
  • In TRONVoice zit klantbeheer in je facturatie: per klant zie je openstaande posten, betaalgedrag en afspraken zonder te zoeken.
  • Accountants en boekhoudkantoren beheren met multi-administraties de klanten van al hun cliënten vanuit één account.
  • Zzp'ers en mkb'ers hebben geen los CRM-pakket nodig: klanten beheren en factureren gebeurt in dezelfde tool.

Wat is klantbeheer software (CRM)?

Klantbeheer software, in het Engels CRM (Customer Relationship Management), is een programma waarin je alles over je klanten centraal bewaart: bedrijfsnaam, adres, KvK- en BTW-nummer, contactpersonen, notities over afspraken en de historie van alles wat je voor die klant deed. Klantenbeheer, relatiebeheer en CRM zijn verschillende woorden voor hetzelfde doel: overzicht en grip op wie je klant is en wat er loopt.

Zit klantbeheer in je facturatie tool, dan komt daar de laag bij die er echt toe doet: de factuur- en offertehistorie, de betaalstatus en het openstaande saldo per klant. Je ziet niet alleen wie een klant is, maar ook wat hij bij je afnam, wat hij nog moet betalen en of hij dat meestal op tijd doet.

Een klassiek CRM-systeem zoals Salesforce of HubSpot is gebouwd voor salesteams met pipelines, leadscoring en marketingcampagnes. Voor de meeste ondernemers is dat overkill en het staat los van je facturen. Daarom bouwden wij klantbeheer direct in onze factuur software: lichter dan een sales-CRM, maar wel verbonden met alles wat je factureert.

Wat zit erin

Klanten beheren in TRONVoice: wat kun je?

Elke klant krijgt een eigen klantkaart. Daarop zie je alles wat je nodig hebt om die klant goed te bedienen, en vanuit die kaart maak je direct een nieuwe factuur of offerte.

Klantkaart met contactpersonen

Leg per klant meerdere contactpersonen vast met rol, e-mailadres en telefoonnummer. De factuur gaat naar de administratie, de offerte naar de beslisser.

Factuur- en offertehistorie

Alle facturen, offertes en betalingen van een klant in één tijdlijn. Je ziet direct wat verstuurd, betaald of verlopen is.

Openstaande posten en betaalgedrag

Het openstaande saldo staat per klant in beeld, net als de betaalgeschiedenis. Zo weet je wie op tijd betaalt en wie een herinnering nodig heeft.

Notities en taken

Voeg notities toe met tijdstempel en plan taken in voor opvolging. Afspraken over kortingen, betalingsregelingen of levering staan bij de klant, niet in je hoofd.

Bijlagen bij de klant

Upload contracten, urenoverzichten en correspondentie direct op de klantkaart. Geen losse mappen, geen zoekwerk in je mailbox.

Eigen velden, zoeken en filteren

Leg met eigen velden vast wat voor jou belangrijk is, zoals een verjaardag of contractnummer. Vind elke klant in seconden op naam, BTW-nummer, KvK-nummer of een eigen veld, en filter op actief of inactief.

Automatische opvolging

Stel automatische betalingsherinneringen in voor openstaande facturen. Elke herinnering verschijnt in de historie van de klant.

Toegang voor je team

Geef collega's toegang met de juiste rechten. Iedereen werkt met dezelfde actuele klantgegevens, notities en factuurstatus.

Vanuit de klantkaart maak je met één klik een nieuwe offerte of factuur, en openstaande posten volg je op met automatische betalingsherinneringen. Klantgegevens, contactpersonen en factuurhistorie exporteer je op elk moment naar CSV.

CRM en facturatie in één: waarom dat werkt

Veel ondernemers bouwen klantbeheer apart op: een Excel-bestand voor adressen, een losse CRM-tool voor notities en een ander pakket voor facturen. Het resultaat: dubbele invoer, verouderde adressen en geen context op het moment dat je een factuur maakt.

Zit CRM in je facturatie, dan verdwijnt dat probleem. Wijzig je een adres op de klantkaart, dan klopt het direct op de volgende factuur. Stuur je een herinnering, dan zie je die terug in de tijdlijn van de klant. Betaalt een klant via iDEAL | Wero of creditcard met online betalingen, dan staat de factuur meteen op betaald en daalt het openstaande saldo op zijn klantkaart.

Ook terugkerend werk profiteert. Factureer je vaste klanten maandelijks via abonnementen, dan verschijnen die periodieke facturen automatisch in de historie van de klant. Een geaccepteerde offerte zet je met één klik om naar een factuur, gekoppeld aan dezelfde klantkaart. Eén bron van waarheid voor klantdata én facturatie, daarom werkt het.

Klantbeheer software voor accountants en boekhoudkantoren

Doe je als accountant of boekhouder de administratie voor meerdere klanten? Dan zoek je waarschijnlijk geen sales-CRM, maar een klantbeheer tool waarin elke cliënt zijn eigen, gescheiden omgeving heeft. Precies daarvoor zijn multi-administraties gemaakt. Elke klant van je kantoor krijgt een eigen administratie met eigen klantenbestand, facturen, offertes, huisstijl en nummering. Je logt één keer in en wisselt met één klik tussen dossiers.

Boekhouden voor meerdere klanten wordt zo overzichtelijk. Per administratie houd je contactpersonen en notities bij, en je ziet per cliënt direct de openstaande facturen en het betaalgedrag van zijn klanten. Vanuit het centrale overzicht bekijk je omzet en openstaande posten per administratie, of over alle dossiers heen. CRM voor accountancy betekent hier geen leads scoren, maar grip houden op elk klantdossier.

Zo beheer je als kantoor je klanten online, zonder losse Excel-lijstjes en zonder CRM-software die niet aansluit op je facturatie.

Hoe je medewerkers per cliënt toewijst, klanten optioneel laat meekijken en per dossier exporteert, lees je op onze pagina voor accountantskantoren. Hoe we met klantdata omgaan, staat op onze beveiligingspagina.

Klantbeheer voor zzp'ers en mkb

Ook met tien klanten heb je baat bij goed klantenbeheer. Als zzp'er hoef je nooit meer in je mailbox te zoeken naar dat ene e-mailadres of die afspraak over de betalingstermijn. Je opent de klantkaart, ziet wat er openstaat en maakt direct een nieuwe factuur. Geen tweede tool, gewoon klanten beheren waar je toch al factureert.

Voor mkb-bedrijven met een klein team zit de winst in gedeelde context. De collega die een klant belt, ziet dezelfde notities, taken en factuurstatus als jij. Wie de administratie doet, ziet meteen welke klanten nog moeten betalen. Iedereen werkt met dezelfde actuele gegevens, of je nu drie of driehonderd klanten bedient.

Klantbeheer vs. los CRM-pakket

Twijfel je of je een apart CRM-pakket nodig hebt naast je facturatie? Dit is het verschil in de praktijk.

OnderdeelKlantbeheer in TRONVoiceLos CRM-pakket
Gekoppeld aan facturen en betalingenJa, standaardAlleen via een koppeling of handmatig
Openstaand saldo per klantDirect op de klantkaartMeestal niet zichtbaar
Contactpersonen, notities, taken en bijlagenJaJa
Sales-pipeline en leadscoringNeeJa
MarketingcampagnesNeeVaak wel
InrichtingKlaar bij je eerste klantAparte implementatie
Extra licentie nodigNee, zit in je facturatieJa, meestal per gebruiker

Heb je een groot salesteam met lange verkooptrajecten, dan is een los CRM-pakket zinvol. Voor de meeste zzp'ers, mkb-bedrijven en accountantskantoren is klantbeheer in je facturatie tool meer dan genoeg. Bekijk onze prijzen: je betaalt per verstuurd document, zonder abonnement, en klantbeheer zit er gewoon bij.

Veelgestelde vragen

Alles over klantbeheer, klantenbeheer en CRM in TRONVoice.

Klantbeheer software is een programma waarin je al je klantgegevens centraal bijhoudt: bedrijfsnaam, adres, KvK- en BTW-nummer, contactpersonen, notities en de complete historie van facturen en offertes. In TRONVoice zit dat klantbeheer in dezelfde tool als je facturatie, dus je ziet per klant ook direct de betaalstatus en het openstaande saldo. Je werkt zonder losse Excel-lijstjes en zonder dubbele invoer.

Ja, in de praktische betekenis van het woord. TRONVoice heeft ingebouwde CRM-functionaliteit: klantkaarten met contactpersonen, notities, taken met bijlagen, eigen velden en de volledige factuur- en offertehistorie. Het is geen sales-CRM met pipelines, leadscoring en marketingcampagnes, maar klantbeheer dat direct aan je facturen en betalingen hangt.

Ja. Je voegt klanten handmatig toe of importeert je bestaande klantenbestand via een CSV-bestand, bijvoorbeeld uit je vorige facturatiepakket of een Excel-lijst. Je koppelt de kolommen aan de juiste velden in TRONVoice en je klanten staan klaar.

Ja. Per klant leg je zoveel contactpersonen vast als je wilt, elk met eigen naam, rol, e-mailadres en telefoonnummer. Zo stuur je de factuur naar de administratie en de offerte naar de inkoper, zonder te zoeken naar het juiste adres. Elke contactpersoon blijft gekoppeld aan de klantkaart.

Ja. Op de klantkaart zie je alle facturen met hun status: verstuurd, betaald of verlopen. Het openstaande saldo staat er direct bij, net als de betaalgeschiedenis. Zo weet je voordat je een klant belt precies hoe het betaalgedrag is, en openstaande facturen volg je op met automatische betalingsherinneringen.

Ja. Elke cliënt van je kantoor krijgt een eigen administratie met een eigen klantenbestand, notities en openstaande posten, zodat de klanten van cliënt A nooit tussen die van cliënt B staan. Je logt één keer in en wisselt met één klik tussen dossiers. Hoe je medewerkers toewijst en cliënten laat meekijken, lees je op de pagina voor accountantskantoren.

Ja. Offertes, facturen en abonnementen hangen allemaal aan dezelfde klantkaart. Maak je een offerte voor een klant, dan zie je die terug in de historie. Keurt de klant hem goed, dan zet je hem met één klik om naar een factuur. Periodieke facturen uit een abonnement verschijnen automatisch in de factuurhistorie van die klant.

Klantgegevens vallen onder de AVG en daar gaan we zorgvuldig mee om. TRONVoice draait op servers in Nederland en de EU, dus je data blijft binnen Europa. Je bepaalt zelf wie in je team welke klantgegevens ziet via rollen en rechten. Wil je je gegevens exporteren of verwijderen, dan kan dat op elk moment. Meer details lees je op onze beveiligingspagina.

Niets. Klantbeheer en klantenbeheer zijn twee spellingen van hetzelfde begrip: het beheren van je klanten en hun gegevens. Ook relatiebeheer wordt vaak in dezelfde betekenis gebruikt. In TRONVoice komt het neer op één klantkaart per klant met alles wat je over die klant wilt weten.

Klaar om klanten en facturen op één plek te beheren?

Start met €2,50 tegoed, zonder abonnement. Voeg je eerste klant toe en stuur vandaag nog een factuur vanuit zijn klantkaart.

Start met €2,50 tegoedBekijk alle features