Kwitantie, nota of factuur: wat is het verschil (met voorbeeld)
Een kwitantie is een schriftelijk bewijs dat iemand heeft betaald. Een factuur is een verzoek om te betalen dat aan de wettelijke factuureisen voldoet en waarmee je zakelijke klant btw kan aftrekken. Een nota is geen apart juridisch document: in het dagelijks taalgebruik is het gewoon een ander woord voor een rekening. Werk je voor bedrijven, dan stuur je altijd een factuur. Voor particulieren volstaat vaak een kwitantie of kassabon.
In het kort
- Een kwitantie bevestigt een betaling, een factuur vraagt om betaling en telt voor de btw.
- Zakelijke klanten en rechtspersonen krijgen altijd een factuur, een kwitantie alleen is fiscaal niet genoeg.
- Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen, dan volstaat een kwitantie of kassabon.
Wat is een kwitantie
Een kwitantie is een ontvangstbewijs. Je schrijft erop dat je een bepaald bedrag van iemand hebt ontvangen, waarvoor en wanneer, en je zet je handtekening eronder. De koper heeft daarmee zwart op wit dat hij niets meer schuldig is.
Dat recht staat gewoon in de wet. Volgens artikel 6:48 van het Burgerlijk Wetboek is de schuldeiser "verplicht voor iedere voldoening een kwitantie af te geven, tenzij uit overeenkomst, gewoonte of billijkheid anders voortvloeit." Vraagt je klant om een betalingsbewijs, dan mag je dat dus niet zomaar weigeren. De wet gaat zelfs verder: zolang je geen kwitantie geeft, mag de betaler zijn betaling opschorten.
Je ziet kwitanties vooral bij contante betalingen. Betaalt iemand grote bedragen cash, check dan ook de regels over contant betalen en de cashlimiet.
Wat is een nota
"Nota" is geen term uit de btw-wetgeving. In de volksmond is een nota gewoon een rekening, zoals die van het restaurant of de loodgieter. Of een nota fiscaal meetelt, hangt af van wat erop staat, niet van de naam bovenaan. Staan alle verplichte factuurgegevens erop, dan geldt hij als factuur.
Let op het verschil met een creditnota. Dat is wel een vast begrip: een correctie op een eerder verstuurde factuur. Hoe je die opstelt, lees je in onze uitleg over een creditnota maken.
Het verschil tussen kwitantie, nota en factuur
| Kwitantie | Nota | Factuur | |
|---|---|---|---|
| Doel | Bewijs dat er betaald is | Rekening, verzoek om betaling | Verzoek om betaling met fiscale gegevens |
| Wanneer | Na de betaling | Voor of bij de betaling | Voor de betaling, uiterlijk de 15e van de maand na levering |
| Btw aftrekken voor afnemer | Nee | Alleen als hij aan de factuureisen voldoet | Ja |
| Verplicht voor zakelijke klant | Nee | Nee | Ja |
Een factuur moet onder meer je naam en adres, die van je klant, je btw-id, je KVK-nummer, een factuurdatum, een uniek doorlopend factuurnummer, een omschrijving van wat je leverde, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag bevatten. Het volledige overzicht staat in onze gids met alle factuureisen van de Belastingdienst. Wil je snappen hoe btw en factuur samen werken, dan helpt onze complete gids over de btw-factuur.
Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen
De Belastingdienst is daar duidelijk over: je maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen, krijgen een factuur. Die factuur verstuur je uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd.
Je zakelijke klant heeft die factuur ook echt nodig. Btw aftrekken mag alleen als hij "een factuur waarop btw staat" ontvangt die voldoet aan de eisen voor een btw-factuur. Een kwitantie zonder btw-gegevens is voor hem dus waardeloos, hoe netjes hij ook is ondertekend.
Aan particulieren hoef je in de meeste gevallen geen factuur te sturen. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld als je een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel verkoopt aan een afnemer in een ander EU-land. Daarnaast gelden aparte regels bij afstandsverkopen binnen de EU.
Wanneer volstaat een kwitantie
Een kwitantie is genoeg als je aan een particulier verkoopt en die klant alleen een betalingsbewijs wil. Denk aan een schilder die een klus thuis contant afrekent.
Twee dingen blijven wel gelden. Jij moet de omzet gewoon in je administratie verwerken en de btw erover afdragen, ook als je geen factuur maakt. En je bewaart een kopie van de kwitantie, want de fiscale bewaarplicht voor je administratie is in principe 7 jaar. Meer daarover lees je in ons artikel over facturen en bonnen bewaren.
Twijfel je of je klant zakelijk is? Stuur dan een factuur. Die voldoet altijd, een kwitantie niet.
Voorbeeld kwitantie: deze velden zet je erop
Er bestaat geen wettelijk model voor een kwitantie. Deze gegevens maken hem wel sluitend:
- Het woord "Kwitantie" en een eigen volgnummer.
- Je naam of bedrijfsnaam en adres.
- De naam van degene die betaalde.
- Het ontvangen bedrag, in cijfers en in letters.
- Waarvoor is betaald, zo concreet mogelijk.
- De datum en plaats van ontvangst.
- De manier van betalen, zoals contant of per pin.
- Je handtekening.
Zo ziet dat er in de praktijk uit:
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| Kwitantienummer | K-2026-014 |
| Ontvangen van | J. de Vries, Utrecht |
| Bedrag | € 350,00 (driehonderdvijftig euro) |
| Omschrijving | Aanbetaling fotoreportage bruiloft 12 juni |
| Datum en plaats | 26 september 2026, Utrecht |
| Betaalwijze | Contant |
| Handtekening | Studio Voorbeeld, S. Jansen |
Aanbetaling van een zakelijke klant? Stuur dan een voorschotfactuur, of eerst een pro forma factuur als voorstuk.
Kassabon en vereenvoudigde factuur
Tussen kwitantie en volledige factuur zit de vereenvoudigde factuur. Die mag je maken als het factuurbedrag maximaal 100 euro inclusief btw is. Er hoeft dan minder op: de datum, je naam en adres, wat je leverde en de btw of de gegevens om die te berekenen. De naam van je klant is niet nodig. Voor intracommunautaire leveringen en afstandsverkopen mag het niet.
Een kassabon met deze gegevens werkt in de praktijk als vereenvoudigde factuur. Voor tankbonnen zegt de Belastingdienst het expliciet: tot en met 100 euro maak je alleen aannemelijk dat jij de afnemer bent, daarboven moet de betaling naar jou herleidbaar zijn, bijvoorbeeld via je tankpas. Alle details staan in ons stuk over de vereenvoudigde factuur.
Zo regel je het met TRONVoice
In TRONVoice maak je een factuur die aan de factuureisen voldoet, met automatische nummering, het juiste btw-tarief en je bedrijfsgegevens al ingevuld. Laat je klanten direct betalen via online betalingen met iDEAL, dan zie je in je overzicht welke facturen betaald zijn en is de betaling via de bank vastgelegd. Een losse kwitantie schrijven is dan meestal niet meer nodig. Een zakelijke klant heeft zo meteen alles wat hij voor zijn btw-aangifte nodig heeft.
Wil je van losse bonnetjes en Word-rekeningen af? Maak je account aan en verstuur vandaag je eerste factuur.
Veelgestelde vragen
Is een kwitantie hetzelfde als een factuur?
Nee. Een kwitantie bevestigt dat er betaald is, een factuur vraagt om betaling en bevat de gegevens die de Belastingdienst eist. Alleen met een factuur kan een zakelijke klant btw aftrekken.
Mag ik een kwitantie geven aan een zakelijke klant?
Dat mag, als extra betalingsbewijs. Maar je bent verplicht om zakelijke klanten en rechtspersonen een factuur te sturen, dus een kwitantie kan die factuur nooit vervangen.
Is een nota een geldige factuur?
Alleen als er alle verplichte factuurgegevens op staan. De naam "nota" of "rekening" maakt niet uit, de inhoud wel.
Ben ik verplicht een kwitantie te geven als iemand betaalt?
Ja, als de betaler erom vraagt. Artikel 6:48 BW verplicht de schuldeiser een kwitantie af te geven, tenzij uit overeenkomst, gewoonte of billijkheid anders voortvloeit.
Kan ik btw aftrekken met een kassabon?
Tot 100 euro inclusief btw geldt een kassabon met de juiste gegevens als vereenvoudigde factuur. Boven dat bedrag heb je een volledige factuur nodig waarop je als afnemer te identificeren bent.
Hoe lang moet ik kwitanties bewaren?
Kwitanties horen bij je administratie. Die bewaar je in principe 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken.
