Administratiekosten op een factuur: mag dat en hoe zit het met btw
Je mag administratiekosten op een factuur zetten, maar alleen als je klant daar vooraf mee akkoord is gegaan, bijvoorbeeld via je offerte, opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden. Bij consumenten moet je ze bovendien al in de getoonde prijs verwerken. Over administratiekosten reken je btw, tegen hetzelfde tarief als de levering of dienst waar ze bij horen. Ze zijn iets anders dan aanmaningskosten of incassokosten, die aan eigen wettelijke regels vastzitten.
In het kort
- Administratiekosten mag je alleen rekenen als ze vooraf zijn afgesproken, achteraf toevoegen werkt niet.
- Btw over administratiekosten volgt de hoofdprestatie, dus meestal hetzelfde tarief als je dienst of product.
- Incassokosten en aanmaningskosten zijn geen administratiekosten en vallen onder de wettelijke staffel.
Wat zijn administratiekosten
Administratiekosten zijn een vast bedrag dat je rekent voor het papierwerk rond een opdracht of bestelling. Denk aan dossierkosten bij een makelaar, een toeslag voor een papieren factuur per post, of kosten voor het inschrijven van een nieuwe klant. Het is een bijkomende post naast je eigenlijke prijs.
Juridisch is het niets bijzonders. Het is gewoon een onderdeel van de prijs die je met je klant afspreekt. En daar zit meteen de kern: wat niet is afgesproken, kun je niet eenzijdig op de factuur zetten.
Mag je administratiekosten rekenen
Bij zakelijke klanten
Tussen bedrijven heb je veel vrijheid. Je mag administratiekosten rekenen zolang je klant ervan weet voordat de opdracht rond is. Zet ze in je offerte of neem ze op in je algemene voorwaarden. Die voorwaarden tellen alleen mee als je klant ze heeft kunnen lezen voordat je de overeenkomst sloot. Hoe je dat goed regelt, lees je in onze gids over algemene voorwaarden opstellen als zzp'er. Algemene voorwaarden zijn overigens niet verplicht, maar zonder heb je voor dit soort toeslagen weinig houvast.
Bij consumenten
Voor particulieren zijn de regels strenger. De ACM stelt dat je een verkoopprijs voor consumenten vermeldt "inclusief btw en bijkomende kosten", en noemt administratiekosten daarbij met zoveel woorden. Verplichte kosten die per bestelling gelden, mag je dus niet pas op de factuur tevoorschijn toveren. Doe je dat wel, dan mogen consumenten ze volgens de ACM weigeren te betalen of later terugvragen.
Praktisch betekent dit: bij particulieren noem je vooraf één totaalprijs. Wil je de administratiekosten apart laten zien, dan mag dat als specificatie, zolang de klant de totaalprijs vooraf al kende.
Btw over administratiekosten
Administratiekosten zijn geen losse dienst. Ze horen bij de levering of dienst waarvoor je ze rekent. De Belastingdienst zegt het zo: de vergoeding bestaat vaak uit de prijs van wat je levert "en de bijkomende kosten. Over het totaalbedrag berekent u btw." Het tarief volgt in de regel de hoofdprestatie.
Een mooi voorbeeld geeft de Belastingdienst zelf: rekent een apotheker administratiekosten als een klant op rekening koopt, dan vallen die onder het 9%-tarief, net als de geneesmiddelen. Lever jij een dienst tegen 21%, dan reken je ook 21% over je administratiekosten.
| Soort kosten | Btw erover? | Tarief |
|---|---|---|
| Administratiekosten bij een dienst of levering | Ja | Zelfde als de hoofdprestatie |
| Verzend-, reis- of verpakkingskosten | Ja | Zelfde als de hoofdprestatie |
| Wettelijke incassokosten | Nee, tenzij je zelf geen btw kunt verrekenen | n.v.t. |
Voor reiskosten werkt het net zo. Daar gaan we dieper op in bij reiskosten doorberekenen met btw. Wil je de tarieven zelf nog eens op een rij, lees dan onze uitleg over btw-tarieven op facturen.
Zo zet je administratiekosten op de factuur
- Controleer of de kosten in je offerte, opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden staan.
- Zet ze als aparte factuurregel met een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld "Administratiekosten dossier".
- Vermeld het bedrag exclusief btw, net als je andere regels.
- Pas hetzelfde btw-tarief toe als op de hoofdprestatie.
- Tel alles op tot één totaal, met het btw-bedrag per tarief.
Een voorbeeld met een dienst tegen 21% btw:
| Omschrijving | Bedrag excl. btw | Btw 21% |
|---|---|---|
| Advieswerkzaamheden september | € 1.000,00 | € 210,00 |
| Administratiekosten dossier | € 15,00 | € 3,15 |
| Totaal | € 1.015,00 | € 213,15 |
Te betalen: € 1.228,15. De rest van de factuur voldoet gewoon aan de verplichte factuureisen. Alles over btw en factuur samen staat in onze complete gids over de btw-factuur.
Administratiekosten zijn geen aanmaningskosten
Hier gaat het vaak mis. Sommige ondernemers noemen het bedrag dat ze bij een betalingsherinnering rekenen "administratiekosten". Dat is een andere categorie, met eigen regels.
Bij een consument moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen, de zogeheten veertiendagenbrief. De klant krijgt dan veertien dagen om alsnog te betalen, zonder extra kosten. Pas daarna mag je incassokosten rekenen, en die zijn wettelijk begrensd: 15% over de eerste 2.500 euro, met een minimum van 40 euro en een maximum van 6.775 euro. Een zelfbedachte post "administratiekosten" voor een herinnering aan een consument houdt dus geen stand. Hoe de staffel precies werkt, lees je in ons artikel over aanmaningskosten berekenen volgens de wet.
Bij zakelijke klanten is een gratis aanmaning niet verplicht en mag je in je contract van de wettelijke regeling afwijken. Over incassokosten reken je geen btw. Alleen als je zelf de btw niet kunt verrekenen, mag je ze verhogen met het btw-percentage.
Betaalt je klant helemaal niet, volg dan ons stappenplan voor een factuur die niet betaald wordt.
Zo regel je het met TRONVoice
In TRONVoice zet je administratiekosten als aparte regel op je factuur, met het juiste btw-tarief en een automatisch berekend totaal. Staat het bedrag in je offerte, dan neem je het met je offerte mee naar de factuur. En omdat je betalingsherinneringen automatisch verstuurt, houd je herinneringen en eventuele incassokosten netjes gescheiden van je gewone factuurregels.
Wil je je facturen zo inrichten dat elke toeslag klopt? Start met TRONVoice en maak je eerste factuur in een paar minuten.
Veelgestelde vragen
Mag ik zomaar administratiekosten op een factuur zetten?
Nee. Administratiekosten moeten vooraf zijn afgesproken, bijvoorbeeld in je offerte of algemene voorwaarden. Zet je ze er achteraf op, dan hoeft je klant ze niet te betalen.
Moet ik btw rekenen over administratiekosten?
Ja. Administratiekosten horen bij de vergoeding voor je levering of dienst en je rekent btw over het totaalbedrag. Het tarief is in de regel hetzelfde als dat van de hoofdprestatie.
Mag ik administratiekosten rekenen aan een consument?
Alleen als ze al in de prijs zaten die je vooraf noemde. Volgens de ACM moet een consumentenprijs inclusief btw en bijkomende kosten zijn, en mogen consumenten kosten die niet vooraf zijn vermeld weigeren.
Zijn administratiekosten hetzelfde als aanmaningskosten?
Nee. Administratiekosten horen bij de opdracht zelf. Kosten voor te laat betalen vallen onder de wettelijke incassoregels, met een minimum van 40 euro en een wettelijke staffel.
Moet ik btw rekenen over incassokosten?
Normaal niet. Alleen als je zelf de btw niet kunt verrekenen, bijvoorbeeld omdat je vrijgestelde diensten levert, mag je de incassokosten verhogen met het btw-percentage. Dat moet je dan wel duidelijk vermelden.
Hoe hoog mogen administratiekosten zijn?
Voor administratiekosten bestaat geen wettelijke staffel zoals bij incassokosten. Het bedrag moet vooraf zijn afgesproken en redelijk zijn. Bij consumenten telt het mee in de totaalprijs die je vooraf noemt.
