Factuur voorbeeld: complete voorbeeldfactuur met uitleg (2026)

Een correcte factuur ziet er zo uit: bovenaan jouw bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK-nummer, btw-id) en de gegevens van je klant, daaronder een uniek opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum en de leverdatum. Dan de factuurregels met omschrijving, aantal, prijs exclusief btw en btw-tarief. Onderaan het subtotaal, het btw-bedrag, het totaal inclusief btw, je IBAN en de betalingstermijn.

Direct hieronder zie je hoe een standaard factuur eruitziet, van boven naar beneden. Daarna vind je hetzelfde factuur voorbeeld als tabel, een checklist met alle verplichte gegevens en aparte voorbeelden voor zzp'ers, een eenmanszaak, facturen zonder btw, btw verlegd en buitenlandse klanten. Je leest ook wat het verschil is tussen een factuur, nota, rekening en kwitantie, en hoe je dezelfde voorbeeldfactuur in een paar minuten maakt in TRONVoice.

In het kort

• Een factuur is pas correct als alle verplichte gegevens van de Belastingdienst erop staan: jouw gegevens, klantgegevens, factuurnummer, factuurdatum, omschrijving, bedrag exclusief btw, btw-tarief, btw-bedrag en totaal.
• Het factuurnummer moet uniek en opeenvolgend zijn; een jaartal als voorvoegsel (2026-001, 2026-002) houdt je reeks overzichtelijk.
• Het standaard btw-tarief is 21%, voor onder andere voedsel en boeken geldt 9%, en bij een vrijstelling, de KOR of btw verlegd zet je de reden op de factuur.
• Nota, rekening en factuur zijn in de praktijk hetzelfde document; een kwitantie is een betaalbewijs en vervangt geen factuur.
• Een factuur template in Word of Excel is gratis, maar rekent, nummert en bewaart niets automatisch. Facturatiesoftware doet dat wel.

Hoe ziet een factuur eruit?

Een factuur bestaat uit drie blokken, van boven naar beneden:

1. Kopgegevens: wie stuurt de factuur, aan wie, met welk factuurnummer en welke datum.
2. Factuurregels: wat je hebt geleverd, hoeveel, tegen welke prijs en met welk btw-tarief.
3. Totalen en betaalgegevens: subtotaal, btw, totaal inclusief btw, IBAN en betalingstermijn.

Ontbreekt er iets, dan geeft dat gedoe bij een controle of vertraging bij de betaling. Zo hoort het wel:

Standaard opmaak factuur: van boven naar beneden

Vrijwel elke factuur in Nederland volgt dezelfde standaard opmaak. Zo ziet een factuur eruit als je hem op A4 uitprint:

[LOGO]   Studio Vermeer Webdesign
         Keizersgracht 120, 1015 CX Amsterdam
         KvK 12345678  |  Btw-id NL001234567B01
         info@studiovermeer.nl  |  020 123 45 67

Factuur aan:
Bakkerij De Korenaar B.V.
Dorpsstraat 8, 3811 AB Amersfoort

FACTUUR
Factuurnummer    2026-042
Factuurdatum     5 september 2026
Leverperiode     augustus 2026
Vervaldatum      19 september 2026

Omschrijving                  Aantal    Prijs   Btw    Bedrag
Ontwerp nieuwe homepage            1   850,00   21%    850,00
Onderhoud website aug. 2026    4 uur    75,00   21%    300,00

Subtotaal excl. btw                             € 1.150,00
Btw 21% over € 1.150,00                         €   241,50
Totaal te betalen                               € 1.391,50

Betaal uiterlijk 19 september 2026 op NL00 BANK 0000 0000 00
t.n.v. Studio Vermeer Webdesign, o.v.v. factuurnummer 2026-042,
of betaal direct online via de betaallink.

De zeven vaste onderdelen, in de volgorde waarin je ze tegenkomt:

1. Logo en bedrijfsgegevens. Bovenaan, links of rechts: je (handels)naam, adres, KvK-nummer, btw-id en contactgegevens.
2. Klantgegevens. Naam en adres van je klant, meestal links. Zo past het adres precies in het venster van een envelop als je de factuur ooit per post verstuurt.
3. Factuurnummer en datums. Het woord "Factuur", een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum of periode en de vervaldatum.
4. Factuurregels. Per regel een omschrijving, het aantal, de prijs exclusief btw, het btw-tarief en het regelbedrag.
5. Btw-specificatie. Het subtotaal exclusief btw en per tarief het btw-bedrag. Gebruik je 21% en 9% op één factuur, dan krijgt elk tarief een eigen regel.
6. Totaal. Het bedrag dat je klant moet betalen, duidelijk en vetgedrukt.
7. Betaalinstructies. Je IBAN, de tenaamstelling, de vervaldatum, het kenmerk dat je klant moet vermelden en eventueel een betaallink.

Onderaan staat vaak nog een voettekst, bijvoorbeeld een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Houd je aan deze volgorde, dan vindt je klant (en zijn boekhouder) alles op de plek waar hij het verwacht. Dat is de hele truc achter een standaard factuur: niet origineel zijn, maar voorspelbaar.

Voorbeeld factuur (standaard, 21% btw)

Dit is een factuur van een webdesigner aan een zakelijke klant in Nederland, met het standaardtarief van 21% btw. Alle verplichte gegevens staan erop, in de volgorde waarin je ze op een echte factuur tegenkomt.

Kop van de factuur

Factuurregels

Totalen en betaalgegevens

Een paar dingen vallen op. De omschrijving is concreet: niet "werkzaamheden", maar wat je precies deed en in welke periode. De btw staat apart vermeld, zowel het tarief als het bedrag. En de vervaldatum staat erbij als echte datum, niet alleen als "14 dagen". Het btw-nummer van je klant is bij een Nederlandse zakelijke klant niet verplicht, wel bij btw verlegd of een levering aan een ondernemer in een ander EU-land.

Wat moet er op een factuur staan?

De Belastingdienst schrijft precies voor welke gegevens op een factuur horen. Gebruik deze checklist om je eigen factuur na te lopen. De volledige uitleg per eis, inclusief de uitzonderingen, vind je op onze pagina over factuur eisen.

Niet verplicht, maar wel verstandig: je IBAN, een concrete vervaldatum, je logo, een betaallink en het referentie- of ordernummer van je klant. Nederland kent drie btw-tarieven: 21% als standaardtarief, 9% voor onder andere voedsel, boeken en medicijnen, en 0% bij export en bepaalde vrijstellingen. Lever je op één factuur zowel producten met 21% als met 9%, dan krijgt elk tarief een eigen btw-regel onder het subtotaal.

Voorbeeld factuur zzp

Een zzp-factuur is precies dezelfde factuur als hierboven. Het enige verschil is dat je meestal uren factureert in plaats van producten, en dat je als eenmanszaak je eigen naam als bedrijfsnaam mag gebruiken. Zo zien de factuurregels van een urenfactuur eruit:

Daaronder komt gewoon het subtotaal, 21% btw en het totaal. Voeg bij uren een urenspecificatie per dag toe als bijlage, dat voorkomt discussie achteraf. Het complete voorbeeld van een urenfactuur, inclusief pauzes, reistijd en afronding, staat in uren factureren als zzp'er. Werk je in de bouw, beveiliging, IT of het transport, kijk dan bij voorbeeld factuur zzp per branche hoe je materialen en reiskosten meeneemt. Hoe je je facturatie als zelfstandige in één keer goed inricht, lees je op factuur zzp.

Voorbeeld factuur eenmanszaak

Heb je een eenmanszaak, dan ziet je factuur er precies zo uit als het voorbeeld bovenaan. Er zijn drie dingen waar je als eenmanszaak specifiek op let:

Een voorbeeld van de kop van een factuur van een eenmanszaak:

Daaronder volgen gewoon de factuurregels, de btw en het totaal. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan laat je de btw weg en zet je de KOR-tekst op de factuur, zoals je verderop bij de factuur zonder btw ziet. Twijfel je welk nummer je waar gebruikt, kijk dan in de kennisbank bij btw-nummer.

Voorbeeld factuur zonder btw

Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR) of lever je btw-vrijgestelde diensten, zoals bepaalde zorg, onderwijs of kinderopvang? Dan bereken je geen btw, maar vermeld je op de factuur wel waarom niet. De factuur is verder gelijk aan het standaardvoorbeeld, alleen de btw-regel vervalt:

Doe je mee aan de KOR, dan hoef je zelfs geen factuur te sturen, maar doe je dat wel, dan mag er geen btw op staan. Bij een wettelijke vrijstelling vermeld je gewoon je btw-id en verwijs je naar het juiste onderdeel van artikel 11, bijvoorbeeld g voor medische zorg of o voor onderwijs. Het complete stappenplan met voorbeelden per situatie vind je in factuur zonder btw maken.

Voorbeeld factuur btw verlegd

Bij btw verlegd bereken je zelf geen btw, maar geeft je klant die aan in zijn eigen btw-aangifte. Dat gebeurt bij onderaanneming in de bouw en bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen. Op de factuur verandert dit ten opzichte van het standaardvoorbeeld:

Vergeet je de tekst "btw verlegd" of het btw-nummer van je klant, dan is de factuur niet correct en kun je alsnog zelf btw verschuldigd zijn. In het stappenplan btw verlegd factuur maken staan complete voorbeelden voor de bouw en voor EU-klanten.

Voorbeeld factuur buitenland

Een factuur naar het buitenland verschilt op vier punten van het standaardvoorbeeld: de btw-tekst, het tarief, de btw-nummers en de taal. Bij een ondernemer in een ander EU-land verleg je de btw en vermeld je beide btw-nummers. Bij een consument in de EU reken je Nederlandse btw tot de EU-drempel van 10.000 euro per jaar; daarboven reken je het btw-tarief van het land van je klant en doe je aangifte via de OSS-regeling. Bij een klant buiten de EU pas je bij export het 0%-tarief toe en zet je een tekst als "btw 0%, export" op de factuur. Factureer in een taal die je klant begrijpt, meestal Engels, en vermeld de valuta als je niet in euro's factureert. Per scenario een concreet voorbeeld met de exacte btw-teksten vind je in voorbeeld factuur buitenland.

Voorbeeld nota, rekening of kwitantie: wat is het verschil?

Zoek je een voorbeeld nota of een voorbeeld rekening? Dan zoek je eigenlijk hetzelfde document als hierboven. In het dagelijks taalgebruik lopen de termen door elkaar, maar dit is het verschil:

Kort gezegd: een nota en een rekening zijn facturen, en zodra je aan een ondernemer levert, moeten daar alle verplichte gegevens op staan. Een kwitantie schrijf je uit nadat er betaald is, als bewijs voor je klant. Zo ziet een simpele kwitantie eruit:

Een kwitantie vervangt nooit een factuur. Stuur dus altijd eerst een factuur en geef daarna, als je klant daarom vraagt, een kwitantie als betaalbewijs.

Factuur format: pdf, UBL of papier?

Met "factuur format" kan ook het bestandsformaat bedoeld zijn. Er zijn drie gangbare vormen:

• Pdf. De standaard voor facturen per e-mail. De opmaak blijft overal gelijk en je klant kan niets per ongeluk aanpassen. Meer hierover in de kennisbank bij pdf-factuur.
• UBL. Een gestructureerd bestand dat het boekhoudpakket van je klant automatisch inleest. Dit is de basis van e-facturatie, lees er meer over in de UBL-factuur uitgelegd.
• Papier. Mag nog steeds, maar is trager en je moet zelf een kopie bewaren.

De inhoud is bij alle drie hetzelfde: dezelfde verplichte gegevens, in dezelfde standaard opmaak.

Factuur template: Word, Excel of software?

Wil je dit voorbeeld zelf gebruiken, dan heb je grofweg drie opties: een template in Word, een template in Excel of facturatiesoftware.

Kies je voor Word of Excel, sla je factuur dan altijd op als pdf voordat je hem verstuurt en houd in een aparte lijst bij welk factuurnummer je als laatste gebruikte. In de gids gratis factuur maken lees je stap voor stap hoe je dat aanpakt.

Wil je een factuur template die er meteen professioneel uitziet, dan gebruik je een van de templates van TRONVoice. Je uploadt één keer je logo, kiest je huisstijlkleuren, voettekst en standaard betalingstermijn, en elke factuur krijgt die opmaak automatisch. De templates bevatten alle verplichte velden, je downloadt elke factuur als print-klare pdf op A4 en je verstuurt dezelfde template in het Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans.

Veelvoorkomende fouten op facturen

Loop deze vijf punten even na voordat je op versturen klikt:

• Ontbrekende gegevens: geen KvK-nummer, geen btw-id of incomplete klantgegevens. Je klant kan de btw dan niet aftrekken.
• Onduidelijke omschrijvingen: "diensten maart" zegt niets. Schrijf op wat je deed en in welke periode.
• Geen unieke nummering: factuur 1, factuur 1a, factuur 2 mag niet. Elk nummer is uniek en de reeks loopt door.
• Verkeerde btw-berekening: vooral bij meerdere tarieven op één factuur. Reken de btw altijd over het subtotaal exclusief btw.
• Geen betalingstermijn: zonder vervaldatum heeft je klant geen reden om snel te betalen.

Zo maak je deze voorbeeldfactuur in TRONVoice

Wil je de voorbeeldfactuur van hierboven maken zonder zelf te rekenen of te nummeren? In TRONVoice, waarmee je online een factuur maakt, doe je dat in zes stappen:

1. Vul je bedrijfsgegevens in. Naam, adres, KvK-nummer en btw-id vul je één keer in; daarna staan ze automatisch op elke factuur.
2. Voeg je klant toe. Naam, adres en eventueel het btw-nummer. De klant wordt bewaard, dus de volgende keer kies je hem uit een lijst.
3. Kies je factuurnummer. TRONVoice geeft automatisch het volgende nummer in de reeks die jij hebt ingesteld, bijvoorbeeld 2026-043.
4. Beschrijf wat je leverde. Per regel de omschrijving, het aantal (stuks of uren), de prijs en het btw-tarief. Btw verlegd en vrijgesteld kies je uit een lijstje.
5. Controleer de berekening. Subtotaal, btw per tarief en totaal worden automatisch uitgerekend.
6. Verstuur de factuur. Per e-mail als pdf, met een UBL e-factuur als bijlage, of download de pdf om zelf te versturen.

Op de factuur staat automatisch een betaallink, zodat je klant direct via iDEAL | Wero of creditcard betaalt, en je ziet in je overzicht welke facturen open staan. Betaalt een klant te laat, dan gaat de herinnering automatisch. Er is geen abonnement: je begint met een starttegoed en betaalt per verstuurd document. Maak je eerste factuur en vergelijk hem met het voorbeeld hierboven.

Veelgestelde vragen

Wat is de standaard opmaak van een factuur?

Van boven naar beneden: je logo en bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, het factuurnummer met factuurdatum en vervaldatum, de factuurregels, de btw-specificatie per tarief, het totaalbedrag en tot slot je betaalinstructies met IBAN en eventueel een betaallink. Houd je aan die volgorde, dan vindt je klant alles direct terug.

Hoe ziet een factuur van een eenmanszaak eruit?

Hetzelfde als elke andere factuur. Als eenmanszaak gebruik je je handelsnaam of je eigen naam, je KvK-nummer en je btw-identificatienummer. Let op dat je het btw-id vermeldt en niet je omzetbelastingnummer. Gebruik je de KOR, dan laat je de btw weg en vermeld je waarom.

Welk format moet een factuur hebben?

Er is geen verplicht bestandsformaat. Per e-mail stuur je een factuur meestal als pdf, omdat de opmaak dan vastligt. Steeds meer zakelijke klanten willen daarnaast een e-factuur in UBL-formaat, die hun boekhoudpakket automatisch inleest. Papier mag ook, zolang alle verplichte gegevens erop staan.

Hoe ziet een voorbeeld factuur voor een zzp'er eruit?

Een zzp-factuur bevat dezelfde verplichte gegevens als elke andere factuur: je naam of bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id, de klantgegevens, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving, het bedrag exclusief btw, de btw en het totaal. Meestal factureer je uren keer je uurtarief, met een urenspecificatie als bijlage.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Verplicht zijn je bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer en btw-id, de naam en het adres van je klant, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum, een omschrijving van wat je leverde, de prijs exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Bij btw verlegd of een levering aan een EU-ondernemer komt daar het btw-nummer van je klant bij.

Waar vind ik een gratis factuur template?

Je kunt de tabellen uit dit artikel overnemen in Word of Excel en als pdf opslaan, dat is gratis. Zo'n template rekent alleen niets automatisch uit en houdt je factuurnummers niet bij. Bij TRONVoice gebruik je professionele templates zonder abonnement: je start met een starttegoed en betaalt alleen per verstuurd document.

Hoe kies ik een factuurnummer?

Je mag zelf het format bepalen, zolang elk nummer uniek is en de reeks opeenvolgend loopt zonder gaten. Een veelgebruikt format is jaartal plus volgnummer, zoals 2026-001, of met een letter ervoor, zoals F2026-001. Elk jaar opnieuw bij 001 beginnen mag, een nummer overslaan niet.

Welke betalingstermijn zet ik op mijn factuur?

Bij zakelijke klanten geldt wettelijk 30 dagen als je niets afspreekt. In de praktijk zetten de meeste ondernemers 14 of 30 dagen op hun factuur. Vermeld altijd een concrete vervaldatum, dus niet alleen "binnen 14 dagen" maar ook "uiterlijk 19 september 2026".

Hoe maak ik een factuur zonder btw?

Je laat de btw-regel weg en vermeldt op de factuur waarom je geen btw rekent: de kleineondernemersregeling (artikel 25 Wet OB) of een wettelijke vrijstelling (artikel 11 Wet OB). Het totaalbedrag is dan gelijk aan het subtotaal. Alle andere verplichte gegevens, zoals je KvK-nummer, factuurnummer en omschrijving, blijven gewoon nodig.

Kan ik een factuur in Word maken?

Ja, een factuur in Word is rechtsgeldig zolang alle verplichte gegevens erop staan. Sla de factuur op als pdf voordat je hem verstuurt, zodat de inhoud niet meer aangepast kan worden, en bewaar een kopie. Houd zelf een lijst bij van je factuurnummers, want Word doet dat niet voor je.

Wat is het verschil tussen een factuur en een nota?

Er is geen juridisch verschil. Een nota is een ander woord voor een factuur, dat vooral tandartsen, advocaten en andere dienstverleners gebruiken richting particulieren. Zodra de ontvanger een ondernemer is, moeten op een nota dezelfde verplichte gegevens staan als op een factuur. Een kwitantie is wel iets anders: dat is een betaalbewijs dat je afgeeft nadat er betaald is.

Moet ik mijn KvK-nummer op de factuur vermelden?

Ja, je KvK-nummer is een verplicht onderdeel van elke factuur. Sta je nog niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, bijvoorbeeld omdat je een eenmalige klus doet, dan kun je in sommige gevallen toch een factuur sturen. Lees dan eerst ons artikel over factuur sturen zonder KvK-inschrijving, want daar zitten voorwaarden aan.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Je bent verplicht om je facturen, zowel verstuurde als ontvangen, minimaal 7 jaar te bewaren. Voor facturen over onroerend goed geldt 10 jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de facturen leesbaar blijven en niet achteraf aangepast kunnen worden. Facturatiesoftware bewaart ze automatisch; bij Word of Excel zorg je zelf voor een backup.

Conclusie

Een goede factuur bevat alle verplichte gegevens, is concreet in de omschrijving en maakt betalen makkelijk. Gebruik het voorbeeld als leidraad en kies de variant die bij jouw situatie past: standaard, zzp, zonder btw, btw verlegd of buitenland. Ontdek je achteraf een fout op een verstuurde factuur, pas hem dan niet aan maar maak een creditnota en stuur een nieuwe factuur.