Naar inhoud
TRONVoice
Wettelijke vereisten

Wat moet er op een factuur staan?

Alle wettelijke eisen voor facturen in Nederland op een rij. Zorg dat je facturen voldoen aan de wet en voorkom problemen met de Belastingdienst.

Correcte facturen makenBekijk voorbeeld

Op een factuur moeten volgens artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 je bedrijfsnaam en adres, KvK-nummer en BTW-identificatienummer, de naam en het adres van je klant, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief (21%, 9% of 0%), het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW staan. Ontbreekt een verplicht gegeven, dan kan de Belastingdienst de BTW-aftrek bij je klant weigeren. TRONVoice controleert deze velden automatisch voordat je een factuur verstuurt.

Verplichte velden

Verplichte gegevens op een factuur

Volgens artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 moeten deze gegevens op elke factuur staan

Je eigen bedrijfsgegevens

  • Volledige naam van je onderneming
  • Volledig adres (straat, huisnummer, postcode, plaats)
  • KvK-nummer
  • BTW-identificatienummer(Niet bij KOR)

Klantgegevens

  • Naam of bedrijfsnaam van de klant
  • Volledig adres van de klant
  • BTW-nummer klant(Verplicht bij intracommunautaire levering)

Factuurnummer

  • Uniek nummer per factuur
  • Opeenvolgend (geen gaten in nummering)
  • Mag letters en cijfers bevatten

Datums

  • Factuurdatum
  • Datum van levering of dienst(Als anders dan factuurdatum)
  • Betalingstermijn of vervaldatum(Aanbevolen)

Omschrijving

  • Duidelijke omschrijving van geleverde goederen/diensten
  • Hoeveelheid of aantal
  • Prijs per eenheid exclusief BTW

Bedragen

  • Totaalbedrag exclusief BTW
  • BTW-bedrag per tarief
  • Totaalbedrag inclusief BTW

BTW-specificatie

  • Toegepast BTW-tarief (21%, 9% of 0%)
  • Bij meerdere tarieven: uitsplitsing per tarief
  • Bij vrijstelling: vermelding van de reden

TRONVoice controleert automatisch

Als je een factuur maakt met TRONVoice, controleren we automatisch of alle verplichte velden zijn ingevuld. Je kunt geen factuur versturen die niet aan de wettelijke eisen voldoet.

BTW-uitzonderingen

Bijzondere BTW-situaties

In sommige gevallen gelden extra vermeldingsplichten

BTW verlegd (binnen Nederland)

Bij onderaanneming in de bouw geldt vaak de verleggingsregeling.

Verplichte vermelding:
"BTW verlegd naar afnemer conform artikel 12 lid 5 Wet OB 1968"

Intracommunautaire levering (EU)

Bij levering aan een bedrijf in een ander EU-land met geldig BTW-nummer.

Verplichte vermelding:
"BTW verlegd - intracommunautaire levering" + BTW-nummer klant

Kleineondernemersregeling (KOR)

Als je gebruik maakt van de KOR, reken je geen BTW.

Verplichte vermelding:
"Op grond van de kleineondernemersregeling is geen omzetbelasting in rekening gebracht"

Vrijgestelde prestaties

Sommige diensten zijn vrijgesteld van BTW (bijv. medisch, onderwijs).

Verplichte vermelding:
"Vrijgesteld van BTW conform artikel [nummer] Wet OB 1968"

Margeregeling

Bij handel in tweedehands goederen, kunst, antiek.

Verplichte vermelding:
"Margeregeling - bijzondere regeling voor gebruikte goederen"
Meer over BTW-regels
Voorkom deze fouten

Veelgemaakte fouten

Al een foute factuur verstuurd? Lees dan hoe je een creditnota maakt en de fout netjes corrigeert.

Factuurnummer vergeten of dubbel gebruikt
TRONVoice genereert automatisch unieke, opeenvolgende factuurnummers.
KvK-nummer ontbreekt
Eenmalig invullen bij je bedrijfsinstellingen, staat dan altijd op je facturen.
BTW-nummer niet vermeld (terwijl niet onder KOR)
TRONVoice voegt je BTW-nummer automatisch toe.
Geen duidelijke omschrijving van geleverde diensten
Beschrijf altijd concreet wat je hebt geleverd, niet alleen "werkzaamheden".
BTW verkeerd berekend of niet uitgesplitst
Automatische BTW-berekening die altijd correct is.
Datum van levering ontbreekt
Voeg de leveringsdatum toe, vooral als deze afwijkt van de factuurdatum.
Handige checklist

Factuur checklist

Jouw gegevens

Klantgegevens

Factuurgegevens

Bedragen

Liever geen checklist meer nodig? TRONVoice controleert alles automatisch.

Start met TRONVoice

Goed om te weten

Veelgestelde vragen

Volgens de Nederlandse wet (Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 35a) moet een factuur de volgende gegevens bevatten: je bedrijfsnaam en adres, KvK-nummer, BTW-nummer, naam en adres van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van geleverde goederen of diensten, de hoeveelheid, de prijs exclusief BTW, het BTW-tarief, het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW.

Een onvolledige factuur kan leiden tot problemen. De Belastingdienst kan de BTW-aftrek weigeren bij je klant. Je kunt boetes krijgen bij een controle. Je klant kan de factuur betwisten of betaling uitstellen. Daarnaast straalt het niet professioneel af op je bedrijf. TRONVoice controleert automatisch of alle verplichte velden zijn ingevuld.

Op elke factuur moet het BTW-tarief (21%, 9% of 0%) vermeld staan, plus het BTW-bedrag. Bij meerdere tarieven moet je deze uitsplitsen. Bij vrijstelling, verlegging of KOR moet je de juiste wettelijke vermelding toevoegen. TRONVoice doet dit automatisch op basis van je instellingen.

De factuurdatum is altijd verplicht. De datum van levering of de periode waarin de dienst is verricht moet ook vermeld worden als deze afwijkt van de factuurdatum. Dit is belangrijk voor de BTW-aangifte, zowel voor jou als je klant.

Je bent wettelijk verplicht om facturen 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel verstuurde als ontvangen facturen. Digitale opslag is toegestaan, zolang de facturen ongewijzigd en leesbaar blijven. TRONVoice bewaart al je facturen veilig in de cloud.

Je mag een verstuurde factuur niet achteraf wijzigen. Bij een fout maak je een creditfactuur die de originele factuur (deels) tenietdoet, en daarna een nieuwe, correcte factuur. Met TRONVoice maak je eenvoudig een creditnota die automatisch gekoppeld is aan de originele factuur.

De basiseisen zijn hetzelfde. Bij B2B facturen aan bedrijven in andere EU-landen moet je wel het BTW-nummer van de klant vermelden (intracommunautaire levering). Bij B2C facturen aan consumenten is dit niet van toepassing.

Elektronische facturen hebben dezelfde eisen als papieren facturen. De authenticiteit (echtheid), integriteit (ongewijzigdheid) en leesbaarheid moeten gewaarborgd zijn. PDF-facturen per email voldoen hieraan. In België is e-facturatie (Peppol) sinds 2026 verplicht voor B2B. In Nederland geldt de plicht nu alleen voor leveranciers van de Rijksoverheid; een algemene B2B-verplichting is er nog niet, maar de EU (ViDA) maakt e-facturatie per 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende B2B-handel.

Altijd correcte facturen

Met TRONVoice maak je facturen die automatisch voldoen aan alle wettelijke eisen. Geen zorgen meer over ontbrekende gegevens.

Account aanmaken

Verder lezen

Gerelateerde onderwerpen

Voorbeeld factuur

Bekijk een complete factuur

BTW uitleg

Alles over BTW-tarieven

Creditnota maken

Fouten corrigeren