Veelgestelde vragen over TRONVoice

Een factuur maken in TRONVoice is eenvoudig en snel. Volg deze stappen:

1. Ga naar Facturen in het menu
2. Klik op "Nieuwe factuur" (of gebruik bovenin Nieuw > Factuur)
3. Selecteer een klant - kies een bestaande klant of maak er direct een aan met de knop "Nieuwe klant"
4. Voeg factuurregels toe - vul omschrijving, aantal, eenheid, prijs en BTW in en klik op "+ Toevoegen" (of druk op Enter)
5. Vul de factuurgegevens aan - zoals datum, betalingstermijn, referentie, korting en eventuele bijlagen
6. Klik op "Factuur aanmaken" - de factuur wordt opgeslagen als concept
7. Verstuur de factuur vanaf de factuurpagina met Nu verzenden per e-mail, of plan hem in voor later

Via "Zoek product..." voeg je producten uit je productcatalogus toe voor snellere invoer. Een concept heeft een tijdelijk nummer. Het echte factuurnummer krijgt de factuur automatisch zodra je hem verstuurt.

TRONVoice kan de regels van je vorige factuur voor dezelfde klant automatisch overnemen. Zo hoef je terugkerend werk niet steeds opnieuw in te typen.

Factuurregels hergebruiken aanzetten: 1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsgegevens 2. Vink in het blok Factuurinstellingen Factuurregels hergebruiken aan 3. Sla op

Hoe werkt het: 1. Maak een nieuwe factuur 2. Kies de klant 3. Alle regels van de laatste factuur voor die klant worden overgenomen 4. Pas aan wat anders is en maak de factuur aan

Wat wordt overgenomen: - Omschrijving - Aantal, eenheid en prijs - Korting - BTW-tarief, inclusief verlegd of vrijgesteld - Notitieregels

Productcatalogus: Voor vaste producten en diensten maak je producten aan. Via Zoek product... in de regeleditor voeg je ze met een paar klikken toe, inclusief prijs, eenheid en BTW.

Goed om te weten: TRONVoice doet geen suggesties terwijl je typt. Hergebruik werkt per klant, op basis van de laatste factuur.

TRONVoice berekent automatisch de BTW op basis van je instellingen, je producten en de gegevens van je klant.

Automatische bepaling via het land van je klant: Als je bij een klant het land invult, stelt TRONVoice de BTW-instelling van die klant voor: - Klant in hetzelfde land als je administratie = het normale tarief - Klant in een ander EU-land = BTW verlegd - Klant buiten de EU = BTW vrijgesteld (export)

Kies je die klant op een factuur, dan gelden deze instellingen voor nieuwe regels. Het tarief zelf komt van het product, de standaard van de klant of de standaard van je administratie.

Per factuurregel: Je kunt per regel een ander tarief kiezen: 21%, 9% of 0%. Daarnaast kun je per regel Verlegd, Vrijgesteld of Prijs incl. BTW aanvinken.

BTW-controle: Vul je bij een klant in een EU-land een BTW-nummer in, dan controleert TRONVoice dat nummer bij het opslaan via de VIES-database van de EU. Is het nummer niet geldig, dan kun je de klant niet opslaan tot je het hebt aangepast.

Overzicht: Op elke factuur zie je: - Subtotaal per BTW-tarief - BTW-bedrag per tarief - Totaal inclusief BTW

Tip: Stel het standaard BTW-tarief in bij je producten om nog sneller te factureren.

Met de bankkoppeling worden betalingen automatisch gematcht met openstaande facturen.

Automatische matching: Voor binnenkomende betalingen moet het bedrag altijd exact kloppen, samen met een van deze signalen: 1. Het factuurnummer staat in de omschrijving 2. Het betalingskenmerk komt overeen met het factuurnummer 3. De naam van de betaler is precies gelijk aan de klantnaam (alleen als er maar één passende factuur is)

Match gevonden: - De factuur wordt automatisch "Betaald" - De betaling wordt aan de factuur gekoppeld - Je klant krijgt een betalingsbevestiging, als je die optie hebt aangezet

Geen match gevonden: - De transactie komt onder Financieel > Transacties op het tabblad Te verwerken - Je kunt handmatig matchen, ook als deelbetaling of met meerdere facturen - Of de transactie negeren als er geen factuur bij hoort

Inkoopfacturen: Voor uitgaande betalingen werkt TRONVoice met een score op basis van bedrag, factuurnummer, IBAN van de leverancier en datum. Bij een hoge score wordt automatisch gematcht. Twijfelgevallen komen op het tabblad Te bevestigen, waar je ze met één klik bevestigt.

Tip: Vermeld altijd je factuurnummer in betalingsverzoeken voor betere automatische matching.

Stel automatische herinneringen in zodat klanten op tijd betalen zonder dat je er iets voor hoeft te doen.

Instellen (per administratie): 1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsgegevens 2. Zoek het blok Betalingsherinneringen 3. Vink Automatische herinneringen inschakelen aan 4. Stel de Herinneringstijdlijn in: - Eerste herinnering: aantal dagen na de vervaldatum (standaard 0, dus op de vervaldag zelf) - Volgende herinneringen: aantal dagen na de vorige herinnering (standaard 7 en 14) - Je kunt tot 5 herinneringen instellen, elk tussen 0 en 90 dagen

TRONVoice controleert elke ochtend welke herinneringen verstuurd moeten worden.

Het bericht: Alle herinneringen gebruiken het e-mail template Betalingsherinnering. Met de variabele `{herinnering_stap}` zet je erin om de hoeveelste herinnering het gaat, en met `{dagen_verlopen}` en `{openstaand_bedrag}` maak je het concreet. Per stap bekijk je een voorbeeld van het bericht. Een aparte tekst per herinnering is er niet.

Uitzonderingen: - Per factuur zet je automatische herinneringen uit met Uitsluiten van automatische herinneringen - Creditfacturen en gecrediteerde facturen worden automatisch overgeslagen

Uitzonderingen per klant of onder een bepaald bedrag zijn niet mogelijk.

Overzicht: Op elke factuur zie je wanneer de laatste herinnering is verstuurd.