BTW op de factuur: complete gidsvoor Nederlandse ondernemers
21%, 9%, 0% of vrijgesteld? Verlegging, KOR of de margeregeling? Hier vind je alle BTW-regels die op je factuur belanden, met voorbeelden per tarief en de juiste factuurtekst per situatie.
In het kort
BTW op de factuur betekent dat je over je verkopen omzetbelasting rekent en die namens de Belastingdienst int. Nederland kent vier categorieën: 21% (standaard), 9% (verlaagd), 0% (export en intracommunautair) en vrijgesteld. Daarnaast bestaan bijzondere regelingen zoals BTW-verlegging, de Kleine Ondernemersregeling (KOR, jaaromzet onder 20.000 euro) en de margeregeling voor tweedehands goederen. Elke situatie heeft een eigen factuurtekst.
- Nederland kent vier BTW-categorieën op de factuur: 21% (standaard), 9% (verlaagd), 0% (export en intracommunautair) en vrijgesteld (zorg, onderwijs en meer).
- BTW verleggen mag in specifieke situaties: EU-B2B, bouw met onderaanneming en bepaalde afvalstoffen. Je vermeldt dan BTW verlegd op de factuur.
- De Kleine Ondernemersregeling (KOR) is een BTW-vrijstelling voor ondernemers met een jaaromzet onder de 20.000 euro. Voor tweedehands handel bestaat de margeregeling.
Wat is BTW op de factuur?
BTW, voluit Belasting Toegevoegde Waarde, is de omzetbelasting die je als ondernemer over je verkopen rekent en afdraagt aan de Belastingdienst. Op de factuur zie je de BTW als een apart bedrag bovenop het netto bedrag dat je klant betaalt. Jij int dat BTW-bedrag namens de fiscus en draagt het via je BTW-aangifte af, meestal per kwartaal.
Welk percentage je rekent, hangt af van wat je verkoopt en aan wie. Nederland kent drie BTW-tarieven plus een categorie vrijgesteld. Daarnaast bestaan bijzondere regelingen zoals BTW-verlegging, de Kleine Ondernemersregeling en de margeregeling voor tweedehands goederen. Elke situatie heeft een eigen tekst en eigen verplichtingen op de factuur.
Goed BTW-beheer is meer dan het juiste tarief invullen. Je factuur moet aan wettelijke eisen voldoen, je administratie moet kloppen voor de aangifte en bij twijfel kun je veel geld besparen door de juiste regeling te kiezen. In de rest van deze gids loop je per tarief en per regeling door wat je op je factuur zet en wanneer je welke regel toepast.
De vier BTW-tarieven uitgelegd
Het standaardtarief van 21% is verreweg het meest voorkomende tarief. Het geldt voor de overgrote meerderheid van goederen en diensten in Nederland: adviesuren, elektronica, kleding, meubels, software, marketing, bouwmaterialen en bijna alles wat niet expliciet onder een ander tarief valt. Als je twijfelt, is 21% bijna altijd de juiste keuze.
Het verlaagde tarief van 9% geldt voor specifieke categorieën die de overheid bewust goedkoper wil houden. Denk aan voeding, niet-alcoholische dranken, geneesmiddelen, boeken, kranten, fietsenreparatie, kappersdiensten, cultuur en personenvervoer. Werk je in horeca, kappers, fysiotherapie of fietsherstel? Dan reken je vaak 9% over je hoofdomzet.
Het 0%-tarief is geen vrijstelling: je bent gewoon BTW-plichtig, maar het percentage is nul. Je vindt het bij intracommunautaire leveringen aan EU-bedrijven met een geldig BTW-nummer en bij export naar landen buiten de EU. Je mag bij 0% gewoon de voorbelasting op je inkopen aftrekken, wat het verschil maakt met vrijgestelde prestaties.
Vrijgesteld van BTW betekent dat je geen BTW rekent én geen BTW op je inkopen terugkrijgt. Vrijgesteld zijn medische zorg door erkende zorgverleners, onderwijs door erkende instellingen, journalistiek, kinderopvang en bepaalde financiële diensten. Je administratie wordt eenvoudiger, maar je marge gevoeliger voor inkoopkosten.
| Tarief | Voorbeelden |
|---|---|
| 21% | Advies, software, marketing, elektronica, kleding, meubels |
| 9% | Voeding, boeken, kappers, fietsenreparatie, horeca, cultuur |
| 0% | Intracommunautaire B2B, export buiten EU, internationaal personenvervoer |
| Vrijgesteld | Zorg, onderwijs, kinderopvang, journalistiek, financiële diensten |
Welke producten of diensten onder welk tarief vallen, vind je in de wettelijke tabellen van de Belastingdienst. We hebben de tarieven extra uitgewerkt met voorbeelden in onze blog over BTW-tarieven op de factuur.
Vrijgesteld van BTW
Sommige sectoren zijn volledig vrijgesteld van BTW. Voor die activiteiten reken je geen BTW en hoef je geen BTW-aangifte in te dienen voor dat deel van je omzet. De keerzijde: je kunt geen BTW op je zakelijke inkopen terugvragen. Voor een huisarts die elektronica koopt of een psycholoog die kantoorinrichting aanschaft, betekent dat de BTW een echte kostenpost wordt.
De grootste vrijgestelde sectoren zijn medische zorg door erkende beroepen (artsen, fysiotherapeuten, psychologen, tandartsen), onderwijs door erkende instellingen, kinderopvang, journalistiek, jeugdwerk, sportvoorzieningen en bepaalde financiële diensten. Ook verhuur van onroerend goed valt vaak onder vrijstelling, met uitzondering van kortdurende verhuur.
Op je factuur vermeld je dat de prestatie vrijgesteld is en verwijs je naar de juiste wettelijke grondslag, meestal artikel 11 Wet OB met het specifieke onderdeel erbij. Bijvoorbeeld: Vrijgesteld van BTW op grond van artikel 11 lid 1 onderdeel g Wet OB voor medische zorg. Je vermeldt geen BTW-percentage en geen BTW-bedrag.
Wil je alle details? Lees ons stappenplan om een factuur zonder btw te maken, met de exacte vrijstellingstekst en complete voorbeelden.
BTW verlegd op de factuur
BTW verleggen betekent dat niet jij, maar je klant de BTW aangeeft bij de Belastingdienst. Op de factuur reken je 0% BTW en zet je de tekst BTW verlegd. Verlegging is alleen toegestaan in specifieke situaties die de wet noemt: bij internationale leveringen en bij bepaalde binnenlandse sectoren waar fraude vroeger veel voorkwam.
De meest voorkomende verleggingssituaties zijn intracommunautaire B2B-leveringen binnen de EU, onderaanneming en uitzending van personeel in de bouw, schoonmaak van bouwwerken, levering van bepaalde edelmetalen, mobiele telefoons en chips boven een drempelbedrag, en de levering van afvalstoffen. Per situatie gelden eigen voorwaarden en verplichte vermeldingen.
Op je factuur vermeld je altijd je eigen BTW-nummer en bij EU-leveringen ook dat van je klant. Je voegt de tekst BTW verlegd toe, of de Engelse variant Reverse charge. Bij binnenlandse verlegging in de bouw verwijs je naar artikel 12 lid 5 Wet OB. Voor EU-verlegging gebruik je BTW verlegd intracommunautaire levering bij goederen en BTW verlegd op grond van artikel 12 lid 2 Wet OB bij diensten.
De complete uitleg vind je in onze gids over BTW verlegd op de factuur.
Kleine Ondernemersregeling (KOR)
De Kleine Ondernemersregeling, kort KOR, is een BTW-vrijstelling voor ondernemers met een jaaromzet onder de 20.000 euro. Doe je mee, dan reken je geen BTW aan je klanten en hoef je geen BTW-aangifte meer in te dienen. Een flinke verlichting van je administratie, vooral voor ZZP'ers die parttime bijverdienen of net beginnen.
Aanmelden doe je bij de Belastingdienst, en je commitment geldt voor minimaal drie jaar. Kom je tussentijds boven de 20.000 euro omzet uit, dan vervalt de KOR direct en moet je vanaf dat moment weer BTW gaan rekenen. Hou je omzet dus goed in de gaten, want één grote opdracht kan al genoeg zijn.
De keerzijde: je mag geen BTW op je inkopen terugvragen. Maak je veel zakelijke kosten met BTW, zoals investeringen in apparatuur, software-abonnementen of inhuur van leveranciers, dan kan de KOR juist ongunstig zijn. Reken voor je aanmeldt door wat je per saldo wint of verliest.
Op je factuur vermeld je dat je gebruik maakt van de KOR. Een gangbare tekst is: Geen BTW in rekening gebracht, kleineondernemersregeling van toepassing. Je vermeldt geen BTW-percentage en geen BTW-bedrag, en je BTW-nummer mag je weglaten. Je administratie wordt eenvoudiger, maar je facturen moeten nog steeds voldoen aan de overige wettelijke factuureisen.
Alles over de regeling staat in onze blog over de Kleine Ondernemersregeling (KOR).
Margeregeling (tweedehands handel)
De margeregeling is een bijzondere BTW-regeling voor handel in tweedehands goederen, kunst, antiek en verzamelobjecten. Koop je deze goederen in van particulieren, vrijgestelde ondernemers of andere margehandelaren, dan reken je BTW alleen over je winstmarge, niet over de volledige verkoopprijs. Zo voorkomt de regeling dat over hetzelfde object meerdere keren BTW wordt geheven.
De berekening is simpel: je trekt je inkoopprijs af van je verkoopprijs en berekent over die marge 21% BTW. Verkoop je een tweedehands fiets voor 300 euro die je voor 200 euro inkocht, dan zit er 100 euro marge in, waarover je 17,36 euro BTW afdraagt. De rest van het bedrag mag je houden zonder BTW.
De regeling geldt vooral voor autohandelaren, kringloopwinkels, antiekzaken, galerieën, sieradenhandel en alles wat tweedehands wordt doorverkocht. Je moet per artikel of per maand een aparte administratie bijhouden van inkoop- en verkoopprijzen. Voor sommige goederen mag je een globalisatieregeling toepassen, waarbij je over de totale maandmarge afrekent in plaats van per artikel.
Op je factuur vermeld je geen BTW-bedrag en geen BTW-percentage. In plaats daarvan zet je een verwijzing zoals Bijzondere regeling, gebruikte goederen of de Engelse variant Margin scheme, second-hand goods. Je klant kan de BTW dan ook niet aftrekken, want die zit verstopt in je marge.
Alle details over de margeregeling staan in onze kennisbankuitleg over de margeregeling.
Snelreferentie BTW-tarieven en regelingen
Welke BTW-tekst hoort op je factuur in welke situatie? Deze tabel zet de meest gebruikte gevallen op een rij.
| Situatie | Tarief / regeling | Vermelding op factuur |
|---|---|---|
| Standaardgoederen of diensten in NL | 21% | 21% BTW per regel, totaalbedrag onderaan |
| Voeding, boeken, kapper, horeca | 9% | 9% BTW per regel, totaalbedrag onderaan |
| Export buiten EU of EU-B2B levering | 0% | 0% BTW + tekst zoals BTW verlegd of Levering buiten EU |
| Zorg, onderwijs, kinderopvang | Vrijgesteld | Vrijgesteld van BTW op grond van artikel 11 Wet OB |
| Onderaanneming bouw in NL | Verlegd | BTW verlegd op grond van artikel 12 lid 5 Wet OB |
| Omzet onder 20.000 euro per jaar | KOR | Kleineondernemersregeling van toepassing, geen BTW in rekening gebracht |
| Tweedehands goederen of kunst | Margeregeling | Bijzondere regeling, gebruikte goederen (geen BTW vermeld) |
Tip: stel het juiste BTW-tarief en de bijbehorende tekst in als standaard per klant of per product in je facturatiesoftware. Zo kies je nooit per ongeluk het verkeerde tarief.
TRONVoice regelt de BTW automatisch
BTW op de factuur draait om de juiste percentages en de juiste teksten op het juiste moment. In TRONVoice stel je per product, dienst of klant het BTW-tarief in. De factuur krijgt automatisch het juiste percentage, de juiste rekenregel en de juiste tekst, zonder dat je iets hoeft te typen.
Werk je met meerdere tarieven, vrijstellingen of verleggingsregels door elkaar? De BTW-overzichten splitsen je omzet automatisch per tarief en per regeling. Een kant-en-klare basis voor je BTW-aangifte per kwartaal, zonder rekenwerk in Excel.
Alles over btw op de factuur
Alle BTW-regels die op je factuur belanden: vrijgesteld, tarieven, verlegd, KOR en de margeregeling.
Veelgestelde vragen over BTW op de factuur
De vragen die ondernemers het vaakst stellen over BTW-tarieven, vrijstellingen en bijzondere regelingen.
Klaar om BTW-stress te vermijden?
Start vandaag gratis en laat TRONVoice de juiste BTW-tarieven en teksten per situatie automatisch regelen.