Proforma factuur maken en versturen
Een proforma factuur is een voorlopige factuur die je stuurt voordat je levert. Hij geeft de klant een overzicht van wat er komt en tegen welke prijs, maar schept geen betalingsverplichting en hoeft niet in je BTW-aangifte. Ideaal voor aanbetalingen, export buiten de EU en internationale handel.
Van proforma naar factuur
Eén klik van voorvertoning naar echte factuur
- Automatisch een apart proforma-nummer
- Alle details die de klant nodig heeft
- Met één klik omzetten naar een echte factuur
Uitleg
Wat is een proforma factuur?
Een voorlopige factuur die je vooraf stuurt. Informatief, vrijblijvend en zonder verplichtingen, totdat je de echte factuur verstuurt.
Voorvertoning
Een proforma factuur is een voorlopige factuur die je stuurt voordat de levering plaatsvindt.
Geen betalingsverplichting
Een proforma factuur is geen officiële factuur en schept geen betalingsverplichting.
Geen BTW-aangifte
Een proforma factuur hoef je niet op te nemen in je BTW-aangifte. Alleen de echte factuur telt.
Praktijk
Wanneer gebruik je een proforma?
Van aanbetalingen tot douanedocumenten. Dit zijn de situaties waarin een proforma factuur precies past.
Vooruitbetaling vragen
Als je een aanbetaling wilt ontvangen voordat je begint met leveren.
Een webdesigner stuurt een proforma voor 50% aanbetaling voor aanvang project.
Export buiten de EU
Bij export naar landen buiten de EU is een proforma factuur vaak vereist voor de douane.
Bij verzending naar de VS vraagt de douane om een proforma ter bepaling van invoerrechten.
Prijsopgave met details
Als je een gedetailleerde prijsopgave wilt geven die eruitziet als een factuur.
Een leverancier stuurt een proforma zodat de klant budget kan aanvragen.
Import/douane documenten
De klant heeft een proforma nodig voor het regelen van import of accreditief.
Bij internationale handel vraagt de bank van de klant om een proforma factuur.
Verschil
Proforma vs officiële factuur
Ze lijken op elkaar, maar verschillen op de punten die juridisch en administratief tellen.
Stappenplan
Proforma factuur maken
Een proforma factuur maak je op dezelfde manier als een normale factuur, maar met enkele belangrijke verschillen. Gebruik je hem voor export, kijk dan ook naar e-facturatie (UBL) en de verplichte e-facturatie voor de definitieve factuur. Hier is wat je moet weten:
1. Duidelijke vermelding "Proforma"
Vermeld bovenaan het document duidelijk "Proforma factuur", "Pro forma" of "Proforma". Dit voorkomt verwarring en maakt duidelijk dat het geen officiële factuur is.
2. Gebruik een apart nummer
Gebruik niet je reguliere factuurnummerreeks. Maak een aparte reeks voor proforma's, bijvoorbeeld PF-2024-001. Je officiële factuurnummers bewaar je voor de echte facturen.
3. Vermeld alle relevante details
Hoewel het geen officiële factuur is, moet de proforma wel alle informatie bevatten die de klant nodig heeft: omschrijving van producten/diensten, hoeveelheden, prijzen en eventuele BTW.
4. Voeg betalingsgegevens toe (indien relevant)
Als je de proforma gebruikt om een aanbetaling te vragen, voeg dan je bankgegevens toe en vermeld de betalingstermijn.
5. Stuur na betaling/levering de echte factuur
Na ontvangst van de aanbetaling of na levering stuur je de officiële factuur. Met TRONVoice kun je een proforma met één klik omzetten naar een echte factuur.
TRONVoice maakt het makkelijk
Met TRONVoice maak je een proforma factuur en zet je deze met één klik om naar een officiële factuur. De proforma krijgt automatisch een apart nummer en de juiste vermelding.
Veelgestelde vragen
Alles over de proforma factuur
Maak je eerste proforma
Professionele proforma facturen maken en eenvoudig omzetten naar echte facturen.
Verder lezen
Gerelateerde onderwerpen
Ook handig: online een factuur maken,de factuur generator ofzelf een factuur maken. Of lees devergelijking met Uurtje FactuurtjeenConversive.