Factuurnummering: doorlopende reeks en de regels van de Belastingdienst
Een factuurnummer is verplicht op elke factuur en moet uniek en opeenvolgend zijn. De Belastingdienst schrijft dat voor in de factuureisen op basis van artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968. Je bent vrij in de opbouw en mag een jaartal, een klantcode of meerdere reeksen gebruiken, zolang je binnen elke reeks nooit een nummer overslaat en elk nummer maar één keer voorkomt.
In het kort
- Elk factuurnummer moet uniek en opeenvolgend zijn; de Belastingdienst duldt geen gaten of dubbele nummers binnen dezelfde reeks.
- Je mag de opbouw zelf kiezen (bijvoorbeeld 2026-001, F-1042 of KLANT-15-004), zolang je consequent blijft en de volgorde chronologisch klopt.
- Creditnota's krijgen een eigen nummer in dezelfde reeks óf in een aparte reeks; belangrijk is dat elk nummer terug te vinden is en verwijst naar de oorspronkelijke factuur.
Waarom is factuurnummering zo belangrijk?
Een factuurnummer geeft elke factuur een unieke vingerafdruk. Voor de Belastingdienst is dat de manier om je administratie te controleren: elk nummer moet bestaan, hoort bij een echte prestatie en mag maar één keer voorkomen. Voor jou is het de sleutel om betalingen te matchen met openstaande posten en om jaren later terug te vinden welke factuur bij welke boeking hoort.
De basiseisen staan in artikel 35a Wet OB 1968: naast andere gegevens moet elke factuur "een opeenvolgend nummer, met een of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd" bevatten. Op die zin bouw je alles wat volgt.
De drie regels van de Belastingdienst
- Uniek. Elk factuurnummer komt maar één keer voor in jouw administratie. Nooit twee facturen met hetzelfde nummer, ook niet in verschillende jaren.
- Opeenvolgend. Binnen een reeks lopen de nummers zonder gaten op. 2026-001, 2026-002, 2026-003. Geen sprong naar 2026-005 tenzij je 003 en 004 ook echt hebt uitgegeven.
- Chronologisch. De volgorde loopt gelijk op met de uitreikdatum. Factuur 2026-010 heeft dus geen factuurdatum die vóór 2026-009 ligt.
Deze drie eisen samen zorgen ervoor dat een controleur je facturenreeks als één sluitend geheel kan controleren. Ontbreekt er een nummer, dan wil de Belastingdienst weten waar dat is gebleven.
Wat er ook nog op je factuur moet staan
Naast het nummer geldt de volledige lijst met factuureisen:
- Factuurdatum en uniek factuurnummer.
- Jouw naam, adres en btw-nummer.
- Naam en adres van je klant.
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten met aantal.
- Datum van levering of dienst (als die afwijkt van de factuurdatum).
- Bedrag exclusief btw, het btw-tarief per regel, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.
- Bij btw-verlegd, 0%-tarief of vrijstelling: de juiste verwijzing.
De nummering hangt daaraan vast als de administratieve ruggengraat.
Zelf een factuurnummerformat kiezen
De wet stelt geen eis aan het formaat. Zolang de reeks uniek, opeenvolgend en chronologisch is, mag je zelf kiezen. Populaire varianten:
| Formaat | Voorbeeld | Wanneer handig |
|---|---|---|
| Alleen cijfers | 1001, 1002, 1003 | Kleine administratie, één reeks |
| Jaartal + volgnummer | 2026-001, 2026-002 | Elke januari fris beginnen |
| Jaartal + kwartaal + volgnummer | 2026-Q1-001 | Als je btw-aangifte per kwartaal doet |
| Prefix per administratie | HOL-2026-001, WEB-2026-001 | Bij multi-administraties |
| Klantcode + volgnummer | KL0043-014 | Als je vaste klanten hebt met veel facturen |
Kies één format en houd je eraan. Wisselen halverwege het jaar geeft chaos en discussie met de Belastingdienst.
Meerdere reeksen: wanneer is dat slim?
De wet staat "één of meer reeksen" toe. Meerdere reeksen zijn logisch als je:
- Meerdere administraties voert (holding, werkmaatschappij).
- Aparte reeksen wilt voor abonnementen, projecten en losse facturen.
- Werkt met een verzamelfactuur naast losse facturen.
- Verschillende factuurtypes wilt onderscheiden, zoals normale facturen, creditnota's en proforma-facturen.
Binnen elke reeks blijft de opeenvolgende nummering leidend. Reeks A telt van 001 op, reeks B telt van 001 op, en beide zijn in de administratie duidelijk gescheiden. Zolang de nummers binnen elke reeks kloppen én uniek zijn in het geheel (bijvoorbeeld met een prefix), voldoe je aan de eis.
Nieuw boekjaar: herbeginnen of doortellen?
Beide mogen. Herbeginnen bij 001 aan het begin van elk jaar is de meest voorkomende keuze, mits je het jaartal in het nummer opneemt. 2025-999 wordt dan 2026-001 zonder dat je een dubbel nummer krijgt.
Blijf je doortellen zonder jaartal, dan gaat 999 gewoon door naar 1000, 1001 enzovoort. Dat mag ook, maar controlerende accountants en de Belastingdienst hebben liever een jaartalindicatie omdat het jaarafsluiting eenvoudiger maakt.
Belangrijk: als je op 1 januari overstapt op een nieuwe reeks, dan mag je niet de oude reeks doorbreken. Verdeel niet halverwege december wat "oud" en "nieuw" is. Zet een duidelijk overgangspunt.
Foutjes en oplossingen zonder de reeks te breken
De Belastingdienst gaat ervan uit dat je nooit een nummer overslaat. In de praktijk gebeurt het toch: verkeerde factuur opgemaakt, klant zegt de factuur nooit ontvangen te hebben, systeem crasht net op het moment van verzenden. Wat mag je dan?
- Verkeerd bedrag of typo: stuur geen nieuwe factuur met een lager nummer. Maak een creditnota voor de foute factuur en een nieuwe factuur met een volgend nummer. De volledige reeks blijft dus intact.
- Klant zegt de factuur nooit te hebben ontvangen: stuur dezelfde factuur (zelfde nummer) opnieuw, eventueel met de tekst "kopie". Maak geen nieuwe factuur met een nieuw nummer.
- Test-factuur per ongeluk gemaakt: verwijder die niet stiekem. Boek de test-factuur als vervallen en verwijs in je administratie naar de vervanging. Software als TRONVoice blokkeert vaak het verwijderen; dat is bewust.
- Systeem heeft een nummer overgeslagen: documenteer dat schriftelijk (bijvoorbeeld in een auditlog) en zorg dat er niks tussen zit dat je niet kunt aantonen. Bij een controle vraagt de Belastingdienst uitleg over "gaten".
Het idee: nooit nummers verwijderen, altijd corrigeren met een creditnota of vervolgfactuur.
Creditnota: eigen reeks of dezelfde?
Voor creditnota's mag je kiezen:
- Zelfde reeks: je creditnota krijgt gewoon het volgende nummer, bijvoorbeeld 2026-045 na 2026-044. Dat werkt goed als je weinig creditnota's hebt.
- Aparte reeks: een creditnota-nummer als CN-2026-001 of C2026-014 maakt in één oogopslag duidelijk dat het om een creditering gaat.
Beide varianten voldoen aan de factuureisen. In beide gevallen verwijs je op de creditnota naar het factuurnummer dat je corrigeert. Meer over het maken en boeken van creditnota's lees je in de creditnota-uitleg.
Factuurnummering en e-facturatie via Peppol
Bij e-facturatie via Peppol blijven dezelfde regels gelden. Het factuurnummer komt in het UBL-veld `cbc:ID` en is verplicht per document. De opeenvolgende reeks controleer je vooraf in je software; het Peppol-netwerk zelf doet daar niets aan. Wil je meer weten over de standaarden, lees dan de UBL-factuur en e-facturatie in Nederland.
Bewaartermijn en factuurnummers
Je bewaart je facturen minimaal zeven jaar volgens de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Bij onroerend goed geldt tien jaar. Dat betekent dat je administratie van 2026 in ieder geval tot en met 2033 opvraagbaar moet zijn, mét alle factuurnummers. Bewaar dus niet alleen de facturen zelf, maar ook een export of overzicht van de reeksen.
Meest voorkomende fouten
Uit controles blijken vier fouten steeds terug te komen:
- Handmatig doorgetelde reeks in Excel. Iemand tikt per ongeluk 2026-034 terwijl de vorige factuur 2026-034 was. Je hebt een duplicaat, dat is een controlefout.
- Een nummer overgeslagen omdat "die factuur toch niet doorging". De Belastingdienst wil weten waar het ontbrekende nummer is gebleven. Los dit op met een creditnota of een geregistreerde vervallenverklaring.
- Twee software-pakketten die elk hun eigen reeks pushen. Elk pakket start bij 001 en overlap ontstaat. Kies één centrale factuurbron per administratie of scheid met een duidelijke prefix.
- Nummering die niet chronologisch loopt. Bijvoorbeeld: factuur 2026-020 gedateerd op 3 maart, terwijl 2026-019 gedateerd is op 10 maart. Dat is een reden voor extra vragen bij een boekencontrole.
Zo laat je je software het regelen
Handmatige nummering is een uitnodiging voor fouten. Goede facturatiesoftware:
- Kent één of meer reeksen per administratie en telt automatisch op.
- Voorkomt dat je een nummer overslaat of dubbel gebruikt.
- Legt bij een creditnota automatisch de verwijzing naar de originele factuur vast.
- Logt bewerkingen zodat je bij een controle kunt aantonen wat er is gebeurd.
- Regelt jaarwisseling zonder handwerk (nieuwe reeks 2027-001 in plaats van doortellen zonder jaartal).
In TRONVoice stel je per administratie een format in (bijvoorbeeld `YYYY-NNNN`) en telt het systeem automatisch op. Voor holdings of accountantskantoren met meerdere administraties staat elke reeks apart, met een prefix per bedrijf. Creditnota's en proforma's krijgen automatisch de gekozen sub-reeks. Bij het opstellen van een factuur zie je het volgende beschikbare nummer al voordat je op "aanmaken" klikt.
Veelgestelde vragen
Moeten factuurnummers opeenvolgend zijn?
Ja. De Belastingdienst eist dat de nummers binnen een reeks opeenvolgend zijn, zonder gaten. Meerdere reeksen zijn toegestaan, maar binnen elke reeks tel je zonder onderbreking op. Overslaan of terugtellen mag niet.
Mag ik factuurnummers met letters gebruiken?
Ja. De wet vraagt om "een opeenvolgend nummer, met een of meer reeksen". Cijfers, letters of combinaties zijn toegestaan zolang de reeks logisch en uniek is. Voorbeelden: 2026-001, F1042, of ADM01-2026-014.
Wat doe ik met een vergeten of foutieve factuur?
Verwijder de factuur niet. Maak een creditnota (met eigen nummer, in dezelfde of een aparte reeks) om de foute factuur te corrigeren. Stuur daarna een nieuwe factuur met het volgende beschikbare nummer. Zo blijft de nummerreeks intact en kun je bij een controle uitleggen wat er is gebeurd.
Mag ik in het nieuwe jaar opnieuw beginnen bij 001?
Ja, mits je een jaartal in het nummer opneemt. Zonder jaartal zou je een duplicaat maken (bijvoorbeeld 001 in 2025 en 2026). Met 2026-001 blijft elk nummer uniek. De meeste ondernemers en pakketten kiezen daarom voor een format met jaartal.
Mag ik voor creditnota's een aparte reeks aanhouden?
Ja. Zowel dezelfde reeks als een aparte creditnota-reeks (bijvoorbeeld CN-2026-001) is toegestaan, zolang beide opeenvolgend en uniek zijn. Een aparte reeks maakt in één oogopslag duidelijk dat het om een creditering gaat, wat handig is bij grotere administraties.
Hoe lang moet ik factuurnummers bewaren?
Minimaal zeven jaar; voor administratie rond onroerend goed tien jaar. Dat betekent dat de bijbehorende facturen, hun nummers en de overzichten van je reeksen die hele periode opvraagbaar moeten zijn. Ook na overstap naar nieuwe software mag de historische reeks niet verdwijnen.
Laat je factuurnummering op de automaat draaien
De regels zijn helder, maar de valkuil zit in handwerk. Excel-facturen en losse Word-templates leveren vroeg of laat een duplicaat, een gat of een verkeerd getelde reeks op. In TRONVoice is de factuurnummering ingebouwd: je stelt per administratie een format in en het systeem regelt de nummering, de jaarwisseling en de creditnota-verwijzing automatisch.
Wil je zonder gedoe voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst? Ga aan de slag en maak je eerste factuur met een correcte, doorlopende nummerreeks.
