E-facturatie software voor ondernemers: UBL e-facturen bij elke factuur

E-facturatie, ook wel elektronisch factureren, digitale facturatie of e-invoicing genoemd, is het versturen van facturen als gestructureerde data in plaats van als opgemaakt document. Een e-factuur bestaat uit XML-velden volgens een vaste standaard: leverancier, factuurnummer, bedragen, BTW-codes, regels en betaalgegevens staan er als losse velden in. Voor jou ziet de factuur er hetzelfde uit; het verschil zit onder de motorkap.

Het gevolg: de boekhouding van je klant verwerkt de factuur automatisch. Geen overtypen, geen OCR-fouten, geen handmatige goedkeuring per regel. Voor jou betekent dat sneller betaald worden, minder vragen achteraf en een schone audit trail. Voor de Belastingdienst betekent het minder BTW-fraude en betere controle, en dat is precies waarom Europa er steeds harder op stuurt.

Let op het verschil met digitaal factureren in brede zin: een pdf mailen is digitaal, maar geen e-facturatie. Pas als het bestand machine-leesbaar is volgens een erkende standaard, spreek je van een e-factuur. Een korte definitie vind je ook in de kennisbank over e-facturatie.

Rond e-facturatie duiken steeds dezelfde namen op: EN 16931, NLCIUS, Peppol BIS Billing 3.0, UBL en CII. Ze hangen logisch samen. EN 16931 is de Europese kerndefinitie van een e-factuur: welke velden er minimaal in moeten staan. NLCIUS (Nederlandse Core Invoice Usage Specification) is de Nederlandse invulling daarvan, met de Nederlandse codes voor BTW, betaalwijze en factuurtype. Het is het formaat dat de Nederlandse overheid eist.

Peppol BIS Billing 3.0 is de variant die het Peppol-netwerk gebruikt om facturen te valideren en te routeren. NLCIUS en BIS 3.0 overlappen grotendeels; Nederlandse ondernemers versturen in de praktijk een NLCIUS-conforme BIS 3.0-factuur. Voor het bestand zelf bestaan twee syntaxen: UBL (Universal Business Language, het XML-dialect dat in Nederland en België de norm is) en CII (Cross Industry Invoice, vooral in Duitsland gebruikt voor ZUGFeRD).

TRONVoice genereert UBL 2.1 met de NLCIUS-specificatie en het Peppol BIS Billing-profiel. Het bestand voldoet daarmee aan wat Nederlandse overheden en boekhoudpakketten verwachten. Meer over het bestandsformaat lees je in de kennisbank over UBL.

Deels. Lever je aan de Rijksoverheid, dan ben je al verplicht om een e-factuur te sturen. Voor zakelijke facturen tussen Nederlandse bedrijven is er nu nog geen algemene verplichting; het kabinet koos in september 2026 wel voor een verplichting per 1 juli 2030 (KOR-ondernemers uitgezonderd), de wet volgt nog. Daarnaast verplicht het Europese ViDA-pakket e-facturatie voor B2B-handel tussen EU-lidstaten vanaf 1 juli 2030, en lidstaten mogen eerder een eigen plicht invoeren. België deed dat per 1 januari 2026, dus Belgische klanten verwachten nu al een e-factuur.

Wat dat voor jouw bedrijf betekent, welke tijdlijn geldt en hoe je je voorbereidt, lees je in de gids E-facturatie verplicht in Nederland.

Een e-factuur is pas nuttig als hij ook in de boekhouding belandt. TRONVoice koppelt rechtstreeks met Exact Online en Minox: elke verkoopfactuur die je verstuurt, gaat automatisch mee naar je boekhoudpakket, inclusief klant, grootboekrekening en BTW-code. Je hoeft dus geen UBL-bestanden te downloaden en te importeren, en je boekhouder ziet dezelfde cijfers als jij.

Werkt je boekhouder met een ander pakket? Dan importeert die het UBL-bestand dat bij je factuur zit, of je exporteert je facturen vanuit TRONVoice. Je kunt je boekhouder ook als gebruiker toevoegen, zodat die rechtstreeks meekijkt in je administratie.

Aan de inkoopkant verwerk je facturen van leveranciers met scan-en-herken: je uploadt de pdf of bon en TRONVoice leest de gegevens uit, klaar voor je boekhouding. Zo hangt je hele administratie aan elkaar: verkoop, inkoop en boekhouding, zonder dubbele invoer.