Verzamelfactuur: één factuur voor meerdere leveringen aan dezelfde klant
Een verzamelfactuur is één factuur waarop je meerdere leveringen of prestaties aan dezelfde klant bundelt. Je stuurt bijvoorbeeld één keer per week of per maand alles wat je in die periode hebt geleverd, in plaats van bij elke bestelling of urenrapportage een aparte factuur te maken. De Belastingdienst staat dit expliciet toe, met als harde voorwaarde dat de periode niet langer is dan één kalendermaand en dat de verzamelfactuur voldoet aan de gewone factuureisen.
In het kort
- Een verzamelfactuur bundelt meerdere leveringen of diensten aan dezelfde klant in één factuur, maximaal per kalendermaand.
- Je moet de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de laatste levering uitreiken; per losse levering mag je onderliggende bon toevoegen als de factuur samen met de bonnen aan de factuureisen voldoet.
- Verzamelfacturen sparen jou en je klant werk, houden de boekhouding overzichtelijk en passen goed bij horeca-leveringen, materiaalbonnen en abonnementsgebruikers met veel afname.
Wat is een verzamelfactuur precies?
Een verzamelfactuur (soms periodieke factuur genoemd) telt meerdere prestaties op tot één document. Op de factuur staat elke levering, prestatie of eenheid als aparte regel, met bijbehorende datum en bedrag. De klant ziet in één overzicht wat er in de afgelopen periode is geleverd en betaalt in één keer.
De Belastingdienst noemt deze factuur in het onderdeel "aangepaste regels voor facturen". Hij is bedoeld voor situaties waarin het onhandig of onmogelijk is om elke levering losstaand te factureren. Denk aan:
- Een cateraar die dagelijks broodjes bezorgt bij hetzelfde kantoor.
- Een groothandel die per week vaste orders levert.
- Een adviesbureau dat wekelijks uren rapporteert per project.
- Een leverancier van materialen die per project meerdere leveringen doet.
Wanneer mag je een verzamelfactuur maken?
Uit de factuureisen van de Belastingdienst volgen drie voorwaarden:
- Dezelfde klant. Je bundelt alleen leveringen aan dezelfde afnemer.
- Maximaal één kalendermaand. De periode waarover je factureert mag niet langer zijn dan één kalendermaand. Wil je per twee maanden factureren, dan mag dat niet met een verzamelfactuur.
- Op tijd uitgereikt. De factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand na de levering bij je klant zijn (artikel 34g Wet op de omzetbelasting 1968).
Loopt de periode van 1 tot en met 31 maart, dan moet de verzamelfactuur uiterlijk 15 april verstuurd zijn. Voor prestaties die in twee kalendermaanden vallen maak je liever twee losse verzamelfacturen; anders overtreed je de eenmaands-eis.
Verzamelfactuur versus doorlopende overeenkomst
Bij een doorlopende overeenkomst (denk aan huur, hosting of een lopend abonnement) mag je factureren per afgesproken termijn, ook al is die langer dan een kalendermaand. Dat vraagt geen verzamelfactuur maar een periodieke factuur voor doorlopende prestaties. De verzamelfactuur zelf is bedoeld voor afzonderlijke leveringen die je administratief samenvoegt.
| Kenmerk | Verzamelfactuur | Periodieke factuur (doorlopend) |
|---|---|---|
| Type prestatie | Meerdere losse leveringen | Doorlopende dienst of abonnement |
| Maximale periode | 1 kalendermaand | Zoals contractueel afgesproken |
| Regel op factuur | Elke levering als aparte regel | Vast bedrag per periode |
| Voorbeeld | Wekelijkse cateringlevering | Maandelijkse hosting |
Wat moet er op een verzamelfactuur staan?
De gewone factuureisen van de Belastingdienst blijven van kracht. Op je verzamelfactuur staat dus:
- Factuurdatum en uniek factuurnummer in een doorlopende reeks.
- Je eigen naam, adres en btw-nummer.
- Naam en adres van de afnemer.
- Voor elke onderliggende levering: datum, omschrijving en aantal.
- Bedrag exclusief btw per regel, het btw-tarief en het btw-bedrag.
- Totaalbedrag inclusief btw.
De Belastingdienst wil per levering weten wanneer die is verricht. Dat mag op de factuurregel zelf staan of via een bijgevoegde bon, mits de bon eenduidig te koppelen is aan de verzamelfactuur.
Mag je losse bonnen bijvoegen?
Ja. De Belastingdienst staat toe dat je bonnen die niet aan de factuureisen voldoen bijvoegt, zolang de verzamelfactuur samen met die bonnen wél aan alle eisen voldoet. In de praktijk werkt dat zo:
- Bij levering geef je de klant een pakbon of afleveringsbewijs. Die bon hoeft geen btw-uitsplitsing te bevatten.
- Aan het einde van de periode stuur je één verzamelfactuur waarop je verwijst naar de bonnen (bijvoorbeeld via bonnummer en datum).
- Op de verzamelfactuur staat de btw-uitsplitsing per tarief en het eindtotaal.
Dat is handig voor branches waarin snel geleverd wordt (horeca, bouw) en er geen tijd is om ter plekke een volledige factuur te maken.
Voor wie is een verzamelfactuur slim?
De verzamelfactuur past bij drie situaties:
1. Frequente leveringen aan één afnemer
Lever je meerdere keren per week aan hetzelfde bedrijf, dan zou losse facturatie zowel jou als je klant knettergek maken. Eén verzamelfactuur per week of per maand is administratief lichter en je klant heeft één betaling in de bank.
2. Uren en materialen op één project
Werk je aan één project met tussentijdse leveringen? Dan kun je binnen de projectduur maandelijks een verzamelfactuur sturen met alle uren en gebruikte materialen van die maand. Voor grote projecten combineer je die verzamelfacturen soms met een voorschotfactuur aan het begin.
3. Vaste afnemer met wisselend afnamevolume
Een klant met een raamovereenkomst en variabele afname (bijvoorbeeld printer-verbruik of consultancy-uren) profiteert van één verzamelfactuur per maand met alle regels op één document.
Wat als de klant een consument is?
De verzamelfactuur is een B2B-instrument. Bij consumenten hoef je vaak alleen een factuur uit te reiken op verzoek, en er zijn andere regels voor betaaltermijnen en vooruitbetaling. Voor terugkerende consumentleveringen (bijvoorbeeld een sportabonnement of leverbox) kies je meestal voor een doorlopende overeenkomst met automatische incasso, niet voor een verzamelfactuur.
Btw en factuurdatum: let op deze twee
Er zijn twee btw-punten waarop je moet letten bij een verzamelfactuur:
- Wanneer wordt de btw verschuldigd? Voor B2B-prestaties is de btw verschuldigd op het moment van de prestatie of het moment van uitreiken van de factuur, welke van beide eerder is. Wacht je te lang met factureren (buiten de 15e-dag-regel), dan word je alsnog geacht op tijd te hebben gefactureerd en moet je de btw in de juiste periode aangeven.
- Twee btw-tarieven op één factuur. Voeg je 9% en 21%-prestaties samen? Splits die dan per regel en toon per tarief het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal inclusief. Dat mag zonder gedoe op één verzamelfactuur.
Bij internationale leveringen wordt het complexer; kijk bij btw internationale handel welk btw-regime past.
Hoe verwerk je een verzamelfactuur in je administratie?
In je boekhouding wordt de verzamelfactuur als één verkoopfactuur geboekt met een totaalbedrag en btw-splitsing. De onderliggende bonnen bewaar je bij de factuur; dat kan digitaal, als scan of gekoppeld PDF-bestand. Belangrijk: als de Belastingdienst controleert, moet je per regel of per bon kunnen aantonen wat er wanneer is geleverd.
Facturatiesoftware helpt hierbij. In TRONVoice verzamel je losse leverbonnen of urenregels per klant en bundel je ze aan het einde van de periode automatisch tot één verzamelfactuur. Elke regel behoudt zijn eigen leverdatum en omschrijving. Je factuur krijgt automatisch een volgnummer, de btw wordt correct gesplitst en de bijbehorende bonnen blijven vindbaar in het klantdossier.
Verzamelfactuur en e-facturatie via Peppol
Peppol staat een verzamelfactuur toe zolang die aan de eisen van het gebruikte UBL-schema voldoet. Elke regel wordt als aparte "InvoiceLine" opgenomen, met eigen leverdatum en omschrijving. Ga je via Peppol e-factureren, dan blijft de verzamelfactuur mogelijk; alleen de vorm verandert van PDF naar gestructureerde data. Meer over de standaarden lees je in het overzicht van UBL-factuur en e-facturatie in Nederland.
Praktische tips
- Kies een vaste factuurdag. Bijvoorbeeld de eerste werkdag van de maand voor de leveringen van de voorgaande maand. Voorkomt dat je facturen vergeet.
- Nummer je bonnen doorlopend. Vermeld de bonnummers op de verzamelfactuur, zodat de klant snel controleert wat waar hoort.
- Zet de periode duidelijk in de factuurkop. Bijvoorbeeld: "Verzamelfactuur voor periode 1 tot en met 31 maart 2026".
- Wees strikt met de kalendermaand-eis. Wil je liever per week of per twee weken factureren, prima. Wil je per twee maanden factureren, dan is de verzamelfactuur niet het juiste instrument.
- Match de betaaltermijn met je cadans. Factureer je maandelijks een verzamelfactuur? Dan is een betaaltermijn van 14 tot 30 dagen gebruikelijk.
Veelgestelde vragen
Wat is een verzamelfactuur?
Een verzamelfactuur is één factuur waarop je meerdere leveringen of diensten aan dezelfde klant bundelt over een periode van maximaal één kalendermaand. Elke levering staat als aparte regel op de factuur, met datum, omschrijving en bedrag. Voordelen zijn minder administratie voor jou en je klant en een overzichtelijker afrekenmoment.
Wat is de maximale periode voor een verzamelfactuur?
Eén kalendermaand. De Belastingdienst staat een verzamelfactuur alleen toe als de leveringen binnen dezelfde kalendermaand vallen. Voor twee maanden gebruik je twee verzamelfacturen. Voor doorlopende diensten of abonnementen mag je langere periodes aanhouden, maar dat is dan een periodieke factuur voor een doorlopende overeenkomst, geen verzamelfactuur.
Wanneer moet ik een verzamelfactuur uiterlijk versturen?
Uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de kalendermaand waarin de laatste levering plaatsvond. Voor leveringen in maart geldt dus 15 april als uiterste factuurdatum. Deze regel staat in artikel 34g van de Wet op de omzetbelasting 1968 en geldt voor alle B2B-facturen, dus ook voor verzamelfacturen.
Mag ik verschillende btw-tarieven op één verzamelfactuur zetten?
Ja. Splits per regel het bedrag exclusief btw en het btw-tarief, en toon in het totaaloverzicht onderaan de factuur de btw per tarief (bijvoorbeeld 9% en 21% apart). Dat is een standaardeis voor elke factuur met meerdere tarieven, dus ook voor een verzamelfactuur.
Mag ik een verzamelfactuur maken voor consumenten?
De verzamelfactuur is ontworpen voor B2B-situaties. Aan consumenten hoef je meestal alleen een factuur uit te reiken op verzoek, en voor consumentenverkoop gelden andere regels (denk aan de maximale 50% vooruitbetaling en het herroepingsrecht). Voor terugkerende consumentleveringen kies je liever een doorlopende overeenkomst met automatische incasso.
Zijn losse pakbonnen genoeg, of moet elke levering ook een aparte factuur hebben?
Losse pakbonnen die niet aan de factuureisen voldoen zijn toegestaan, zolang de verzamelfactuur samen met die bonnen wél aan alle eisen voldoet. De bonnen moeten de individuele leveringen aantoonbaar aan de factuur koppelen (via bonnummer, datum en omschrijving). Zo hoef je niet ter plekke een volledige factuur te maken.
Zo maak je een verzamelfactuur zonder gedoe
De verzamelfactuur bespaart tijd, mits je software de bonnen en uren netjes ophaalt en aan het einde van de periode automatisch tot één factuur samensmeed. In TRONVoice leg je per klant vast dat je verzamelfacturen wilt sturen, kies je de periode, en klikt het systeem alle regels van de afgelopen kalendermaand in één factuur met een volgnummer, correcte btw-splitsing en een verwijzing naar de onderliggende bonnen.
Wil je met verzamelfacturen tijd besparen zonder concessies aan de factuureisen? Ga aan de slag en zet vandaag nog een klant op verzamelfacturatie.
