Een ZZP factuur maak je in 5 stappen: vul je bedrijfsgegevens in (naam, adres, KvK- en BTW-nummer, IBAN), voeg de klantgegevens toe, geef de factuur een uniek opeenvolgend nummer en een datum, omschrijf wat je hebt geleverd en bereken de BTW en het totaalbedrag. Dat kan in Word of Excel, of met factuursoftware die nummering en BTW automatisch regelt.
In het kort
- Verplicht op je ZZP factuur: je bedrijfsgegevens met KvK- en BTW-nummer, de klantgegevens, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de datum, een omschrijving, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en BTW-bedrag en het totaal.
- Het BTW-tarief is meestal 21%; 9% geldt voor bepaalde producten en diensten en 0% bij export of specifieke vrijstellingen.
- Val je onder de Kleine Ondernemersregeling (KOR)? Dan reken je geen BTW en vermeld je dat op de factuur.
- Factureer direct na het afronden van een klus en zet een concrete betalingstermijn op de factuur, bijvoorbeeld binnen 14 dagen.
- Een betaallink op je factuur en automatische herinneringen zorgen dat je sneller betaald wordt.
- Gratis factureren kan met een template in Word of Excel; bij factuursoftware zonder abonnement betaal je alleen per verstuurde factuur.
Waarom is een goede ZZP factuur belangrijk?
Als zelfstandige zonder personeel ben je zelf verantwoordelijk voor je administratie. De facturen die je verstuurt zijn niet alleen betalingsverzoeken, maar ook officiële documenten voor de Belastingdienst.
Een goede factuur zorgt ervoor dat:
- Je klant weet wat er betaald moet worden
- De BTW correct wordt verwerkt
- Je administratie op orde is voor je BTW-aangifte
- Je professioneel overkomt bij je opdrachtgevers
Stap 1: verzamel je eigen gegevens
Voordat je je eerste factuur maakt, heb je een paar dingen nodig:
Verplichte bedrijfsgegevens:
- Je bedrijfsnaam of je eigen naam
- Je vestigingsadres (niet alleen een postbus)
- Je KvK-nummer
- Je BTW-nummer (begint met NL)
- Je IBAN voor de betaling
Heb je deze gegevens bij de hand? Dan kun je beginnen met factureren.
Stap 2: vul de klantgegevens in
Op elke factuur staan ook de gegevens van je opdrachtgever:
- Bedrijfsnaam of naam van de persoon
- Adres
- Bij zakelijke klanten: eventueel hun BTW-nummer
Zorg dat je deze gegevens correct hebt. Een factuur naar het verkeerde adres kan voor vertraging zorgen.
Stap 3: voeg factuurnummer en datum toe
Elke ZZP factuur heeft een uniek factuurnummer nodig. Dit nummer moet opeenvolgend zijn. Je kunt bijvoorbeeld deze structuur gebruiken:
- 2026-001, 2026-002, 2026-003
- Of: ZZP-0001, ZZP-0002, ZZP-0003
Het maakt niet uit welk systeem je kiest, zolang de nummers maar uniek zijn en doorlopen. Dit is een eis van de Belastingdienst.
De factuurdatum is simpelweg de datum waarop je de factuur verstuurt.
Stap 4: beschrijf wat je hebt geleverd
Dit is het belangrijkste deel van je factuur: wat factureer je eigenlijk?
Bij uurtarieven:
Beschrijf welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd, hoeveel uren je hebt gewerkt en wat je uurtarief is. Een compleet voorbeeld urenfactuur met urenspecificatie vind je in ons artikel over uren factureren.
Voorbeeld:
- Webdesign homepage - 8 uur x €75 = €600
- Technisch overleg - 2 uur x €75 = €150
Bij projectprijzen:
Beschrijf het project en de afgesproken prijs.
Voorbeeld:
- Website redesign volgens offerte #2026-015 - €2.500
Bij producten:
Beschrijf welke producten je hebt geleverd, de hoeveelheid en de prijs per stuk.
Wees altijd concreet. "Werkzaamheden januari" is te vaag. Je klant moet begrijpen waarvoor ze betalen.
Stap 5: bereken de BTW en het totaal
Nu komt het rekenwerk. Als ZZP'er moet je meestal BTW rekenen over je diensten of producten.
De BTW-tarieven in Nederland:
- 21% - standaardtarief voor de meeste diensten
- 9% - verlaagd tarief voor bepaalde producten en diensten
- 0% - bij export of specifieke vrijstellingen
Bereken de BTW over het totaalbedrag en tel dit op bij je factuur:
- Subtotaal: €750,00
- BTW 21%: €157,50
- Totaal: €907,50
Val je onder de Kleine Ondernemersregeling (KOR)? Dan reken je geen BTW en vermeld je dit op je factuur. Bekijk het stappenplan voor een factuur zonder BTW voor een compleet voorbeeld.
Gratis ZZP factuur maken: je opties
Er zijn verschillende manieren om als ZZP'er gratis een factuur te maken:
| Optie | Geschikt voor | Voordeel | Nadeel |
|---|---|---|---|
| Word of Excel template | Een enkele factuur | Gratis en direct te gebruiken | Zelf nummeren en BTW rekenen, tijdrovend bij veel klanten |
| Gratis factuurprogramma | Startende ZZP'ers | Facturen online maken en versturen | Vaak beperkingen, zoals een maximum aantal facturen per maand |
| Betalen per factuur | ZZP'ers met wisselende drukte | Geen vast abonnement: geen facturen, geen kosten | Je betaalt per verstuurde factuur |
Word of Excel
Je kunt een factuur template downloaden en deze invullen in Word of Excel. Dit is prima voor een enkele factuur, maar wordt tijdrovend bij veel klanten.
Gratis factuurprogramma
Er zijn online tools waarmee je gratis facturen kunt maken. Vaak met beperkingen, zoals een maximum aantal facturen per maand. Maar voor startende ZZP'ers kan dit prima werken.
Betalen per factuur
Bij sommige factuurprogramma's betaal je geen vast abonnement, maar alleen per verstuurde factuur. Geen facturen verstuurd? Geen kosten. Dit past goed bij ZZP'ers met wisselende drukte.
Veelgemaakte fouten bij ZZP facturen
Ik zie ze regelmatig voorbijkomen. Deze fouten moet je vermijden:
1. Geen unieke factuurnummers
Elke factuur moet een uniek nummer hebben. Dezelfde nummers gebruiken of gaten in de reeks mag niet.
2. Verkeerde BTW-berekening
Check altijd of je het juiste tarief gebruikt. En vergeet niet: je rekent BTW over het bedrag exclusief BTW, niet over het totaal.
3. Ontbrekende gegevens
Je KvK-nummer vergeten? Je BTW-nummer niet vermeld? De Belastingdienst kan de factuur afkeuren. Check de verplichte factuurgegevens voordat je verstuurt.
4. Te laat factureren
Hoe langer je wacht met factureren, hoe langer je op je geld wacht. Factureer direct na het afronden van een klus.
Tips voor sneller betaald worden als ZZP'er
Je factuur is verstuurd. Nu wachten op de betaling. Met deze tips krijg je sneller je geld:
Voeg een betaallink toe
Met een iDEAL | Wero betaallink op je factuur kan je klant direct betalen. Geen gedoe met IBAN-nummers overtypen.
Wees duidelijk over de betalingstermijn
Niet "zo spoedig mogelijk", maar "binnen 14 dagen" of "voor 20 januari 2026". Concreet is beter.
Stuur herinneringen
Vergeten betalen is menselijk. Een vriendelijke herinnering helpt vaak. Met de juiste software gaat dit automatisch.
Factureer kleine bedragen vooraf
Bij grotere projecten kun je een aanbetaling vragen. Zo loop je minder risico en heb je sneller geld op je rekening.
Wat als je klant niet betaalt?
Soms betaalt een klant niet op tijd. Of helemaal niet. Wat doe je dan?
- Stuur een herinnering - vriendelijk maar duidelijk
- Bel je klant - soms is er een misverstand
- Stuur een aanmaning - met een laatste termijn. Lees welke aanmaningskosten je daarbij mag rekenen
- Schakel een incassobureau in - als laatste redmiddel
Houd altijd je administratie bij. Noteer wanneer je hebt gefactureerd, herinneringen hebt gestuurd en contact hebt gehad.
ZZP factuur maken: samenvatting
Een goede ZZP factuur bevat:
- Jouw bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK, BTW-nummer)
- Gegevens van je klant
- Uniek factuurnummer en datum
- Duidelijke omschrijving van je werkzaamheden
- Bedrag exclusief BTW
- BTW-percentage en BTW-bedrag
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Je IBAN en betalingstermijn
Met deze checklist maak je altijd een correcte factuur die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op een ZZP factuur staan?
Je naam en adres, KvK-nummer, BTW-nummer, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de gegevens van je klant, een omschrijving van wat je hebt geleverd, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en BTW-bedrag en het totaalbedrag. Zet ook je IBAN en de betalingstermijn erop, zodat je klant direct kan betalen.
Moet ik als ZZP'er BTW rekenen op mijn factuur?
Meestal wel. Het standaardtarief is 21%, voor bepaalde producten en diensten geldt 9% en bij export of specifieke vrijstellingen 0%. Val je onder de KOR, dan reken je geen BTW en vermeld je dat op je factuur.
Hoe kies ik een factuurnummer als ZZP'er?
Het nummer moet uniek zijn en doorlopen, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 of ZZP-0001, ZZP-0002. Welke structuur je kiest maakt niet uit, zolang er geen dubbele nummers of gaten in de reeks zitten.
Kan ik als ZZP'er gratis een factuur maken?
Ja. Je kunt een factuur template downloaden en invullen in Word of Excel, of een gratis factuurprogramma gebruiken dat vaak een maximum aantal facturen per maand heeft. Een derde optie is factuursoftware zonder abonnement, waarbij je alleen per verstuurde factuur betaalt.
Hoe factureer ik gewerkte uren als ZZP'er?
Zet per regel de werkzaamheden, het aantal uren en je uurtarief op de factuur, bijvoorbeeld "Webdesign homepage, 8 uur x €75 = €600". Bereken daarna de BTW over het subtotaal en tel die op bij het totaal.
Mag ik een verstuurde factuur nog aanpassen?
Liever niet: je factuurnummers moeten doorlopen en je klant heeft het origineel al ontvangen. Maak in plaats daarvan een creditnota voor de foute factuur en stuur daarna een nieuwe, correcte factuur.
Start direct met factureren
Klaar om je eerste ZZP factuur te maken? Met TRONVoice maak je in een paar minuten een professionele factuur. Automatische nummering, BTW-berekening en je kunt direct een betaallink toevoegen. Bekijk hoe factureren als ZZP'er werkt en start met €2,50 starttegoed.
