Je hebt het werk gedaan, de factuur verstuurd, maar het geld komt niet. De betalingstermijn is verstreken en je vraagt je af: moet ik nu een herinnering sturen? En hoe doe ik dat zonder de relatie te beschadigen?
Waarom klanten te laat betalen
Voordat je gefrustreerd raakt, is het goed om te begrijpen waarom klanten te laat betalen:
- Vergeten: De factuur is ontvangen maar ondergesneeuw in de inbox
- Cashflow: De klant wacht op eigen betalingen
- Onduidelijkheid: Vragen over de factuur die niet gesteld worden
- Slordigheid: Geen systeem voor het bijhouden van facturen
In de meeste gevallen is het geen kwade wil. Een vriendelijke herinnering lost het probleem vaak direct op.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
De eerste herinnering: 1-3 dagen na de vervaldatum
Wacht niet te lang. Een snelle, vriendelijke herinnering werkt het beste. Je klant denkt nog niet dat je boos bent, en de factuur is nog vers in het geheugen.
De tweede herinnering: 7-10 dagen na de vervaldatum
Iets formelere toon, maar nog steeds vriendelijk. Vermeld dat dit de tweede herinnering is.
De derde herinnering (aanmaning): 14-21 dagen na de vervaldatum
Nu wordt het serieus. Vermeld mogelijke vervolgstappen zoals incasso of rente. Dit is geen dreigement, maar een feitelijke mededeling.
Hoe schrijf je een effectieve betalingsherinnering?
Eerste herinnering: vriendelijk en kort
Onderwerp: Herinnering factuur [nummer] - Vervaldatum verstreken
Beste [naam],
Ik wilde je even herinneren aan factuur [nummer] van [datum] ter waarde van [bedrag]. De betalingstermijn is op [datum] verstreken.
Mocht je de betaling al hebben gedaan, kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen.
Heb je vragen over de factuur? Laat het me gerust weten.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Tweede herinnering: duidelijker
Onderwerp: Tweede herinnering factuur [nummer]
Beste [naam],
Dit is een tweede herinnering voor factuur [nummer]. Het openstaande bedrag van [bedrag] had op [datum] betaald moeten zijn.
Ik verzoek je vriendelijk om het bedrag binnen 5 werkdagen over te maken. Mocht er een reden zijn voor de vertraging, neem dan contact met me op.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Derde herinnering: formeel
Onderwerp: Laatste herinnering factuur [nummer] - Aanmaning
Beste [naam],
Ondanks eerdere herinneringen is factuur [nummer] van [bedrag] nog niet voldaan. De oorspronkelijke vervaldatum was [datum].
Ik verzoek je dringend om binnen 7 dagen te betalen. Bij uitblijven van betaling ben ik genoodzaakt verdere stappen te ondernemen, wat extra kosten met zich mee kan brengen.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Automatische betalingsherinneringen
Handmatig herinneringen sturen kost tijd en is makkelijk te vergeten. Met facturatiesoftware kun je dit automatiseren:
Hoe werkt het?
- Je stelt in na hoeveel dagen een herinnering wordt verstuurd
- Je kiest de tekst van de herinnering
- De software stuurt automatisch wanneer een factuur onbetaald blijft
- Je krijgt een melding dat de herinnering is verstuurd
Bij TRONVoice kun je meerdere herinneringen instellen met verschillende intervallen en tonen.
Voorkomen is beter dan genezen
De beste betalingsherinnering is er een die je niet hoeft te sturen. Zo voorkom je late betalingen:
1. Voeg een betaallink toe
Met een iDEAL | Wero betaallink kan je klant direct betalen. Geen IBAN overnemen, geen "ik doe het later". Ondernemers met betaallinks worden doorgaans enkele dagen sneller betaald.
2. Factureer direct na levering
Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt. Wacht niet tot het einde van de maand. Lees meer over perfecte facturen maken.
3. Gebruik korte betalingstermijnen
14 dagen is redelijk voor de meeste ZZP'ers. 30 dagen geeft je klant te veel ruimte om te vergeten.
4. Wees duidelijk over verwachtingen
Vermeld de betalingstermijn prominent op je factuur. En bespreek betalingsafspraken vooraf bij grotere opdrachten.
5. Bied meerdere betaalopties
Naast iDEAL | Wero kun je ook creditcard of Bancontact aanbieden via online betalingen. Hoe makkelijker je het maakt, hoe sneller de betaling komt.
Heb je vaste klanten die elke maand betalen? Dan voorkom je herinneringen helemaal met automatische incasso. In het helpcentrum lees je hoe je SEPA-incasso via Mollie instelt.
Wat als herinneringen niet werken?
Soms helpen herinneringen niet. Wat dan?
Bel de klant
Een telefoontje is persoonlijker dan een mail. Vaak blijkt er een probleem te zijn dat je samen kunt oplossen.
Maak een betalingsregeling
Als je klant tijdelijk krap zit, is een betalingsregeling beter dan geen betaling. Spreek duidelijke termijnen af.
Incassobureau
Als laatste redmiddel kun je een incassobureau inschakelen. Dit kost geld en beschadigt de relatie, dus gebruik het alleen als het niet anders kan.
Voorkom dit in de toekomst
Bij nieuwe klanten kun je een aanbetaling vragen. Of werk met terugkerende facturen voor doorlopende opdrachten.
Wettelijke rente en incassokosten
Als ondernemer mag je wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen bij te late betaling. De wettelijke handelsrente is 10,4% per jaar sinds 1 juli 2026 en wordt elk half jaar opnieuw vastgesteld. Check het actuele percentage op rijksoverheid.nl.
Vermeld in je algemene voorwaarden dat je deze kosten in rekening brengt. Dit is niet alleen je recht, het motiveert ook tot tijdige betaling. Hoeveel je precies mag rekenen, lees je in onze uitleg over aanmaningskosten berekenen.
Betalingsherinneringen automatiseren met TRONVoice
Met TRONVoice hoef je nooit meer handmatig herinneringen te sturen:
- Stel automatische herinneringen in op dag 1, 7, 14 en 21
- Pas de tekst aan naar je eigen stijl
- Ontvang meldingen wanneer herinneringen worden verstuurd
- Zie direct welke facturen onbetaald zijn in je dashboard
Combineer dit met betaallinks en je minimaliseert het aantal late betalers.
Conclusie
Betalingsherinneringen horen bij het ondernemen. De kunst is om ze vriendelijk maar duidelijk te houden. Met automatisering en slimme preventie kun je het aantal herinneringen minimaliseren.
Wil je stoppen met handmatig achter betalingen aan te gaan? Start met TRONVoice en automatiseer je herinneringen.
