Je mag minimaal €40 en maximaal €6.775 aan aanmaningskosten rekenen. Het bedrag volgt uit de wettelijke staffel: 15% over de eerste €2.500 van de factuur, daarna 10%, 5%, 1% en 0,5% over de hogere schijven. Bij een consument mag je deze kosten pas rekenen na een kosteloze 14-dagenbrief. Bij zakelijke klanten mag je in je voorwaarden afwijken.
In het kort
- Minimum €40, maximum €6.775 per openstaande factuur, hoe vaak je ook aanmaant.
- Staffel: 15% tot €2.500, 10% over de volgende €2.500, 5% over de volgende €5.000, 1% over de volgende €190.000 en 0,5% over de rest.
- Consument: eerst een gratis 14-dagenbrief met het exacte bedrag erin, anders zijn de kosten niet verschuldigd.
- Zakelijk: geen 14-dagenbrief verplicht, en een hogere vergoeding mag als die in je algemene voorwaarden staat.
- Geen btw over de kosten, behalve als je zelf geen btw kunt aftrekken.
- Reken je eigen bedrag direct uit met de rekentool verderop in dit artikel.
Wat zijn aanmaningskosten?
Aanmaningskosten zijn de kosten die je aan je klant doorberekent omdat je extra werk moet doen om een openstaande factuur betaald te krijgen. Denk aan het opstellen en versturen van herinneringen en aanmaningen, nabellen en soms het inschakelen van een incassobureau. De wet noemt ze buitengerechtelijke incassokosten: alle kosten om je geld te innen zonder dat er een rechter aan te pas komt.
In de praktijk lopen drie termen door elkaar:
- Aanmaningskosten (of aanmaankosten): de gangbare naam voor de kosten die je op een aanmaning zet.
- Incassokosten: dezelfde kosten, meestal gebruikt zodra een incassobureau meedoet.
- Buitengerechtelijke incassokosten: de wettelijke term. Hier gaat de staffel over.
Hoe je ze ook noemt, wettelijk gaat het om één bedrag per openstaande factuur: niet per herinnering, zonder extra administratiekosten en nooit hoger dan de staffel toestaat. Een gewone betalingsherinnering is altijd gratis; pas als je klant daarna nog steeds niet betaalt, komen de aanmaningskosten in beeld.
Hoeveel aanmaningskosten mag je rekenen? (wettelijke staffel 2026)
De hoogte van de kosten staat sinds 1 juli 2012 vast in de Wet Incassokosten (WIK, artikel 6:96 BW) en het bijbehorende Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De percentages en grensbedragen zijn sindsdien niet aangepast, dus de staffel voor 2026 is dezelfde als in eerdere jaren.
| Deel van de hoofdsom | Percentage | Maximaal in deze schijf |
|---|---|---|
| Over de eerste €2.500 | 15% | €375 |
| Over de volgende €2.500 (van €2.500 tot €5.000) | 10% | €250 |
| Over de volgende €5.000 (van €5.000 tot €10.000) | 5% | €250 |
| Over de volgende €190.000 (van €10.000 tot €200.000) | 1% | €1.900 |
| Over alles boven €200.000 | 0,5% | tot het totaal van €6.775 is bereikt |
Twee grenzen gelden altijd:
- Het minimum is €40. Komt 15% van de factuur lager uit, dan mag je toch €40 rekenen.
- Het maximum is €6.775. Dat bereik je bij een hoofdsom van €1.000.000. Daarboven stijgen de kosten niet meer.
De staffel is cumulatief: je rekent per schijf het bijbehorende percentage en telt die bedragen op. De grondslag is de hoofdsom, dus het openstaande factuurbedrag inclusief btw. Rente en eerder gerekende kosten tel je niet mee.
Vier voorbeeldberekeningen
| Hoofdsom | Berekening | Aanmaningskosten |
|---|---|---|
| €100 | 15% x €100 = €15, maar het minimum is €40 | €40 |
| €500 | 15% x €500 | €75 |
| €3.000 | 15% x €2.500 (€375) + 10% x €500 (€50) | €425 |
| €12.000 | €375 + €250 + 5% x €5.000 (€250) + 1% x €2.000 (€20) | €895 |
Aanmaningskosten berekenen: rekentool
Vul het openstaande factuurbedrag in en kies of je klant een consument of een bedrijf is. Je ziet direct de wettelijke aanmaningskosten, inclusief de opbouw per schijf. Kun je zelf geen btw aftrekken, bijvoorbeeld omdat je vrijgestelde diensten levert of de KOR gebruikt? Vink dat aan en de tool telt 21% btw op.
Rekentool aanmaningskosten
Wettelijke staffel (WIK), minimum € 40,00, maximum € 6.775,00
Soort klant
Bijvoorbeeld bij vrijgestelde diensten of de KOR. Dan mag je 21% btw over de incassokosten rekenen, als je dat in je aanmaning vermeldt.
Wettelijke aanmaningskosten
€ 187,50
| 15% over € 1.250,00 | € 187,50 |
| Totaal aanmaningskosten | € 187,50 |
Consument: je mag dit bedrag pas rekenen nadat je een kosteloze 14-dagenbrief hebt gestuurd waarin precies dit bedrag staat, en de termijn is verstreken.
Het bedrag dat de tool laat zien, is precies het bedrag dat je in je 14-dagenbrief of aanmaning noemt. Rond niet af naar boven en tel er geen administratiekosten bij op.
Aanmaningskosten bij consumenten: de 14-dagenbrief
Verkoop je aan particulieren? Dan is de WIK dwingend recht. Je mag nooit meer rekenen dan de staffel, ook niet als je algemene voorwaarden iets anders zeggen. En je mag de kosten pas rekenen nadat je een 14-dagenbrief hebt gestuurd (artikel 6:96 lid 6 BW): een laatste, kosteloze aanmaning waarin je de klant nog veertien dagen geeft om te betalen.
Wat moet er in de 14-dagenbrief staan?
- Het openstaande bedrag, het factuurnummer en de oorspronkelijke vervaldatum.
- Een betaaltermijn van veertien dagen die ingaat op de dag na ontvangst van de brief.
- Het exacte bedrag aan incassokosten dat de klant verschuldigd wordt als hij niet betaalt, berekend volgens de staffel.
- Reken je btw over de kosten omdat je die zelf niet kunt aftrekken? Vermeld dat dan expliciet, inclusief het bedrag.
Wanneer gaat de termijn van 14 dagen in?
Hier gaat het vaak mis. De termijn begint pas op de dag na de dag waarop je klant de brief heeft ontvangen, niet op de datum boven de brief. Schrijf dus "binnen 14 dagen nadat u deze brief heeft ontvangen" en niet "binnen 14 dagen na dagtekening". De Hoge Raad heeft bepaald dat een brief met een te korte of onduidelijke termijn ongeldig is, en dan mag je helemaal geen incassokosten rekenen.
Je moet ook kunnen aantonen dat de brief is aangekomen: verstuur hem per e-mail én per post en bewaar een kopie. Betaalt de klant binnen de termijn een deel? Dan bereken je de kosten alleen over wat er daarna nog openstaat.
Aanmaningskosten bij zakelijke klanten (B2B)
Bij bedrijven en overheden geldt de WIK als aanvullend recht. Dat geeft je meer ruimte:
- Geen 14-dagenbrief verplicht. Zodra de betalingstermijn op je factuur is verstreken, is je klant in verzuim en mag je de incassokosten rekenen. Een herinnering vooraf is niet verplicht, maar wel verstandig voor de relatie.
- Vaste vergoeding van €40. Bij een handelstransactie heb je sowieso recht op €40, zonder dat je daarvoor hoeft aan te manen (artikel 6:96 lid 4 BW).
- Afwijken mag. In je algemene voorwaarden kun je een hogere vergoeding afspreken, bijvoorbeeld 15% van de hoofdsom met een minimum van €150. Dat werkt alleen als de klant je voorwaarden vooraf heeft geaccepteerd en de afspraak redelijk is. Een rechter kan onredelijk hoge kosten matigen.
- Niets afgesproken? Dan geldt gewoon de wettelijke staffel.
Zet de kostenregeling daarom op je factuur en in je algemene voorwaarden. Een zin als "Bij niet-tijdige betaling bent u buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd volgens de wettelijke staffel, met een minimum van €40, plus de wettelijke handelsrente" is voldoende. Welke betalingstermijn je mag hanteren, lees je in betalingstermijn factuur: de wettelijke regels.
Hoeveel herinneringen en aanmaningen stuur je voor incasso?
Wettelijk is het antwoord kort:
- Zakelijke klant: nul. Je hoeft geen enkele herinnering te sturen voordat je incassokosten rekent of een incassobureau inschakelt. De betalingstermijn op je factuur is genoeg.
- Consument: één, namelijk de 14-dagenbrief. Eerdere vriendelijke herinneringen zijn niet verplicht.
In de praktijk werkt een vaste opbouw in drie stappen het best, omdat de meeste klanten gewoon vergeten zijn te betalen en na één herinnering alsnog overmaken:
| Stap | Wanneer | Toon | Kosten |
|---|---|---|---|
| Betalingsherinnering | 3 tot 7 dagen na de vervaldatum | Vriendelijk, korte reminder met betaalgegevens | Geen |
| Aanmaning (bij consumenten: de 14-dagenbrief) | 7 tot 14 dagen na de herinnering | Zakelijk, met het exacte bedrag aan incassokosten | Nog niet |
| Laatste aanmaning | Zodra de termijn is verstreken | Formeel, kosten en rente staan erop | Staffelbedrag |
Betaalt de klant daarna nog steeds niet? Dan ga je zelf naar de kantonrechter of geef je de vordering uit handen aan een incassobureau. Lees het stappenplan bij een onbetaalde factuur en de uitleg over incasso voor die vervolgstappen. Is dezelfde klant structureel te laat? In wanbetaler: wanneer en wat doe je eraan lees je hoe je dat aanpakt.
Voorbeeld aanmaning met incassokosten
Hieronder zie je een complete aanmaning aan een consument die tegelijk als 14-dagenbrief dient. De factuur is €1.250, dus de incassokosten zijn 15% daarvan: €187,50.
Betreft: aanmaning factuur 2026-0142
Beste mevrouw Jansen,
Op 1 juli 2026 stuurden wij u factuur 2026-0142 van €1.250,00, met een betalingstermijn tot 31 juli 2026. Op 12 augustus 2026 ontving u hiervoor een betalingsherinnering. Tot op heden hebben wij geen betaling ontvangen.
Wij verzoeken u het openstaande bedrag van €1.250,00 alsnog over te maken binnen 14 dagen nadat u deze brief heeft ontvangen, op rekeningnummer [IBAN] ten name van [Bedrijfsnaam], onder vermelding van factuurnummer 2026-0142.
Betaalt u niet binnen deze termijn? Dan bent u naast de hoofdsom de wettelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van €187,50 (15% over €1.250,00), plus de wettelijke rente vanaf 1 augustus 2026. Wij geven de vordering dan uit handen aan een incassobureau.
Heeft u de factuur inmiddels betaald? Dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Heeft u vragen over de factuur, neem dan contact met ons op via [e-mailadres] of [telefoonnummer].
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Bedrijfsnaam]
Deze brief werkt omdat hij alles bevat wat de wet vraagt: factuurnummer, openstaand bedrag, veertien dagen ná ontvangst, het exacte bedrag aan incassokosten en hoe de klant die voorkomt. Minder maakt de brief ongeldig.
Voor een zakelijke klant vervang je de veertien dagen door een korte termijn naar keuze (bijvoorbeeld vijf werkdagen), noem je de wettelijke handelsrente en verwijs je naar de incassoregeling in je algemene voorwaarden. Voorbeeldteksten voor de eerste en tweede herinnering vind je bij betalingsherinnering sturen.
Wettelijke rente naast aanmaningskosten
Naast de incassokosten mag je wettelijke rente rekenen vanaf de dag na de vervaldatum van de factuur. Er zijn twee soorten:
| Soort rente | Voor wie | Percentage | Geldig sinds |
|---|---|---|---|
| Wettelijke rente (niet-handelstransacties) | Consumenten | 4% per jaar | 1 januari 2026 |
| Wettelijke handelsrente | Bedrijven en overheden | 10,4% per jaar | 1 juli 2026 |
De overheid stelt beide percentages elk half jaar opnieuw vast, op 1 januari en 1 juli. Check de actuele stand op rijksoverheid.nl voordat je een aanmaning verstuurt.
Rekenvoorbeeld: een zakelijke klant betaalt een factuur van €2.000 zestig dagen te laat. De handelsrente is dan €2.000 x 10,4% x 60/365 = €34,19. Samen met de incassokosten van €300 (15% over €2.000) vorder je €2.334,19. Rente en incassokosten reken je allebei over de hoofdsom, niet over elkaar heen.
Btw over aanmaningskosten?
Nee, meestal niet. Incassokosten zijn een vergoeding voor de schade die je lijdt door te late betaling, geen levering of dienst. Je zet er dus geen 21% bovenop en je geeft ze niet aan als belaste omzet in je btw-aangifte.
Er is één uitzondering. Kun je zelf geen btw aftrekken, bijvoorbeeld omdat je vrijgestelde diensten levert (zorg, onderwijs) of de kleineondernemersregeling gebruikt, en schakel je een incassobureau of deurwaarder in dat wél btw rekent? Dan is die btw voor jou een echte kostenpost. Het Besluit staat dan toe dat je de incassokosten verhoogt met het btw-percentage, op voorwaarde dat je dit in de 14-dagenbrief aankondigt. Van €75 wordt dan €90,75. In de rekentool zet je hiervoor het vinkje "ik kan zelf geen btw aftrekken" aan.
Veelgemaakte fouten
- Kosten per herinnering optellen. De staffel geldt één keer per openstaande factuur, niet per verstuurde brief.
- Een vast bedrag rekenen. "€50 administratiekosten" op een factuur van €150 is niet toegestaan: het maximum is daar €40. Bij zakelijke klanten mag een vast bedrag alleen als het in je voorwaarden staat en redelijk is.
- Kosten rekenen op de eerste herinnering. Een betalingsherinnering is gratis. Aanmaningskosten komen pas na de 14-dagenbrief (consument) of na de betalingstermijn (zakelijk).
- Een foute termijn in de 14-dagenbrief. "Binnen 14 dagen na dagtekening" maakt de brief ongeldig en je aanspraak op de kosten vervalt.
- Kosten rekenen bij een terechte betwisting. Klopt er echt iets niet aan de factuur, dan is de klant niet in verzuim en zijn er geen incassokosten verschuldigd. Los eerst het geschil op.
Herinneringen en aanmaningen automatisch versturen met TRONVoice
Handmatig bijhouden wie wanneer welke herinnering kreeg, is precies het werk dat erbij inschiet. In TRONVoice zet je per administratie een herinneringsschema aan met meerdere stappen, bijvoorbeeld op de vervaldatum, 7 dagen later en 14 dagen later. Je gebruikt je eigen onderwerp en tekst, met variabelen voor de klantnaam, het factuurnummer, het openstaande bedrag, de vervaldatum en de betaallink. Vervallen facturen krijgen automatisch een opvolging en je ziet per factuur wat er is verstuurd. Het bedrag aan incassokosten reken je uit met de tool hierboven en zet je in je aanmaningstekst.
Nog beter is voorkomen dat je hoeft aan te manen. Met online betalen via iDEAL | Wero zit er een betaallink in elke factuur, zodat je klant direct kan afrekenen. Voor terugkerende facturen laat je het bedrag met automatische incasso via SEPA afschrijven. Zo hoort het bij goed debiteurenbeheer: eerst makkelijk maken om te betalen, dan pas herinneren.
Alles zit in dezelfde factuursoftware als waarmee je factureert, zonder abonnement. Bekijk de prijzen of start met €2,50 tegoed en stel je herinneringen vandaag nog in.
Veelgestelde vragen
Wat zijn aanmaningskosten?
Aanmaningskosten zijn de kosten die je aan een klant doorberekent voor het innen van een factuur die niet op tijd is betaald. De wet noemt ze buitengerechtelijke incassokosten en bepaalt de maximale hoogte via een staffel: minimaal €40 en maximaal €6.775 per openstaande factuur.
Hoeveel aanmaningskosten mag je rekenen?
Je rekent 15% over de eerste €2.500 van de hoofdsom, 10% over de volgende €2.500, 5% over de volgende €5.000, 1% over de volgende €190.000 en 0,5% over de rest. Het minimum is €40, het maximum €6.775. Bij een factuur van €500 zijn de kosten dus €75, bij €3.000 zijn ze €425.
Zijn aanmaningskosten wettelijk geregeld?
Ja. De Wet Incassokosten (artikel 6:96 BW) en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten bepalen sinds 2012 de maximale hoogte. Voor consumenten is de regeling dwingend recht. Voor zakelijke klanten mag je er in je algemene voorwaarden van afwijken, zolang de afspraak redelijk is.
Mag ik kosten rekenen voor een betalingsherinnering?
Nee. Een betalingsherinnering is gratis. Je mag pas kosten rekenen als de klant na de 14-dagenbrief (consument) of na het verstrijken van de betalingstermijn (zakelijk) nog steeds niet heeft betaald. Ook "administratiekosten" voor een herinnering zijn niet toegestaan.
Hoeveel herinneringen moet ik sturen voor een aanmaning?
Wettelijk geen enkele. Bij consumenten is alleen de 14-dagenbrief verplicht voordat je kosten mag rekenen; bij zakelijke klanten is zelfs die niet nodig. In de praktijk stuur je meestal één vriendelijke herinnering, daarna een aanmaning en tot slot een laatste aanmaning.
Hoeveel aanmaningen moet ik sturen voor incasso?
Bij een zakelijke klant mag je direct na de betalingstermijn een incassobureau inschakelen. Bij een consument moet je eerst de 14-dagenbrief sturen en de termijn laten verstrijken. Meer aanmaningen zijn niet verplicht, maar een laatste aanmaning met kosten en rente erop voorkomt vaak dat het zover komt.
Mag ik een vast bedrag aan aanmaningskosten rekenen?
Bij consumenten niet: je moet de staffel volgen en mag nooit meer rekenen dan die toestaat. Bij zakelijke klanten mag een vast bedrag of een hoger percentage wel, als het vooraf in je algemene voorwaarden staat en de klant die heeft geaccepteerd. Een rechter kan een onredelijk hoog bedrag alsnog verlagen.
Mag ik aanmaningskosten rekenen als de klant de factuur betwist?
Als de klant de factuur terecht betwist, bijvoorbeeld omdat het bedrag of de levering niet klopt, is hij niet in verzuim en mag je geen incassokosten rekenen. Betwist hij de factuur onterecht, dan gelden de gewone regels en blijven de kosten verschuldigd.
Moet ik btw rekenen over aanmaningskosten?
Nee, incassokosten zijn een schadevergoeding en geen omzet, dus je rekent er geen btw over. Alleen als je zelf geen btw kunt aftrekken en een incassobureau inschakelt dat btw rekent, mag je de kosten met 21% verhogen. Dat moet je dan wel in de 14-dagenbrief vermelden.
Mag ik aanmaningskosten kwijtschelden?
Ja, de staffel is een maximum, geen verplichting. Veel ondernemers laten de kosten vallen als een goede klant na de aanmaning direct betaalt. Wees wel consequent: kondig alleen kosten aan die je bij niet-betaling ook daadwerkelijk rekent.
Conclusie
Aanmaningskosten berekenen is geen giswerk: de staffel bepaalt precies wat je mag rekenen, met een minimum van €40 en een maximum van €6.775. Bij consumenten stuur je eerst een correcte 14-dagenbrief met het exacte bedrag erin, bij zakelijke klanten mag je meteen na de betalingstermijn rekenen. Reken het bedrag uit met de tool, zet het in je aanmaning en laat de herinneringen daarna automatisch lopen.
