Factuur eisen Belastingdienst 2026: wat moet er verplicht op je factuur?

Op een factuur moeten volgens de Belastingdienst verplicht staan: je bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer, je BTW-identificatienummer, naam en adres van je klant, de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, een duidelijke omschrijving, de leverdatum, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de BTW niet aftrekken.

In het kort

• De Belastingdienst stelt 12 verplichte gegevens aan een factuur, van je bedrijfsgegevens tot het totaalbedrag inclusief BTW.
• Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn: meerdere reeksen mogen, gaten in een reeks niet.
• Je factureert uiterlijk op de 15e van de maand na de maand waarin je hebt geleverd.
• Bij BTW verlegd, de margeregeling, de KOR en een creditnota hoort een extra verplichte vermelding op de factuur.
• Zonder de verplichte gegevens mag je klant de BTW niet aftrekken en kun jij bij een controle een boete krijgen.
• Je bewaart facturen minimaal 7 jaar, bij vastgoed 10 jaar.

In dit artikel leg ik precies uit wat er op je factuur moet staan en waarom.

Waarom stelt de Belastingdienst eisen aan facturen?

Een factuur is niet zomaar een papiertje. Het is een officieel document voor de BTW-administratie. Zowel voor jou als voor je klant.

Jij moet BTW afdragen over wat je factureert. Je klant mag die BTW aftrekken, maar alleen als de factuur aan alle eisen voldoet. Ontbreekt er iets? Dan mag de BTW niet worden afgetrokken.

Daarom controleert de Belastingdienst of facturen compleet zijn. En daarom moet jij zorgen dat alle verplichte gegevens erop staan.

De 12 verplichte gegevens op een factuur

Dit moet er minimaal op je factuur staan:

1. Je bedrijfsgegevens

Volledige naam van je onderneming en het adres waar je bedrijf gevestigd is. Alleen een postbus is niet voldoende. Het moet het fysieke vestigingsadres zijn.

2. Je KvK-nummer

Het nummer waaronder je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dit is verplicht op alle zakelijke correspondentie, inclusief facturen.

3. Je BTW-identificatienummer

Het nummer dat begint met NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en nog 2 cijfers. Bijvoorbeeld: NL123456789B01. Dit nummer is verplicht tenzij je onder de KOR valt.

4. Gegevens van je klant

Naam en adres van degene aan wie je factureert. Bij zakelijke klanten: het adres waar het bedrijf gevestigd is. Bij particulieren: hun woonadres.

5. BTW-nummer van je klant (soms)

Bij leveringen aan zakelijke klanten in andere EU-landen is het BTW-nummer van je klant verplicht. Ook bij bepaalde binnenlandse transacties kan het nodig zijn.

6. Factuurdatum

De datum waarop je de factuur uitreikt. Dit is niet per se de datum waarop je hebt geleverd. Je hebt tot de 15e van de maand na levering om te factureren.

7. Uniek factuurnummer

Elke factuur krijgt een uniek nummer. De nummers moeten opeenvolgend zijn. Je mag meerdere reeksen gebruiken, maar binnen elke reeks geen gaten.

Een populaire methode: het jaartal gevolgd door een volgnummer. Dus 2026-001, 2026-002, enzovoort.

8. Omschrijving van de levering

Wat heb je geleverd of welke dienst heb je verricht? De omschrijving moet duidelijk genoeg zijn om te begrijpen waar de factuur over gaat.

Bij goederen: soort en hoeveelheid (bijvoorbeeld "100 visitekaartjes" of "5 bureaustoelen").

Bij diensten: aard van de dienst (bijvoorbeeld "webdesign homepage" of "adviesgesprek 2 uur").

9. Datum van levering

Wanneer heb je geleverd? Dit kan dezelfde datum zijn als de factuurdatum, maar dat hoeft niet. Bij een vooruitbetaling vermeld je de datum van de vooruitbetaling.

10. Bedrag exclusief BTW

Het bedrag dat je in rekening brengt, zonder BTW. Bij meerdere producten of diensten met verschillende BTW-tarieven vermeld je de bedragen per tarief apart.

11. BTW-tarief en BTW-bedrag

In Nederland kennen we drie tarieven:

• 21% - standaardtarief voor de meeste producten en diensten
• 9% - verlaagd tarief voor onder andere voedingsmiddelen, boeken en bepaalde diensten
• 0% - voor export en specifieke vrijstellingen

Vermeld per regel welk tarief van toepassing is. Onderaan som je de totale BTW op.

12. Totaalbedrag inclusief BTW

Het eindbedrag dat je klant moet betalen. BTW-bedrag plus het bedrag exclusief BTW.

Aanvullende eisen in specifieke situaties

Naast de standaardeisen zijn er situaties waarin extra informatie vereist is. Dit overzicht laat per situatie zien welke vermelding je toevoegt:

Bij verlegging van BTW

Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land? Dan is de BTW vaak verlegd. Vermeld op je factuur: "BTW verlegd naar afnemer" of de officiële term "Intracommunautaire levering". Lees meer in onze volledige gids over BTW-verlegd facturen.

Bij de margeregeling

Verkoop je tweedehands goederen onder de margeregeling? Vermeld dan: "Bijzondere regeling - gebruikte goederen" (of de specifieke variant die van toepassing is).

Bij de KOR

Val je onder de Kleine Ondernemersregeling? Dan factureer je zonder BTW, maar je btw-id blijft gewoon op de factuur staan. Vermeld op je factuur: "Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 van de Wet op de omzetbelasting 1968". Hoe zo'n factuur er precies uitziet, lees je in het stappenplan voor een factuur zonder btw.

Bij creditnota's

Een creditnota is een correctie op een eerdere factuur. Vermeld altijd naar welke factuur de creditnota verwijst (factuurnummer en datum).

Wat als er gegevens ontbreken?

Ontbreken er verplichte gegevens op je factuur? Dan zijn er verschillende risico's:

Voor jou:

• De Belastingdienst kan de factuur afkeuren bij een controle
• Je kunt een boete krijgen voor het niet naleven van de factuureisen
• Het kan invloed hebben op je BTW-aangifte

Voor je klant:

• De BTW op de factuur mag niet worden afgetrokken
• Je klant moet extra BTW betalen of een correctie doen

Kortom: zorg dat je facturen compleet zijn. Het bespaart gedoe achteraf.

Veelgemaakte fouten

Deze fouten zie ik het vaakst:

Geen unieke factuurnummers

Elke factuur moet een uniek nummer hebben. Geen dubbele nummers, geen gaten in de reeks. Facturatiesoftware regelt dit automatisch, maar bij handmatig factureren gaat het vaak mis.

Onduidelijke omschrijvingen

"Werkzaamheden" of "Diensten februari" is te vaag. Beschrijf concreet wat je hebt gedaan. Je klant moet het snappen, en de inspecteur ook.

Verkeerde of ontbrekende BTW-nummers

Je eigen BTW-nummer vergeten? Niet handig. Het BTW-nummer van je zakelijke klant vergeten bij EU-leveringen? Dat kan problemen geven met de verlegging.

Factuurdatum vs. leverdatum

Dit zijn twee verschillende dingen. De factuurdatum is wanneer je factureert. De leverdatum is wanneer je hebt geleverd. Beide moeten op de factuur staan als ze verschillen.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Je bent verplicht je facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Voor vastgoed geldt een termijn van 10 jaar.

Dit geldt voor zowel uitgaande als inkomende facturen. Digitaal bewaren mag, zolang de facturen leesbaar blijven en je ze kunt overleggen bij een controle.

Met facturatiesoftware worden je facturen automatisch opgeslagen. Handmatig factureren? Zorg voor een goede backup en organisatie.

E-facturatie: nieuwe ontwikkelingen

De regels veranderen. E-facturatie via Peppol wordt steeds belangrijker. In België is e-facturatie voor B2B-transacties sinds 1 januari 2026 verplicht. In Nederland geldt de verplichting nu alleen voor facturen aan de Rijksoverheid; een algemene B2B-verplichting is er nog niet, maar via het EU-pakket ViDA wordt e-facturatie voor B2B-handel binnen de EU vanaf 1 juli 2030 verplicht. De actuele stand lees je in E-facturatie verplicht in Nederland.

Bij e-facturatie worden factuurgegevens elektronisch uitgewisseld in een gestandaardiseerd formaat (UBL). Dit vereenvoudigt de controle op de verplichte gegevens, want het systeem checkt automatisch of alles aanwezig is.

Bereid je hier alvast op voor. Check of je facturatiesoftware e-facturatie ondersteunt. TRONVoice voegt bij elke factuurmail al een UBL-e-factuur toe, zodat je klant de factuur direct kan inlezen.

Checklist: voldoet je factuur aan de eisen?

Loop deze lijst door voordat je je factuur verstuurt:

• [ ] Je bedrijfsnaam en adres staan erop
• [ ] Je KvK-nummer staat erop
• [ ] Je BTW-nummer staat erop (of vermelding KOR)
• [ ] Naam en adres van je klant staan erop
• [ ] De factuurdatum staat erop
• [ ] Er is een uniek, opeenvolgend factuurnummer
• [ ] De omschrijving is duidelijk en compleet
• [ ] De leverdatum staat erop (als die afwijkt van de factuurdatum)
• [ ] Het bedrag exclusief BTW staat erop
• [ ] Het BTW-tarief en BTW-bedrag staan erop
• [ ] Het totaalbedrag inclusief BTW staat erop
• [ ] Bij EU-leveringen: BTW-nummer klant en verleggingsvermelding

Wil je zien hoe dit er op een echte factuur uitziet? Bekijk de voorbeeldfactuur met alle verplichte gegevens.

Veelgestelde vragen

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Volgens de Belastingdienst zijn dat 12 gegevens: je bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer, je BTW-identificatienummer, naam en adres van je klant, de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, een duidelijke omschrijving, de leverdatum, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW. Bij EU-leveringen aan zakelijke klanten komt daar hun BTW-nummer bij.

Moet mijn KvK-nummer op de factuur staan?

Ja. Je KvK-nummer is verplicht op alle zakelijke correspondentie, dus ook op je facturen. Zet het bij je bedrijfsgegevens, naast je bedrijfsnaam en vestigingsadres.

Mag ik een factuur sturen zonder BTW-nummer?

Nee. Ook als je onder de kleineondernemersregeling (KOR) of een vrijstelling valt, heb je een btw-identificatienummer en zet je dat op de factuur. Het verschil is dat je geen btw rekent en de reden vermeldt, bij de KOR: "Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 van de Wet op de omzetbelasting 1968". Een factuur zonder btw-id is in alle gevallen ongeldig.

Wanneer moet ik een factuur uiterlijk versturen?

Uiterlijk op de 15e van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. De factuurdatum is de dag waarop je de factuur uitreikt. Wijkt de leverdatum daarvan af, dan vermeld je die apart op de factuur.

Mag een factuurnummer gaten hebben?

Nee. Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn, zonder gaten in de reeks. Je mag wel meerdere reeksen naast elkaar gebruiken, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 enzovoort, zolang elke reeks doorloopt.

Wat gebeurt er als er gegevens op mijn factuur ontbreken?

De Belastingdienst kan de factuur bij een controle afkeuren en je kunt een boete krijgen. Je klant mag de BTW op een onvolledige factuur niet aftrekken. Ontdek je een fout, dan corrigeer je die met een creditnota en een nieuwe, complete factuur.

Conclusie

De factuureisen van de Belastingdienst zijn niet ingewikkeld, maar wel belangrijk. Zorg dat alle verplichte gegevens op je factuur staan. Zo voorkom je problemen bij een controle en kan je klant de BTW gewoon aftrekken.

Met een goed factuurprogramma worden de meeste gegevens automatisch ingevuld. Je hoeft alleen nog de specifieke details van de levering toe te voegen.

Wil je zeker weten dat je facturen aan alle eisen voldoen? Probeer TRONVoice en maak facturen die automatisch aan de Belastingdienst-eisen voldoen.