Uren factureren als zzp'er: voorbeeld urenfactuur en stappenplan

Uren factureren doe je door per factuurregel het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met je uurtarief, met een korte omschrijving en de periode erbij. Je telt de regels op tot een subtotaal, rekent daar 21% btw over en voegt een urenspecificatie toe als bijlage. Verder gelden de gewone factuureisen: factuurnummer, factuurdatum, je KvK-nummer en btw-id.

Hieronder vind je een compleet voorbeeld van een urenfactuur en een urenspecificatie, een stappenplan en antwoorden op de vragen die zzp'ers het vaakst stellen: pauzes, reistijd, afronden, btw en wat je doet als een klant je uren betwist.

In het kort

• Zet elke soort werk als aparte factuurregel: omschrijving, periode, aantal uren, uurtarief en bedrag.
• Voeg een urenspecificatie per dag toe als bijlage.
• Reken 21% btw over het subtotaal, tenzij je onder de KOR valt of een vrijstelling hebt.
• Spreek vooraf af hoe je afrondt en of je reistijd en pauzes in rekening brengt.
• Factureer direct na afloop van de periode, uiterlijk op de 15e van de maand erna.
• Stuur je factuur met een betaallink, dan ben je sneller betaald.

Uren factureren: zo doe je het (stappenplan)

Een urenfactuur is een gewone factuur waarop je je uren als factuurregels zet. Het verschil zit in de specificatie: je klant wil precies zien waar de uren aan zijn besteed. Zo pak je het aan.

1. Maak vooraf afspraken. Leg in je offerte vast wat je uurtarief is, hoe je afrondt, of je reistijd en pauzes rekent en wanneer je factureert.
2. Houd je uren bij per dag. Noteer direct wat je hebt gedaan en hoeveel tijd het kostte. Dezelfde registratie heb je nodig voor het urencriterium.
3. Groepeer je uren in factuurregels. Bundel per soort werk, bijvoorbeeld "Schrijven blogartikelen, 14,5 uur". De losse dagen komen in de urenspecificatie.
4. Vul per regel de uren en het uurtarief in. Aantal uren x uurtarief = bedrag per regel. Vermeld ook de periode.
5. Voeg de urenspecificatie toe. Een tabel met datum, werkzaamheden en uren. Het totaal moet gelijk zijn aan de uren op de factuur.
6. Bereken btw en totaal. Tel de regels op tot het subtotaal, reken daar 21% btw over en zet het totaal inclusief btw eronder.
7. Controleer de verplichte gegevens en verstuur. Factuurnummer, datum, je gegevens, de klantgegevens en de betalingstermijn.

Hoe je zo'n factuur van begin tot eind opbouwt, lees je in ons stappenplan factuur maken als zzp'er. Hieronder zie je het resultaat.

Voorbeeld urenfactuur zzp

Dit voorbeeld is van een freelance marketeer die in augustus 32 uur voor een klant heeft gewerkt tegen een uurtarief van 75 euro. Namen en bedragen zijn fictief, de opbouw is zoals een urenfactuur er in de praktijk uitziet.

Factuurgegevens

• Van: Sanne de Vries Marketing, Stationsstraat 12, 3511 AB Utrecht, KvK 87654321, btw-id NL004123456B56
• Aan: Bakkerij De Korenaar B.V., Marktplein 4, 3811 LM Amersfoort
• Factuurnummer: 2026-0042
• Factuurdatum: 31 augustus 2026
• Betreft: Marketingwerkzaamheden augustus 2026
• Betalingstermijn: 14 dagen, vervaldatum 14 september 2026

Factuurregels

Onder aan de factuur staat de betaalinstructie: "Betaal binnen 14 dagen op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. S. de Vries, onder vermelding van factuurnummer 2026-0042" en de verwijzing "Bijlage: urenspecificatie augustus 2026".

Wil je zien hoe alle onderdelen van een gewone factuur op hun plek staan? Bekijk dan onze voorbeeld factuur.

Urenspecificatie voorbeeld

De urenspecificatie is de bijlage bij je urenfactuur. Hierin staat per dag wat je hebt gedaan en hoeveel uur het kostte. Je klant kan zo elke factuurregel controleren en jij hebt bewijs bij discussie. Zo ziet de specificatie bij de factuur hierboven eruit:

Drie tips voor je eigen specificatie:

• Gebruik dezelfde benamingen als op de factuur, dan ziet je klant direct welke dagen bij welke factuurregel horen.
• Houd het kort. Een paar woorden per dag is genoeg, je schrijft geen verslag.
• Werk je voor meerdere opdrachtgevers? Maak per klant een aparte specificatie, nooit één gecombineerde lijst.

Wat moet er op een urenfactuur staan?

Een urenfactuur moet aan dezelfde eisen voldoen als elke andere factuur. De Belastingdienst stelt deze gegevens verplicht:

• Je bedrijfsnaam en adres
• Je KvK-nummer en btw-identificatienummer
• Naam en adres van je klant
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
• De factuurdatum
• De datum of periode waarin je de diensten hebt geleverd
• Een omschrijving van de diensten, hier: de werkzaamheden, het aantal uren en het uurtarief
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw

Niet verplicht, maar wel verstandig: je IBAN, de vervaldatum, een verwijzing naar de urenspecificatie en het inkoopordernummer van je klant. Grotere opdrachtgevers betalen een factuur zonder hun ordernummer vaak niet uit. Alle eisen op een rij vind je op onze pagina over factuureisen.

Per uur, per dag of per project factureren?

Uren factureren is niet de enige manier om je werk in rekening te brengen. Welke vorm past, hangt af van hoe goed je vooraf kunt inschatten hoeveel werk het is.

In de praktijk combineren veel zzp'ers deze vormen: een vaste prijs voor het project en een uurtarief voor meerwerk. Zet dan elk onderdeel als aparte regel op de factuur. Werk je met een dagtarief? Dan zet je "1 dag" of "0,5 dag" in de kolom aantal en je dagtarief in de kolom tarief. Spreek wel vooraf af hoeveel uur een dag is.

Maandelijks uren factureren: wanneer en hoe

De meeste zzp'ers die op uurbasis werken, factureren één keer per maand. Dat is overzichtelijk voor je klant en beperkt je administratie tot twaalf facturen per opdrachtgever per jaar.

Wanneer stuur je de factuur? Direct na afloop van de maand. Er zit ook een wettelijke grens aan: je moet een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je het werk hebt gedaan versturen. Uren van augustus factureer je dus uiterlijk op 15 september.

Hoe doe je het slim?

• Gebruik een vaste periode-omschrijving, zoals "Werkzaamheden augustus 2026". Zo voorkom je dubbele of vergeten facturen.
• Laat je klant tussentijds akkoord geven op je uren, bijvoorbeeld wekelijks per mail. Dan is de maandfactuur nooit een verrassing.
• Draai je bij een grotere opdracht veel uren per week? Dan kun je ook wekelijks factureren. Je bent sneller betaald en het bedrag per factuur blijft kleiner.
• Werk je met een vast aantal uren per maand, zoals een strippenkaart of onderhoudscontract? Stel de factuur dan één keer in als terugkerende factuur.

Pauzes, reistijd en reiskosten factureren

Hier ontstaan de meeste discussies, dus zet je afspraken hierover in je offerte.

Pauzes factureer je normaal gesproken niet. Een lunchpauze van een half uur haal je van je gewerkte uren af. Vraagt de klant je om door te werken tijdens het eten, dan zijn het gewoon gewerkte uren.

Reistijd mag je factureren als je dat hebt afgesproken. Gangbare varianten:

• Reistijd niet rekenen, maar verwerken in een iets hoger uurtarief
• Reistijd rekenen tegen je normale tarief, bijvoorbeeld alleen boven een bepaald aantal kilometers
• Reistijd rekenen tegen een lager tarief, bijvoorbeeld de helft van je uurtarief

Zet reistijd altijd als aparte factuurregel op de factuur, bijvoorbeeld "Reistijd Utrecht-Amersfoort retour, 2 x 1 uur". Nooit verstopt in je gewerkte uren.

Reiskosten zijn iets anders dan reistijd. Je kunt een kilometervergoeding rekenen, de werkelijke kosten van een treinkaartje doorberekenen of een vast bedrag afspreken. Over doorberekende reiskosten reken je hetzelfde btw-tarief als over je uren, dus meestal 21%. Hoe dat precies zit met btw en kilometervergoeding, lees je in ons artikel over reiskosten factureren als zzp'er.

Btw over gefactureerde uren

Over gewerkte uren reken je in bijna alle gevallen 21% btw. Je berekent de btw over het subtotaal van alle regels samen, niet per regel afzonderlijk. Zo voorkom je afrondingsverschillen. Er zijn een paar uitzonderingen:

• Je valt onder de KOR. Dan reken je geen btw en vermeld je geen btw-bedrag. Je zet op de factuur dat je bent vrijgesteld. Hoe zo'n factuur eruitziet, lees je in ons stappenplan voor een factuur zonder btw.
• Je diensten zijn vrijgesteld. Bijvoorbeeld bepaalde zorg, onderwijs of journalistiek werk. Ook dan: geen btw, wel een vermelding van de vrijstelling.
• Je klant is een bedrijf in een ander EU-land. Dan verleg je de btw meestal naar de klant. Je zet "btw verlegd" en het btw-nummer van je klant op de factuur.
• Het lage tarief van 9% komt bij uren weinig voor, maar geldt bijvoorbeeld voor kappers en fietsreparatie.

Twijfel je? Check het tarief voordat je verstuurt. Een fout betekent een creditnota en een nieuwe factuur.

Uurtarief bepalen

Je uurtarief is het getal waar de hele urenfactuur op draait. Een tarief dat te laag is, krijg je bij dezelfde klant later lastig omhoog. Tel daarom niet alleen wat je wilt overhouden, maar ook je bedrijfskosten, niet-declarabele uren, vakantie en ziekte, pensioen, een buffer en belasting. Deel het totaal door je declarabele uren per jaar en je hebt een ondergrens.

Wil je het stap voor stap doorrekenen? Gebruik dan onze handleiding uurtarief berekenen als zzp'er.

Veelgemaakte fouten bij uren factureren

1. Alleen een totaal vermelden. "Werkzaamheden, 40 uur" zonder specificatie roept vragen op en vertraagt de betaling. Splits per soort werk en voeg een urenspecificatie toe.
2. Geen periode op de factuur. Zonder "augustus 2026" weet je klant niet om welke maand het gaat en loop je risico op dubbele of vergeten facturen.
3. Uren achteraf reconstrueren. Wie aan het einde van de maand pas gaat terugrekenen, vergeet uren of factureert te veel. Houd je uren per dag bij.
4. Afronden in je eigen voordeel zonder afspraak. Elke tien minuten naar een half uur afronden valt op. Spreek de afronding vooraf af en pas die consequent toe.
5. Btw over het verkeerde bedrag. Reken de btw over het subtotaal exclusief btw, nooit over het totaal.
6. Te lang wachten met versturen of herinneren. Elke week dat je factuur blijft liggen, ben je een week later betaald. Is de vervaldatum voorbij, stuur dan een vriendelijke betalingsherinnering.

Uren factureren in TRONVoice

Je kunt een urenfactuur prima in Word of Excel maken. Maar de tabellen hierboven laten ook zien waar het misgaat: bedragen doorrekenen, btw berekenen, factuurnummers bijhouden en daarna controleren of er betaald is. Met factuursoftware doe je dat in een paar klikken. Zo werkt uren factureren in TRONVoice:

• Uren als factuurregel. Je voegt een regel toe met omschrijving, aantal uren en uurtarief. Bedrag per regel, subtotaal, btw en totaal rekenen we automatisch door.
• Veelgebruikte regels opslaan. Je uurtarief, reistijdtarief of dagtarief sla je één keer op en kies je bij de volgende factuur uit een lijstje.
• Klantgegevens onthouden. Adres, btw-nummer en betalingstermijn staan klaar zodra je de klant kiest.
• Betaallink op de factuur. Je klant betaalt direct via iDEAL | Wero, Bancontact of creditcard. Bekijk hoe online betalingen werken.
• Automatische herinneringen. Is de vervaldatum voorbij, dan sturen we automatisch een herinnering.
• Terugkerende urenfacturen. Een vast aantal uren per maand? Zet de factuur op herhaling.

Je betaalt geen abonnement, maar per verstuurde factuur. Op onze prijzenpagina zie je hoe dat werkt. Wil je eerst zien hoe een zzp-factuur in TRONVoice eruitziet? Kijk op onze pagina over factureren als zzp'er.

Veelgestelde vragen

Hoe factureer ik mijn uren als zzp'er?

Je zet je gewerkte uren als factuurregels op een gewone factuur: per regel een omschrijving van het werk, de periode, het aantal uren, je uurtarief en het bedrag. Daaronder komen het subtotaal, 21% btw en het totaal. Voeg een urenspecificatie per dag toe en controleer of alle verplichte factuurgegevens erop staan.

Moet ik een urenspecificatie meesturen?

Wettelijk verplicht is het niet, zolang de omschrijving op de factuur duidelijk maakt welke diensten je hebt geleverd. In de praktijk vragen de meeste opdrachtgevers er wel om, en het is in je eigen belang: met een specificatie per dag voorkom je discussie en wordt je factuur sneller goedgekeurd.

Mag ik pauze factureren?

Nee, tenzij je dat uitdrukkelijk hebt afgesproken. Pauze is geen werktijd, dus je lunchpauze haal je van je gewerkte uren af. Werk je door tijdens de lunch omdat de klant dat vraagt, dan zijn het gewoon gewerkte uren die je factureert.

Mag ik reistijd factureren?

Ja, als je dat vooraf hebt afgesproken. Veel zzp'ers rekenen reistijd tegen een lager tarief of alleen boven een bepaalde afstand, anderen verwerken het in hun uurtarief. Zet reistijd altijd als aparte regel op de factuur, zodat je klant ziet wat werk is en wat reizen.

Rond ik uren af per kwartier?

Er is geen wettelijke regel voor afronden. Per kwartier is het meest gebruikelijk, sommige zzp'ers werken met blokken van zes of tien minuten. Belangrijker dan de eenheid is dat je het vooraf afspreekt en consequent toepast. Elke korte klus naar een half uur afronden valt op en kost vertrouwen.

Hoe factureer ik uren zonder btw (KOR)?

Val je onder de kleineondernemersregeling, dan zet je geen btw op je factuur. Je vermeldt alleen het bedrag en zet erbij dat je bent vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 Wet OB. De rest van de factuur, inclusief de urenspecificatie, blijft hetzelfde.

Kan ik uren achteraf factureren?

Ja, uren factureer je vrijwel altijd achteraf, na afloop van de week, de maand of de opdracht. Let wel op de wettelijke termijn: uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je het werk deed. Ben je uren vergeten? Die zet je op een volgende factuur, met een duidelijke omschrijving en periode.

Wat als de klant mijn uren betwist?

Ga eerst het gesprek aan en leg je urenspecificatie ernaast. Meestal gaat de discussie over één of twee regels, niet over de hele factuur. Kom je eruit, maak dan een creditnota voor het deel dat vervalt. Kom je er niet uit, laat dan het onbetwiste deel betalen en praat over de rest verder. Voorkom dit door je klant wekelijks akkoord te laten geven op je uren.

Conclusie

Uren factureren is niet ingewikkeld als je het gestructureerd aanpakt: per soort werk een factuurregel met uren en uurtarief, een urenspecificatie als bijlage, 21% btw over het subtotaal en alle verplichte gegevens erop. Maak vooraf afspraken over afronden, pauzes en reistijd, en verstuur direct na afloop van de periode.

Wil je je urenfactuur niet meer in Excel bij elkaar rekenen? In TRONVoice zet je je uren als factuurregels, rekenen we btw en totaal automatisch door en betaalt je klant via de betaallink. Start met €2,50 tegoed en maak je eerste urenfactuur.