Kan ik een factuur sturen zonder KvK-inschrijving?
Ja, een factuur sturen zonder KvK-inschrijving mag, maar alleen voor incidenteel werk waarmee je geen onderneming drijft. Je laat het KvK-nummer weg en rekent geen btw. Werk je structureel en met winstoogmerk, dan ben je ondernemer en is inschrijving bij de Kamer van Koophandel verplicht voordat je factureert.
In het kort
- Zonder KvK-inschrijving mag je factureren voor incidentele inkomsten; structureel werk met winstoogmerk vereist eerst inschrijving.
- De KvK hanteert drie criteria: zelfstandig leveren, prijzen die echt inkomen opleveren en regelmatig leveren aan anderen dan familie of vrienden.
- Op een factuur zonder KvK-nummer zet je je naam en adres, de gegevens van de ontvanger, de datum, een omschrijving en het bedrag, zonder btw.
- Incidentele inkomsten geef je op in je aangifte inkomstenbelasting, meestal als resultaat uit overige werkzaamheden.
- Een kwitantie is een ontvangstbewijs zonder btw en volstaat vaak bij incidentele verkopen.
- Niet inschrijven terwijl je aan de criteria voldoet, is strafbaar op grond van de Wet op de economische delicten.
Wanneer moet je je inschrijven bij de KvK?
De Kamer van Koophandel hanteert drie criteria. Voldoe je aan alle drie, dan heb je een onderneming en moet je je inschrijven:
- Je levert zelfstandig producten of diensten, of je bent je daarop aan het voorbereiden.
- Je vraagt prijzen die echt inkomen opleveren, dus meer dan alleen kostendekkend.
- Je levert regelmatig aan anderen dan alleen familie of vrienden.
Twijfel je? Dan helpen vier extra vragen. Beantwoord je die met ja, dan wijst dat richting een verplichte inschrijving:
- Investeer je tijd of geld, of huur je mensen in?
- Werk je vaak en langere uren aan je activiteiten?
- Heb je meerdere opdrachtgevers, of zoek je daar actief naar?
- Bepaal je zelf hoe, waar en wanneer je werkt?
Belangrijk: als je aan de criteria voldoet maar je tóch niet inschrijft, is dat strafbaar op grond van de Wet op de economische delicten. Inschrijven is dus geen vrije keuze. Sta je op het punt om te starten, loop dan eerst de checklist voor het starten als zzp'er door.
Incidenteel werk: factureren zonder KvK
Voldoe je niet aan de ondernemerscriteria, bijvoorbeeld omdat je één keer een klus doet of af en toe iets verkoopt, dan kún je je niet eens inschrijven bij de KvK. Je hebt namelijk geen onderneming.
Dat betekent niet dat je niks hoeft te doen. De inkomsten geef je op bij je aangifte inkomstenbelasting, meestal als "resultaat uit overige werkzaamheden". Je verdient er geld mee, dus de Belastingdienst wil het weten. Voor dat soort incidentele inkomsten mag je een factuur sturen, maar zonder btw, omdat je geen btw-ondernemer bent.
Groeit je bijverdienste uit tot iets structureels? Dan kantelt je situatie en word je alsnog ondernemer. Op dat moment is het tijd om je in te schrijven en serieus na te denken over welke software bij je past.
De kwitantie als alternatief
Wil je iets simpels meegeven als betaalbewijs zonder een volledige factuur op te maken? Dan is een kwitantie een prima oplossing. Een kwitantie is een ontvangstbewijs: het bevestigt dat een bepaald bedrag is betaald voor een omschreven product of dienst.
Op een kwitantie zet je in elk geval de datum, het betaalde bedrag, een korte omschrijving en de namen van beide partijen. Een kwitantie is minder formeel dan een factuur en kent geen btw. Voor incidentele verkopen tussen particulieren is dat vaak genoeg.
Wat zet je op een factuur zonder KvK-nummer?
Een KvK-nummer is alleen een verplicht onderdeel van de factuureisen als je daadwerkelijk staat ingeschreven. Stuur je een factuur als particulier voor incidenteel werk, dan laat je dat nummer simpelweg weg.
Wat blijft dan over? Je vermeldt je naam en adres, de naam en het adres van de ontvanger, de datum, een omschrijving van het werk en het bedrag. Btw zet je er niet op, want je rekent geen btw. Zodra je wél btw-ondernemer wordt, heb je een btw-identificatienummer nodig en hoort dat op elke factuur. Hoe je dat aanvraagt, lees je in het artikel over het btw-nummer aanvragen en in de uitleg over het btw-nummer. Wil je zien hoe een complete factuur is opgebouwd, bekijk dan ons factuur voorbeeld.
Sommige ondernemers kunnen zich niet bij de KvK inschrijven en melden zich rechtstreeks bij de Belastingdienst. Ook zij sturen facturen zonder KvK-nummer. Twijfel je over jouw geval, neem dan contact op met de KvK of de Belastingdienst voordat je begint.
Wat is het verschil tussen factureren zonder KvK en als ondernemer?
| Onderdeel | Incidenteel werk zonder KvK | Ondernemer met KvK-inschrijving |
|---|---|---|
| KvK-nummer op de factuur | Nee, je hebt er geen | Ja, verplicht |
| Btw op de factuur | Nee, je bent geen btw-ondernemer | Ja, met je btw-identificatienummer (tenzij vrijgesteld) |
| Geschikt document | Factuur zonder btw of een kwitantie | Factuur die voldoet aan alle factuureisen |
| Inkomsten aangeven | Inkomstenbelasting, als resultaat uit overige werkzaamheden | Inkomstenbelasting als winst uit onderneming, plus btw-aangifte |
Ook zonder KvK een administratie bijhouden
Geen KvK-inschrijving betekent niet: geen administratie. De Belastingdienst verwacht dat je je inkomsten en de bijbehorende bewijzen kunt laten zien. Bewaar dus je verstuurde facturen of kwitanties, je bonnetjes en je bankafschriften.
Een ordelijke administratie is je vangnet als er later vragen komen over je inkomsten. Bovendien maakt het de overstap naar echt ondernemerschap een stuk makkelijker. Zie je die stap aankomen, dan helpt het artikel over je eerste factuur sturen je op weg.
Veelgestelde vragen
Mag ik een factuur sturen als ik geen KvK-nummer heb?
Ja, voor incidentele inkomsten mag dat. Je laat het KvK-nummer weg en rekent geen btw. Doe je het werk structureel met winstoogmerk, dan moet je je eerst inschrijven.
Is een factuur zonder KvK-nummer rechtsgeldig?
Voor incidenteel werk waarbij je geen ondernemer bent, is een factuur zonder KvK-nummer prima. Het KvK-nummer is alleen verplicht voor wie staat ingeschreven.
Wat is het verschil tussen een factuur en een kwitantie?
Een factuur is een verzoek tot betaling en kan btw bevatten. Een kwitantie is een bewijs dat een bedrag al is betaald en bevat geen btw. Voor incidentele verkopen volstaat vaak een kwitantie.
Moet ik belasting betalen over inkomsten zonder KvK?
Ja. Inkomsten uit incidenteel werk geef je op bij je aangifte inkomstenbelasting, meestal als resultaat uit overige werkzaamheden.
Wanneer word ik van bijverdienste een echte ondernemer?
Zodra je structureel levert, winst nastreeft en aan de KvK-criteria voldoet. Dan ben je verplicht je in te schrijven en ga je facturen sturen als ondernemer.
Mag ik btw rekenen op een factuur zonder KvK-nummer?
Nee, niet als je incidenteel werk doet als particulier. Je bent dan geen btw-ondernemer en hebt geen btw-identificatienummer, dus je factuur bevat geen btw. Alleen wie bij de Belastingdienst als btw-ondernemer is aangemeld, zet btw op de factuur.
Hoeveel mag ik bijverdienen zonder KvK-inschrijving?
Daar staat geen vast bedrag voor. De KvK kijkt niet naar de hoogte van je inkomsten, maar naar de drie criteria: lever je zelfstandig, vraag je prijzen die echt inkomen opleveren en lever je regelmatig aan anderen dan familie of vrienden? Voldoe je aan alle drie, dan moet je je inschrijven, ook bij een bescheiden omzet.
Klaar voor de stap naar ondernemer? TRONVoice helpt
Word je van incidentele klusser een echte ondernemer? Dan wil je vanaf dag één facturen die kloppen. Met TRONVoice maak je een verkoopfactuur die voldoet aan alle factuureisen, inclusief je KvK-nummer en btw-nummer, en stuur je hem direct netjes op.
Je hoeft geen gratis factuursjabloon meer bij elkaar te zoeken: je administratie, je betalingen en je btw-overzicht staan op één plek. Of je nu net begint of al even bezig bent, op de pagina voor zzp'ers zie je hoe TRONVoice met je meegroeit, en op factureren als zzp'er hoe je je eerste factuur maakt. Start gratis met TRONVoice en zet je eerste professionele factuur klaar.
