Gratis factuur maken: de complete gids voor 2026

Ja, je kunt gratis een factuur maken. Dat kan op vier manieren: met een template in Word of Excel, met een online factuurgenerator, met gratis facturatiesoftware met limieten, of met facturatiesoftware zonder abonnement zoals TRONVoice, waar je begint met starttegoed en alleen betaalt per verstuurd document. Welke optie slim is, hangt af van hoeveel facturen je stuurt.

In deze gids zetten we de vier manieren naast elkaar, laten we stap voor stap zien hoe je gratis een factuur maakt in Word of Excel, wat er verplicht op moet staan, hoe het zit zonder KvK-nummer en hoe je de factuur gratis verstuurt. Eerlijk, inclusief de valkuilen.

In het kort

• Gratis een factuur maken kan in Word, Excel, een online generator, gratis software met limieten of facturatiesoftware zonder abonnement.
• De wettelijke eisen zijn voor een gratis factuur precies hetzelfde als voor elke andere factuur: KvK-nummer, btw-id, uniek factuurnummer, omschrijving, btw en totaal.
• Word en Excel rekenen niets uit, nummeren niet automatisch en bewaren niets; die fouten kosten je uiteindelijk tijd of geld.
• Versturen doe je gratis per e-mail als pdf; met een betaallink erbij word je doorgaans sneller betaald.
• TRONVoice heeft geen abonnement en geen proefperiode: je maakt onbeperkt facturen, begint met een starttegoed en betaalt per verstuurd document.

Gratis factuur maken: 4 manieren

Er zijn vier manieren om zonder vaste kosten een factuur te maken. Ze verschillen vooral in hoeveel werk je zelf doet en hoe snel je tegen grenzen aanloopt.

De eerste twee opties zijn echt gratis, maar leggen al het werk bij jou. De derde is gratis tot je groeit. De vierde is gratis om te starten en blijft daarna goedkoop omdat je alleen betaalt voor wat je verstuurt.

Gratis factuur maken in Word of Excel

Wil je vandaag nog een factuur sturen en heb je Word of Excel op je computer? Dan kun je zo aan de slag:

1. Zet je bedrijfsgegevens bovenaan. Naam, adres, KvK-nummer en btw-id. Voeg je logo toe als je dat hebt.
2. Vul de klantgegevens in. Naam of bedrijfsnaam en adres. Bij btw verlegd of een EU-klant ook het btw-nummer van je klant.
3. Geef de factuur een nummer en datum. Begin bijvoorbeeld bij 2026-001 en houd in een apart lijstje bij welk nummer je als laatste gebruikte.
4. Beschrijf wat je hebt geleverd. Per regel de omschrijving, het aantal, de prijs exclusief btw en het btw-tarief.
5. Bereken subtotaal, btw en totaal. In Excel doe je dat met een formule; in Word reken je het zelf uit. Controleer het twee keer.
6. Vermeld je IBAN en de betalingstermijn. Zet er een concrete vervaldatum bij.
7. Sla op als pdf. Verstuur nooit het Word- of Excel-bestand zelf, want dat kan je klant aanpassen.

Wil je zien hoe het eindresultaat eruit hoort te zien, bekijk dan ons complete factuur voorbeeld met alle verplichte gegevens in een tabel.

Deze methode werkt prima voor een enkele factuur. De risico's zitten in de herhaling. Je vergeet een factuurnummer over te slaan of gebruikt er een dubbel. Je kopieert een oude factuur en laat per ongeluk een oud bedrag staan. Je rekent 21% over het verkeerde subtotaal. En je hebt geen overzicht van welke facturen nog openstaan, dus je herinnert klanten niet op tijd. Zodra je meer dan een paar facturen per maand stuurt, kost dat je meer tijd dan het je bespaart.

Wat moet er op een gratis factuur staan?

Of je nou gratis of betaald factureert, de eisen zijn hetzelfde. De Belastingdienst wil deze gegevens zien op elke factuur:

1. Jouw gegevens: bedrijfsnaam, adres en KvK-nummer
2. Je btw-identificatienummer
3. Klantgegevens: naam en adres van de ontvanger
4. Factuurnummer: uniek en opeenvolgend
5. Factuurdatum en, als die afwijkt, de leverdatum
6. Omschrijving: wat je hebt geleverd of gedaan, en hoeveel
7. Bedrag exclusief btw
8. Btw-tarief en btw-bedrag, of de reden dat er geen btw op staat (KOR of vrijstelling)
9. Totaalbedrag inclusief btw
10. Betalingstermijn en je IBAN

Ontbreken er gegevens? Dan kan je klant de btw niet aftrekken en krijg je bij een controle vragen. Dus ook bij gratis factureren: zorg dat alles erop staat. De volledige uitleg per eis vind je op onze pagina over factuur eisen.

Gratis factuur maken zonder KvK

Heb je nog geen KvK-inschrijving, bijvoorbeeld omdat je een eenmalige klus doet of net begint? Dan kun je in sommige gevallen toch een factuur sturen, maar het KvK-nummer is normaal gesproken een verplicht onderdeel. Lever je structureel diensten tegen betaling, dan ben je ondernemer en moet je je inschrijven. Doe je incidenteel iets, dan geef je die inkomsten op als resultaat uit overige werkzaamheden en stuur je een factuur zonder KvK-nummer en zonder btw. Hoe dat precies zit, welke voorwaarden gelden en wanneer inschrijven verplicht wordt, lees je in factuur sturen zonder KvK-inschrijving.

Gratis factuur versturen: e-mail, pdf of betaallink

Een factuur maken is stap één. Betaald worden is stap twee. Versturen kost niets, maar hoe je het doet bepaalt wel hoe snel het geld binnenkomt.

Per e-mail als pdf. De standaard. Zet het factuurnummer en het bedrag in de onderwerpregel, voeg de pdf toe en schrijf in twee zinnen waar de factuur over gaat. Bewaar de verstuurde pdf in een map met een backup, want je moet facturen 7 jaar bewaren.

Met een betaallink. Met een iDEAL | Wero betaallink op je factuur betaalt je klant met één klik, zonder IBAN overtypen. Dat werkt niet vanuit Word, maar wel vanuit facturatiesoftware met online betalingen. Klanten die direct kunnen betalen, doen dat doorgaans enkele dagen sneller.

Snel na de klus. Stuur je factuur direct na het afronden van het werk. Hoe langer je wacht, hoe langer het duurt voordat je betaald wordt en hoe groter de kans dat je klant vergeet waarvoor.

Met een duidelijke termijn. Niet "z.s.m." maar "binnen 14 dagen, uiterlijk 25 september 2026". Een concrete datum maakt herinneren makkelijker.

Met een herinnering als het moet. Vergeten betalen is menselijk. Een vriendelijke betalingsherinnering werkt vaak prima. In Word stuur je die zelf; facturatiesoftware doet het automatisch.

Wanneer is gratis factureren niet meer genoeg?

Gratis factureren in Word of een generator werkt prima in het begin. Maar er komt een moment dat je tegen de grenzen aanloopt. Herken je dit?

• Je stuurt meer dan een handvol facturen per maand en raakt het overzicht kwijt.
• Je wilt automatische herinneringen sturen in plaats van zelf achter betalingen aan te gaan.
• Je wilt dat klanten via een betaallink betalen.
• Je hebt offertes die je wilt omzetten naar facturen.
• Je hebt terugkerende klanten die elke maand dezelfde factuur krijgen.
• Je boekhouder wil inzicht in je facturen en je administratie.
• Je factureert naar het buitenland en hebt btw verlegd of een Engelstalige factuur nodig.

Op dat moment loont het om over te stappen op facturatiesoftware. Niet per se met een duur abonnement, maar wel compleet.

Gratis factuur maken in TRONVoice

Bij TRONVoice werkt gratis factureren anders dan bij een gratis plan met limieten. Er is geen abonnement en geen proefperiode die afloopt. Je maakt een account aan met je e-mailadres, zonder creditcard, en krijgt een starttegoed waarmee je je eerste facturen verstuurt. Daarna betaal je per verstuurd document. Concepten maken, bewaren en bekijken kost niets; je betaalt per factuur of offerte die je definitief maakt en verstuurt, ook als je hem zelf mailt. Creditfacturen kosten niets. De actuele tarieven staan op de prijzenpagina.

Zo maak je je eerste factuur:

1. Maak een account aan. Registreren met je e-mailadres duurt een halve minuut.
2. Vul je bedrijfsgegevens in. Naam, adres, KvK-nummer en btw-id, één keer. Upload je logo en kies een van de templates.
3. Maak je factuur. Voeg je klant toe, zet je regels erop en de btw wordt automatisch berekend. Verstuur per e-mail met betaallink of download de pdf.

Wat je erbij krijgt zonder extra kosten: automatische factuurnummering, btw-berekening voor 21%, 9%, 0% en btw verlegd, klantbeheer zodat je nooit gegevens overtypt, een overzicht van betaalde en openstaande facturen, automatische betalingsherinneringen en, zodra je UBL aanzet, een UBL e-factuur als bijlage bij elke factuurmail. Geen reclame op je factuur, geen watermerk, en je data staat binnen de EU. Het werkt in je browser, dus ook op je tablet of telefoon.

Dit model past goed bij zzp'ers en kleine ondernemingen die niet elke maand evenveel factureren. In rustige maanden betaal je bijna niets, in drukke maanden wat meer. Maak je eerste factuur en zie zelf hoe het werkt.

Veelgemaakte fouten bij gratis facturen maken

• Geen unieke factuurnummers: "Factuur 1" en dan weer "Factuur 1" mag niet. Elk nummer is uniek en de reeks loopt door.
• Verkeerde btw-berekening: vooral bij verschillende btw-tarieven op één factuur. Controleer je berekening.
• Onduidelijke omschrijvingen: "Werkzaamheden februari" zegt weinig. Beschrijf wat je hebt gedaan en wanneer.
• Ontbrekende gegevens: geen KvK-nummer, geen btw-id, geen betalingstermijn. Check de lijst hierboven.
• Het Word-bestand versturen: altijd als pdf, anders kan je klant de factuur aanpassen.

Veelgestelde vragen

Kun je echt gratis een factuur maken?

Ja. Een factuur in Word of Excel kost niets, net als een online factuurgenerator. Ook facturatiesoftware kun je gratis gebruiken: bij een gratis plan tot een limiet, bij TRONVoice zonder abonnement met een starttegoed. Gratis betekent wel dat je in Word en Excel alles zelf doet: rekenen, nummeren, bewaren en herinneren.

Hoe maak ik gratis een factuur in Word?

Open een leeg document, zet je bedrijfsgegevens met KvK-nummer en btw-id bovenaan, daaronder de klantgegevens, het factuurnummer en de datum. Maak een tabel met omschrijving, aantal, prijs en btw, en reken subtotaal, btw en totaal uit. Vermeld je IBAN en betalingstermijn en sla het document op als pdf voordat je het verstuurt.

Is een gratis online factuurgenerator veilig?

Meestal wel, maar let op drie dingen: of de generator reclame of een watermerk op je factuur zet, of hij je gegevens bewaart (en waar), en of je de factuur later nog kunt terugvinden. Een generator maakt geen archief aan, dus sla de pdf zelf goed op. Je bent verplicht facturen 7 jaar te bewaren.

Wat zijn de beperkingen van gratis factuurprogramma's?

Gratis plannen beperken meestal het aantal facturen of klanten per maand, zetten functies als betaallinks, herinneringen of offertes achter een betaald plan, en plaatsen soms reclame op je factuur. TRONVoice werkt anders: alle functies zijn beschikbaar zonder limiet, je betaalt alleen per verstuurd document.

Kan ik gratis een factuur maken zonder KvK-nummer?

Voor een incidentele klus kan dat, zonder btw en met je eigen naam en adres, en je geeft de inkomsten op als resultaat uit overige werkzaamheden. Lever je structureel diensten tegen betaling, dan ben je ondernemer en is inschrijven bij de KvK verplicht. Lees de voorwaarden in ons artikel over factuur sturen zonder KvK-inschrijving.

Hoe verstuur ik een gratis gemaakte factuur?

Sla de factuur op als pdf en mail hem naar je klant, met het factuurnummer en het bedrag in de onderwerpregel. Wil je sneller betaald worden, voeg dan een betaallink toe; dat kan met facturatiesoftware die online betalingen ondersteunt. Bewaar een kopie van elke verstuurde factuur voor je administratie.

Is TRONVoice gratis?

TRONVoice heeft geen abonnement en geen proefperiode. Je maakt gratis een account aan, krijgt een starttegoed en betaalt daarna alleen per verstuurd document. Concepten maken en bewaren is gratis; je betaalt per factuur of offerte die je definitief maakt en verstuurt, ook als je hem zelf mailt. Creditfacturen kosten niets. De tarieven staan op de prijzenpagina.

Wanneer stap ik over van gratis naar facturatiesoftware?

Zodra je meer dan een paar facturen per maand stuurt, klanten wilt laten betalen via een betaallink, automatische herinneringen wilt of terugkerende facturen hebt. Op dat moment kost het handwerk in Word of Excel je meer tijd dan de software, en maak je sneller fouten met nummering en btw.

Conclusie: gratis factuur maken kan prima

Je kunt prima gratis factureren, zeker als je net begint. Stuur je een paar facturen per jaar, dan is Word of Excel genoeg, zolang je de verplichte gegevens erop zet en als pdf verstuurt. Factureer je regelmatig, dan bespaart facturatiesoftware je tijd en voorkom je fouten. En wil je flexibel blijven zonder abonnement, dan is betalen per verstuurd document een slim alternatief. Welke optie je ook kiest: zorg dat je factuur voldoet aan de eisen, er professioneel uitziet en dat je het je klant makkelijk maakt om te betalen.