Factuur sturen: de complete gids voor ondernemers in 2026
Je hebt een opdracht afgerond, je klant is tevreden en nu wil je betaald worden. Dan moet je een factuur sturen. Klinkt simpel, maar er komt meer bij kijken dan je denkt. Van wettelijke eisen tot slimme betaalmethodes: in deze gids lees je alles over het sturen van facturen als ondernemer.
Waarom is een goede factuur belangrijk?
Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Het is een officieel document dat je nodig hebt voor je administratie, je BTW-aangifte en eventuele controles van de Belastingdienst. Een correcte factuur zorgt ervoor dat je:
- Sneller betaald wordt
- Je administratie op orde houdt
- Voldoet aan wettelijke verplichtingen
- Professioneel overkomt bij klanten
Veel startende ondernemers onderschatten het belang van een goede factuur. Ze gebruiken een Word-document of sturen een mailtje met hun bankgegevens. Dat werkt misschien bij je eerste klant, maar op de lange termijn wil je het goed regelen.
Wat moet er op een factuur staan?
De Belastingdienst stelt specifieke eisen aan facturen. Als ondernemer ben je verplicht om onderstaande gegevens op je factuur te vermelden:
Verplichte factuurgegevens
- Factuurnummer - een uniek, opeenvolgend nummer
- Factuurdatum - de datum waarop je de factuur verstuurt
- Je bedrijfsgegevens - naam, adres en KVK-nummer
- Gegevens van je klant - naam en adres
- BTW-identificatienummer - jouw BTW-nummer en bij intracommunautaire leveringen ook dat van je klant
- Omschrijving - duidelijke omschrijving van het product of de dienst
- Aantal en eenheidsprijs - wat je levert en tegen welke prijs
- BTW-tarief en BTW-bedrag - welk BTW-tarief je hanteert
- Totaalbedrag - het bedrag inclusief en exclusief BTW
Aanvullende gegevens
Afhankelijk van je situatie moet je soms extra informatie toevoegen:
- Betalingstermijn - wanneer de factuur betaald moet zijn (standaard 30 dagen, maar je mag ook kortere termijnen hanteren)
- Bankgegevens - je IBAN-nummer
- Vermelding bij BTW-vrijstelling - als je onder de KOR valt
- BTW verlegd - bij diensten aan buitenlandse bedrijven
Hoe stuur je een factuur?
Er zijn verschillende manieren om een factuur te sturen. De methode die je kiest, heeft invloed op hoe snel je betaald wordt.
Per e-mail als PDF
De meest gebruikte methode. Je maakt een factuur, slaat deze op als PDF en stuurt hem per e-mail naar je klant. Voordelen: snel, makkelijk en je hebt direct bewijs van verzending. Het nadeel? Je klant moet de factuur handmatig verwerken.
Via facturatiesoftware
Met facturatiesoftware stuur je facturen direct vanuit het programma. De factuur wordt automatisch als PDF bijgevoegd bij een professionele e-mail. Extra voordelen:
- Automatische nummering
- Professionele templates die je kunt aanpassen
- Directe koppeling met je administratie
- Online betaalmogelijkheden zoals iDEAL | Wero
Als e-factuur (UBL/Peppol)
Een e-factuur is een factuur die automatisch wordt ingelezen in het boekhoudsysteem van je klant. Dit werkt via standaarden zoals UBL of Peppol. Vooral handig voor zakelijke klanten en overheidsinstanties. De verwachting is dat e-facturatie de komende jaren verplicht wordt in de EU.
Per post
Sommige klanten willen nog steeds een papieren factuur. Dat mag, maar het kost meer tijd en geld. Bovendien duurt het langer voordat de factuur aankomt en verwerkt wordt.
Tips om sneller betaald te worden
Het sturen van een factuur is stap een. Betaald worden is stap twee. Met deze tips verkort je de wachttijd:
1. Stuur je factuur direct na de opdracht
Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt. Wacht niet tot het einde van de maand. Stuur je factuur meteen als het werk klaar is.
2. Voeg een betaallink toe
Met een iDEAL | Wero-betaallink op je factuur kan je klant direct betalen. Je wordt doorgaans enkele dagen sneller betaald met een betaallink.
3. Hanteer korte betalingstermijnen
Je bent niet verplicht om 30 dagen te hanteren. Een betalingstermijn van 14 dagen is gebruikelijk en zorgt ervoor dat klanten sneller actie ondernemen.
4. Stuur automatische herinneringen
Vergeet je klant te betalen? Met automatische betalingsherinneringen hoef je er zelf niet achteraan. De software stuurt een vriendelijke herinnering op het juiste moment.
5. Factureer in de taal van je klant
Werk je voor buitenlandse opdrachtgevers? Met meertalig factureren voorkom je verwarring en vertraagde betalingen.
Factuur sturen als ZZP'er
Als ZZP'er heb je extra aandachtspunten bij het sturen van facturen:
BTW of geen BTW?
Niet elke ZZP'er rekent BTW. Val je onder de kleineondernemersregeling? Dan ben je vrijgesteld van BTW en vermeld je dit op je factuur. In alle andere gevallen reken je 21% (of 9% voor bepaalde diensten).
Uurtarief of vast bedrag?
Je kunt factureren op basis van een uurtarief of een vast bedrag per project. Bij uurtarieven is het belangrijk om je uren goed bij te houden via urenregistratie.
Eerste factuur sturen
Je allereerste factuur voelt spannend. Gebruik een factuurtemplate zodat je zeker weet dat alle verplichte gegevens erop staan. Check de factuur-eisen van de Belastingdienst en je zit goed.
Veelgemaakte fouten bij het sturen van facturen
1. Verkeerd of ontbrekend factuurnummer
Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn. Spring je van 2026-001 naar 2026-005? Dan kan de Belastingdienst vragen stellen.
2. Geen BTW-nummer vermeld
Je BTW-identificatienummer hoort op elke factuur. Vergeet dit niet, ook niet op vereenvoudigde facturen.
3. Onduidelijke omschrijving
"Werkzaamheden maart" is te vaag. Beschrijf concreet wat je geleverd hebt: "Website-ontwerp homepage en contactpagina conform offerte OFF-2026-012."
4. Te laat factureren
Hoe langer je wacht met factureren, hoe langer je op je geld wacht. Maak er een gewoonte van om direct na afronding te factureren.
5. Factuur niet bewaren
Je bent wettelijk verplicht om je facturen 7 jaar te bewaren. Zorg dat je een goed systeem hebt, bij voorkeur digitaal.
Factuur sturen met TRONVoice
Met TRONVoice stuur je in een paar klikken een professionele factuur:
- Maak je factuur - vul klantgegevens, omschrijving en bedrag in
- Kies je template - selecteer een professionele template die bij je huisstijl past
- Voeg een betaallink toe - je klant betaalt direct via iDEAL | Wero of creditcard
- Verstuur - de factuur wordt als PDF per e-mail verzonden
- Volg de status - zie wanneer je factuur geopend en betaald is
Wil je terugkerende facturen sturen? Stel een abonnement in en de facturen worden automatisch verstuurd.
Samenvatting
Een factuur sturen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Zorg dat alle verplichte gegevens erop staan, kies een professionele uitstraling en maak het je klant makkelijk om te betalen. Met de juiste facturatiesoftware bespaar je tijd en krijg je sneller je geld.
Klaar om je eerste factuur te sturen? Start gratis met TRONVoice en ervaar hoe makkelijk factureren kan zijn.
