Betalingstermijn factuur: wettelijke regels die elke ondernemer moet kennen

Hoe lang mag een klant over je factuur doen? En wat kun je doen als de betaling uitblijft? In Nederland gelden strikte regels voor betalingstermijnen. Kennis hiervan beschermt je cashflow en voorkomt discussies met klanten.

De wettelijke betalingstermijn in Nederland

De standaard wettelijke betalingstermijn is 30 dagen na factuurdatum. Dit geldt als je geen andere afspraken maakt met je klant. Maar er zijn belangrijke verschillen tussen zakelijke klanten en particulieren.

Zakelijke klanten (B2B)

Voor transacties tussen bedrijven onderling gelden de volgende regels:

• Standaard: 30 dagen na factuurdatum
• Maximum: 60 dagen, maar alleen als dit schriftelijk is overeengekomen én niet onredelijk is
• Uitzonderingen: bij langere termijnen moet je kunnen aantonen dat dit gebruikelijk is in jouw branche

In de praktijk kun je met zakelijke klanten dus afwijkende termijnen afspreken. Zet dit altijd zwart op wit in je algemene voorwaarden of in het contract.

Particuliere klanten (B2C)

Voor consumenten bestaat er geen wettelijke betalingstermijn. Je mag zelf een redelijke termijn bepalen. In de praktijk hanteren de meeste ondernemers 14 tot 30 dagen.

Let op: bij particulieren moet je eerst een aanmaning sturen met 14 dagen bedenktijd voordat je incassokosten mag rekenen. Bij zakelijke klanten is dit niet verplicht.

Grote bedrijven naar MKB en ZZP'ers

Sinds 1 juli 2022 geldt een belangrijke bescherming voor kleine ondernemers: grote bedrijven mogen facturen aan MKB'ers en ZZP'ers maximaal binnen 30 dagen betalen. Een langere termijn is niet toegestaan.

Dit beschermt jou als ZZP'er of klein bedrijf tegen machtige opdrachtgevers die vroeger soms 60 of 90 dagen betaaltermijn afdwongen.

Overheidsinstanties

Overheden moeten facturen binnen 30 dagen na ontvangst betalen. Alleen in uitzonderlijke gevallen mag dit worden verlengd tot 60 dagen. Lever je aan de overheid? Dan heb je dus zekerheid over je betalingstermijn.

Wat zet je op je factuur?

Op je factuur vermeld je de betalingstermijn duidelijk. Bijvoorbeeld:

• "Betalen binnen 14 dagen na factuurdatum"
• "Betalingstermijn: 30 dagen"
• "Graag betalen voor [datum]"

Met TRONVoice kun je standaard betalingstermijnen instellen. Deze worden automatisch op al je facturen gezet, inclusief de vervaldatum.

Wanneer is een factuur te laat?

Een factuur is te laat zodra de betalingstermijn is verstreken. Vanaf dat moment:

1. Mag je een betalingsherinnering sturen
2. Kun je wettelijke rente rekenen (bij zakelijke klanten direct, bij particulieren na 14 dagen)
3. Mag je incassokosten in rekening brengen

De wettelijke rente in 2026

Als een betaling uitblijft, mag je wettelijke rente rekenen. De percentages worden regelmatig aangepast:

Handelstransacties (B2B): 10,15% per jaar (sinds 1 juli 2025)

Niet-handelstransacties (consumenten): 4% per jaar (sinds 1 januari 2026)

De handelstransactierente is bewust hoog. Dit moet bedrijven motiveren om op tijd te betalen en beschermt jou als leverancier.

Incassokosten berekenen

Als je klant niet betaalt, mag je incassokosten in rekening brengen. Deze zijn wettelijk vastgelegd in de WIK/BIK-staffel. Een uitgebreide uitleg met rekenvoorbeelden vind je in ons artikel over aanmaningskosten berekenen.

De staffel

Minimum: €40 (ook bij kleine bedragen)

Maximum totaal: €6.775

Rekenvoorbeelden

Factuur van €500:

15% van €500 = €75. Dit is boven het minimum van €40, dus de incassokosten zijn €75.

Factuur van €150:

15% van €150 = €22,50. Dit is onder het minimum, dus de incassokosten zijn €40.

Factuur van €3.000:

15% van €2.500 = €375

10% van €500 = €50

Totaal: €425

Het incassotraject stap voor stap

Stap 1: Betalingsherinnering

Stuur een vriendelijke betalingsherinnering zodra de betalingstermijn is verstreken. Geef een nieuwe termijn van 7 tot 14 dagen.

Stap 2: Aanmaning

Bij particulieren: stuur een 14-dagenbrief. Hierin waarschuw je dat je na 14 dagen incassokosten gaat rekenen. Bij zakelijke klanten kun je deze stap overslaan.

Stap 3: Laatste aanmaning met kosten

Vermeld de wettelijke rente en incassokosten die je gaat rekenen als de betaling uitblijft.

Stap 4: Incasso

Blijft betaling uit? Dan kun je een incassobureau inschakelen of naar de rechter stappen.

Tips voor snellere betalingen

1. Factureer direct

Hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaald wordt. Wacht niet tot het einde van de maand. Met TRONVoice maak je binnen een minuut een professionele factuur.

2. Maak betalen makkelijk

Voeg een betaallink toe aan je factuur. Klanten betalen doorgaans enkele dagen sneller met een directe betaallink dan met alleen een IBAN.

3. Kies kortere termijnen

14 dagen in plaats van 30 dagen is volledig legaal en versnelt je cashflow aanzienlijk. Vooral bij particulieren kun je gerust een korte termijn hanteren.

4. Vooruitbetaling vragen

Bij nieuwe klanten of grote projecten kun je een aanbetaling vragen. 30% tot 50% vooruit is gebruikelijk en beschermt je tegen wanbetalers.

5. Automatische herinneringen

Stel automatische betalingsherinneringen in. Zo hoef je er niet aan te denken en blijft de relatie professioneel.

Betalingstermijnen per branche

Zakelijke dienstverlening

Standaard 14 tot 30 dagen. Bij lopende projecten kun je tussentijds factureren.

Bouw en renovatie

Vaak gefaseerd: 30% bij opdracht, 40% halverwege, 30% bij oplevering. Dit beschermt beide partijen.

Retail en horeca

Meestal directe betaling of korte termijnen van 7 tot 14 dagen.

Freelance en creatief

14 dagen is gangbaar. Bij grote opdrachten vaak 50% vooraf.

Veelgestelde vragen

Mag ik een langere betalingstermijn dan 60 dagen afspreken?

Bij B2B-transacties: technisch gezien ja, maar alleen als dit niet "kennelijk onbillijk" is voor de schuldeiser. In de praktijk is dit zelden het geval en kun je je beroepen op de wettelijke maximum van 60 dagen.

Wat als mijn klant de termijn betwist?

Als je geen schriftelijke afspraak hebt, geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Zorg daarom altijd dat je betalingstermijn duidelijk in je offertes en facturen staat.

Moet ik eerst aanmanen voordat ik rente mag rekenen?

Bij zakelijke klanten niet. Zodra de betalingstermijn is verstreken, mag je direct wettelijke rente rekenen. Bij particulieren moet je eerst een 14-dagenbrief sturen.

Kan ik betalingstermijnen verkorten tijdens een project?

Dat kan, maar leg dit van tevoren vast. Midden in een project de spelregels veranderen zorgt voor conflicten.

Betalingstermijnen beheren met TRONVoice

Met TRONVoice houd je grip op je betalingen:

• Standaard termijnen instellen die automatisch op elke factuur komen
• Vervaldatums bijhouden in een overzichtelijk dashboard
• Automatische herinneringen versturen bij openstaande facturen
• Betaallinks toevoegen voor directe iDEAL | Wero-betalingen
• Openstaande facturen monitoren en direct actie ondernemen

Je ziet in een oogopslag welke facturen openstaan en welke actie nodig is.

Samenvatting

Aan de slag

Wil je nooit meer een betalingstermijn missen? Met TRONVoice houd je automatisch bij welke facturen openstaan:

• Directe facturatie met standaard termijnen
• Online betalingen voor snellere betaling
• Automatische herinneringen bij te late betalers
• Overzichtelijk dashboard met openstaande bedragen

Start met TRONVoice en krijg grip op je cashflow.