Vereenvoudigde factuur: wanneer mag je minder gegevens vermelden?

Een vereenvoudigde factuur mag je gebruiken als het totaalbedrag niet hoger is dan €100 inclusief BTW, of bij een correctie op een eerdere factuur. Er moeten minimaal vier gegevens op staan: factuurdatum, jouw naam en adres, een omschrijving van wat je leverde en het BTW-bedrag of de gegevens om dat te berekenen. Klantgegevens, factuurnummer en BTW-nummer mag je weglaten.

In het kort

• De grens ligt op €100 inclusief BTW per factuur; bij €100,01 gelden alle normale factuureisen.
• Ook een correctie op een eerdere factuur, zoals een creditnota, mag als vereenvoudigde factuur, met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
• Minimaal verplicht: factuurdatum, naam en adres van jou als leverancier, omschrijving van de levering en het BTW-bedrag of BTW-tarief.
• Niet verplicht: naam en adres van de klant, factuurnummer, BTW-identificatienummer, KvK-nummer en eenheidsprijs exclusief BTW.
• Een kassabon tot €100 is een vereenvoudigde factuur en volstaat voor BTW-aftrek, zolang de aankoop zakelijk is en naar jou herleidbaar.
• Bij leveringen aan het buitenland (EU en export) is een vereenvoudigde factuur niet toegestaan.

Wat is een vereenvoudigde factuur?

Een vereenvoudigde factuur is een factuur met minder verplichte gegevens dan een standaard BTW-factuur. De Belastingdienst staat dit toe in specifieke situaties om de administratieve last voor ondernemers te verlagen.

Bij een normale factuur moet je minstens 12 gegevens vermelden. Bij een vereenvoudigde factuur zijn dat er aanzienlijk minder.

Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken?

Volgens de Belastingdienst mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken in twee situaties:

1. Bij bedragen tot €100 inclusief BTW

Als het totaalbedrag van je factuur niet hoger is dan €100 inclusief BTW, mag je volstaan met een vereenvoudigde factuur. Dit is de meest voorkomende situatie.

Voorbeelden:

• Een reparatie van €75 inclusief BTW
• Advies ter waarde van €95 inclusief BTW
• Materialen voor €82,50 inclusief BTW

2. Bij een correctie op een eerdere factuur

Als je een wijziging aanbrengt op een oorspronkelijke factuur, bijvoorbeeld een creditnota, mag je ook een vereenvoudigde factuur gebruiken. Je verwijst dan naar de oorspronkelijke factuur.

Wat moet er op een vereenvoudigde factuur staan?

Bij een vereenvoudigde factuur hoef je minder gegevens te vermelden. Verplicht zijn:

Minimale vereisten

1. Factuurdatum - de datum waarop je de factuur uitreikt
2. Jouw naam en adres - je bedrijfsnaam en vestigingsadres
3. Omschrijving - wat je hebt geleverd (goederen of diensten)
4. BTW-bedrag of gegevens om het te berekenen - bijvoorbeeld "inclusief 21% BTW"

Wat mag je weglaten?

Bij een vereenvoudigde factuur hoef je niet te vermelden:

• Naam en adres van de klant
• Je BTW-identificatienummer
• Je KvK-nummer
• Een factuurnummer
• Eenheidsprijs exclusief BTW
• Leveringsdatum (als deze gelijk is aan de factuurdatum)

Welke gegevens verschillen tussen een standaard en een vereenvoudigde factuur?

Zo verhouden de eisen voor een standaard factuur zich tot de vereenvoudigde variant:

De kassabon als vereenvoudigde factuur

Een kassabon is in feite een vereenvoudigde factuur. Als je een kassabon krijgt van maximaal €100 inclusief BTW, kun je deze gebruiken voor je BTW-aftrek.

BTW terugvragen op kassabonnen

Je mag BTW terugvragen op kassabonnen tot €100 inclusief BTW, mits:

• Je kunt aantonen dat jij de afnemer bent (bijvoorbeeld door betaling met zakelijke pas)
• De kassabon de basisgegevens bevat (naam verkoper, datum, omschrijving, BTW-indicatie)
• Het gaat om zakelijke inkopen

Dit is handig voor kleine dagelijkse aankopen zoals kantoorartikelen, parkeren of brandstof.

Brandstofbonnen

Bij tankbonnen gelden speciale regels. Als het bedrag boven €100 is, moet je identificeerbaar zijn als afnemer. Dit kan door:

• Betaling met je zakelijke betaalpas
• Betaling met een tankpas op naam
• Betaling met je zakelijke creditcard

De bon hoeft dan niet je naam en adres te bevatten, maar de betaling moet wel naar jou herleidbaar zijn.

Vereenvoudigde factuur vs. standaard factuur

Wanneer kies je voor vereenvoudigd?

• Kleine transacties tot €100
• Situaties waar een uitgebreide factuur onpraktisch is
• Kassaverkopen en directe betalingen

Wanneer kies je voor standaard?

• Bedragen boven €100 inclusief BTW
• Zakelijke klanten die de factuur nodig hebben voor hun administratie
• Situaties waar je een professionele uitstraling wilt
• Als je klant erom vraagt

Tip: Met TRONVoice maak je altijd een complete factuur met alle gegevens. Dit is nooit fout, ook niet bij kleine bedragen. Het voorkomt discussies achteraf.

Voorbeeld vereenvoudigde factuur

Een correcte vereenvoudigde factuur kan er zo uitzien:

---

[Jouw Bedrijfsnaam]

Voorbeeldstraat 1

1234 AB Amsterdam

Datum: 10 januari 2026

Omschrijving:

Reparatie fiets - 1x

Totaal: €75,00 (inclusief 21% BTW)

---

Simpel, maar volledig volgens de regels. Wil je zien hoe een volledige factuur eruitziet? Bekijk ons factuur voorbeeld met alle verplichte gegevens.

Veelgemaakte fouten

1. Bedrag boven €100 met vereenvoudigde factuur

Als je totaalbedrag inclusief BTW boven de €100 komt, moet je een volledige factuur maken. Dit is een harde grens.

2. Geen BTW-informatie vermelden

Ook op een vereenvoudigde factuur moet duidelijk zijn welk BTW-tarief van toepassing is en wat het BTW-bedrag is (of de informatie om dit te berekenen).

3. Vereenvoudigde factuur naar zakelijke klant

Hoewel het wettelijk mag, levert dit problemen op voor je zakelijke klant. Die heeft een volledige factuur nodig met jouw BTW-nummer om zelf BTW te kunnen aftrekken. Maak daarom altijd een standaard factuur voor zakelijke klanten.

4. Geen bewijs van zakelijk gebruik

Bij kassabonnen voor BTW-aftrek moet je kunnen aantonen dat het zakelijke uitgaven zijn. Bewaar de betaalbon of zorg dat je met je zakelijke rekening betaalt.

BTW-aftrek op vereenvoudigde facturen

Als afnemer

Je mag BTW aftrekken op basis van een vereenvoudigde factuur tot €100 inclusief BTW, mits je kunt aantonen dat je de afnemer bent van de prestatie.

Dit is handig voor:

• Parkeerkosten
• Kleine kantoorinkopen
• Lunch met zakenrelatie (let op: beperkt aftrekbaar)
• Brandstof

Als leverancier

Je draagt gewoon BTW af over je verkopen, ook als je een vereenvoudigde factuur uitreikt. De vereenvoudigde factuur is alleen een administratieve verlichting, geen BTW-vrijstelling.

Internationale transacties

Bij leveringen aan het buitenland mag je geen vereenvoudigde factuur gebruiken. Voor:

• Intracommunautaire leveringen (EU)
• Export (buiten EU)
• Diensten aan buitenlandse klanten

Hier gelden extra factuureisen en moet je altijd een volledige factuur maken met alle verplichte gegevens. Hoe je dat aanpakt lees je in onze gids over internationaal factureren en btw.

Vereenvoudigde factuur bij KOR

Neem je deel aan de Kleine Ondernemersregeling (KOR)? Dan reken je sowieso geen BTW en moet je de vrijstelling vermelden op je factuur. De regels voor vereenvoudigde facturen zijn hier minder relevant omdat je al geen BTW factureert. Hoe je zo'n factuur opstelt lees je in het stappenplan factuur zonder btw.

Digitale administratie van kleine bonnen

Tips voor je administratie

1. Fotografeer kassabonnen direct - thermisch papier vervaagt snel
2. Sorteer per BTW-tarief - 9% vs 21% maakt uit voor je aangifte
3. Noteer het doel - waarom was dit zakelijk?
4. Bewaar 7 jaar - ook kleine bonnen vallen onder de bewaarplicht

Automatiseren met software

Met TRONVoice kun je ook je inkopen bijhouden. Scan bonnen, categoriseer uitgaven en houd automatisch je BTW-aftrek bij.

Veelgestelde vragen

Mag ik altijd een volledige factuur maken, ook onder €100?

Ja, absoluut. Een volledige factuur is nooit fout. Het is juist beter voor zakelijke klanten en geeft een professionelere uitstraling.

Wat als ik net boven €100 uitkom?

Dan moet je een volledige factuur maken. De grens van €100 inclusief BTW is hard. Bij €100,01 gelden alle normale factuureisen.

Kan ik een vereenvoudigde factuur later aanvullen?

Ja, als je klant een volledige factuur nodig heeft, kun je een nieuwe factuur uitreiken met alle gegevens. Verwijs naar de oorspronkelijke vereenvoudigde factuur.

Telt de €100 per factuur of per klant?

Per factuur. Als je meerdere facturen stuurt aan dezelfde klant, telt elke factuur apart. Let op: het opzettelijk splitsen van facturen om onder de €100 te blijven is niet toegestaan.

Welk BTW-tarief geldt bij een vereenvoudigde factuur?

Dezelfde tarieven als altijd: 0%, 9% of 21% afhankelijk van het product of de dienst. Dit verandert niet door de factuursimpelheid.

Mag ik BTW terugvragen op een kassabon?

Ja, een kassabon tot €100 inclusief BTW geldt als vereenvoudigde factuur en volstaat voor BTW-aftrek. Voorwaarde is dat het om een zakelijke aankoop gaat, de bon de basisgegevens bevat (naam verkoper, datum, omschrijving, BTW-indicatie) en je kunt aantonen dat jij de afnemer bent, bijvoorbeeld via betaling met je zakelijke pas.

Moet er een factuurnummer op een vereenvoudigde factuur staan?

Nee, een factuurnummer is niet verplicht op een vereenvoudigde factuur. Verplicht zijn alleen de factuurdatum, jouw naam en adres, de omschrijving en het BTW-bedrag of BTW-tarief. Voor je eigen administratie is doorlopend nummeren wel handig, en facturatiesoftware doet dat automatisch.

Mag ik een vereenvoudigde factuur sturen naar een klant in het buitenland?

Nee. Bij intracommunautaire leveringen, export buiten de EU en diensten aan buitenlandse klanten gelden extra factuureisen. Je maakt dan altijd een volledige factuur met alle verplichte gegevens.

Wanneer gebruik je het wel en niet?

Wel vereenvoudigde factuur

• Kassabonnetjes bij de groothandel
• Parkeerbonnen
• Kleine reparaties aan huis
• Contante betalingen op markten
• Horeca-uitgaven

Geen vereenvoudigde factuur

• Zakelijke klanten die BTW willen terugvragen
• Bedragen boven €100 inclusief BTW
• Internationale transacties
• Wanneer je een professionele relatie wilt opbouwen
• Bij twijfel over de regels

Praktische tips

1. Maak standaard complete facturen

Met TRONVoice maak je in minder dan een minuut een complete factuur. Het kost nauwelijks meer tijd dan een vereenvoudigde factuur, maar voorkomt problemen.

2. Ken je klant

Zakelijke klanten waarderen een complete factuur met je BTW-nummer. Particulieren vinden een simpele bon vaak prima.

3. Bewaar alles digitaal

Zowel je eigen facturen als de kassabonnen die je ontvangt. Digitaal bewaren voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en voorkomt dat bonnen vervagen.

4. Bij twijfel: volledig

Als je niet zeker weet of je een vereenvoudigde factuur mag gebruiken, maak dan een standaardfactuur. Dit is altijd correct.

Samenvatting

Aan de slag met professioneel factureren

Wil je altijd correcte facturen maken zonder na te denken over de regels? Met TRONVoice zit je altijd goed:

• Automatisch alle verplichte gegevens op je factuur
• Professionele uitstraling naar elke klant
• BTW automatisch berekend
• Online betalingen voor snellere betaling

Start met TRONVoice en factureer zonder zorgen.