Btw op een buitenlandse factuur ontvangen: hoe verwerk je het

Btw op een buitenlandse factuur ontvangen: hoe verwerk je het

Btw op een buitenlandse factuur verwerk je op drie manieren. Staat er buitenlandse btw op, dan vraag je die terug via het EU-teruggaafportaal. Staat er "btw verlegd" op, dan geef je zelf 21% aan in rubriek 4b en trek je die af in 5b. Diensten en invoer van buiten de EU verwerk je in rubriek 4a.

In het kort

• Buitenlandse btw op je factuur trek je niet af in de Nederlandse aangifte, maar vraag je terug via het EU-teruggaafportaal.
• Bij "btw verlegd" (dienst uit EU) reken je zelf 21% en geef je aan in rubriek 4b, aftrek in 5b.
• Diensten uit buiten de EU en invoer van goederen (art. 23-vergunning) verwerk je in rubriek 4a.
• Goederen uit een EU-land (intracommunautaire verwerving) verwerk je net als een verlegde dienst: 21% in rubriek 4b, aftrek in 5b, netto 0 euro als je volledig aftrekgerechtigd bent.
• Het EU-teruggaafverzoek dien je in vóór 1 oktober van het jaar erna; de drempel is 50 euro voor een heel kalenderjaar en 400 euro voor een kortere periode van minstens drie maanden.
• Staat er ten onrechte buitenlandse btw op de factuur of klopt je btw-nummer niet, dan vraag je een gecorrigeerde factuur; zelf aanpassen mag niet.

Een leverancier in Duitsland die je Nederlandse btw-nummer heeft, mag geen Duitse btw rekenen. Een hotelrekening uit Frankrijk voor een zakelijke reis wél. En een softwarelicentie uit de VS krijgt geen btw op de factuur, maar wél in jouw aangifte. Als Nederlandse ondernemer ontvang je regelmatig zulke facturen uit het buitenland: hotels, softwareabonnementen, adviesdiensten, marketing, of goederen die je invoert. Op zulke facturen kan een buitenlands btw-tarief staan, geen btw met de vermelding "btw verlegd", of geen btw zonder verdere vermelding (bij invoer buiten de EU). Elk scenario heeft een andere fiscale route. In deze gids zetten we de vier standaardsituaties naast elkaar, met de rubriek van de btw-aangifte per geval en wat je bewaart voor je administratie. Voor de bredere context lees onze gids over internationaal factureren en btw.

Op deze pagina

• De vier scenario's op één rij
• Scenario 1: buitenlandse btw op de factuur
• Scenario 2: dienst uit EU met "btw verlegd"
• Scenario 3: goederen uit EU (intracommunautaire verwerving)
• Scenario 4: dienst of goederen uit buiten de EU
• Veelgestelde vragen

De vier scenario's op één rij

De verwerking hangt af van het type prestatie (dienst of goed), het land van de leverancier (EU of niet-EU) en of er buitenlandse btw op de factuur staat.

Elk scenario werken we hieronder uit.

Scenario 1: buitenlandse btw op de factuur

Dit is het scenario waarbij een buitenlandse leverancier je toch buitenlandse btw rekent. Voorbeelden: een hotel- of restaurantrekening in Duitsland, tanken in Frankrijk, een treinticket in België, een deelname aan een beurs in Spanje. Buitenlandse btw op zulke facturen is de regel; je Nederlandse btw-nummer helpt hier niet.

Waarom je die btw niet aftrekt in de NL-aangifte

Je Nederlandse btw-aangifte is voor Nederlandse btw. Duitse of Franse btw hoort daar niet in. Trekt je deze btw wél af in rubriek 5b, dan is dat een aangiftefout die de Belastingdienst bij een controle corrigeert.

Hoe je die btw wél terugvraagt: het EU-teruggaafportaal

Voor buitenlandse btw uit een ander EU-land vraag je die terug via het EU-teruggaafportaal van de Belastingdienst. Je logt in met je eHerkenning of DigiD-zakelijk en dient een verzoek per EU-land in.

Aan het verzoek hangen drempelbedragen:

• 50 euro als je het verzoek doet over een heel kalenderjaar of het resterende deel van een jaar (dat resterende deel moet december bevatten).
• 400 euro als je het verzoek doet over een periode van minstens drie maanden maar minder dan een jaar.

De deadline: het verzoek moet binnen zijn vóór 1 oktober van het jaar volgend op het jaar waarover je de btw terugvraagt. Voor btw over 2026 dus vóór 1 oktober 2027. Je ontvangt binnen vier maanden een beschikking van het EU-land waar je de btw hebt betaald. Bij goedkeuring krijg je het geld binnen tien werkdagen na afloop van die vier maanden gestort. Sommige EU-landen vragen om scans van de facturen, zeker als het bedrag boven een drempel uitkomt.

Buitenlandse btw uit een niet-EU-land

Voor btw uit landen als het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland of Noorwegen loopt de terugvraag niet via het EU-portaal maar via de belastingdienst van dat land, op papier. De regels wisselen sterk per land. Voor de context van btw bij zaken buiten de EU is er specifieke uitleg beschikbaar. In de praktijk laten veel ondernemers deze btw liggen als het om kleine bedragen gaat; voor grotere bedragen is een fiscaal adviseur of gespecialiseerde teruggaafdienst de moeite waard.

Wat je in je administratie doet

De factuur boek je als kostenpost inclusief de buitenlandse btw. Onder je kostenpost staat dan bijvoorbeeld "150 euro (waarvan 24 euro Duitse btw, ingediend voor teruggaaf EU-portaal 2026 Q4)". Bewaartermijn: zeven jaar.

Scenario 2: dienst uit EU met "btw verlegd"

Dit is de hoofdregel voor B2B-diensten binnen de EU. Een softwareaanbieder in Duitsland, een marketingbureau in België, een designer in Frankrijk of een adviseur in Ierland stuurt je een factuur zonder btw, met de vermelding "reverse charge" of "btw verlegd" en jouw Nederlandse btw-nummer.

Waarom er geen btw op staat

Bij diensten aan een btw-plichtige afnemer in een ander EU-land verlegt de leverancier de btw naar het land van de afnemer. Jij, als Nederlandse ondernemer, ben verantwoordelijk voor het aangeven en afdragen van Nederlandse btw over de dienst. Op de factuur staat daarom geen Duitse of Franse btw, wel jouw Nederlandse btw-nummer en de vermelding "reverse charge" of "btw verlegd" met verwijzing naar artikel 44 Richtlijn 2006/112.

Zelf de btw berekenen: rubriek 4b + 5b

Je rekent zelf 21% Nederlandse btw over het factuurbedrag (of 9% als het om een 9%-dienst gaat, wat bij deze categorie zeldzaam is). Die btw:

• Geef je aan in rubriek 4b ("prestaties uit EU-landen") met het bijbehorende belaste bedrag.
• Trek je af als voorbelasting in rubriek 5b, voor zover je de dienst gebruikt voor je belaste omzet.

Netto komt daar dus 0 euro uit, mits je volledig aftrekgerechtigd bent. Als je zowel belast als vrijgesteld werkt (bijvoorbeeld als gemengd belastingplichtige zorgverlener), trek je de verlegde btw slechts voor het belaste deel af en betaal je feitelijk 21% btw over het vrijgestelde deel.

Voorbeeld

Je krijgt een factuur van een Duitse SaaS-leverancier voor 1.000 euro (geen btw, verlegd). In je btw-aangifte:

• Rubriek 4b: 1.000 euro belast bedrag, 210 euro btw.
• Rubriek 5b: 210 euro voorbelasting (mits volledig aftrekgerechtigd).
• Netto af te dragen over deze factuur: 0 euro.

Wat je in je administratie doet

De factuur boek je als kostenpost van 1.000 euro (excl. btw). De 210 euro "berekende btw" en 210 euro voorbelasting zijn boekhoudkundige tegenboekingen. Geen inkoopverklaring nodig; de originele factuur (met "btw verlegd") is voldoende bewijs.

Scenario 3: goederen uit EU (intracommunautaire verwerving)

Koop je goederen bij een leverancier in een ander EU-land en worden die goederen naar Nederland vervoerd, dan doet die leverancier een intracommunautaire levering (0% in zijn land) en jij een intracommunautaire verwerving (0% aan de grens, zelf 21% in Nederland).

Op de factuur

Op de factuur staat 0% btw met een vermelding als "intracommunautaire levering" of "artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112", plus jouw Nederlandse btw-nummer en het btw-nummer van de leverancier. Voor de details over de leverancierszijde lees onze uitleg van intracommunautaire levering en factuurvermelding.

Zelf de btw berekenen: rubriek 4b + 5b

Ook hier reken je zelf 21% (of 9% voor bepaalde producten). Verwerking:

• Rubriek 4b: het factuurbedrag, met daarover 21% berekende btw.
• Rubriek 5b: dezelfde btw als voorbelasting, mits aftrekgerechtigd.

Netto: 0 euro extra af te dragen.

Verificatie van het btw-nummer van de leverancier

De leverancier moet jouw geldige btw-nummer hebben en jij bent verantwoordelijk om zijn nummer te verifiëren (in het VIES-register). Blijkt het nummer ongeldig, dan is de intracommunautaire levering niet correct en had de leverancier moeten factureren met buitenlandse btw. Dat probleem los je bij hem op, niet door zelf iets anders in je aangifte te zetten.

Voorbeeld

Je koopt hardware in Duitsland voor 5.000 euro (0% btw, IC-levering). In je btw-aangifte:

• Rubriek 4b: 5.000 euro belast bedrag, 1.050 euro btw.
• Rubriek 5b: 1.050 euro voorbelasting.
• Netto af te dragen: 0 euro.

Scenario 4: dienst of goederen uit buiten de EU

Diensten uit landen buiten de EU (VS, VK, Zwitserland, Noorwegen, Canada, Australië) en invoer van goederen uit die landen kennen een eigen route.

Dienst uit een niet-EU-land

Bij een dienst uit een niet-EU-land (bijvoorbeeld een softwareabonnement van een Amerikaanse leverancier) staat er meestal geen btw op de factuur. Vaak schrijft de leverancier iets als "not applicable" of laat het veld leeg. Je verwerkt de dienst zelf:

• Rubriek 4a: het factuurbedrag (omgerekend naar euro's tegen de dagkoers), met daarover 21% Nederlandse btw.
• Rubriek 5b: dezelfde 21% als voorbelasting, mits aftrekgerechtigd.

Netto: 0 euro. Dezelfde nul-som als bij een EU-dienst, alleen in een andere rubriek.

Goederen uit een niet-EU-land: btw bij invoer

Bij invoer van goederen uit landen buiten de EU is de btw normaal gesproken verschuldigd bij de douane. De douane berekent invoer-btw over de douanewaarde (goederenwaarde plus vracht, verzekering en invoerrechten) en jij betaalt die btw bij de invoer. Die betaalde invoer-btw trek je vervolgens af als voorbelasting in rubriek 5b, mits aftrekgerechtigd.

Artikel 23-vergunning: geen btw bij de douane

Als je regelmatig goederen invoert, kun je een vergunning artikel 23 aanvragen. Met die vergunning betaal je géén btw bij de douane, maar verlegg je de invoer-btw naar je btw-aangifte. Verwerking:

• Rubriek 4a: de douanewaarde, met daarover 21% berekende btw.
• Rubriek 5b: dezelfde btw als voorbelasting.

Netto: 0 euro. Cashflowvoordeel: je hoeft niet aan de grens te betalen en dat bedrag pas weken later terug te vragen. De vergunning vraag je aan bij je regionale belastingkantoor met bewijs van regelmatige invoer (orderbevestigingen, inkoopfacturen, transportdocumenten). Ondernemers onder de kleineondernemersregeling (KOR) kunnen geen artikel-23-vergunning gebruiken. Ondernemers die jaaraangifte doen worden bij aanvraag omgezet naar kwartaalaangifte.

Voorbeeld invoer met art. 23-vergunning

Je importeert elektronica uit China ter waarde van 20.000 euro (vracht en verzekering 2.000 euro, invoerrechten 500 euro, douanewaarde 22.500 euro). Met art. 23-vergunning:

• Rubriek 4a: 22.500 euro belast bedrag, 4.725 euro btw.
• Rubriek 5b: 4.725 euro voorbelasting.
• Netto btw af te dragen over deze zending: 0 euro (je betaalt alleen de 500 euro invoerrechten aan de douane).

Zonder art. 23-vergunning: 4.725 euro btw betalen aan de douane, later in de aangifte aftrekken.

Wat je op de factuur controleert

Bij elke buitenlandse factuur controleer je vier dingen:

1. Klopt jouw btw-nummer op de factuur? Zonder je btw-nummer kan de leverancier de btw niet verleggen en rekent hij vaak buitenlandse btw.
2. Klopt het btw-nummer van de leverancier? Verifieer in het VIES-register. Zonder geldig btw-nummer is een intracommunautaire verwerving niet correct.
3. Staat de juiste vermelding erop? "Reverse charge", "btw verlegd", "intracommunautaire levering", of "artikel 138 Richtlijn 2006/112" bij EU-goederen; verwijzing naar artikel 44 Richtlijn 2006/112 bij EU-diensten.
4. Is de valuta euro of ander? Bij andere valuta reken je om tegen de dagkoers op de factuurdatum.

Wil je weten wat er sowieso op een factuur hoort te staan? Bekijk de wettelijke factuureisen en de extra vermeldingen op een btw-factuur; die gelden ook als toets voor wat je van een buitenlandse leverancier mag verwachten.

Klopt er iets niet, vraag dan een gecorrigeerde factuur aan de leverancier. Zelf iets aanpassen mag niet.

Combineren met inkoopadministratie

Als je regelmatig buitenlandse facturen ontvangt, is een goede inkoopadministratie essentieel. Per factuur leg je vast: land van de leverancier (EU of niet-EU), type prestatie (dienst of goed), of er btw op de factuur staat, wat de vermelding is (verlegd/IC-levering/geen), en welke rubriek de factuur raakt in de aangifte.

Voor terugkerende leveranciers (SaaS, marketing, adviesbureaus) hoef je die classificatie maar één keer te doen; de software neemt het bij elke nieuwe factuur automatisch mee. Voor eenmalige buitenlandse facturen (zakenreis, beurs) doe je het per factuur handmatig.

Veelgestelde vragen

Waarom heeft mijn EU-leverancier tóch btw op de factuur gezet?

Meestal omdat hij je btw-nummer niet had of niet heeft geverifieerd. Zonder geldig btw-nummer van de afnemer past de leverancier de "consumenten-regel" toe en rekent hij binnenlandse btw. Vraag hem om een gecorrigeerde factuur na verstrekking van je btw-nummer, óf vraag de betaalde buitenlandse btw terug via het EU-portaal.

Kan ik de buitenlandse btw aftrekken in rubriek 5b van mijn NL-aangifte?

Nee. Rubriek 5b is voor Nederlandse voorbelasting. Buitenlandse btw vraag je terug via het EU-teruggaafportaal (voor EU-btw) of via de belastingdienst van het niet-EU-land (voor niet-EU-btw). Aftrekken in 5b levert bij een controle een naheffing op.

Mijn Amerikaanse SaaS-leverancier heeft geen enkele btw-vermelding, hoe weet ik of ik moet verleggen?

Bij een dienst uit een niet-EU-land aan een NL-ondernemer verleg je vrijwel altijd naar Nederland. De aanwezigheid of afwezigheid van een vermelding op de factuur maakt niet uit; je hebt zelf een aangifteplicht in Nederland. Vermeld het factuurbedrag in rubriek 4a met 21% berekende btw en trek diezelfde btw af in rubriek 5b (mits aftrekgerechtigd).

Werkt dit ook voor de KOR?

Ondernemers onder de kleineondernemersregeling (KOR) zijn ontheven van btw-aangifte, maar niet van verlegging bij buitenlandse leveranciers. Ontvang je als KOR-deelnemer een factuur uit het buitenland met btw verlegd of een intracommunautaire verwerving, dan moet je die btw wél aangeven en betalen, en je hebt géén aftrekrecht in 5b. Dat is een belangrijke reden om als KOR-deelnemer nog eens goed te kijken naar buitenlandse inkopen. Hoe je zelf onder de KOR factureert, lees je in ons stappenplan voor een factuur zonder btw.

Wat als ik goederen invoer zonder art. 23-vergunning?

Dan betaal je de invoer-btw direct aan de douane bij invoer. In je btw-aangifte geef je het niet aan in rubriek 4a, maar trek je alleen de betaalde btw af in rubriek 5b als voorbelasting. Cashflownadeel: je moet eerst betalen en pas bij de aangifte terugkrijgen (netto 0, maar met een cashflowgat).

Hoe verwerk ik een buitenlandse factuur met verkeerde vermelding?

Vraag altijd om een gecorrigeerde factuur. Een factuur met btw waarop verlegd had moeten staan, is niet zelf te corrigeren. Bij een intracommunautaire verwerving met foutieve vermelding of verkeerd btw-nummer loop je risico bij een controle. Bewaar bewijs van je correctieverzoek in je administratie.

Hoe vraag ik buitenlandse btw terug?

Btw uit een ander EU-land vraag je terug via het EU-teruggaafportaal van de Belastingdienst: je logt in met eHerkenning of DigiD-zakelijk en dient per EU-land een verzoek in. Doe dat vóór 1 oktober van het jaar na het jaar waarin je de btw betaalde; het EU-land beslist binnen vier maanden. Btw uit een niet-EU-land vraag je rechtstreeks terug bij de belastingdienst van dat land.

Moet ik een buitenlandse factuur in vreemde valuta omrekenen?

Ja. Staat de factuur in dollars, ponden of Zwitserse franken, dan reken je het bedrag om naar euro's tegen de dagkoers op de factuurdatum. Dat omgerekende bedrag zet je in rubriek 4a of 4b en daarover bereken je de 21% btw die je zelf aangeeft en in 5b aftrekt.

Buitenlandse facturen verwerken met TRONVoice

Ook al maakt TRONVoice primair uitgaande facturen, de inkoopmodule helpt je bij het classificeren van buitenlandse inkoopfacturen: per leverancier een profiel (land, type prestatie, standaard btw-behandeling), en per boeking automatisch de juiste btw-rubriek voor je aangifte. Combineer dat met een bankkoppeling voor het automatisch matchen van betalingen aan buitenlandse leveranciers en je administratie is bij tot op de dag.

Werk je vaak met leveranciers uit andere EU-landen, dan is meertalige factuur- en documentverwerking een fijne bijkomstigheid: buitenlandse leveranciers herkennen de context van jouw btw-nummer sneller en je vermijdt onterecht in rekening gebrachte buitenlandse btw. Start met TRONVoice en houd je buitenlandse inkopen fiscaal onder controle vanaf de eerste factuur.