BTW verlegd factuur: alles wat je moet weten over de verleggingsregeling

Je hebt een opdracht afgerond voor een klant in Duitsland, of je werkt als onderaannemer in de bouw. Nu moet je een factuur sturen, maar welk BTW-tarief reken je? In veel gevallen is het antwoord: geen BTW, maar dan wel met de vermelding "BTW verlegd". De verleggingsregeling, ook bekend als reverse charge, is een belangrijk mechanisme in het Nederlandse en Europese BTW-stelsel. In deze uitgebreide gids leggen we uit wanneer je BTW moet verleggen, hoe je een correcte BTW verlegd factuur opstelt en welke valkuilen je moet vermijden. Zie ook ons stappenplan voor BTW verlegd facturen.

Wat is BTW verleggen precies?

Bij de verleggingsregeling verschuift de BTW-plicht van de leverancier naar de afnemer. Normaal gesproken factureer jij BTW aan je klant, draag je deze af aan de Belastingdienst, en vraagt je klant de BTW terug (als hij zakelijk is). Bij BTW verleggen sla je een stap over: jij factureert zonder BTW en je klant geeft de BTW zelf aan in zijn eigen BTW-aangifte.

Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar het doel is eenvoudig: voorkomen dat BTW dubbel wordt geheven of dat ondernemers BTW moeten terugvragen in een ander land. Het maakt internationale handel en bepaalde binnenlandse sectoren administratief eenvoudiger.

Wanneer moet je BTW verleggen?

Er zijn drie hoofdsituaties waarin je BTW moet verleggen:

1. Intracommunautaire leveringen binnen de EU

Lever je goederen aan een zakelijke klant in een ander EU-land? Dan factureer je met 0% BTW en vermeld je "Intracommunautaire levering" of "BTW verlegd". Je klant geeft de BTW aan in zijn eigen land.

Voorwaarden:

• Je klant is een ondernemer met een geldig BTW-nummer
• De goederen worden daadwerkelijk naar een ander EU-land vervoerd
• Je kunt het transport aantonen met vervoersdocumenten

Voorbeeld: Je verkoopt machines aan een fabriek in Belgie. Je factureert 0% BTW met de vermelding "Intracommunautaire levering, BTW verlegd naar afnemer". De Belgische klant geeft de Belgische BTW aan en trekt deze direct weer af.

2. B2B-diensten aan ondernemers in andere EU-landen

Voor veel zakelijke diensten geldt de hoofdregel dat BTW verschuldigd is in het land waar de afnemer is gevestigd. Dit betekent dat je als Nederlandse dienstverlener geen Nederlandse BTW factureert aan je buitenlandse zakelijke klant.

Voorbeelden van diensten met BTW-verlegging:

• Advies- en consultancydiensten
• Juridische diensten
• Marketing en reclame
• IT-diensten en softwareontwikkeling
• Vertaal- en tolkdiensten
• Verhuur van roerende zaken (niet onroerend goed)

Let op: Er zijn uitzonderingen. Diensten met betrekking tot onroerend goed worden belast waar het onroerend goed zich bevindt. Ook voor bepaalde andere diensten gelden afwijkende regels.

3. Onderaanneming in de bouw (binnenlands)

In de bouwsector geldt een speciale verleggingsregeling binnen Nederland. Als je als onderaannemer werkt voor een hoofdaannemer, verleg je de BTW naar de hoofdaannemer.

Wanneer van toepassing:

• Je verricht bouwwerkzaamheden als onderaannemer
• Je opdrachtgever is zelf ook een ondernemer in de bouwsector
• Het betreft werkzaamheden aan onroerend goed

Voorbeeld: Een stukadoor werkt in onderaanneming voor een aannemer die een woning renoveert. De stukadoor factureert zonder BTW en vermeldt "BTW verlegd artikel 12 lid 5 Wet OB".

4. Invoer van goederen

Bij invoer van goederen van buiten de EU kun je onder voorwaarden de BTW verleggen. Dit heet de verleggingsregeling bij invoer. Je betaalt dan geen BTW bij de douane, maar geeft de BTW aan in je reguliere BTW-aangifte.

Voorwaarden:

• Je hebt een vergunning artikel 23 (aanvragen bij de Belastingdienst)
• De goederen worden ingevoerd voor zakelijke doeleinden

Hoe stel je een correcte BTW verlegd factuur op?

Een BTW verlegd factuur moet aan alle standaard factuureisen voldoen, plus enkele specifieke vermeldingen.

Verplichte elementen

1. Je eigen gegevens: Naam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer
2. Klantgegevens: Naam, adres en cruciaal: het BTW-nummer van je klant
3. Factuurnummer: Uniek en opeenvolgend
4. Factuurdatum
5. Omschrijving: Duidelijke beschrijving van goederen of diensten
6. Bedrag: Exclusief BTW (geen BTW-regel)
7. Vermelding verlegging: De wettelijke grond waarom BTW is verlegd

Verplichte vermeldingen bij BTW-verlegging

De exacte tekst hangt af van de situatie:

Bij intracommunautaire leveringen:

"Intracommunautaire levering, BTW verlegd naar afnemer" of

"VAT reverse charged, article 138 VAT Directive"

Bij B2B-diensten aan EU-klanten:

"BTW verlegd" of "VAT reverse charged"

Bij onderaanneming in de bouw:

"BTW verlegd op grond van artikel 12, lid 5 Wet op de omzetbelasting 1968"

Het BTW-nummer van je klant is essentieel

Bij intracommunautaire transacties en B2B-diensten aan buitenlandse klanten moet je het BTW-nummer van je klant op de factuur vermelden. Bovendien moet je dit BTW-nummer controleren voordat je de verleggingsregeling toepast.

Hoe controleer je een BTW-nummer?

Gebruik het VIES-systeem (VAT Information Exchange System) van de Europese Commissie. Dit is gratis toegankelijk via de website van de Europese Commissie. Voer het BTW-nummer in en je krijgt direct bevestiging of het nummer geldig is.

Belangrijk: Bewaar een screenshot of printout van de VIES-verificatie in je administratie. Bij een controle moet je kunnen aantonen dat je het BTW-nummer hebt gecontroleerd.

Praktische voorbeelden van BTW verlegd facturen

Voorbeeld 1: Softwarediensten aan Duits bedrijf

FACTUUR / INVOICE

Van: TechSolutions B.V.
Innovatieweg 10, 3542 DW Utrecht, Nederland
KvK: 12345678
BTW-nummer: NL123456789B01

Aan: MusterFirma GmbH
Hauptstrasse 25, 10115 Berlin, Deutschland
BTW-nummer: DE987654321

Factuurnummer: 2026-042
Factuurdatum: 9 januari 2026

Omschrijving: Software development services Q4 2025
- Custom API integration: 40 uur
- Testing and deployment: 15 uur

Totaal: EUR 5.500,00

BTW verlegd naar afnemer / VAT reverse charged
Article 196 VAT Directive

Betalingstermijn: 30 dagen
IBAN: NL91ABNA0417164300

Voorbeeld 2: Onderaannemer in de bouw

FACTUUR

Van: Elektrotechniek Jansen
Ambachtstraat 8, 2544 JK Den Haag
KvK: 87654321
BTW-nummer: NL987654321B01

Aan: Bouwbedrijf De Vries B.V.
Bouwlaan 15, 2567 KL Rotterdam
BTW-nummer: NL456789123B01

Factuurnummer: 2026-008
Factuurdatum: 9 januari 2026

Project: Nieuwbouw appartementen Parkzicht
Locatie: Parkweg 100-120, Rotterdam

Omschrijving:
- Elektra-installatie 12 appartementen
- Meterkastmontage
- Bekabeling algemene ruimtes

Totaal exclusief BTW: EUR 24.750,00

BTW verlegd op grond van artikel 12, lid 5
Wet op de omzetbelasting 1968

Betalingstermijn: 14 dagen
IBAN: NL91INGB0001234567

Voorbeeld 3: Intracommunautaire levering goederen

FACTUUR / INVOICE

Van: Groothandel Nederland B.V.
Industrieweg 50, 1043 EJ Amsterdam
KvK: 11223344
BTW-nummer: NL112233445B01

Aan: Distributeur Belgie BVBA
Antwerpsesteenweg 200, 2000 Antwerpen, Belgie
BTW-nummer: BE0123456789

Factuurnummer: 2026-199
Factuurdatum: 9 januari 2026

Omschrijving: Levering diverse elektronica
- 50x Laptop Model X: EUR 25.000,00
- 100x Tablet Model Y: EUR 15.000,00

Totaal: EUR 40.000,00

Intracommunautaire levering
BTW 0% - Reverse charge, article 138 VAT Directive

Leveringsvoorwaarden: DDP Antwerpen
Vervoerder: DHL Express
CMR-nummer: NL2026-001234

Betalingstermijn: 30 dagen
IBAN: NL91RABO0123456789

Verplichtingen naast de factuur

ICP-opgave

Bij intracommunautaire leveringen en veel B2B-diensten aan EU-klanten moet je naast je BTW-aangifte ook een ICP-opgave (Intracommunautaire Prestaties) doen. Hierin meld je per EU-land en per afnemer de totale waarde van je leveringen of diensten.

Wanneer: Per kwartaal, samen met je BTW-aangifte

Waar: Via de Belastingdienst, digitaal

Wat vermelden: BTW-nummer afnemer, landcode, totaalbedrag

Bewaarplicht documenten

Bewaar de volgende documenten 7 jaar:

• Facturen met BTW-verlegging
• VIES-verificaties van BTW-nummers
• Vervoersdocumenten bij goederenlevering (CMR, vrachtbrieven)
• Overeenkomsten met afnemers

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Fout 1: BTW-nummer niet controleren

Je past de verleggingsregeling toe, maar het BTW-nummer van je klant blijkt ongeldig. Resultaat: je had gewoon Nederlandse BTW moeten factureren en draait op voor de BTW.

Oplossing: Controleer altijd het BTW-nummer via VIES voordat je factureert.

Fout 2: Geen of verkeerde vermelding op factuur

Je factuur bevat geen vermelding van BTW-verlegging, of de vermelding is onjuist. Dit kan problemen geven bij de klant (die de BTW moet aangeven) en bij een controle.

Oplossing: Gebruik templates met de correcte standaardteksten.

Fout 3: ICP-opgave vergeten

Je past correct BTW-verlegging toe, maar vergeet de ICP-opgave te doen. Dit kan leiden tot boetes en vragen van de Belastingdienst.

Oplossing: Neem de ICP-opgave op in je kwartaalroutine, direct na de BTW-aangifte.

Fout 4: Verlegging toepassen bij particulieren

BTW-verlegging geldt alleen bij zakelijke afnemers. Lever je aan een particulier in een ander EU-land? Dan gelden andere regels (vaak moet je lokale BTW rekenen).

Oplossing: Verifieer altijd dat je afnemer een ondernemer is met een geldig BTW-nummer.

Fout 5: Verkeerde regeling in de bouw

Niet alle bouwwerkzaamheden vallen onder de verleggingsregeling. Werk je direct voor een particuliere opdrachtgever of een niet-bouwbedrijf? Dan factureer je gewoon met BTW.

Oplossing: De verlegging geldt alleen als je opdrachtgever zelf ook BTW-ondernemer in de bouw is.

BTW-aangifte bij verlegde BTW

Als leverancier/dienstverlener

Je vermeldt de omzet in je BTW-aangifte, maar niet als belaste omzet. Bij intracommunautaire leveringen vul je rubriek 3b in. Je draagt geen BTW af over deze omzet.

Als afnemer (bij ontvangen facturen met BTW verlegd)

Ontvang je een factuur met "BTW verlegd"? Dan moet je zelf de BTW aangeven. Je geeft de verschuldigde BTW op in rubriek 4a of 4b van je BTW-aangifte. Tegelijkertijd kun je deze BTW als voorbelasting aftrekken in rubriek 5b (mits je recht hebt op aftrek). Per saldo betaal je dus niets extra.

Checklist voor een correcte BTW verlegd factuur

Gebruik deze checklist voordat je een factuur met BTW-verlegging verstuurt:

• [ ] BTW-nummer afnemer gecontroleerd via VIES
• [ ] BTW-nummer afnemer vermeld op factuur
• [ ] Correcte vermelding BTW-verlegging met wettelijke grond
• [ ] Geen BTW-bedrag op factuur (ook niet EUR 0,00)
• [ ] Bij goederenlevering: vervoersdocumenten in orde
• [ ] ICP-opgave gepland voor dit kwartaal
• [ ] Verificatie opgeslagen in administratie

Conclusie: BTW verleggen hoeft niet ingewikkeld te zijn

De verleggingsregeling lijkt op het eerste gezicht complex, maar als je de basis begrijpt is het goed te doen. De kern is simpel: bij bepaalde B2B-transacties factureer je zonder BTW en verschuift de BTW-plicht naar je klant. Zorg dat je het BTW-nummer controleert, de juiste vermelding op je factuur zet en je ICP-opgave doet.

Met de juiste facturatiesoftware automatiseer je veel van dit proces. Je selecteert het type transactie en de software voegt automatisch de correcte vermeldingen toe. Zo voorkom je fouten en bespaar je tijd.

Lees ook onze gids over factuur sturen naar het buitenland voor aanvullende internationale BTW-regels. Wil je direct aan de slag met professionele facturen, inclusief correcte BTW-verlegging? Start vandaag gratis met TRONVoice en ervaar hoe eenvoudig het kan zijn.