Een goed factuurprogramma voor accountants doet drie dingen tegelijk: een centrale klantendatabase met dossiers, meerdere administraties onder één inlog en een strak factuur- en factureringsproces voor je eigen kantoor. Voor Nederlandse accountantskantoren is het echte onderscheid: kan de software elke klantadministratie apart bijhouden, met de juiste toegangsrechten per medewerker, terwijl jouw kantoor er zelf op factureert en aangiftes voorbereidt? De pakketten die dat vlekkeloos doen zijn Exact Online (accountancy-versie), AFAS, SnelStart en TRONVoice.
In het kort
- Accountants hebben software nodig die multi-administraties, dossier- en klantbeheer en kantoorbeheer aan elkaar knoopt onder een enkele inlog.
- Een algemene Nederlandse B2B-plicht voor e-facturatie is er nog niet, maar de EU-regels (ViDA) maken e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-handel per 1 juli 2030 verplicht, dus je klanten hebben op termijn allemaal een Peppol-ready pakket nodig.
- Kies een tool met heldere rechten per medewerker, aparte klantportaal-toegang en een fatsoenlijke koppeling naar fiscale software voor SBR-aangiftes.
Voor een accountantskantoor telt de tool waarin je klanten factureren minstens zo zwaar als de tool waarin je je eigen facturen aan klanten stuurt. Beide bepalen samen je uurrendement. Deze gids gaat door de belangrijkste eisen aan software die je in beide rollen goed bedient, met concrete pakketten die daaraan voldoen. Voor de bredere context over softwarekeuze lees onze complete gids over hoe je facturatiesoftware kiest en de prijsvergelijking van facturatiesoftware.
Op deze pagina
- Wat een accountant anders nodig heeft dan een gewone ondernemer
- De acht harde eisen aan software voor accountantskantoren
- Multi-administratie: hoe je dat correct inricht
- Klantbeheer: dossier, rechten en portaal
- Facturatie aan je eigen klanten
- Pakketten die dit voor Nederlandse kantoren goed doen
- Veelgestelde vragen
Wat een accountant anders nodig heeft
De software voor een accountantskantoor moet fundamenteel iets anders kunnen dan de tool waar een zzp'er facturen mee maakt. Je bent tegelijk gebruiker, eindverantwoordelijke en ontvanger van klantdata. Deze vier dingen komen vooral terug in de eisen:
- Meerdere administraties tegelijk beheren. Wisselen tussen dossiers moet in twee klikken kunnen, zonder uitloggen. Zie onze uitleg over meerdere bedrijven beheren in één tool.
- Fijnmazige rechten. Een junior mag mutaties boeken, een senior mag aangiftes klaarzetten, en de klant mag alleen zijn eigen dossier zien. Een tool die alleen "beheerder" of "medewerker" kent, valt af.
- Aangifteproces onder SBR. Van btw en ICP tot IB en VpB moeten aangiftes uit de administratie naar de Belastingdienst kunnen, direct of via fiscale software als Fiscaal Gemak van Exact of AFAS Fiscaal.
- Kantoorbeheer. Uren registreren per klant, factureren per klant of per abonnement, en overzicht per medewerker of afdeling.
De acht harde eisen
De tabel hieronder is de minimale toets. Kruis alle acht aan of het pakket valt buiten je shortlist.
| Eis | Waarom belangrijk | Praktische check |
|---|---|---|
| Multi-administratie onder één inlog | Voorkomt uit- en inlog-tijdverlies | Kun je in 2 klikken naar een andere klant? |
| Rechten per medewerker | Interne rolverdeling en aansprakelijkheid | Kun je "alleen boeken" en "alleen fiatteren" scheiden? |
| Klantportaal met eigen inlog | Klant hoeft niet in jouw kantoorlaag te kijken | Krijgt de klant een eigen inlog met alleen zijn dossier? |
| SBR-aangifte | Direct naar Belastingdienst | Verstuurt de tool btw en ICP via SBR of via je fiscale pakket? |
| Peppol standaard | Klanten moeten straks verplicht Peppol kunnen | Kan elke administratie standaard Peppol-facturen versturen en ontvangen? |
| Scan-en-herken | Kern van je dagelijkse crediteurenwerk | Wat is de foutmarge en wat kosten extra scans? |
| Directe koppelingen | Bespaart handmatige exports | Zijn er live koppelingen met Exact, SnelStart, Minox? |
| Bewaarplicht en export | Zeven jaar administratie plus makkelijke overdracht | Kun je een compleet dossier exporteren als een klant vertrekt? |
Multi-administratie inrichten
Multi-administratie klinkt eenvoudig maar heeft in de praktijk een paar valkuilen die je vooraf wilt afdekken.
Een klant, een administratie of meerdere
Sommige klanten hebben meerdere BV's binnen een holding-structuur. Kies een tool waarin je die als aparte administraties onder één klantdossier kunt hangen, zodat je uren en facturen op één klantniveau ziet maar aangiftes en boekingen per BV apart doet. Zie de gids over multi-administraties in één tool voor de opzet.
Rechten en fiattering
Werk je met een team, dan wil je onderscheid tussen medewerkers die alleen boeken, medewerkers die goedkeuren en verantwoordelijken die aangiftes doen. Pakketten als Exact Online Accountancy en AFAS hebben fijnmazige rollen; sommige lichtere pakketten hebben alleen "beheerder" en "medewerker". Dat laatste breekt zodra je met stagiaires of junioren gaat werken.
Nummerreeksen per administratie
De Belastingdienst eist per administratie een opeenvolgende, unieke factuurnummerreeks. In multi-administratiesoftware moet elke administratie zijn eigen reeks kunnen aanhouden. Klinkt vanzelfsprekend, maar test dit expliciet bij een nieuw pakket: wissel je van administratie, blijf je in je eigen reeks?
Klantbeheer, dossier, rechten en portaal
Modern klantbeheer voor accountantskantoren gaat verder dan een CRM-lijstje met namen. Wat je typisch zoekt:
- Compleet klantdossier, met NAW, KvK, btw-nummer, contactpersonen, contracten, uploadhistorie en aangiftes op één plek. Zie onze CRM-uitleg voor facturatiesoftware.
- Klantportaal waar de klant zelf documenten kan uploaden, facturen kan ophalen en aangiftes kan tekenen. Dat scheelt jou heel wat mailverkeer.
- Fiattering vanuit het portaal, zodat een klant een aangifte of jaarrekening digitaal kan goedkeuren voordat je hem indient.
- Rechten per klantportaal, zodat de eigenaar meer ziet dan een receptioniste van hetzelfde bedrijf.
- Audit trail op wie wat wanneer heeft gemuteerd, wat bij een controle of aansprakelijkheidsvraag onmisbaar is.
Voor de collega's van accountantskantoren is het praktisch handig als klantbeheer en de standaardfacturatie in één tool zitten, zodat je niet drie systemen tegelijk hoeft open te houden.
Facturatie aan je eigen klanten
Naast het werk dat je voor klanten doet, moet je eigen kantoor ook factureren. Voor accountantskantoren is dit meestal een mix van vaste abonnementen, uurwerk en projecten.
Abonnementen voor doorlopend werk
Boekhoudabonnementen, loonadministratie en SBR-aangiftes worden vaak maandelijks of per kwartaal in rekening gebracht. Kies een tool die deze periodieke facturen automatisch inplant en verstuurt, zodat je niet elke maand handmatig hoeft te factureren.
Uurwerk uit urenregistratie
Ureninschrijving door je medewerkers moet direct op de eindfactuur kunnen landen, per klant of per project. Dat scheelt correcties en dubbele invoer. Zie hoe urenregistratie en facturatie samenwerken in de dagelijkse praktijk.
Betaallinks in de factuur
Voor snelle betaling van accountantsfacturen zijn iDEAL en Wero via een betaallink een groot verschil. Bij zzp- en MKB-klanten die je vaste abonnementskosten in rekening brengt, werkt automatische incasso via SEPA minstens zo goed.
Rappelbeleid
Als accountantskantoor loop je zelf ook aan tegen openstaande facturen. Automatiseer je herinneringsstroom zodat elke factuur na de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen automatisch een herinnering krijgt.
Pakketten vergelijken
Dit zijn de pakketten die in de Nederlandse markt voor accountantskantoren het vaakst in beeld komen. Voor prijzen verwijzen we naar onze aparte prijsvergelijking van facturatiesoftware; tarieven voor accountancy-varianten verschillen sterk per aantal administraties en gebruikers.
| Pakket | Sterke punten | Waar je op moet letten |
|---|---|---|
| Exact Online Accountancy | Compleet, sterk in SBR, fiscale module inbegrepen | Steilere leercurve, hogere prijsklasse |
| AFAS Accountancy | End-to-end suite: CRM, HRM, factureren, fiscaal | Duurder, groter implementatietraject |
| SnelStart Accountant | Sterk in scan-en-herken en boekhoudkoppeling | Aparte modules voor sommige functies |
| TRONVoice | Multi-administraties, CRM, UBL-e-facturen, meertalig factureren in één pakket | Aanvullende specialistische fiscale modules komen via partnerkoppelingen |
| Mijn Kantoor | Kantoormanagement en dossierbeheer voor accountants | Vaak gecombineerd met een boekhoudpakket voor de klantadministratie |
| AdminPulse | Kantoorbeheer met tijdregistratie, dossiers en anti-witwas | Specifiek kantoormanagement, vraagt boekhoudpakket ernaast |
De keuze hangt af van waar je nadruk ligt. Wil je één tool die zowel klantboekhouding als je eigen kantoor bedient, dan kijk je naar Exact Online, AFAS of TRONVoice. Zoek je puur kantoormanagement rondom een bestaande boekhoudsuite, dan zijn Mijn Kantoor of AdminPulse aanvullingen.
Wanneer TRONVoice past voor een accountantskantoor
TRONVoice is opgezet als één omgeving voor facturatie, multi-administraties, CRM, online betalingen en e-facturatie met UBL (verzending via Peppol komt binnenkort). Voor kantoren die klantenfacturen, eigen abonnementsfacturatie en dossierbeheer in één tool willen bundelen zonder complete migratie naar Exact of AFAS, is dat een pragmatische middenweg. Directe koppelingen met Exact Online en Minox (SnelStart volgt binnenkort) zorgen dat de klantboekhouding in de tool van de accountant kan blijven staan als dat de voorkeur heeft.
Wat je vaak over het hoofd ziet
- De e-facturatieverplichting raakt op termijn al je klanten. In Nederland is e-facturatie al verplicht voor leveranciers van de Rijksoverheid; een algemene B2B-verplichting is er nog niet, maar door de EU-regels (ViDA) wordt e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-handel per 1 juli 2030 verplicht. Kies voor je klanten dus expliciet software die dit standaard doet. Zie onze gids over de e-facturatieverplichting.
- Bewaarplicht en overdracht. Zeven jaar administratie is de basis, tien jaar voor onroerende zaken. Zorg dat je zowel jouw eigen als de klantdossiers in een fatsoenlijk exportformaat kunt overdragen, ook als een klant naar een ander kantoor overstapt.
- Anti-witwas en integriteitseisen. Voor accountantskantoren gelden aparte regels rond klantonderzoek en meldplicht ongebruikelijke transacties. Pakketten als AdminPulse hebben dit ingebouwd; andere tools laten je dit apart doen.
- KOR-klanten. Klanten die onder de kleineondernemersregeling vallen (omzet tot en met 20.000 euro), factureren zonder btw. Test of het pakket dit correct verwerkt, zowel op de factuur als in de btw-administratie.
- Onboarding van nieuwe klanten. Hoe snel zit een nieuwe klant met beginbalans, openstaande facturen en historische data in je tool? Dat bepaalt of je makkelijk kunt groeien.
Veelgestelde vragen
Wat is het beste factuurprogramma voor accountants?
Er is geen enkelvoudig antwoord. Voor grote kantoren met veel klanten en interne workflows zijn Exact Online Accountancy en AFAS Accountancy de standaardkeuzes. Voor middelgrote kantoren die een pragmatisch pakket met multi-administraties, CRM en e-facturatie willen zonder de complexiteit van Exact of AFAS, is TRONVoice een sterk alternatief. Voor kantoren die vooral kantoormanagement zoeken rondom een bestaande boekhoudsuite passen Mijn Kantoor of AdminPulse.
Wat is het verschil tussen een klantboekhoudpakket en kantoormanagementsoftware?
Een klantboekhoudpakket doet de boekhouding van elke klant apart (denk aan Exact Online, SnelStart of TRONVoice). Kantoormanagementsoftware regelt jouw eigen kantoor: uren, dossiers, planning en facturatie aan klanten. Sommige pakketten (Exact Online Accountancy, AFAS) doen beide; andere combinaties combineer je: bijvoorbeeld TRONVoice voor multi-administraties plus AdminPulse voor kantoormanagement.
Kan een accountantskantoor met TRONVoice werken?
Ja. TRONVoice biedt multi-administraties, CRM, rechten per medewerker, e-facturatie met UBL, automatische betaalfuncties en directe koppelingen met Exact Online en Minox. Verzending via Peppol en een SnelStart-koppeling komen binnenkort. Voor kantoren die een pragmatisch één-tool-model zoeken, zonder de zwaarte van een grote suite, past dat goed. Zie ook onze pagina voor accountantskantoren.
Wat betekent SBR voor mijn software-keuze?
SBR (Standard Business Reporting) is de standaard voor het digitaal indienen van aangiftes en jaarrekeningen bij overheden. Voor je klantadministraties wil je een tool waarin je gegevens direct via SBR naar de Belastingdienst kunt sturen, of die vlekkeloos exporteert naar een fiscaal pakket (bijvoorbeeld Fiscaal Gemak van Exact) dat SBR doet. Kies je een tool zonder SBR-pad, dan bouw je een handmatige stap in die op termijn irriteert.
Hoe zit het met de Peppol-verplichting voor mijn klanten?
In Nederland is e-facturatie al verplicht voor leveranciers van de Rijksoverheid. Een algemene B2B-verplichting is er nog niet, maar door de EU-regels (ViDA) wordt e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-handel per 1 juli 2030 verplicht en België kent sinds 1 januari 2026 al een B2B-plicht via Peppol. Als accountant is het slim om je klantenbestand nu al inzichtelijk te maken op wie aan de overheid, aan Belgische of aan andere EU-klanten factureert, en om standaard software met e-facturatie te adviseren. Meer over deze planning in de gids over de e-facturatieverplichting.
Werkt scan-en-herken echt zonder fouten?
Nee, maar wel goed genoeg. Moderne scan-en-herken combineert OCR met machine learning en haalt bij standaardfacturen een hoge herkenningsgraad. Fouten komen vooral bij ongestructureerde bonnetjes en handgeschreven documenten. Voor accountantskantoren is de tijdswinst per honderd inkoopfacturen groot; zorg wel dat een medewerker een controlestap doet voor je definitief boekt. Dat blijft accountantswerk. Zie onze aparte gids over factuurverwerking automatiseren voor de details.
Een factuurprogramma voor jouw accountantskantoor
Voor een accountantskantoor draait de softwarekeuze om drie dingen: multi-administraties onder één inlog, sterk klantbeheer met dossiers en portaal, en een efficiënte facturatie voor je eigen kantoor. TRONVoice combineert die drie in één pakket, met e-facturatie via UBL standaard aan boord en directe koppelingen met Exact Online en Minox (SnelStart volgt binnenkort) voor de scenario's waarin je klant of jij liever in een specifiek boekhoudpakket blijft.
Wil je zien of TRONVoice past bij hoe jouw accountantskantoor werkt? Start met TRONVoice en test het met twee eigen klantadministraties.
