Factuur niet betaald? Complete incasso stappenplan voor ondernemers

Je hebt geleverd, de factuur verstuurd, maar de betaling blijft uit. Frustrerend en helaas een situatie die veel ondernemers kennen. Gelukkig hoef je niet machteloos toe te kijken. Met het juiste stappenplan kun je professioneel en effectief je geld innen zonder direct naar een deurwaarder te stappen.

In deze complete gids doorlopen we alle stappen van vriendelijke herinnering tot juridische procedure. Zodat je weet wat je rechten zijn en hoe je snel betaald krijgt.

Waarom betalen klanten niet op tijd?

Voordat je in actie komt, is het handig om te begrijpen waarom facturen niet betaald worden. De redenen lopen uiteen:

Administratieve redenen

• De factuur is niet aangekomen of kwijtgeraakt
• Verkeerd e-mailadres of spamfilter
• De factuur zit nog in een goedkeuringsproces
• Vakantie of ziekte van de contactpersoon

Financiele redenen

• Tijdelijke cashflow problemen
• De klant heeft zelf openstaande facturen
• Prioriteit bij andere betalingen

Inhoudelijke redenen

• Onenigheid over geleverde werk of producten
• Klant vindt het bedrag te hoog
• Onduidelijkheid over afspraken

Door eerst de reden te achterhalen, kun je gerichter handelen. Soms lost een telefoontje het probleem al op.

Stap 1: Betalingsherinnering versturen

De eerste stap is altijd vriendelijk. Stuur binnen een week na de vervaldatum een betalingsherinnering. Dit kan gewoon per e-mail.

Wat zet je in een betalingsherinnering?

• Verwijzing naar de originele factuur (nummer en datum)
• Het openstaande bedrag
• De oorspronkelijke vervaldatum
• Nieuw verzoek tot betaling binnen bijvoorbeeld 7 dagen
• Je contactgegevens voor vragen

Voorbeeldtekst betalingsherinnering

"Beste [naam], volgens onze administratie staat factuur [nummer] van [datum] nog open. Het gaat om een bedrag van [bedrag]. Mogelijk is deze factuur aan je aandacht ontsnapt. Wij verzoeken je vriendelijk het bedrag binnen 7 dagen over te maken. Heb je vragen of klopt er iets niet? Neem dan contact met ons op."

Met TRONVoice kun je automatisch betalingsherinneringen versturen zodra de vervaldatum is verstreken. Dat scheelt je veel tijd.

Stap 2: Telefonisch contact opnemen

Reageert de klant niet op je herinnering? Pak dan de telefoon. Persoonlijk contact werkt vaak beter dan e-mail. Je kunt direct vragen stellen en misverstanden oplossen.

Tips voor het telefoongesprek

• Blijf vriendelijk en zakelijk
• Vraag of de factuur is ontvangen
• Informeer of er een reden is voor de late betaling
• Maak concrete afspraken (wanneer wordt betaald?)
• Stuur na het gesprek een bevestiging per e-mail

Een telefoontje voorkomt vaak escalatie. Misschien heeft de klant gewoon een herinnering nodig of is er een probleem dat je kunt oplossen.

Stap 3: Aanmaning versturen (sommatiebrief)

Heeft telefonisch contact niets opgeleverd? Dan is het tijd voor een formele aanmaning. Dit is een officieel verzoek tot betaling met juridische consequenties.

Wettelijke verplichting: de 14-dagenbrief

Bij particulieren (consumenten) ben je wettelijk verplicht een aanmaning te sturen voordat je incassokosten mag berekenen. Deze aanmaning moet de klant minimaal 14 dagen de tijd geven om te betalen.

Wat moet er in de aanmaning staan?

• Vermelding dat het een aanmaning betreft
• Het openstaande factuurbedrag
• Verwijzing naar eerdere factuur en herinneringen
• Duidelijke betalingstermijn van 14 dagen
• De incassokosten die volgen bij niet-betaling
• Eventuele wettelijke rente die je in rekening brengt

Verstuur aangetekend

Voor zakelijke klanten is aangetekend versturen niet verplicht, maar wel verstandig. Je hebt dan bewijs dat de brief is ontvangen. Dit kan later belangrijk zijn in een juridische procedure.

Stap 4: Incassokosten en wettelijke rente berekenen

Betaalt de klant na de aanmaning nog steeds niet? Dan mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Wil je het bedrag direct uitrekenen? Gebruik onze uitleg over aanmaningskosten berekenen, inclusief rekenvoorbeelden.

Hoe bereken je incassokosten?

De incassokosten zijn wettelijk vastgelegd en afhankelijk van de hoofdsom:

Voorbeeld berekening

Bij een openstaande factuur van €1.500:

• Incassokosten: 15% van €1.500 = €225
• Maar het minimum is €40, dus je mag €225 rekenen

Wettelijke rente

Naast incassokosten mag je wettelijke rente berekenen. Voor zakelijke klanten (handelstransacties) is dit 10,4% per jaar sinds 1 juli 2026. Voor particulieren geldt de gewone wettelijke rente van 4% per jaar. Check het actuele percentage op rijksoverheid.nl, want het wordt elk half jaar opnieuw vastgesteld.

De rente bereken je vanaf de dag na de vervaldatum van de originele factuur.

Stap 5: Incassobureau of deurwaarder inschakelen

Lukt het niet om zelf het geld te innen? Dan kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen.

Verschil incassobureau en deurwaarder

Incassobureau:

• Geen officieel ambt
• Kan alleen aanmaningen sturen en bellen
• Mag geen beslag leggen
• Vaak goedkoper

Gerechtsdeurwaarder:

• Officiele functie met wettelijke bevoegdheden
• Kan dagvaarden en vonnis uitvoeren
• Mag beslag leggen op bezittingen, bankrekening of loon
• Duurder, maar effectiever bij hardnekkige wanbetalers

Wanneer schakel je welke in?

• Klein bedrag, verwacht dat druk helpt: incassobureau
• Groter bedrag of structurele wanbetaler: direct deurwaarder
• Klant betwist de factuur: overweeg juridisch advies

Kosten incassobureau

De meeste incassobureaus werken op no cure no pay basis. Je betaalt alleen als ze het geld innen. Het percentage ligt meestal tussen 10% en 25% van het geinde bedrag.

Stap 6: Gerechtelijke procedure starten

Als buitengerechtelijke incasso niet werkt, kun je naar de rechter. Dit is de laatste stap voordat je eventueel moet afschrijven.

Kantonrechter of rechtbank?

• Vorderingen tot €25.000: kantonrechter
• Vorderingen boven €25.000: rechtbank (advocaat verplicht)

Procedure bij de kantonrechter

1. Je stuurt een dagvaarding via een deurwaarder
2. De klant krijgt de kans om te reageren
3. Er volgt eventueel een zitting
4. De rechter doet uitspraak (vonnis)

Kosten gerechtelijke procedure

• Griffierecht: €90 - €1.500 (afhankelijk van bedrag)
• Dagvaardingskosten: circa €100 - €150
• Eventueel advocaatkosten

Bij winst kun je deze kosten vaak (deels) verhalen op de wanbetaler.

Stap 7: Vonnis executeren

Heb je een vonnis? Dan kan de deurwaarder het vonnis executeren. Dit betekent dat hij beslag kan leggen op:

• Bankrekeningen
• Loon of uitkering
• Roerende zaken (auto, inventaris)
• Onroerend goed

De kosten van executie komen bovenop de vordering en zijn voor rekening van de schuldenaar.

Tips om wanbetaling te voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen. Met deze maatregelen verklein je de kans op wanbetalers:

1. Controleer kredietwaardigheid

Bij nieuwe klanten of grote opdrachten: check het KvK-uittreksel en eventueel een kredietrapport.

2. Werk met vooruitbetaling of aanbetaling

Vraag bij nieuwe klanten of grote projecten een aanbetaling van bijvoorbeeld 30-50%.

3. Factureer snel en correct

Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt. Zorg dat je factuur aan alle wettelijke eisen voldoet.

4. Gebruik online betaalmogelijkheden

Met iDEAL | Wero betaallinks op je factuur maak je betalen makkelijk. Een paar klikken en klaar.

5. Stel duidelijke betalingstermijnen

Vermeld de betalingstermijn duidelijk op je factuur en in je algemene voorwaarden.

6. Automatiseer je herinneringen

Stel automatische betalingsherinneringen in. Zo vergeet je nooit een follow-up.

Veelgestelde vragen over incasso

Wanneer mag ik incassokosten rekenen?

Bij consumenten: pas na een 14-dagenbrief. Bij zakelijke klanten: na een aanmaning met redelijke termijn.

Hoe lang kan ik een factuur innen?

De verjaringstermijn voor facturen is 5 jaar. Daarna vervalt je recht om te innen.

Moet ik BTW rekenen over incassokosten?

Nee, incassokosten zijn een schadevergoeding en dus vrijgesteld van BTW.

Kan ik een factuur nog aanpassen na versturen?

Nee, een verstuurde factuur mag je niet wijzigen. Wel kun je een creditnota maken en een nieuwe factuur sturen.

Wat als de klant de factuur betwist?

Ga eerst in gesprek om het geschil op te lossen. Betwisting betekent niet automatisch dat de klant gelijk heeft. Bewaar alle correspondentie en afspraken.

Samenvatting: het complete stappenplan

Professioneel je debiteuren beheren

Met de juiste facturatiesoftware houd je grip op je openstaande facturen:

• Automatische betalingsherinneringen
• Overzicht van alle openstaande facturen
• Bankkoppeling voor automatische matching
• Direct zien wie wel en niet betaald heeft
• Eenvoudig creditnota's maken

Maak gratis een account aan en voorkom dat facturen onnodig lang openstaan.