Een factuur in het Engels mag van de Belastingdienst, mits alle verplichte factuurvermeldingen er staan en je ze bij een controle in redelijk begrijpelijke vorm kunt tonen. Verplichte zinnen zoals "btw verlegd" mag je in andere talen vermelden: de Belastingdienst noemt expliciet Engels, Duits en Frans als toegestaan. Welke tekst je kiest, hangt af van de klant: een EU-ondernemer met geldig btw-nummer, een afnemer buiten de EU, of een consument.
In het kort
- Een factuur in het Engels is toegestaan, zolang alle verplichte factuurvermeldingen compleet zijn en de factuur bij een controle in te zien is.
- Bij btw-verlegd naar een EU-ondernemer mag de aanduiding ook in het Engels ("reverse charge"), Duits of Frans, volgens de Belastingdienst.
- Controleer het btw-nummer van je EU-klant altijd via VIES en vermeld zowel jouw eigen als het btw-identificatienummer van de afnemer op de factuur.
Mag een Nederlandse ondernemer factureren in het Engels?
Ja. De Belastingdienst stelt geen Nederlandse taal verplicht voor de factuur. Belangrijk is dat de factuur voldoet aan alle verplichte factuurvermeldingen uit de Wet op de omzetbelasting en dat je de factuur bij een controle in begrijpelijke vorm beschikbaar hebt. Voor intracommunautaire leveringen mag de factuur "in elke gewenste taal" worden opgemaakt. Voor diensten met btw-verlegd stelt de Belastingdienst dat je de aanduiding "btw verlegd" ook in het Engels, Duits of Frans mag vermelden.
Dat betekent twee dingen in de praktijk:
- Je mag een volledig Engelstalige factuur sturen naar een buitenlandse klant, of je factuur nu naar Berlijn, Parijs of New York gaat.
- Je bent niet verplicht om Engels te gebruiken; ook een Nederlandse factuur aan een buitenlandse klant is juridisch geldig, als de verplichte gegevens er maar op staan.
Wat niet verandert: de inhoudelijke btw-behandeling (wel of geen btw, verlegd, 0 procent, buiten het bereik). De taal van de factuur zegt daar niets over. Zet het juiste scenario altijd in gedachten los van de taal.
Wat moet altijd op een Engelstalige factuur staan?
De verplichte vermeldingen zijn dezelfde als op een Nederlandse factuur. Alleen de bewoordingen vertaal je. Een handige vertaaltabel:
| Nederlandse term | Engelse vertaling |
|---|---|
| Factuurdatum | Invoice date |
| Factuurnummer | Invoice number |
| Naam en adres leverancier | Supplier name and address |
| Naam en adres afnemer | Customer name and address |
| Btw-identificatienummer | VAT identification number |
| KvK-nummer | Chamber of Commerce number |
| Omschrijving van de goederen of diensten | Description of goods or services |
| Aantal geleverde goederen of uren | Quantity of goods supplied or hours |
| Datum van levering of dienst | Date of supply |
| Prijs per eenheid exclusief btw | Unit price excluding VAT |
| Eventuele kortingen | Discounts |
| Vergoeding per btw-tarief | Taxable amount per VAT rate |
| Btw-tarief | VAT rate |
| Btw-bedrag | VAT amount |
| Totaalbedrag | Total amount |
Voor diensten en goederen die onder een bijzondere regeling vallen, komen daar vermeldingen bij. Een klein overzicht:
- Btw verlegd (EU-ondernemer): "VAT reverse charged" of "Reverse charge, VAT to be accounted for by the recipient". De Belastingdienst noemt zelf de Engelse variant als toegestaan.
- Intracommunautaire levering (goederen EU): "Intra-Community supply, VAT 0% pursuant to article 138 of the EU VAT Directive".
- Export buiten EU (0 procent): "Export, VAT 0% zero-rated".
- Margeregeling tweedehands: "Margin scheme, second-hand goods" of "Margin scheme, works of art".
Zie ook onze uitgebreide uitleg over btw-verlegd op de factuur en intracommunautaire leveringen voor het volledige rijtje verplichte teksten.
Factuur aan een EU-ondernemer: btw verlegd of 0 procent
Bij een factuur aan een zakelijke klant in een ander EU-land speelt in bijna alle gevallen de verleggingsregeling of de intracommunautaire levering. Dit is de meest voorkomende situatie.
Diensten: btw verlegd
Lever je diensten aan een EU-ondernemer met een geldig btw-identificatienummer, dan verleg je de btw naar de afnemer. Op de Engelstalige factuur komt dan:
- Geen btw-tarief en geen btw-bedrag.
- De tekst "VAT reverse charged".
- Jouw eigen btw-nummer én het btw-identificatienummer van de klant.
Zet eventueel de wettelijke grondslag erbij: "Reverse charge pursuant to article 196 of Directive 2006/112/EC". Dat is niet verplicht volgens de Belastingdienst, maar het helpt bij de boekhouder van je klant.
Belangrijk: je bent zelf verantwoordelijk voor controle van het btw-nummer van je afnemer. De Belastingdienst waarschuwt dat je een naheffing kunt krijgen als achteraf blijkt dat de klant geen geldig btw-identificatienummer had. Check het nummer daarom vooraf via de VIES-controle van de Europese Commissie, en bewaar het controlebewijs. Lees onze volledige uitleg over diensten binnen en buiten de EU en wanneer btw verleggen.
Goederen: intracommunautaire levering met 0 procent
Lever je goederen aan een btw-plichtige klant in een ander EU-land en worden de goederen daarheen vervoerd, dan is er sprake van een intracommunautaire levering. Je past 0 procent btw toe en vermeldt:
- "Intra-Community supply, VAT 0% pursuant to article 138 EU VAT Directive".
- Jouw btw-nummer en het btw-identificatienummer van de afnemer.
- Vervoersbewijs in je administratie (geen factuurvermelding, wel bewijslast).
De factuur mag volgens de Belastingdienst in elke gewenste taal, dus Engels is prima.
Factuur aan een klant buiten de EU
Lever je aan een klant buiten de EU, bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, de Verenigde Staten of Noorwegen, dan is de behandeling anders.
- Export van goederen: 0 procent btw op grond van de exportregeling, vermeld op de factuur als "Export, VAT 0% zero-rated". Bewaar het vervoersbewijs.
- Diensten: meestal "buiten het bereik van de Nederlandse btw" (out of scope) als de dienst in het buitenland plaatsvindt. Op de factuur komt dan geen Nederlandse btw. Afhankelijk van het land van de klant, moet die lokaal registreren of de btw lokaal aangeven.
Specifiek voor Zwitserland, Noorwegen en het Verenigd Koninkrijk gelden lokale regels, waaronder lokale btw-registratie boven bepaalde drempels. Lees hiervoor btw bij export buiten de EU voor land-voor-land uitleg.
Factuur aan een buitenlandse consument
Bij een consument gelden geen verleggingsregels. Je brengt in de regel Nederlandse btw in rekening (of vanuit de One-Stop-Shop de btw van het EU-land van de consument boven de drempel van 10.000 euro). De factuur komt op jouw naam, in jouw valuta, met het juiste btw-tarief. Een Engelstalige factuur mag; de btw-behandeling verandert daarmee niet.
Voor digitale diensten en afstandsverkopen aan EU-consumenten wordt het gemakkelijker met de OSS-regeling. Lees btw binnen de EU: drempels en OSS-regeling voor hoe je dat administreert.
Welke valuta mag je op een Engelstalige factuur zetten?
Je mag factureren in euro's of in de valuta van je klant. De Belastingdienst stelt wel dat je het verschuldigde btw-bedrag altijd in euro's op de factuur moet omrekenen en vermelden. Werk je bijvoorbeeld in Britse ponden of Amerikaanse dollars, zet dan zowel het factuurbedrag in de vreemde valuta als het btw-bedrag in euro's.
Voor de omrekening gebruik je:
- De gepubliceerde wisselkoers van de Europese Centrale Bank op de datum van verschuldigdheid van de btw, of
- De laatst gepubliceerde verkoopkoers op dat tijdstip, of
- De koers die jouw bank hanteert, mits consistent toegepast.
Documenteer welke bron je structureel gebruikt, zodat je bij een controle kunt uitleggen waarom een factuur in dollars in je btw-aangifte als een specifiek euro-bedrag staat.
Bewaartermijn en digitale opslag
De factuur zelf bewaar je zeven jaar, en voor onroerende zaken tien jaar. Een factuur in het Engels valt onder dezelfde bewaarplicht als een Nederlandstalige factuur. Je mag de factuur digitaal bewaren, mits je een exacte en complete kopie opslaat (origineel bestand of een trouwe scan) en de authenticiteitskenmerken bewaart.
Voor afnemers die gebruikmaken van de Unieregeling of invoerregeling van de One Stop Shop (OSS/IOSS) geldt voor de daaronder vallende leveringen en diensten een bewaarplicht van tien jaar in plaats van zeven. Zie onze uitleg over de complete gids internationale handel voor meer details.
Veelgemaakte fouten op Engelstalige facturen
- Vergeten btw-nummer van de klant. Zonder dat kun je de verleggingsregeling niet toepassen en moet je alsnog Nederlandse btw in rekening brengen.
- VIES-check overslaan. Een btw-nummer dat op het eerste gezicht klopt, kan toch ongeldig zijn. Een naheffing landt bij jou, niet bij de klant.
- "Reverse charge" zonder vermelding van jouw btw-nummer. Beide btw-nummers (jouw eigen en dat van de klant) zijn verplicht op de factuur.
- Incorrecte vertaling van de btw-vermelding. Gebruik een vaste standaardzin, niet een creatieve omschrijving. "Reverse charge" en "intra-Community supply" zijn de ingeburgerde termen.
- Btw-bedrag alleen in vreemde valuta. Het btw-bedrag hoort ook in euro's op de factuur te staan, ook als de rest in dollars of ponden is opgemaakt.
- Geen vervoersbewijs bewaard bij intracommunautaire levering. Zonder bewijs van vervoer naar het andere EU-land vervalt het 0 procent-tarief.
Veelgestelde vragen
Mag ik "btw verlegd" op de factuur vertalen naar "reverse charge"?
Ja. De Belastingdienst noemt expliciet dat de vermelding "btw verlegd" ook in het Engels, Duits of Frans mag worden opgenomen. "Reverse charge" of "VAT reverse charged" is de gangbare Engelse vertaling. Zet bij voorkeur ook de wettelijke grondslag erbij, bijvoorbeeld "reverse charge pursuant to article 196 of Directive 2006/112/EC" bij diensten.
Is het btw-identificatienummer van mijn EU-klant verplicht op de factuur?
Ja, bij btw-verlegd en bij intracommunautaire leveringen is zowel jouw eigen btw-nummer als dat van de afnemer verplicht. Controleer het klantnummer vooraf via de VIES-database van de Europese Commissie en bewaar het controlebewijs.
Moet ik een factuur voor een Amerikaanse klant ook in euro's opmaken?
Nee, je mag in dollars of een andere valuta factureren. Het verschuldigde btw-bedrag moet volgens de Belastingdienst wel in euro's op de factuur worden omgerekend en vermeld. Vaak is er bij een factuur buiten de EU geen Nederlandse btw verschuldigd (export of out of scope), maar de regel geldt als uitgangspunt wel.
Mag ik dezelfde factuursjabloon gebruiken voor Nederlandse en buitenlandse klanten?
Ja, mits je per klant de juiste vertaling van vaste teksten en de juiste btw-behandeling toepast. In de meeste facturatiesoftware, inclusief TRONVoice, kun je per klant een voorkeurstaal instellen en voor EU-klanten de juiste verleggingstekst automatisch meenemen.
Welke Engelse term gebruik ik voor een creditnota?
"Credit note" is de ingeburgerde Engelse term voor een creditnota of creditfactuur. Voor een pro-formafactuur wordt "pro forma invoice" gebruikt, en voor een offerte "quotation" of "estimate". Zie voor Nederlandse definities onze uitleg over het verschil tussen offerte en factuur.
Hoe lang moet ik een Engelstalige factuur bewaren?
Zeven jaar, net als een Nederlandstalige factuur. Voor facturen die betrekking hebben op onroerende zaken (onroerend goed, woningen, bedrijfspanden) geldt tien jaar. Facturen die onder de Unie- of invoerregeling van de One Stop Shop vallen, bewaar je ook tien jaar.
Zo factureer je in TRONVoice meertalig en btw-correct
Factureren naar het buitenland vraagt om consistente factuurteksten en kloppende btw-regels per klant. In TRONVoice stel je per klant de factuurtaal in, bijvoorbeeld Nederlands voor binnenlandse klanten en Engels voor EU- of niet-EU-klanten. De verplichte btw-teksten bij verlegging of intracommunautaire levering staan er automatisch op, in de taal van de factuur.
Werk je met e-facturatie en Peppol, dan verstuur je dezelfde factuur in gestructureerd formaat (UBL) naar afnemers in de EU. Via de bankkoppeling matchen inkomende betalingen in vreemde valuta vanzelf met de uitgaande facturen, zodat je administratie ook bij meertalige klanten actueel blijft.
Wil je zien hoe meertalige facturen, btw-verlegde teksten en Peppol-verzending samenkomen in één factuurflow? Ga aan de slag met TRONVoice en zet vandaag je eerste Engelstalige factuur klaar.
