Verschil offerte en factuur: wanneer welk document
Een offerte is een aanbod voor werk dat je nog moet gaan doen, een factuur is een betalingsverzoek voor werk dat je al hebt geleverd. Beide documenten leggen een deel van hetzelfde traject vast, maar op verschillende momenten en met heel andere juridische gevolgen. Wie ze door elkaar haalt, riskeert onbetaalde facturen, ontevreden klanten of gedoe met de Belastingdienst.
In het kort
- Een offerte is je voorstel voor de opdracht; een factuur is de rekening voor het geleverde werk.
- Een offerte wordt pas bindend zodra de klant hem aanvaardt; een factuur is direct opeisbaar.
- Alleen de factuur telt mee voor je btw-aangifte en heeft wettelijke factuureisen.
Een offerte gaat vooraf aan de opdracht. Je legt vast wat je gaat leveren, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Zodra de klant "ja" zegt, is er juridisch een overeenkomst. Een factuur stuur je pas ná de levering (of bij een deelfactuur voor een deel dat je al hebt geleverd of gaat leveren). Op de factuur staat het te betalen bedrag inclusief btw, de vervaldatum en de wettelijke factuurvermeldingen. Vaak wordt gedacht dat een offerte "vrijblijvend" is, maar dat klopt alleen als je dat er expliciet bij zet.
Op deze pagina
- Offerte en factuur: kern van het verschil
- Juridische status: wanneer is welk document bindend
- Wat er op een offerte hoort
- Wat er op een factuur hoort
- Btw op offerte en factuur
- Vergelijking op één rij
- Van offerte naar factuur in TRONVoice
- Veelgestelde vragen
Offerte en factuur: kern van het verschil
Een offerte is een aanbod. Je zegt tegen een potentiële klant: dit ga ik doen, voor dit bedrag, onder deze voorwaarden. Zodra de klant het aanbod aanvaardt, hebben jullie samen een overeenkomst. Voor dat proces geldt artikel 6:217 van het Burgerlijk Wetboek: een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding.
Een factuur is een betalingsverzoek. Je stelt hem op zodra de opdracht (of een gedefinieerd deel) is geleverd. Op de factuur staat wat je hebt geleverd, wat het kost, welke btw je erover rekent en wanneer de klant moet betalen. Vanaf de vervaldatum is het bedrag opeisbaar en kun je bij achterstand een betalingsherinnering sturen.
De offerte hoort thuis in de verkoopfase, de factuur in de leveringsfase. Wie een factuur stuurt zonder dat er een geaccepteerd aanbod ligt, loopt het risico dat de klant terecht zegt: "hier hebben we nooit een prijs of scope voor afgesproken".
Juridische status: wanneer is welk document bindend
Een offerte is niet bindend op het moment dat je hem verstuurt. Hij wordt bindend zodra de klant hem duidelijk aanvaardt. Aanbod en aanvaarding zijn in Nederland in principe vormvrij: aanvaarden mag mondeling, per e-mail of via een klik in een online offertetool. Bewijsbaar is de handigste variant.
Een offerte kun je vrijblijvend maken door dat expliciet in het aanbod op te nemen. Zolang de klant nog niet heeft aanvaard, kun je een vrijblijvend aanbod in principe intrekken of aanpassen. Voor bindende offertes gelden strakkere spelregels: je zit vast aan de inhoud tot de geldigheidsdatum verloopt of de klant het aanbod expliciet afwijst. Voor een langer verhaal over rechtsgeldig ondertekenen zie onze gids over de elektronische handtekening voor offertes.
Een factuur is een ander verhaal. Zodra je een correcte factuur voor daadwerkelijk geleverd werk verstuurt, ontstaat er een betalingsverplichting. Vanaf de vervaldatum kun je wettelijke handelsrente en incassokosten claimen, met alle stappen die daarbij horen. De factuur is dus geen onderhandeling meer, maar de administratieve afwikkeling van een al gesloten deal.
Wat er op een offerte hoort
Er bestaan geen strikte wettelijke factuureisen voor offertes, maar er zijn onderdelen die je in de praktijk altijd meeneemt om de offerte helder, professioneel en juridisch bruikbaar te maken. Zonder deze onderdelen ontstaat er snel discussie over wat er precies is afgesproken.
- Jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer.
- De naam en het adres van de klant of contactpersoon.
- Een duidelijke omschrijving van de te leveren dienst of het product.
- Prijs exclusief én inclusief btw, met vermelding van het btw-tarief.
- Geldigheidsduur van de offerte (bijvoorbeeld 30 dagen).
- Aanvullende voorwaarden zoals levertijd, betalingstermijn en verwijzing naar je algemene voorwaarden.
- Optioneel: eventuele meer- en minderwerkregeling.
Wettelijk is er geen vaste geldigheidsduur voor een offerte. In de praktijk hanteren de meeste bedrijven 14 tot 60 dagen, met 30 dagen als veelvoorkomend gemiddelde. Kies een termijn die past bij je branche en spreek die duidelijk uit in de offerte zelf. Zie ook onze gids voor de perfecte offerte voor tips over structuur en toon.
Wat er op een factuur hoort
Voor facturen ligt dit anders: die zijn onderworpen aan de factuureisen van de Belastingdienst en aan artikel 35a Wet op de omzetbelasting. Verzuim je één van deze verplichte gegevens, dan is de factuur formeel niet compleet en kan je btw-aangifte in de knel komen.
- Uniek, doorlopend factuurnummer.
- Factuurdatum en de datum waarop de prestatie is geleverd.
- Jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer.
- Naam en adres van je klant.
- Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Vergoeding uitgesplitst per btw-tarief.
- Btw-tarief en het verschuldigde btw-bedrag.
- Aanduidingen als "btw verlegd" of "vrijgesteld van btw" wanneer dat van toepassing is.
De complete uitleg met alle uitzonderingen staat in onze complete gids over factuureisen van de Belastingdienst en in de bredere gids over de btw-factuur. Elke factuur is bovendien bewijs voor de fiscus, met een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.
Btw op offerte en factuur
Op een offerte vermeld je btw ter informatie. Er ontstaat nog geen btw-plicht: het is een aanbod, geen prestatie. Je zet het bedrag exclusief en inclusief btw, met vermelding van het toegepaste tarief (meestal 21 procent, soms 9 procent of 0 procent). Zo weet je klant precies waar hij op rekent en is er later geen discussie.
Op een factuur is btw een verplicht onderdeel. Elke factuur telt in de btw-aangifte van het tijdvak waarin je hem uitreikt. Voor uitzonderingen zoals de kleineondernemersregeling of vrijgestelde prestaties gelden aparte regels; de factuur draagt dan geen btw en bevat een specifieke vermelding. Bij internationale leveringen gaat dat via btw verlegd of het 0-procenttarief.
Vergelijking op één rij
| Aspect | Offerte | Factuur |
|---|---|---|
| Moment | Vóór de opdracht | Na de opdracht (of bij deellevering) |
| Doel | Voorstel doen, prijs afspreken | Betaling opeisbaar maken |
| Juridische status | Aanbod, wordt overeenkomst bij aanvaarding | Directe betalingsverplichting |
| Wettelijke basis | Art. 6:217 BW (aanbod en aanvaarding) | Art. 35a Wet OB (factuureisen) |
| Btw-plicht | Geen; btw wordt ter informatie vermeld | Verplicht; telt mee in btw-aangifte |
| Nummering | Optioneel offertenummer | Verplicht uniek factuurnummer |
| Bindend zonder handtekening | Ja, bij aanvaarding | Ja, vanaf uitreiking |
| Geldigheidsduur | Vrij, meestal 14 tot 60 dagen | Vaste betalingstermijn (30 dagen tenzij anders) |
| Bewaartermijn fiscaal | Geen wettelijke plicht | 7 jaar |
Van offerte naar factuur in TRONVoice
In de praktijk is het snelst en foutloosst om de offerte en de factuur in één systeem te maken. Kies daarom offerte software die ook je facturen regelt. In TRONVoice stel je een offerte op vanuit je CRM, stuurt hem digitaal naar de klant en laat hem online ondertekenen via een rechtsgeldige elektronische handtekening. Zodra de klant akkoord geeft, zet je de offerte met één klik om in een factuur zonder overtypen.
Bij grotere opdrachten kies je meteen voor termijnen en factureert TRONVoice de opdracht in deelfacturen met verrekening op de eindfactuur. Elke factuur voldoet aan de factuureisen, krijgt automatisch een uniek nummer en een iDEAL- of Wero-betaallink. Ga aan de slag met TRONVoice en verplaats je offertes en facturen naar één omgeving.
Veelgestelde vragen
Is een offerte juridisch bindend?
Een offerte is bindend zodra de klant hem duidelijk aanvaardt, tenzij je in de offerte expliciet "vrijblijvend" hebt opgenomen. Aanvaarden mag mondeling, per e-mail of via een online tool. Zonder aanvaarding is er alleen een aanbod van jouw kant, waar de klant geen rechten aan kan ontlenen.
Mag ik een factuur sturen zonder eerst een offerte te maken?
Ja, dat mag. Een offerte is niet wettelijk verplicht. Voor kleine, standaard opdrachten volstaat een opdrachtbevestiging of een mailwisseling. Bij grotere of complexere opdrachten voorkom je met een offerte veel later gedoe over scope en prijs.
Moet er btw op een offerte staan?
Er is geen wettelijke plicht btw op een offerte te vermelden, maar in de praktijk doe je het altijd. Zet zowel het bedrag exclusief als inclusief btw, met vermelding van het tarief (21 procent, 9 procent of 0 procent). Zo weet je klant precies waar hij op rekent en is er later geen discussie.
Hoe lang is een offerte geldig?
De wet stelt geen vaste geldigheidsduur. De meeste bedrijven hanteren 14 tot 60 dagen; 30 dagen is de meest voorkomende termijn. Zet de geldigheidsduur duidelijk in de offerte zelf, zodat je er niet aan vast zit als de prijzen ondertussen zijn veranderd.
Wat als de factuur afwijkt van de offerte?
In principe geldt de aanvaarde offerte als contract. Wil je meer of ander werk factureren dan afgesproken, informeer de klant dan vooraf en leg de aanvullende opdracht (meerwerk) apart vast. Verrek je op de factuur zonder overleg, dan kan de klant terecht bezwaar maken en de meerprijs weigeren.
Kan een aanvaarde offerte de rol van factuur overnemen?
Nee. Een offerte, ook geaccepteerd, voldoet niet aan de factuureisen van artikel 35a Wet OB en telt niet mee voor je btw-aangifte. Voor de betaling en de administratie stuur je altijd nog een aparte factuur die aan alle verplichte gegevens voldoet.
