Betalingsherinnering sturen: zo krijg je sneller betaald
Onbetaalde facturen? Dat hoort erbij als ondernemer. Maar met de juiste aanpak krijg je je geld sneller binnen, zonder de relatie met je klant te beschadigen.
Automatische herinneringen inbegrepen bij TRONVoice
Hoe stuur je een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering stuur je zodra de betalingstermijn van een factuur is verstreken en de klant nog niet heeft betaald. Begin met een vriendelijke herinnering waarin je het factuurnummer, het openstaande bedrag, de vervaldatum en je IBAN vermeldt. Betaalt de klant nog steeds niet, dan volgt een zakelijkere tweede herinnering en daarna een formele aanmaning met een laatste termijn van 14 dagen. Met TRONVoice verstuur je deze herinneringen automatisch op het juiste moment, met een directe betaallink via iDEAL, Wero of creditcard erbij.
Automatische herinneringen
Automatisch betalingsherinneringen sturen met TRONVoice
Waarom zou je herinneringen handmatig versturen als het ook automatisch kan? TRONVoice houdt je openstaande facturen in de gaten en stuurt op het juiste moment een professionele herinnering. Elke herinnering bevat automatisch het factuurnummer, het openstaande bedrag en je betaalgegevens.
Gebruik je online betalingen? Dan krijgt je klant direct een betaallink erbij. Met een klik op de knop betalen ze via iDEAL | Wero of creditcard. Dat verlaagt de drempel enorm en zorgt ervoor dat je nog sneller je geld ontvangt.
- Stel eenmalig in na hoeveel dagen een herinnering verstuurt
- Betaallink via iDEAL | Wero of creditcard bij elke herinnering
- Alle correspondentie automatisch vastgelegd
Factuur 2026-0148
Studio Noord
Openstaand bedrag
€ 1.214,75
Inclusief € 210,75 btw
iDEAL | WeroBeveiligde betaling via Mollie
Betaald
Betaald op 18 jun 2026
- Factuur
- 2026-0147
- Bedrag
- € 980,00
- Methode
- iDEAL
Waarom herinneren
Waarom betalingsherinneringen sturen?
Veel ondernemers vinden het lastig om klanten aan te spreken op onbetaalde facturen. Toch is het essentieel voor je cashflow en je professionaliteit.
Sneller betaald worden
Een vriendelijke herinnering is vaak genoeg. De meeste klanten betalen binnen een paar dagen na de eerste herinnering.
Professioneel overkomen
Met een nette betalingsherinnering laat je zien dat je je administratie op orde hebt, zonder de relatie te beschadigen.
Juridisch correct handelen
Een betalingsherinnering is een belangrijke stap voordat je wettelijke rente of incassokosten mag berekenen.
Tijd besparen
Automatische herinneringen besparen je uren per maand. Je hoeft niet meer handmatig bij te houden wie er nog moet betalen.
Als ZZP'er of kleine ondernemer ben je extra afhankelijk van een goede cashflow. Eén klant die te laat betaalt kan flink doorwerken in je financiële planning. Daarom is het belangrijk om snel en professioneel te handelen bij openstaande facturen.
In vier stappen
Zo stel je een betalingsherinnering op
Een goede betalingsherinnering volgt een vast patroon. Hieronder vind je de vier stappen voor een effectieve aanpak.
Kies het juiste moment
Stuur je eerste herinnering een paar dagen na het verlopen van de betalingstermijn. Geef je klant even de tijd, maar wacht niet te lang. Bij een standaard betalingstermijn van 14 of 30 dagen stuur je de herinnering direct na het verstrijken.
Houd de toon vriendelijk
Bij de eerste herinnering ga je ervan uit dat het een vergissing is. Gebruik woorden als 'herinnering' in plaats van 'aanmaning'. Pas bij de tweede of derde keer maak je de toon zakelijker.
Vermeld alle verplichte gegevens
Noem altijd het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en je betaalgegevens (IBAN). Zo kan je klant direct betalen zonder de originele factuur op te zoeken.
Bouw op met escalatie
Begin vriendelijk, word zakelijker, en verwijs uiteindelijk naar wettelijke rente en incassokosten. Dit drietrapsmodel is professioneel en juridisch sterk.
Met de facturatiefuncties van TRONVoice stel je eenmalig in na hoeveel dagen een herinnering verstuurd wordt. Je kiest zelf de toon, het aantal herinneringen en de tussenliggende dagen. Daarna hoef je er niet meer naar om te kijken.
Heb je klanten met terugkerende facturen? Dan werken automatische herinneringen samen met je abonnementsfacturatie. Facturen die niet op tijd betaald worden, krijgen automatisch een opvolging. Zo blijft je cashflow gezond zonder extra werk.
In het CRM van TRONVoice zie je in een oogopslag welke klanten openstaande facturen hebben en hoeveel herinneringen er al verstuurd zijn. Zo heb je altijd overzicht en kun je tijdig actie ondernemen als het nodig is.
Voorbeelden
Voorbeelden van betalingsherinneringen
Gebruik deze templates als basis. In TRONVoice pas je de teksten eenvoudig aan naar je eigen stijl.
Eerste herinnering
Vriendelijk en kort
Beste [naam klant], Graag willen we je eraan herinneren dat factuur [nummer] met een bedrag van [bedrag] op [vervaldatum] betaald had moeten worden. Mogelijk is deze over het hoofd gezien. We verzoeken je vriendelijk het bedrag binnen 7 dagen over te maken naar [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer]. Heb je al betaald? Dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen. Met vriendelijke groet, [Je bedrijfsnaam]
Tweede herinnering
Zakelijker van toon
Beste [naam klant], Op [datum eerste herinnering] hebben we je een herinnering gestuurd voor factuur [nummer] van [bedrag]. Helaas hebben we nog geen betaling ontvangen. We verzoeken je dringend het openstaande bedrag binnen 7 dagen over te maken naar [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer]. Bij uitblijven van betaling zijn we genoodzaakt verdere stappen te ondernemen. Met vriendelijke groet, [Je bedrijfsnaam]
Laatste aanmaning
Formeel en duidelijk
Beste [naam klant], Ondanks eerdere herinneringen is factuur [nummer] van [bedrag] nog niet voldaan. De oorspronkelijke vervaldatum was [datum]. Dit is onze laatste aanmaning. We verzoeken je het volledige bedrag binnen 5 werkdagen over te maken. Bij uitblijven van betaling zijn we genoodzaakt de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. De bijkomende kosten komen voor jouw rekening. Betaalgegevens: [IBAN], onder vermelding van [factuurnummer]. Met vriendelijke groet, [Je bedrijfsnaam]
Je kunt deze templates ook gebruiken als offerte-opvolging. Stuur een vriendelijke herinnering als een klant nog niet heeft gereageerd op je offerte. Zo mis je geen omzet.
Praktische tips
Tips voor effectieve betalingsherinneringen
Met deze praktische tips vergroot je de kans dat je klanten snel betalen.
Stel betaaltermijnen duidelijk vast
Vermeld de betalingstermijn altijd duidelijk op je factuur. De wettelijke standaard is 30 dagen, maar je mag ook 14 dagen afspreken. Met TRONVoice stel je dit in als standaard voor al je facturen.
Automatiseer het hele proces
Handmatig herinneringen sturen kost veel tijd. Stel automatische herinneringen in zodat je er geen omkijken meer naar hebt. TRONVoice stuurt ze op precies het juiste moment.
Maak betalen zo makkelijk mogelijk
Hoe makkelijker je klant kan betalen, hoe sneller het geld binnenkomt. Voeg een betaallink toe aan je herinnering zodat je klant met een klik kan betalen via iDEAL | Wero of creditcard.
Houd je administratie bij
Leg vast wanneer je welke herinnering hebt gestuurd. Dit is belangrijk als je later een incassoprocedure wilt starten. In je CRM-systeem houd je alle communicatie overzichtelijk bij.
Met e-facturatie zorg je er bovendien voor dat je facturen altijd correct en direct aankomen bij je klant. Geen excuses meer over 'niet ontvangen' of 'in de spam terechtgekomen'. In combinatie met automatische herinneringen heb je een waterdicht systeem.
Veelgestelde vragen over betalingsherinneringen
Alles wat je wilt weten over het sturen van betalingsherinneringen
Nooit meer handmatig herinneringen sturen
Laat TRONVoice je openstaande facturen in de gaten houden en automatisch professionele betalingsherinneringen versturen.
Gratis starten met automatische herinneringen