Reiskosten factureren als zzp'er: btw en kilometervergoeding
Reiskosten factureren als zzp'er mag zodra je dat vooraf met je opdrachtgever afspreekt. Je zet ze als aparte regel op de factuur of verwerkt ze in je uurtarief. Over doorbelaste reiskosten reken je het btw-tarief van je hoofddienst, meestal 21 procent, ook als de originele bon 9 procent had. Fiscaal trek je maximaal 0,25 euro per zakelijke kilometer af.
In het kort
- Reiskosten doorbelasten mag alleen als je dat vooraf met je opdrachtgever hebt afgesproken, bijvoorbeeld in je offerte of opdrachtbevestiging.
- Over doorbelaste reiskosten reken je het btw-tarief van je hoofdprestatie, dus meestal 21 procent.
- De 9 procent btw op een treinkaartje of taxibon vraag je zelf terug als voorbelasting; op je factuur komt het tarief van je hoofddienst over het bedrag exclusief btw.
- Je verwerkt reiskosten in je uurtarief of zet ze als aparte factuurregel; bij wisselende afstanden is een aparte regel eerlijker.
- Voor de winstaangifte trek je maximaal 0,25 euro per zakelijke kilometer af sinds 1 januari 2026.
- Wat je aan je klant per kilometer factureert is een vrije afspraak; reken je meer dan 0,25 euro, dan is het meerdere gewoon belaste omzet.
Reiskosten zijn een terugkerend onderwerp bij zzp-opdrachten. Werk je op locatie van de klant, aan een project op afstand of reis je door het hele land, dan lopen de kosten voor benzine, tickets en parkeergeld snel op. Wie ze niet expliciet meeneemt in de afspraken, betaalt ze in de praktijk zelf. En wie ze wél factureert, moet weten hoe het zit met de btw en met de fiscale kant.
Op deze pagina
- Wanneer je reiskosten mag doorbelasten
- Btw op doorbelaste reiskosten
- Kilometervergoeding 2026: fiscale aftrek versus factureren
- Twee manieren om reiskosten in je factuur te zetten
- Voorbeeldregels op de factuur
- Fiscale aftrek en administratie
- Zo automatiseer je reiskosten in TRONVoice
- Veelgestelde vragen
Wanneer je reiskosten mag doorbelasten
Er staat nergens in de wet dat je reiskosten automatisch aan een opdrachtgever mag doorberekenen. Het is een commerciële afspraak: je maakt kosten om de opdracht uit te voeren, en jullie spreken samen af of die kosten aan jou toevallen of aan de klant. Zonder afspraak vooraf zit je met de kosten of met een discussie achteraf.
De heldere route is drieledig. In je offerte of opdrachtbevestiging noem je expliciet of reiskosten inbegrepen zijn of los worden gefactureerd. Vervolgens noteer je per opdracht wat de afspraak is (bedrag per kilometer, werkelijke kosten, forfaitair bedrag). En op de factuur zet je vervolgens een regel die aansluit bij die afspraak. Een offerte-omgeving die dit meteen goed vastlegt vind je in onze gids voor de perfecte offerte en in de gids over online offertes en de conversie naar factuur. Met de offertes in TRONVoice zet je zo'n afspraak direct in je offerte en neem je hem mee naar de factuur.
Btw op doorbelaste reiskosten
Dit is het punt waar het regelmatig misgaat. Reiskosten die je doorbelast, zijn onderdeel van jouw prestatie richting de klant. Ze delen daarom het btw-tarief van je hoofddienst en niet het btw-tarief dat op de originele bon staat.
Concreet: verkoop je een dienst met 21 procent btw en koop je een treinkaartje voor 30 euro (waarin al 9 procent btw zit), dan factureer je die 30 euro exclusief btw aan je klant en rekent daar 21 procent btw over. De 9 procent btw die in het treinkaartje zit vraag je zelf terug via je btw-aangifte als voorbelasting. Zie ook onze uitleg van de btw-factuur voor de details van hoe btw op je facturen werkt.
Voor autoritten met eigen vervoer werkt het net iets anders. Op benzine of stroom staat 21 procent btw. De kilometervergoeding die je aan een klant doorberekent volgt gewoon je hoofdtarief; er komt eenvoudig 21 procent bovenop het tarief per kilometer dat je factureert.
| Vervoermiddel | Btw op inkoopbon | Btw op je factuur (bij 21% hoofddienst) |
|---|---|---|
| Trein, bus, tram, metro | 9% (aftrekbaar als voorbelasting) | 21% over het doorbelaste bedrag |
| Taxi | 9% (aftrekbaar als voorbelasting) | 21% over het doorbelaste bedrag |
| Vliegticket binnen NL | 9% (waar van toepassing) | 21% over het doorbelaste bedrag |
| Vliegticket internationaal | Meestal 0% | 21% over het doorbelaste bedrag |
| Benzine, elektrisch laden | 21% (aftrekbaar) | 21% over het doorbelaste bedrag |
| Kilometervergoeding privéauto | Geen inkoopbon | 21% over het gefactureerde bedrag |
| Parkeergeld, tol | 21% (waar van toepassing) | 21% over het doorbelaste bedrag |
Werk je met een vrijgestelde dienst (bijvoorbeeld zorg, onderwijs of cultuur), dan volgt de reiskostenregel de vrijstelling: je berekent geen btw over de doorbelaste reiskosten.
Kilometervergoeding 2026: fiscale aftrek versus factureren
Voor zakelijke kilometers met een privéauto, motor of fiets heeft de wetgever een vast bedrag opgenomen dat je onbelast van je winst mag aftrekken. Per 1 januari 2026 is dat maximaal 0,25 euro per kilometer, verhoogd van 0,23 euro. Dit is een fiscale grens: het is het bedrag dat je zonder discussie met de Belastingdienst als kostenpost mag opvoeren.
Wat je aan je opdrachtgever factureert, is een ander gesprek. Het staat je vrij om een hoger of lager tarief af te spreken, bijvoorbeeld 0,30 of 0,50 euro per kilometer. Reken je meer dan 0,25 euro, dan is het meerdere gewoon omzet: je rekent er btw over en je betaalt er inkomstenbelasting over, net als over ander werk. Reken je minder, dan gaat het niet-gefactureerde deel niet af van je winst; je kunt alleen daadwerkelijk aftrekken tot 0,25 euro per zakelijke kilometer.
Voor zzp'ers met een auto van de zaak of een leaseauto gelden andere regels: die kilometers factureer je meestal via een vast tarief zonder aparte kilometeraftrek. Zie voor de details onze gids over de kilometerregistratie voor zzp'ers, de sluitende kilometeradministratie en over de bijtellingsgrens van 500 kilometer.
Twee manieren om reiskosten in je factuur te zetten
Er zijn twee gangbare methodes om reiskosten in je facturatie te verwerken. Welke past, hangt af van je uurtarief, hoe voorspelbaar je reizen zijn en hoe transparant je richting de klant wilt zijn.
Methode 1: verwerken in het uurtarief. Je berekent gemiddelde reiskosten in je uurtarief. Voordeel: één helder tarief, geen aparte discussies. Nadeel: bij een klant ver weg of dichtbij is de rekening niet in balans met de daadwerkelijke reistijd en kosten. Werkt goed bij grofweg gelijke reisafstanden.
Methode 2: apart op de factuur. Je zet reiskosten als aparte factuurregel, op basis van kilometers en het afgesproken tarief, of op basis van werkelijke bonnen. Voordeel: eerlijke verrekening per opdracht en transparant voor de klant. Nadeel: je moet per opdracht bijhouden en factureren.
| Methode 1: in het uurtarief | Methode 2: aparte factuurregel | |
|---|---|---|
| Hoe | Gemiddelde reiskosten verwerkt in je tarief per uur | Regel per kilometer of per bon, tegen het afgesproken tarief |
| Btw | Volgt je uurtarief, meestal 21 procent | Volgt je hoofddienst, meestal 21 procent |
| Voordeel | Eén helder tarief, geen aparte discussie | Eerlijke verrekening per opdracht, transparant voor de klant |
| Nadeel | Klopt niet bij klanten ver weg of juist dichtbij | Per opdracht bijhouden en factureren |
| Past bij | Klanten op vergelijkbare afstand | Wisselende afstanden en werkelijke kosten |
Bij een terugkerende klant of langlopend traject zijn beide combineerbaar: een marktconform uurtarief zonder reiskosten, plus een aparte reiskostenregel per factuur. Voor advies over hoe je uurtarief opbouwt hebben we een aparte handleiding.
Voorbeeldregels op de factuur
Zo ziet een factuurregel eruit in beide varianten. Stel je hebt 120 zakelijke kilometers gereden voor een klant met wie je 0,30 euro per kilometer hebt afgesproken, en daarnaast maak je 12 euro parkeerkosten.
| Omschrijving | Aantal | Tarief | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|
| Advieswerk juli | 8 uur | 95,00 | 760,00 |
| Kilometervergoeding | 120 km | 0,30 | 36,00 |
| Parkeergeld (bon toegevoegd) | 1 | 12,00 | 12,00 |
| Subtotaal excl. btw | 808,00 | ||
| Btw 21% | 169,68 | ||
| Totaal | 977,68 |
De 21 procent btw geldt hier over het complete subtotaal, inclusief de doorbelaste kilometervergoeding en parkeerkosten. Zorg dat elke regel duidelijk is en dat er onderliggend bewijs (rittenstaat en bonnen) in je administratie beschikbaar is. Hoe je de urenregel zelf opbouwt lees je in ons voorbeeld van uren factureren als zzp'er; een complete factuur met alle verplichte onderdelen vind je in het factuur voorbeeld.
Voor volledigheid: alle factuureisen van de Belastingdienst gelden ook bij een factuur met reiskosten. Zie de complete gids over factuureisen voor de verplichte velden.
Fiscale aftrek en administratie
In de winstaangifte trek je maximaal 0,25 euro per zakelijke kilometer met privévervoer af, ongeacht wat je bij de klant in rekening bracht. Als je hoger factureert (bijvoorbeeld 0,30 per kilometer), is het verschil gewoon belaste winst. Bewaar altijd een sluitende rittenregistratie: datum, vertrek, bestemming, aantal kilometers en de zakelijke reden. Zonder deze registratie loop je bij een controle de aftrek mis.
Voor overige reiskosten (trein, taxi, parkeren, tol) trek je de werkelijk gemaakte kosten af, exclusief de btw die je als voorbelasting terugvraagt. Zakelijke maaltijden onderweg vallen onder de gemengde kosten en zijn beperkt aftrekbaar; kijk daarvoor naar onze bredere gids over aftrekposten voor zzp'ers in 2026.
Zo automatiseer je reiskosten in TRONVoice
Handmatig kilometers optellen en de juiste btw per regel bepalen kost tijd en gaat fout. In TRONVoice voeg je aan een factuur eenvoudig een reiskostenregel toe (per kilometer of per bon) en past de software automatisch het btw-tarief van je hoofddienst toe. Je uploadt bonnen bij de factuur, zodat je administratie meteen compleet is. Werk je met projecten of terugkerende klanten, dan kun je vaste tarieven en reisafstanden per klant vastleggen.
Voor de fiscale kant registreer je zakelijke kilometers in de kilometerregistratie-functie, zodat de aftrek van 0,25 euro per zakelijke kilometer direct klopt in je administratie. Ga aan de slag met TRONVoice en factureer je reiskosten met de juiste btw zonder overtypen.
Veelgestelde vragen
Mag ik reiskosten sowieso doorbelasten aan mijn opdrachtgever?
Alleen als je dat vooraf hebt afgesproken. Er is geen wet die zegt dat een opdrachtgever reiskosten automatisch vergoedt. Leg de afspraak vast in je offerte of opdrachtbevestiging en verwerk hem consequent op de factuur.
Welk btw-tarief geldt over doorbelaste reiskosten?
Het btw-tarief van je hoofdprestatie. Factureer je diensten met 21 procent btw, dan geldt 21 procent ook over doorbelaste reiskosten. Ook als het originele treinkaartje 9 procent btw had. Bied je vrijgestelde diensten, dan zijn ook de doorbelaste reiskosten vrijgesteld.
Is de kilometervergoeding voor zzp'ers 0,23 of 0,25 euro in 2026?
Per 1 januari 2026 is de maximale fiscale kilometervergoeding voor zakelijk gebruik van privévervoer verhoogd van 0,23 naar 0,25 euro per kilometer. Dit is het bedrag dat je in de aangifte inkomstenbelasting van je winst mag aftrekken.
Mag ik meer dan 0,25 euro per kilometer aan mijn klant factureren?
Ja. Wat je aan je klant factureert is een commerciële afspraak. Het fiscale maximum van 0,25 euro geldt alleen voor de aftrek in je eigen aangifte. Reken je meer, dan is het meerdere gewoon belaste omzet.
Wat doe ik met de btw op OV-kaartjes die ik doorbelast?
De 9 procent btw op je treinkaartje of taxibon vraag je zelf terug als voorbelasting in je btw-aangifte. Op je factuur reken je vervolgens het btw-tarief van je hoofddienst (meestal 21 procent) over het exclusief btw doorbelaste bedrag. Dus niet dubbeltellen; de originele btw haal je zelf terug.
Kan ik reiskosten in mijn uurtarief verwerken?
Ja. Als je klanten steeds op vergelijkbare afstand zitten, is een gemiddelde reiskostenopslag in het uurtarief overzichtelijker dan een aparte factuurregel. Bij variabele afstanden is aparte doorbelasting eerlijker, zowel voor jou als voor de klant.
Hoe zet ik reiskosten op mijn factuur?
Voeg een aparte regel toe met een duidelijke omschrijving, het aantal kilometers of het aantal bonnen, het afgesproken tarief en het bedrag exclusief btw. Bijvoorbeeld: "Kilometervergoeding, 120 km, 0,30 euro, 36,00 euro". De btw van je hoofddienst reken je over het subtotaal inclusief de reiskosten.
Reken ik btw over de kilometervergoeding die ik aan mijn klant factureer?
Ja. Voor een kilometervergoeding met je privéauto is er geen inkoopbon, maar het bedrag is onderdeel van je prestatie. Je rekent er dus het btw-tarief van je hoofddienst over, meestal 21 procent bovenop het tarief per kilometer.
