Wat is een verkoopfactuur?
Een verkoopfactuur is de factuur die jij verstuurt om een geleverd product of een geleverde dienst in rekening te brengen bij je klant. Het is je bewijs dat er een verkoop heeft plaatsgevonden en de basis voor je btw-aangifte. Tegenover de verkoopfactuur staat de inkoopfactuur, die je juist van een leverancier ontvangt.
Klinkt simpel, en dat is het ook. Toch struikelen veel ondernemers over de details: wanneer ben je verplicht te factureren, wat moet er precies op, en hoe lang bewaar je het? In dit artikel zet je alles op een rij.
Verkoopfactuur versus inkoopfactuur
Het verschil zit in de richting van het geld. Een verkoopfactuur stuur je naar buiten, voor iets dat jij hebt verkocht. Een inkoopfactuur komt binnen, voor iets dat jij hebt gekocht.
| Kenmerk | Verkoopfactuur | Inkoopfactuur |
|---|---|---|
| Richting | Jij verstuurt hem | Jij ontvangt hem |
| Btw | Btw die jij afdraagt | Btw die je mag terugvragen |
| In je administratie | Onderdeel van je omzet | Onderdeel van je kosten |
Beide horen in je administratie. Je verkoopfacturen bepalen je omzet en de btw die je afdraagt. Je inkoopfacturen bepalen je kosten en de voorbelasting die je terugvraagt. Samen vormen ze het hart van je boekhouding.
Wanneer ben je verplicht een verkoopfactuur te sturen?
Lever je goederen of diensten aan een andere ondernemer, dan ben je verplicht een verkoopfactuur op te maken. Dat geldt ook voor leveringen aan rechtspersonen zonder ondernemersstatus, zoals verenigingen en stichtingen.
Verkoop je aan een particulier? Dan is er meestal geen factuurplicht. Op die hoofdregel bestaan twee uitzonderingen:
- Je bent groothandelaar in levensmiddelen, tabaksproducten of tandheelkundige goederen en minstens 80% van je klanten zijn ondernemers.
- Je levert nieuwe of bijna nieuwe vervoermiddelen aan een koper in een ander EU-land.
Bij internationale handel binnen de EU is een factuur altijd verplicht, ook bij een intracommunautaire levering met 0% btw. Ook zonder wettelijke plicht is een factuur trouwens vaak verstandig: zonder factuur kan een klant niet betalen en heb jij geen bewijs. Wil je weten hoe je dat netjes aanpakt, lees dan de complete gids over factuur sturen.
Wat moet er op een verkoopfactuur staan?
Een verkoopfactuur is pas rechtsgeldig als hij voldoet aan de factuureisen van de Belastingdienst. Dit zijn de verplichte gegevens:
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Naam en adres | Volledige naam en fysiek adres van jou en je klant, geen postbus |
| Btw-identificatienummer | Jouw btw-nummer, met NL ervoor |
| KvK-nummer | Je inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur opmaakt |
| Factuurnummer | Een opeenvolgend, uniek nummer |
| Omschrijving | Aard en aantal van de geleverde goederen of diensten |
| Leverdatum | De datum van levering of van een vooruitbetaling |
| Bedrag exclusief btw | Per btw-tarief apart vermeld |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Het toegepaste tarief en het bijbehorende bedrag |
Een opeenvolgend factuurnummer is een veelvoorkomend struikelblok. Gaten of dubbele nummers leiden tot vragen bij een controle. Voor bedragen tot en met 100 euro inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken, waarvoor minder gegevens nodig zijn. Een uitgebreide uitleg met voorbeeld vind je in het artikel over de factuureisen van de Belastingdienst en in de stap-voor-stap uitleg om een factuur te maken.
Binnen welke termijn moet je factureren?
Je hebt niet onbeperkt de tijd. Je moet je verkoopfactuur uiterlijk versturen op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Lever je bijvoorbeeld op 3 juni, dan moet de factuur er uiterlijk 15 juli zijn.
In de praktijk wil je veel sneller factureren dan dat. Hoe eerder de factuur de deur uit gaat, hoe eerder je betaald wordt. Een tip om je factuur er professioneel uit te laten zien helpt daar nog eens extra bij, want een verzorgde factuur wordt sneller serieus genomen.
Hoe lang moet je verkoopfacturen bewaren?
Verkoopfacturen vallen onder de bewaarplicht. Je bewaart ze, net als de rest van je administratie, minimaal 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van 10 jaar.
Je mag facturen digitaal bewaren, zolang ze leesbaar en authentiek blijven. Een digitaal archief is daarom niet alleen handig, maar ook gewoon toegestaan. In het artikel over de wettelijke bewaartermijn van facturen lees je precies hoe je dat goed doet.
Veelgestelde vragen
Is een verkoopfactuur hetzelfde als een gewone factuur?
In de dagelijkse praktijk wel. "Verkoopfactuur" benadrukt alleen dat het gaat om een factuur die jij verstuurt voor een verkoop, ter onderscheid van een inkoopfactuur die je ontvangt.
Moet ik een verkoopfactuur sturen aan een particulier?
Meestal niet, want bij verkoop aan particulieren geldt geen factuurplicht. Toch is een factuur of bon vaak verstandig als bewijs en omdat je klant er anders niet op kan betalen.
Wat is het verschil tussen een verkoopfactuur en een creditnota?
Een verkoopfactuur brengt een bedrag in rekening. Een creditnota doet het omgekeerde en corrigeert een eerdere factuur. Hoe je dat aanpakt, lees je in het artikel over een creditnota maken.
Hoe lang moet ik een verkoopfactuur bewaren?
Minimaal 7 jaar. Voor facturen die met onroerende zaken te maken hebben, geldt 10 jaar.
Mag mijn factuurnummer opnieuw beginnen in een nieuw jaar?
Dat mag, zolang de nummering opeenvolgend en uniek blijft. Veel ondernemers verwerken het jaartal in het nummer, bijvoorbeeld 2026-001.
Verkoopfacturen maken die kloppen met TRONVoice
Een verkoopfactuur die voldoet aan alle eisen hoeft je geen denkwerk te kosten. Met TRONVoice maak je facturen die automatisch alle verplichte gegevens bevatten, krijg je een opeenvolgend factuurnummer zonder gaten en kies je per regel het juiste btw-tarief.
Je verkoopfacturen worden netjes gearchiveerd, dus de bewaarplicht regel je vanzelf. En omdat je betaling, herinneringen en btw-overzicht op één plek hebt, blijft je administratie altijd actueel. Wil je dieper in de begrippen duiken? Bekijk dan de uitleg over de verkoopfactuur in onze kennisbank. Start gratis met TRONVoice en stuur vandaag nog een verkoopfactuur die helemaal klopt.
