Voorschotfactuur en aanbetaling: vooraf factureren zonder gedoe
Een voorschotfactuur is een gewone btw-factuur waarmee je een aanbetaling vooraf in rekening brengt. Je maakt hem op met alle verplichte factuurgegevens, hetzelfde btw-tarief als de eindprestatie en het woord "voorschotfactuur" in de omschrijving. De btw geef je aan in het tijdvak van uitreiking. Op de eindfactuur trek je het voorschot inclusief btw weer af.
In het kort
- Een voorschotfactuur is een echte btw-factuur voor een aanbetaling, met hetzelfde btw-tarief als de eindprestatie.
- Je reikt hem uit vóór de opeisbaarheid van het voorschot (artikel 34c Wet OB) en geeft de btw aan in het tijdvak van uitreiking, ook als de klant later betaalt.
- Hij voldoet aan alle gewone factuureisen en krijgt een uniek nummer uit je normale factuurreeks, met "voorschotfactuur" en een verwijzing naar de offerte of het project in de omschrijving.
- Op de eindfactuur zet je het totaalbedrag inclusief btw en trek je de eerder gefactureerde voorschotten inclusief btw af.
- Bij consumentenkoop mag je op grond van artikel 7:26 lid 2 BW hoogstens 50 procent van de koopsom als verplichte aanbetaling vragen.
- Een pro-formafactuur is geen alternatief: die is niet opeisbaar en telt niet mee voor je btw-aangifte.
Voorschotfacturen zijn onmisbaar zodra je opdracht groot is, langer loopt of veel materiaal vraagt. Ze verkleinen het risico op wanbetaling, verbeteren je cashflow en maken jou minder afhankelijk van één betaling aan het eind. In de wet komt de term "voorschotfactuur" niet apart voor: juridisch is het gewoon een factuur voor een vooruitbetaling. Wat er precies op moet en hoe je de btw netjes afhandelt, staat wel duidelijk vast.
Op deze pagina
- Wat een voorschotfactuur precies is
- Wanneer je vooraf factureert
- Btw op een voorschotfactuur
- De aanbetaling: 50-procentregel bij consumenten
- Verrekenen op de eindfactuur
- Verplichte gegevens op een voorschotfactuur
- Hoe maak je een voorschotfactuur op?
- Voorschotfactuur versus pro-formafactuur
- Voorbeeldberekening met eindfactuur
- Zo werk je met voorschotfacturen in TRONVoice
- Veelgestelde vragen
Wat een voorschotfactuur precies is
Een voorschotfactuur, ook wel aanbetalingsfactuur of vooruitbetalingsnota genoemd, is een reguliere btw-factuur waarmee je vóór de eindoplevering een deel van de opdrachtsom vordert. Hij voldoet aan alle factuureisen uit artikel 35a Wet op de omzetbelasting 1968: uniek doorlopend factuurnummer, factuurdatum, jouw KvK- en btw-nummer, gegevens van de klant, omschrijving van de prestatie, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Ook al staat "voorschotfactuur" nergens in de wet, de fiscale behandeling volgt uit artikel 34c Wet OB. Ontvang je een vooruitbetaling, dan moet je vóór de opeisbaarheid van dat voorschot een factuur uitreiken. In de praktijk stuur je de voorschotfactuur op het moment dat je met de opdracht start of dat je de klant om de aanbetaling vraagt. Zodra de voorschotfactuur is uitgereikt is de btw verschuldigd en telt de omzet mee in het tijdvak waarin de factuur is gestuurd, ongeacht wanneer de klant daadwerkelijk betaalt.
Wanneer je vooraf factureert
Vooraf factureren voelt voor sommige ondernemers ongemakkelijk, alsof je iets vraagt wat je nog niet hebt geleverd. In werkelijkheid is het een gebruikelijke en professionele manier om risico en werk eerlijk te verdelen. Drie situaties waarin het bijna altijd verstandig is:
- Lange doorlooptijd. Een keuken, evenement of maatwerkopdracht die weken of maanden duurt, zonder tussentijdse betaling, is een groot cashflow-risico.
- Groot materiaalaandeel. Bij bouwprojecten, cateringopdrachten of hardware-installaties wil je niet weken zelf voorfinancieren.
- Nieuwe of onbekende klant. Een aanbetaling toont commitment en zeeft klanten die achteraf toch afzeggen.
Voor werk in fasen kies je vaker een deelfactuur of termijnfactuur, waarbij elke termijn een concrete milestone dekt. Ga je juist elke maand een vast bedrag afrekenen voor een abonnement of servicecontract, kijk dan naar periodieke facturatie. Voor een eenmalige aanbetaling vooraf is de voorschotfactuur de logische keuze.
Btw op een voorschotfactuur
Op elke voorschotfactuur bereken je btw tegen hetzelfde tarief als de eindprestatie. Is de opdracht belast tegen 21 procent, dan bereken je 21 procent over het voorschotbedrag. Loopt de eindfactuur onder het verlaagde tarief van 9 procent, dan gebruik je dat ook op het voorschot. Voor prestaties met een verleggingsregeling of het 0-procenttarief geldt hetzelfde: zet je op de eindfactuur "btw verlegd", dan pas je dat ook toe op het voorschot. Meer over die situaties lees je in onze complete gids over btw verlegd op de factuur.
Bevat de eindopdracht meerdere btw-tarieven, bijvoorbeeld 9 procent voor eten en 21 procent voor drank bij een cateringklus, dan verdeel je het voorschot naar rato over de tarieven. Bij twijfel over de verdeling maak je een redelijke schatting op basis van de offerte. Op de eindfactuur corrigeer je de definitieve verdeling, waar nodig met een creditnota op het voorschot.
Volgens artikel 34c Wet OB is btw verschuldigd op het moment dat de voorschotfactuur wordt uitgereikt. Voor je btw-aangifte betekent dat: elke voorschotfactuur telt in het tijdvak van uitreiking mee als omzet en te betalen btw, ook als de klant pas volgende maand overmaakt. Dat is precies waar de belastingdruk verschilt van een pro-formafactuur, die niet in de boekhouding hoort.
De aanbetaling: 50-procentregel bij consumenten
Werk je voor particuliere klanten, dan bepaalt artikel 7:26 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek dat je bij een consumentenkoop de koper niet mag verplichten om meer dan de helft van de koopprijs vooraf te betalen. Deze regel geldt ook voor bestellingen via een webshop en is dwingend recht: je kunt er niet in algemene voorwaarden standaard van afwijken.
Vier belangrijke gevolgen voor je aanbetalingsbeleid:
- Maximaal 50 procent verplicht. Vraag je bij een consument standaard 70 procent aanbetaling, dan is die clausule vernietigbaar en kan de klant weigeren meer dan de helft te betalen.
- Individuele afwijking mag. Wil je meer dan 50 procent vooraf, dan moet je dat expliciet en individueel met de consument afspreken en die afspraak vastleggen. Alleen dan is de afwijking geldig.
- Betalen bij levering blijft mogelijk. Een webshop moet minstens één betaaloptie bieden waarbij de consument achteraf of bij levering kan betalen.
- Diensten via een webshop. Bestelt de consument een dienst in plaats van een product, dan geldt artikel 7:26 lid 2 formeel niet, omdat er dan geen sprake is van consumentenkoop. Voor eerlijke bedrijfsvoering is de 50-procentregel toch een goed uitgangspunt.
Voor zakelijke klanten geldt deze beperking niet. Daar mag je met de klant in overleg 100 procent aanbetaling afspreken, mits jullie dat samen schriftelijk vastleggen in de offerte of overeenkomst.
Verrekenen op de eindfactuur
Op de eindfactuur staat het volledige opdrachtbedrag met de bijbehorende btw. Vervolgens neem je een aparte regel op waarop je de eerder verstuurde voorschotfactuur inclusief btw aftrekt. Zo betaalt de klant per saldo alleen het restant en wordt er nergens dubbele btw afgedragen aan de Belastingdienst.
Drie regels om te onthouden:
- Verwijs op de eindfactuur naar het factuurnummer en de datum van elke eerder verstuurde voorschotfactuur.
- Trek het voorschot inclusief btw af, niet exclusief. Anders klopt het te betalen restant niet en ontstaat er verwarring bij je klant.
- Voor je btw-aangifte tel je in elk tijdvak alleen de btw op van de facturen die je in dat tijdvak hebt uitgereikt. Voorschot in maart, eindfactuur in juni: in de aangifte over maart de btw op het voorschot, in de aangifte over juni alleen de btw op het restant.
Wil je zeker weten dat je verrekening klopt, controleer dan altijd of het totaal van (voorschotfacturen + eindfactuur) exact gelijk is aan het volledige opdrachtbedrag inclusief btw.
Verplichte gegevens op een voorschotfactuur
De uitgebreide checklist van factuureisen staat in onze gids over factuureisen van de Belastingdienst en in het overzicht van wettelijke factuureisen. Voor voorschotfacturen wijken deze niet af van een gewone factuur, maar er zijn wel aandachtspunten:
- Duidelijke aanduiding. Zet in de kop of omschrijving letterlijk het woord "voorschotfactuur" of "aanbetalingsfactuur". Dat maakt voor je klant en voor de Belastingdienst direct helder dat er een eindfactuur volgt.
- Verwijzing naar de opdracht. Vermeld het projectnummer of de offerte waarop het voorschot ziet.
- Doorlopend factuurnummer. Elke voorschotfactuur krijgt een uniek nummer uit je gewone factuurreeks. Maak geen aparte reeks voor voorschotten.
- Betaaltermijn en betaalinformatie. Vermeld je betalingstermijn, IBAN en bij voorkeur een betaallink om betalen te versnellen.
| Onderdeel | Voorschotfactuur | Eindfactuur |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Uniek, doorlopend | Uniek, doorlopend |
| Btw-tarief | Zelfde als eindprestatie | Zelfde als voorschot |
| Bedrag | Deel van totaal, meestal 20 tot 50 procent | Totaal min eerdere voorschotten (incl. btw) |
| Vermelding | "Voorschotfactuur" + verwijzing project | "Eindfactuur" + verwijzing naar voorschotfactuurnummers |
| Btw-aangifte | Tijdvak van uitreiking | Tijdvak van uitreiking |
| Boekhouding | Verkoopfactuur | Verkoopfactuur |
Hoe maak je een voorschotfactuur op?
Een voorschotfactuur opmaken werkt precies zoals een gewone factuur, met een paar extra aandachtspunten. In zes stappen:
- Leg het voorschot vast in de offerte of overeenkomst. Noteer het percentage of bedrag en het betaalmoment. Bij consumenten mag je zonder individuele afspraak maximaal 50 procent verplichten.
- Maak een gewone factuur aan met een uniek, doorlopend nummer uit je normale factuurreeks en de factuurdatum.
- Zet "Voorschotfactuur" in de kop of omschrijving en verwijs naar het offerte- of projectnummer, zodat duidelijk is dat er een eindfactuur volgt.
- Bereken btw over het voorschotbedrag tegen hetzelfde tarief als de eindprestatie. Geldt op de eindfactuur "btw verlegd" of het 0-procenttarief, dan pas je dat ook hier toe.
- Vermeld betalingstermijn, IBAN en een betaallink en verstuur de factuur vóór het moment waarop het voorschot opeisbaar is.
- Geef de btw aan in het tijdvak van uitreiking en bewaar het factuurnummer: dat heb je nodig voor de verrekening op de eindfactuur.
Voorschotfactuur versus pro-formafactuur
Een voorschotfactuur wordt in de praktijk vaak verward met een pro-formafactuur. Ze lijken op elkaar omdat beide vóór levering worden verstuurd, maar de fiscale en juridische status is totaal anders.
- Een voorschotfactuur is een echte factuur. Je boekt hem, hij telt mee voor de btw-aangifte en de klant kan hem betalen.
- Een pro-formafactuur is geen echte factuur. Hij is niet opeisbaar, telt niet mee voor de btw-aangifte en dient meestal als offerte of vooraankondiging voor douane en administratie. Je hoort er "pro forma" duidelijk op te zetten.
Wil je iets sturen als betalingsverzoek dat direct in de administratie past en waar btw op wordt afgedragen: kies dan altijd voor een voorschotfactuur, niet voor een pro-formafactuur.
Voorbeeldberekening met eindfactuur
Stel je bouwt een badkamer om voor een zakelijke klant. Het totale bedrag is 8.000 euro exclusief btw. Jullie spreken 40 procent aanbetaling af bij start en het restant bij oplevering.
| Moment | Bedrag excl. btw | Btw 21% | Bedrag incl. btw |
|---|---|---|---|
| Voorschotfactuur (start) | 3.200 | 672 | 3.872 |
| Eindfactuur (oplevering) | 4.800 | 1.008 | 5.808 |
| Totaal opdracht | 8.000 | 1.680 | 9.680 |
Op de eindfactuur zet je in de omschrijving een regel: "Reeds gefactureerd via voorschotfactuur 2026-0187 op 3 augustus 2026: -3.872 euro incl. btw." Onderaan blijft dan het restant van 5.808 euro incl. btw dat de klant nog moet overmaken. Voor je btw-aangifte betekent dit dat je in het tijdvak van de voorschotfactuur 672 euro aan btw afdraagt, en in het tijdvak van de eindfactuur nog eens 1.008 euro. Samen 1.680 euro over de hele opdracht, precies 21 procent van 8.000 euro.
Voor een consumentenopdracht van vergelijkbare omvang mag de aanbetaling niet meer dan 50 procent zijn zonder individuele afspraak. Een voorschot van 3.200 op 8.000 (40 procent) blijft dus ook bij particulieren binnen de wet.
Zo werk je met voorschotfacturen in TRONVoice
Voorschotfacturen handmatig verrekenen en zelf oppassen dat elke btw-post in het juiste tijdvak belandt, gaat een tijdje goed en dan één keer mis. In de factuursoftware van TRONVoice leg je bij het aanmaken van een opdracht direct vast welk voorschot je factureert en tegen welk btw-tarief. De software maakt de voorschotfactuur op met alle verplichte vermeldingen, plaatst hem in je factuurreeks en biedt je klant een iDEAL of Wero-betaallink zodat de aanbetaling snel binnenkomt.
Op het moment dat je de eindfactuur genereert, verrekent TRONVoice automatisch de eerdere voorschotfactuur inclusief btw. Zowel voorschot als eindfactuur komen in de juiste rubrieken van je btw-aangifte terecht, in het tijdvak van uitreiking. Werk je met terugkerende voorschotten, bijvoorbeeld bij consultancy of servicecontracten, dan zet je die als periodieke facturatie klaar zodat elke termijn automatisch de deur uit gaat. Voor terugkerende aanbetalingen bij vaste klanten kun je bovendien automatische incasso via SEPA en Mollie inschakelen. Ga aan de slag met TRONVoice en factureer voorschotten en aanbetalingen zonder gedoe.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een voorschotfactuur en een aanbetalingsfactuur?
In de praktijk niets. Voorschotfactuur, aanbetalingsfactuur, vooruitbetalingsnota en voorschotnota zijn synoniemen voor dezelfde soort factuur: een reguliere btw-factuur waarmee je vóór levering een deel van de opdrachtsom in rekening brengt. Ze voldoen aan dezelfde factuureisen en worden op dezelfde manier verrekend op de eindfactuur.
Moet ik btw rekenen op een voorschotfactuur?
Ja. Elke voorschotfactuur is een op zichzelf staande btw-factuur en de btw is verschuldigd op het moment van uitreiking. Gebruik hetzelfde btw-tarief als op de eindprestatie. Loopt de eindfactuur onder 21 procent, dan bereken je 21 procent op het voorschot. Bij meerdere tarieven verdeel je het voorschot naar rato.
Mag ik van een consument 100 procent aanbetaling vragen?
Nee, niet zonder individuele afspraak. Op grond van artikel 7:26 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek mag je bij een consumentenkoop niet meer dan de helft van de koopprijs als verplichte aanbetaling vragen. Wil je meer, dan moet dat expliciet en individueel met de klant zijn overeengekomen en schriftelijk zijn vastgelegd. Voor zakelijke klanten geldt deze beperking niet.
Hoe verreken ik de voorschotfactuur op de eindfactuur?
Op de eindfactuur zet je het totale opdrachtbedrag inclusief btw en trek je met een aparte regel de eerder verstuurde voorschotfactuur inclusief btw af. Verwijs in de omschrijving naar het factuurnummer en de datum van de voorschotfactuur. De klant betaalt per saldo alleen het restant, en de totaalbtw over de opdracht klopt.
Wat is het verschil met een pro-formafactuur?
Een voorschotfactuur is een echte, opeisbare btw-factuur die je boekt en aangeeft in je btw-aangifte. Een pro-formafactuur is geen echte factuur, telt niet mee voor de btw en heeft eerder de status van offerte of vooraankondiging. Voor een aanbetaling die netjes in je administratie hoort, kies je altijd een voorschotfactuur.
Wanneer moet ik een voorschotfactuur uiterlijk uitreiken?
Volgens artikel 34c Wet op de omzetbelasting 1968 reik je een factuur voor een vooruitbetaling uit vóór de opeisbaarheid van dat voorschot. In de praktijk stuur je de voorschotfactuur op het moment dat je met de opdracht start of dat je de klant vraagt om de aanbetaling te voldoen. Verzuim je een factuur uit te reiken en ontvang je toch een aanbetaling, dan blijft de btw verschuldigd en geef je die alsnog aan in je btw-aangifte.
Hoeveel procent aanbetaling is gebruikelijk?
Een voorschot van 20 tot 50 procent van de opdrachtsom is gebruikelijk. Bij zakelijke klanten mag je in overleg meer afspreken, tot 100 procent, zolang je dat schriftelijk vastlegt in de offerte of overeenkomst. Bij consumenten mag je zonder individuele, vastgelegde afspraak niet meer dan 50 procent als verplichte aanbetaling vragen.
Hoe boek ik een voorschotfactuur in mijn administratie?
Je boekt de voorschotfactuur als een gewone verkoopfactuur: de omzet en de te betalen btw horen in het tijdvak waarin je de factuur hebt uitgereikt. De eindfactuur boek je in haar eigen tijdvak, met alleen de btw over het restant. Controleer dat voorschotfacturen plus eindfactuur samen precies het volledige opdrachtbedrag inclusief btw vormen.
