Pro forma factuur: wat is het en wanneer gebruik je het?

Je hebt de term vast weleens voorbij zien komen: pro forma factuur. Maar wat is het precies? En wanneer gebruik je zo'n document? Een pro forma factuur is geen echte factuur, maar wel een belangrijk hulpmiddel voor ondernemers. Vooral bij internationale handel, vooruitbetalingen en grote projecten is het onmisbaar.

In deze gids leggen we uit wat een pro forma factuur is, wanneer je het gebruikt, wat erop moet staan en hoe het verschilt van een gewone factuur of offerte.

Wat is een pro forma factuur?

Pro forma is Latijn voor "voor de vorm". Een pro forma factuur is dus letterlijk een factuur voor de vorm. Het is een voorlopig document dat lijkt op een factuur, maar juridisch gezien geen echte factuur is.

Belangrijkste kenmerken

• Geen betalingsverplichting: De ontvanger hoeft niet te betalen op basis van dit document
• Niet in de boekhouding: Een pro forma factuur verwerk je niet in je administratie
• Geen BTW-aangifte: Het bedrag telt niet mee voor je BTW-aangifte
• Informatief document: Het geeft een overzicht van wat geleverd gaat worden en tegen welke prijs

Vergelijking met andere documenten

Wanneer gebruik je een pro forma factuur?

Er zijn verschillende situaties waarin een pro forma factuur nuttig of zelfs noodzakelijk is.

1. Vooruitbetaling vragen

Je wilt dat de klant betaalt voordat je levert. Met een pro forma factuur laat je zien wat de klant gaat ontvangen en wat het kost. Na betaling stuur je de echte factuur.

Voorbeeld: Een webshop vraagt vooruitbetaling voor een maatwerkopdracht. De klant ontvangt eerst een pro forma factuur, betaalt, en krijgt daarna de echte factuur met de levering.

2. Import en export (douane)

Bij internationale handel heb je vaak een pro forma factuur nodig voor douaneformaliteiten. De douane wil weten wat er in de zending zit, waar het vandaan komt en wat de waarde is.

Waarvoor gebruikt de douane het?

• Bepalen van invoerrechten
• Controle op verboden goederen
• Statistische gegevens verzamelen
• Vergunningen aanvragen

3. Accreditief (letter of credit)

Bij internationale B2B-handel werken partijen soms met een accreditief. De bank van de koper garandeert betaling aan de verkoper. Voor het openen van zo'n accreditief is vaak een pro forma factuur nodig.

4. Offerte is geaccepteerd, maar nog niet geleverd

De deal is rond, de klant heeft akkoord gegeven, maar de levering moet nog plaatsvinden. Een pro forma factuur bevestigt de afspraken en kan als basis dienen voor vooruitbetaling of reservering.

5. Budgetaanvraag bij klant

Soms heeft je klant een document nodig voor interne goedkeuring of budgetaanvraag. Een pro forma factuur is formeler dan een offerte en wordt soms gevraagd door inkoopafdeling of management.

6. Samples of monsters versturen

Je stuurt gratis monsters naar een potentiele klant. Voor de douane moet je toch een waarde opgeven. Een pro forma factuur met de commerciele waarde (maar met vermelding "no commercial value" of "sample") lost dit op.

Wat moet er op een pro forma factuur staan?

Hoewel een pro forma factuur geen wettelijke factuureisen heeft, is het verstandig om het document compleet te maken. Zeker bij internationale handel verwachten ontvangers en douane bepaalde gegevens.

Verplicht te vermelden

Duidelijke aanduiding:

Vermeld groot en duidelijk "PRO FORMA" of "PRO FORMA INVOICE" op het document. Dit voorkomt verwarring met een echte factuur.

Aanbevolen gegevens

1. Jouw bedrijfsgegevens

- Bedrijfsnaam

- Adres

- KvK-nummer

- BTW-nummer

- Contactgegevens

1. Gegevens van de ontvanger

- Bedrijfsnaam of naam particulier

- Adres (inclusief land bij export)

- Eventueel BTW-nummer

1. Documentgegevens

- Datum van het document

- Uniek referentienummer (geen factuurnummer uit je reguliere reeks)

- Geldigheidsduur (bijvoorbeeld 30 dagen)

1. Productinformatie

- Omschrijving van producten of diensten

- Aantallen en eenheden

- Prijzen per eenheid

- Totaalbedrag

1. Bij internationale handel

- Land van herkomst van de goederen

- Gewicht (bruto en netto)

- HS-codes (goederencodes voor douane)

- Leveringsvoorwaarden (Incoterms)

- Valuta

Voorbeeld pro forma factuur tekst

"Dit is een pro forma factuur. Dit document dient uitsluitend ter informatie en vormt geen verzoek tot betaling. Na akkoord en/of levering ontvangt u een definitieve factuur."

Pro forma factuur vs. offerte: wat is het verschil?

Beide documenten zijn informatief en niet betalingsplichtig. Toch zijn er belangrijke verschillen.

Offerte

• Bedoeld om de klant te overtuigen
• Vaak met opties of alternatieven
• Klant moet nog akkoord geven
• Vrijblijvend (tenzij anders vermeld)
• Gericht op verkoop

Pro forma factuur

• Klant heeft al (mondeling) akkoord gegeven
• Vaste prijzen en specificaties
• Vaak ter voorbereiding op betaling of levering
• Gericht op administratieve afhandeling
• Nodig voor douane of financiering

Tip: Gebruik een offerte in de verkoopfase en een pro forma factuur nadat de deal gesloten is maar voor de definitieve factuur.

Pro forma factuur en BTW

Geen BTW-gevolgen

Een pro forma factuur heeft geen BTW-gevolgen:

• Je hoeft geen BTW af te dragen over een pro forma factuur
• De ontvanger kan geen BTW terugvragen op basis van een pro forma factuur
• Het document telt niet mee voor je BTW-aangifte

Wanneer wel BTW?

Zodra je de echte factuur stuurt, gelden de normale BTW-regels. Bij export naar landen buiten de EU factureer je vaak met 0% BTW. Bij handel binnen de EU gelden regels voor intracommunautaire leveringen.

Pro forma factuur in je administratie

Niet boeken

Een pro forma factuur boek je niet in je financiele administratie. Het is geen omzet en geen vordering.

Wel bewaren

Bewaar pro forma facturen wel in je archief. Ze kunnen van pas komen bij:

• Vragen van de douane
• Discussies met klanten over afspraken
• Interne documentatie

Aparte nummering

Gebruik voor pro forma facturen een aparte nummerreeks. Bijvoorbeeld "PF-2026-001" in plaats van je normale factuurnummers. Zo houd je je factuurnummering zuiver.

Internationale handel en de pro forma factuur

Bij import en export is de pro forma factuur extra belangrijk. Hier zijn de specifieke toepassingen.

Export vanuit Nederland

Als je goederen exporteert, gebruik je de pro forma factuur voor:

• Douane-aangifte in het land van bestemming
• Bepalen van invoerrechten
• Verzekeringsdoeleinden
• Transportdocumentatie

Import naar Nederland

Als je goederen importeert, kan je leverancier een pro forma factuur sturen voor:

• Aanvraag invoervergunning
• Opening accreditief via je bank
• Berekening voorfinancing

Belangrijke gegevens bij export

• Incoterms: Leveringsvoorwaarden zoals EXW, FOB, CIF
• HS-codes: Internationale goederenclassificatie
• Country of origin: Land van herkomst
• Commercial value: Handelswaarde van de goederen

Veelgestelde vragen over pro forma facturen

Mag een klant betalen op een pro forma factuur?

Ja, dat mag. Maar verwerk de betaling pas in je administratie als je de echte factuur stuurt. De betaling is dan een vooruitbetaling.

Telt een pro forma factuur als factuur voor de Belastingdienst?

Nee. Voor de Belastingdienst is alleen een echte factuur met alle verplichte gegevens relevant.

Hoe lang is een pro forma factuur geldig?

Dat bepaal je zelf. Gebruikelijk is 14 tot 30 dagen. Vermeld de geldigheidsduur op het document.

Moet ik een pro forma factuur ondertekenen?

Niet verplicht, maar bij internationale handel kan het wel gevraagd worden. Een handtekening of stempel geeft het document meer gewicht.

Kan ik een pro forma factuur omzetten naar een echte factuur?

Ja, maar maak dan een nieuwe factuur aan met een officieel factuurnummer. Verwijs eventueel naar de pro forma factuur voor de duidelijkheid.

Is een pro forma factuur hetzelfde als een voorschotfactuur?

Nee. Een voorschotfactuur is een echte factuur waarop de klant moet betalen. Een pro forma factuur is informatief en niet betalingsplichtig.

Praktische tips

1. Wees duidelijk

Vermeld altijd groot "PRO FORMA" op het document. Zo voorkom je verwarring.

2. Gebruik een template

Maak een standaard template voor pro forma facturen. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie.

3. Nummer apart

Houd een aparte nummerreeks aan, gescheiden van je officiele facturen.

4. Vermeld geldigheidsduur

Prijzen kunnen veranderen. Geef aan hoe lang de pro forma factuur geldig is.

5. Bewaar kopien

Archiveer alle pro forma facturen, ook al boek je ze niet. Ze kunnen later van pas komen.

Pro forma facturen maken met TRONVoice

Met TRONVoice kun je eenvoudig professionele documenten maken:

• Maak offertes die automatisch omgezet worden naar facturen
• Stuur voorschotfacturen voor aanbetalingen
• Houd je factuurnummering automatisch op orde
• Bewaar alle documenten veilig in de cloud
• Werk samen met je boekhouder

Voor pro forma facturen kun je een offerte maken en deze als PDF exporteren met de vermelding "Pro Forma".

Samenvatting

Een pro forma factuur is een informatief document dat lijkt op een factuur maar geen juridische status heeft:

• Gebruik het voor vooruitbetalingen, internationale handel of budgetaanvragen
• Vermeld duidelijk "PRO FORMA" op het document
• Boek het niet in je administratie
• Stuur altijd een echte factuur voor de BTW-aangifte
• Bewaar pro forma facturen wel voor je archief

Start met TRONVoice en houd al je offertes, facturen en administratie overzichtelijk op een plek.