Deelfactuur: wat het is en wanneer je in delen factureert
Een deelfactuur is een volwaardige factuur voor een deel van een grotere opdracht, waarmee je vóór de eindoplevering al een gedeelte van het totaalbedrag in rekening brengt. Elke deelfactuur voldoet aan dezelfde eisen als een gewone factuur, krijgt een uniek factuurnummer en bevat btw. Op de eindfactuur verreken je de eerder gefactureerde termijnen zodat je klant per saldo alleen het restant betaalt.
In het kort
- Een deelfactuur splitst één opdracht in meerdere volwaardige facturen, meestal per fase of milestone.
- Elke deelfactuur bevat btw en telt in het tijdvak van uitreiking mee voor je btw-aangifte.
- Op de eindfactuur toon je het totaalbedrag en trek je de eerder gefactureerde termijnen inclusief btw af.
Een deelfactuur, ook wel termijnfactuur genoemd, brengt een deel van de totale opdrachtsom in rekening voordat je klaar bent met leveren. Je verstuurt hem tijdens de looptijd van het project, bijvoorbeeld bij het bereiken van een milestone of aan het begin van een nieuwe fase. Zo houd je je cashflow op peil en verklein je het risico dat je aan het eind met een grote onbetaalde factuur zit.
Op deze pagina
- Wat een deelfactuur precies is
- Wanneer je in delen factureert
- Btw op een deelfactuur en de eindfactuur
- Verplichte gegevens op een deelfactuur
- Aanbetaling bij consumenten: de 50-procentregel
- Voorbeeldberekening met eindfactuur
- Zo werk je met deelfacturen in TRONVoice
- Veelgestelde vragen
Wat een deelfactuur precies is
Een deelfactuur is een op zichzelf staande factuur, geen offerte of pro-formadocument. Hij moet daarom voldoen aan alle factuureisen van de Belastingdienst en aan artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting. Dat betekent een uniek doorlopend factuurnummer, factuurdatum, jouw KvK- en btw-nummer, de gegevens van de klant, een omschrijving van de geleverde prestatie, het btw-tarief en het btw-bedrag.
De term "deelfactuur" komt niet in de wet voor. Juridisch is het gewoon een factuur voor een prestatie of vooruitbetaling. Termijnfactuur, voorschotfactuur, aanbetalingsfactuur en deelfactuur worden in de praktijk door elkaar gebruikt en betekenen inhoudelijk hetzelfde: een reguliere factuur voor een deel van de opdracht. Dat is meteen het onderscheid met een pro-formafactuur, want die is geen echte factuur en niet opeisbaar.
Wanneer je in delen factureert
Deelfacturen zijn logisch bij opdrachten waarbij het tussen opdrachtbevestiging en eindoplevering weken of maanden duurt. In de bouw en verbouwing is dit standaardpraktijk, maar ook bij software op maat, campagnes, video- en fotoproducties en meerdaagse events. Voor aannemers en bouwbedrijven is termijnfacturering vaak zelfs contractueel afgesproken per bouwfase.
Drie situaties waarin het bijna altijd verstandig is om in delen te factureren:
- Lange doorlooptijd. Een project van drie maanden zonder tussentijdse factuur betekent drie maanden geen omzet en drie maanden risico.
- Grote maatwerkinvesteringen. Je koopt materiaal of huurt onderaannemers in en wilt niet zelf voorfinancieren.
- Gefaseerde oplevering. Je levert een deel dat de klant al kan gebruiken, terwijl de rest nog volgt.
Deelfacturen werken ook prima voor terugkerende diensten met een vast begin- en einddatum. Voor doorlopende abonnementen en servicecontracten is periodieke facturatie meestal handiger, omdat je die volledig kunt automatiseren.
Btw op een deelfactuur en de eindfactuur
Iedere deelfactuur is een normale btw-factuur. Je berekent er hetzelfde btw-tarief op als op de eindfactuur, en het bedrag telt mee in de btw-aangifte over het tijdvak waarin je de deelfactuur uitreikt. Krijg je een deel eerst als voorschot binnen, dan schrijft artikel 34c van de Wet op de omzetbelasting voor dat je vóór de opeisbaarheid van die vooruitbetaling een factuur uitreikt.
Voor alle andere prestaties geldt artikel 34g: uiterlijk op de vijftiende dag van de maand ná die waarin je hebt geleverd, moet de factuur zijn uitgereikt. Voor een project dat je in maart in fasen aflevert, betekent dat concreet dat elke uitgereikte deelfactuur uiterlijk op 15 april in de boeken staat.
Op de eindfactuur zet je het totaalbedrag van de opdracht, tel je daar de btw bij op en trek je vervolgens de eerder gefactureerde termijnen inclusief btw af. Zo betaalt de klant per saldo alleen het restant en wordt er nergens dubbele btw afgedragen.
Verplichte gegevens op een deelfactuur
De verplichte factuureisen staan volledig in onze gids over factuureisen van de Belastingdienst. Voor deelfacturen zijn er twee aandachtspunten die je snel vergeet:
- Verwijzing naar het project. Zet in de omschrijving duidelijk om welke opdracht of welk projectnummer het gaat, plus welk deel van het totaal deze factuur dekt (bijvoorbeeld "termijn 2 van 3").
- Doorlopende nummering. Elke deelfactuur krijgt een uniek factuurnummer uit je gewone factuurreeks. Je maakt geen aparte reeks voor termijnen.
Op de eindfactuur mag je in de omschrijving verwijzen naar de factuurnummers van de eerdere deelfacturen. Dat maakt de samenhang voor de klant en voor de Belastingdienst inzichtelijk en voorkomt discussie bij een controle.
| Onderdeel | Deelfactuur | Eindfactuur |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Uniek, doorlopend | Uniek, doorlopend |
| Btw-tarief | Zelfde tarief als eindprestatie | Zelfde tarief als deelfactuur |
| Bedrag | Deel van totaal | Totaal min eerdere termijnen |
| Verwijzing | Naar project of milestone | Naar factuurnummers deelfacturen |
| Btw-aangifte | Tijdvak van uitreiking | Tijdvak van uitreiking |
Aanbetaling bij consumenten: de 50-procentregel
Werk je met particuliere klanten, houd dan rekening met artikel 7:26 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek. Bij een consumentenkoop mag je een consument niet verplichten meer dan de helft van de koopprijs vooruit te betalen. Deze regel geldt ook voor bestellingen via een webshop.
Je mag daar in algemene voorwaarden niet standaard van afwijken. Wil je meer dan 50 procent vooraf, dan moet je dat individueel met de klant afspreken en die afspraak expliciet vastleggen. Voor zakelijke klanten geldt deze beperking niet: daar mag je in principe 100 procent aanbetaling vragen, mits jullie dat samen afspreken.
Voorbeeldberekening met eindfactuur
Stel je bouwt een keukenzaak-inrichting van 12.000 euro exclusief btw voor een zakelijke klant. Jullie spreken drie termijnen af: 40 procent bij start, 40 procent bij levering onderdelen, 20 procent bij oplevering.
| Moment | Bedrag excl. btw | Btw 21% | Bedrag incl. btw |
|---|---|---|---|
| Termijn 1 (start) | 4.800 | 1.008 | 5.808 |
| Termijn 2 (levering) | 4.800 | 1.008 | 5.808 |
| Eindfactuur (oplevering) | 2.400 | 504 | 2.904 |
| Totaal opdracht | 12.000 | 2.520 | 14.520 |
Op de eindfactuur voeg je een aparte regel toe waarin je "Reeds gefactureerd in termijn 1 en 2: 11.616 euro inclusief btw" verrekent, zodat de klant alleen het restant van 2.904 euro incl. btw hoeft over te maken. Voor je btw-aangifte tel je in elk tijdvak alleen de btw op van de facturen die je in dat tijdvak hebt uitgereikt.
Zo werk je met deelfacturen in TRONVoice
Handmatig deelfacturen splitsen en de eindfactuur zelf verrekenen is foutgevoelig. Zeker als er drie of meer termijnen zijn en de opdracht een halfjaar loopt, wil je de administratie erop vertrouwen. In TRONVoice leg je per project vast welke termijnen je factureert en op welke datum, en de software genereert automatisch elke deelfactuur met de juiste omschrijving, verwijzing naar de opdracht en het correcte btw-bedrag.
Aan elke deelfactuur koppel je een iDEAL- of Wero-betaallink, zodat je klant direct kan betalen. Voor consumenten waar je de 50-procentgrens moet respecteren, verkleint dat de kans op incasso-issues verderop in het traject. De eindfactuur maakt TRONVoice op basis van de opdrachtsom en de eerder verstuurde termijnen, mét de correcte verrekeningsregel. Werk je met terugkerende deeltermijnen, dan kun je periodieke facturatie inschakelen zodat de deelfacturen op de afgesproken data automatisch de deur uitgaan. Ga aan de slag met TRONVoice en factureer projecten in de juiste termijnen zonder gedoe.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een deelfactuur en een voorschotfactuur?
In de praktijk niets. Deelfactuur, termijnfactuur, aanbetalingsfactuur en voorschotfactuur zijn synoniem: allemaal volwaardige facturen met btw voor een deel van de opdracht, verzonden voordat de opdracht helemaal klaar is. In de wet komt geen van deze termen apart voor; het is gewoon een factuur.
Moet ik op elke deelfactuur btw rekenen?
Ja. Elke deelfactuur is een op zichzelf staande btw-factuur en telt in het tijdvak van uitreiking mee voor je btw-aangifte. Gebruik hetzelfde btw-tarief als op de eindfactuur. Is de eindprestatie belast tegen 21 procent, dan is elke deelfactuur ook 21 procent.
Hoe verreken ik de deelfacturen op de eindfactuur?
Op de eindfactuur zet je het totale opdrachtbedrag inclusief btw en trek je met een aparte regel de som van de eerder gefactureerde termijnen inclusief btw af. Verwijs in de omschrijving naar de factuurnummers van die deelfacturen. Zo betaalt de klant alleen het restant en klopt de btw-administratie.
Mag ik een consument verplichten volledig vooraf te betalen?
Nee. Bij een consumentenkoop mag je op grond van artikel 7:26 lid 2 BW niet meer dan de helft van de koopprijs als verplichte aanbetaling vragen. Ook bij webshops geldt deze grens. Voor zakelijke klanten kun je in overleg 100 procent aanbetaling afspreken.
Wanneer moet ik een deelfactuur uiterlijk versturen?
Voor deelfacturen bij vooruitbetaling geldt artikel 34c Wet OB: uitreiken vóór de opeisbaarheid van het termijnbedrag. Voor overige leveringen en diensten geldt artikel 34g: uiterlijk de vijftiende dag van de maand nadat je hebt geleverd. Contractueel spreek je vaak eerder momenten af, zodat je klant tijdig weet wanneer welk termijn wordt gefactureerd.
Kan ik deelfacturen automatiseren?
Ja. In TRONVoice leg je per project de termijnen en factuurdata vast en genereert de software de deelfacturen automatisch, inclusief betaallink. De eindfactuur verrekent de eerdere termijnen zonder dat je zelf hoeft te rekenen. Voor terugkerend werk zoals servicecontracten kies je periodieke facturatie.
