Selfbilling: een factuur die je afnemer voor je opmaakt
Selfbilling betekent dat je opdrachtgever de factuur voor jouw prestatie zelf opmaakt en aan zichzelf uitreikt. Het is een reguliere btw-factuur, geen aankoopborderel of vergoedingsbriefje, en telt voor beide partijen mee als een gewone verkoop- of inkoopfactuur. Volgens de Belastingdienst mag dit alleen als jullie het van tevoren schriftelijk hebben afgesproken, elke factuur een aanvaardingsprocedure doorloopt en de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" op de factuur staat.
In het kort
- Selfbilling is toegestaan als leverancier en afnemer dit vooraf schriftelijk overeenkomen en er een aanvaardingsprocedure per factuur is.
- Op de factuur moet exact de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" staan, plus alle gewone factuureisen.
- De leverancier blijft aansprakelijk voor de juistheid van de btw, ook al drukt de afnemer de factuur af.
Bij selfbilling maakt de partij die het werk of de goederen ontvangt de factuur op namens jou als leverancier. In de wet heet dit "self-invoicing" en het staat in artikel 224 van de EU-btw-richtlijn 2006/112/EG, geïmplementeerd in artikel 35 lid 4 van de Wet op de omzetbelasting 1968. De afnemer stuurt de factuur naar zichzelf, boekt hem als inkoopfactuur en betaalt jou het bedrag uit. Voor jou is die factuur je verkoopfactuur; jij geeft de omzet en de btw aan in jouw btw-aangifte.
Op deze pagina
- Wanneer selfbilling handig is
- De drie wettelijke voorwaarden
- Wat moet er op een selfbillingfactuur staan
- Wie is verantwoordelijk voor de btw
- Selfbilling en btw verlegd
- Selfbilling in je administratie verwerken
- Selfbilling en e-facturatie via Peppol
- Zo werkt selfbilling in TRONVoice
- Veelgestelde vragen
Wanneer selfbilling handig is
Selfbilling is vooral logisch als de afnemer beter weet wat de uiteindelijke afrekening is dan de leverancier. Dat speelt in situaties waar een groot bedrijf tientallen of honderden kleine leveranciers heeft en de vergoeding pas achteraf vaststaat.
Klassieke voorbeelden:
- Detachering en interim. Uitzend- en detacheringsbureaus factureren namens hun zzp'ers op basis van uren die de opdrachtgever heeft goedgekeurd, met tarief en toeslagen die zij hebben afgesproken.
- Landbouw en veiling. Coöperaties en veilingen kennen pas na de veiling de prijs per kilo of per lot, en factureren dan namens de teler of visser.
- Auteursrechten en royalty's. Een uitgeverij of streamingdienst weet pas na afloop van een periode wat een auteur of artiest heeft verdiend.
- Marktplaats- en platformmodellen. Platforms die commissies afdragen aan aangesloten dienstverleners rekenen achteraf af en genereren daar één inkomende factuur voor.
In de bouw wordt selfbilling af en toe gebruikt tussen hoofdaannemer en onderaannemer, meestal in combinatie met de verleggingsregeling voor de bouw. De afnemer weet dan precies welke prestatie is verricht en verwerkt de btw zelf.
De drie wettelijke voorwaarden
De Belastingdienst noemt drie voorwaarden waar selfbilling aan moet voldoen. Zonder een van deze punten is de factuur niet geldig en loopt de leverancier het risico dat de btw-aftrek bij de afnemer wordt geweigerd.
- Voorafgaande overeenkomst. Leverancier en afnemer moeten schriftelijk hebben vastgelegd dat de afnemer de factuur mag opmaken. In de praktijk gebeurt dat in een raamcontract, dienstverleningsovereenkomst of een aparte "self-billing agreement".
- Aanvaardingsprocedure per factuur. Elke factuur moet door de leverancier worden aanvaard. Dat kan expliciet met een handtekening of digitale bevestiging, of stilzwijgend: als de leverancier binnen een afgesproken termijn geen bezwaar maakt geldt de factuur als aanvaard. Leg dat mechanisme in het contract vast.
- Vermelding op de factuur. Op elke selfbillingfactuur moet letterlijk de tekst "factuur uitgereikt door afnemer" staan. Dat is niet optioneel en niet vervangbaar door een vertaling of afkorting.
Zonder een van deze drie voorwaarden telt het document juridisch niet als een geldige btw-factuur. Voor de leverancier betekent dat een risico op naheffing, voor de afnemer geen recht op btw-aftrek.
Wat moet er op een selfbillingfactuur staan
Een selfbillingfactuur is een gewone factuur en moet aan alle factuureisen uit artikel 35a Wet OB voldoen. De uitgebreide checklist staat in onze gids over factuureisen van de Belastingdienst. Voor selfbilling let je extra op:
- Het factuurnummer moet uniek en doorlopend zijn binnen jouw nummerreeks als leverancier, niet in die van de afnemer.
- De vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" staat prominent op de factuur, bij voorkeur in de kop.
- Zowel het btw-nummer van de leverancier als dat van de afnemer staat op de factuur.
- De omschrijving vermeldt duidelijk de prestatie en de periode of het referentienummer waarop de factuur ziet.
| Onderdeel | Standaardfactuur | Selfbillingfactuur |
|---|---|---|
| Uitreiker | Leverancier | Afnemer |
| Nummerreeks | Van leverancier | Van leverancier |
| Vermelding | Niet nodig | "factuur uitgereikt door afnemer" verplicht |
| Aanvaarding | Impliciet | Aanvaardingsprocedure per factuur |
| Overeenkomst | Niet nodig | Schriftelijke afspraak vooraf |
| Btw-aansprakelijk | Leverancier | Leverancier |
Dat de afnemer het factuurnummer trekt is een veelgemaakte fout. Het nummer hoort in de reeks van de leverancier, ook al drukt de afnemer de factuur af. Praktisch los je dat op door een blokreeks aan de afnemer uit te geven of door de nummers in het systeem centraal te genereren voor jou als leverancier.
Wie is verantwoordelijk voor de btw
Ook al maakt de afnemer de factuur op, de leverancier blijft de btw verschuldigd en aansprakelijk voor de juistheid. Klopt het btw-tarief niet of ontbreekt een vermelding, dan draait de leverancier op voor de naheffing bij een controle door de Belastingdienst.
Praktisch betekent dat het volgende:
- Controleer periodiek de facturen die de afnemer namens jou opmaakt op tarief, bedrag, btw-nummer en vermeldingen.
- Bewaar de originele selfbillingfacturen in jouw administratie, minimaal de wettelijke termijn van zeven jaar (of tien voor onroerend goed).
- Neem in de overeenkomst een correctieprocedure op voor het geval een factuur onjuist is: intrekken via een creditfactuur, opnieuw uitreiken door de afnemer.
Voor de afnemer is de winst dat de administratie stroomlijnt en er geen inkomende factuurstroom hoeft te worden ingelezen of verwerkt. Voor de leverancier is de winst dat er geen factuur meer opgesteld en verstuurd hoeft te worden, en dat de betaaltermijn korter kan omdat de afnemer al weet wat er open staat.
Selfbilling en btw verlegd
Selfbilling is heel gebruikelijk in situaties waar de btw wordt verlegd naar de afnemer. Denk aan de verleggingsregeling in de bouw, bij onderaanneming en bij intracommunautaire diensten aan een EU-ondernemer. In die gevallen berekent de leverancier geen btw, maar zet hij de tekst "btw verlegd" (of "reverse charge") op de factuur. Meer over die situaties lees je in onze complete gids over btw verlegd op de factuur.
Combineer je selfbilling met een verleggingsregeling, dan komen beide vermeldingen op één factuur:
- "factuur uitgereikt door afnemer"
- "btw verlegd"
Voor grensoverschrijdende diensten binnen de EU rapporteer je de omzet daarnaast als intracommunautaire dienst in de ICP-opgave. Doe dat vanuit de zichtbare selfbillingfacturen in je administratie, niet vanuit de afnemer.
Selfbilling in je administratie verwerken
Voor de leverancier is een selfbillingfactuur inhoudelijk een verkoopfactuur. Je boekt hem op de datum die op de factuur staat en verwerkt hem in het btw-tijdvak van uitreiking. Voor jou is de datum van uitreiking het moment waarop de afnemer de factuur aanvaardt en aan jou beschikbaar stelt.
Drie aandachtspunten:
- Nummerreeks bewaken. Zorg dat de nummers die de afnemer gebruikt aansluiten op jouw reeks. Een gat of dubbele nummers valt op bij een boekencontrole.
- Btw-aangifte reconciliëren. Vergelijk elke maand of elk kwartaal de selfbillingfacturen met wat jouw boekhouding als omzet ziet. Signaleer verschillen direct.
- Correcties via creditnota. Klopt er iets niet, dan reikt de afnemer een creditnota uit met dezelfde selfbillingvermelding. Jij verwerkt de creditnota als verkoopcorrectie.
Voor de afnemer is de selfbillingfactuur een inkoopfactuur die direct uit het eigen systeem komt. Dat scheelt handmatig inlezen of overtypen en werkt goed samen met tools voor factuurverwerking en inkoopautomatisering.
Selfbilling en e-facturatie via Peppol
Vanaf 2026 werkt Europa toe naar een verplichte digitale factuur voor B2B-transacties. Zoals we in onze uitleg over ViDA 2030 beschrijven, wordt de norm dat facturen als gestructureerde bestanden via het Peppol-netwerk gaan. Selfbilling past prima in dat model. De afnemer stelt de e-factuur op in het UBL-formaat en verstuurt hem via het Peppol-netwerk naar zichzelf. De vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" en het btw-nummer van de leverancier staan in de gestandaardiseerde velden van de UBL, waardoor foutieve verwerking bij een controle minder waarschijnlijk is.
Voor sectoren waarin selfbilling breed is ingebed, zoals de agrarische coöperaties, wordt de overgang naar e-facturatie via Peppol de standaardroute voor selfbillingtransacties. Werk je met een grote afnemer die selfbilling toepast, vraag dan tijdig na of de facturen via Peppol worden aangeleverd en of jouw systeem die kan ontvangen. Zie ook onze gids over elektronisch factureren met NLCIUS en UBL.
Zo werkt selfbilling in TRONVoice
Als leverancier heb je bij selfbilling geen factuur op te stellen, maar wel een administratie op orde te houden. Selfbillingfacturen die je van je afnemer ontvangt kun je in TRONVoice inlezen en boeken als verkoopfactuur, zodat de omzet en btw automatisch in de juiste rubriek van je btw-aangifte terechtkomen. De software matcht de bijbehorende betaling zodra die binnenkomt via je bankkoppeling.
Ben je zelf de afnemer en wil je selfbillingfacturen namens je leverancier opmaken, dan gebruik je in TRONVoice een aparte factuurstroom waarin de tekst "factuur uitgereikt door afnemer" automatisch op de factuur wordt gezet. Nummerreeksen per leverancier, aanvaardingsprocedure per factuur en de koppeling naar je inkoopadministratie zijn ingebouwd. Werk je met een groot aantal leveranciers, dan zet je selfbillingfacturen als periodieke facturatie klaar zodat ze op vaste momenten automatisch worden opgemaakt en klaargezet voor aanvaarding. Ga aan de slag met TRONVoice en zet selfbilling professioneel en foutloos op.
Veelgestelde vragen
Wat is selfbilling in gewone taal?
Selfbilling is een afspraak waarin je opdrachtgever de factuur voor jouw werk zelf opmaakt en aan zichzelf uitreikt, in plaats van dat jij als leverancier de factuur stuurt. Het document is een volwaardige btw-factuur en telt bij jou als verkoopfactuur en bij de afnemer als inkoopfactuur.
Welke vermelding moet er verplicht op een selfbillingfactuur staan?
Op elke selfbillingfactuur moet de tekst "factuur uitgereikt door afnemer" staan. Zonder deze vermelding voldoet de factuur niet aan de eisen uit artikel 224 van de EU-btw-richtlijn en artikel 35 lid 4 Wet OB, en loopt de afnemer het risico dat het recht op btw-aftrek wordt geweigerd.
Blijft de leverancier bij selfbilling aansprakelijk voor de btw?
Ja. Ook al maakt de afnemer de factuur op, de leverancier is en blijft de btw verschuldigd en aansprakelijk voor de juistheid. Bij een fout in tarief, bedrag of vermelding krijgt de leverancier de naheffing van de Belastingdienst. Controleer dus periodiek de facturen die namens jou zijn opgemaakt.
Moeten selfbilling en de aanvaardingsprocedure schriftelijk zijn vastgelegd?
De afspraak dat selfbilling wordt gebruikt moet vooraf tussen partijen zijn overeengekomen en de aanvaardingsprocedure moet vastliggen. In de praktijk gebeurt dat in een overeenkomst, contractbijlage of dienstverleningsovereenkomst. Alleen dan is aan de wettelijke voorwaarde voldaan en zijn de facturen geldig als btw-factuur.
Kan selfbilling samen met btw verlegd?
Ja, dat is zelfs vaak het geval bij onderaanneming in de bouw, uitzenddiensten en grensoverschrijdende diensten binnen de EU. Op de factuur komen dan beide vermeldingen: "factuur uitgereikt door afnemer" én "btw verlegd". De leverancier berekent geen btw, de afnemer geeft de btw aan en trekt hem in beginsel in dezelfde aangifte weer af.
Kan selfbilling via e-facturatie en Peppol?
Ja. Selfbilling past goed in het Peppol-model dat door de EU-regels (ViDA) per 1 juli 2030 verplicht wordt voor grensoverschrijdende B2B-handel in Europa. De afnemer stelt de UBL-factuur op en verstuurt hem via het Peppol-netwerk. Alle verplichte vermeldingen, waaronder "factuur uitgereikt door afnemer", staan in gestandaardiseerde velden van de e-factuur, wat het risico op formele fouten fors verkleint.
