Online factuur sturen: waarom slimme ondernemers digitaal factureren

Online factuur sturen: waarom slimme ondernemers digitaal factureren

Nog steeds facturen maken in Excel of Word? Dan laat je geld liggen. Online facturen sturen is niet alleen sneller en makkelijker, het zorgt er ook voor dat je eerder betaald wordt. In dit artikel ontdek je waarom steeds meer ondernemers overstappen op online factureren en hoe jij er direct mee kunt beginnen.

Wat is online factureren precies?

Online factureren betekent dat je je facturen maakt, verstuurt en beheert via internet. In plaats van een los Word-bestand of Excel-sheet gebruik je facturatiesoftware die alles voor je regelt: van automatische nummering tot betaallinks en statusupdates.

Het verschil met traditioneel factureren? Je hoeft geen bestanden meer op te slaan op je computer, e-mails handmatig te versturen of spreadsheets bij te houden. Alles zit in een systeem.

7 voordelen van online facturen sturen

1. Je wordt sneller betaald

Dit is het grootste voordeel. Ondernemers die een iDEAL | Wero-betaallink op hun factuur zetten, worden doorgaans enkele dagen sneller betaald. Je klant klikt op de link, betaalt direct en klaar. Geen overschrijving meer via internetbankieren, geen tikfouten in het bedrag.

2. Professionele uitstraling

Een factuur uit Word ziet er zelden professioneel uit. Met online facturatie kies je uit professionele templates die je aanpast aan je huisstijl. Logo, kleuren, lettertype: alles staat netjes. Dat maakt indruk op je klanten.

3. Automatische administratie

Elke factuur die je verstuurt, wordt automatisch verwerkt in je administratie. Je omzet, openstaande facturen en BTW-overzicht zijn altijd actueel. Geen handmatig overtypen meer, geen fouten in je boekhouding.

4. Overal toegankelijk

Of je nu op kantoor zit, onderweg bent of thuis werkt: je facturen zijn overal beschikbaar. Op je laptop, tablet of telefoon. Een factuur maken via je app kan zelfs direct na een klantgesprek.

5. Automatische herinneringen

Vergeet die ongemakkelijke telefoontjes over onbetaalde facturen. Met automatische betalingsherinneringen stuurt de software op het juiste moment een vriendelijke herinnering. Jij hoeft er niet naar om te kijken.

6. Alles in een overzicht

Hoeveel staat er nog open? Welke klant betaalt altijd te laat? Met debiteurenbeheer heb je direct inzicht. Je ziet in een oogopslag welke facturen betaald, verstuurd of te laat zijn.

7. Koppeling met je boekhouder

Werk je met een boekhouder? Online facturatiesoftware koppelt vaak direct met boekhoudpakketten zoals Exact Online, Minox of SnelStart. Je boekhouder heeft altijd toegang tot de juiste cijfers zonder dat je iets hoeft te mailen.

Online factuur sturen vs. traditioneel factureren

Hoe begin je met online facturen sturen?

Stap 1: Kies je facturatiesoftware

Er zijn veel opties op de markt. Let bij je keuze op:

• Gebruiksgemak - je wilt geen cursus nodig hebben om een factuur te maken
• Betaalopties - iDEAL | Wero en creditcard moeten beschikbaar zijn
• Templates - zodat je facturen er professioneel uitzien
• Koppelingen - met je bank en boekhoudsoftware
• Prijs - er zijn ook gratis opties beschikbaar

Stap 2: Stel je bedrijfsprofiel in

Vul je bedrijfsgegevens in: naam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer en bankgegevens. Dit hoef je maar een keer te doen. Daarna staan deze gegevens automatisch op elke factuur.

Stap 3: Upload je logo en kies een template

Kies een factuurtemplate die past bij je bedrijf. Upload je logo en pas de kleuren aan. Zo herkent je klant je factuur direct.

Stap 4: Voeg je klanten toe

Maak een klantenbestand aan. Met een ingebouwd CRM-systeem hoef je klantgegevens maar een keer in te voeren. Bij elke volgende factuur selecteer je simpelweg de klant.

Stap 5: Maak en verstuur je eerste factuur

Selecteer je klant, voeg de producten of diensten toe, controleer de factuurgegevens en klik op versturen. De factuur wordt als PDF per e-mail naar je klant gestuurd, inclusief betaallink.

Online factureren voor ZZP'ers

Als ZZP'er is online factureren extra waardevol. Je hebt waarschijnlijk geen apart boekhoudprogramma en wilt je administratie zo simpel mogelijk houden. Met online facturatiesoftware combineer je factureren en boekhouden in een tool.

Wat je als ZZP'er nodig hebt

• Facturen maken met de juiste wettelijke gegevens
• BTW-overzicht voor je kwartaalaangifte
• Offertes die je omzet naar facturen
• Inzicht in je openstaande facturen

Overstappen van Excel naar online

Werk je nu met Excel? De overstap naar facturatiesoftware is makkelijker dan je denkt. Je bestaande klantgegevens importeer je en binnen een uur draai je mee. Het scheelt je op de lange termijn uren per week.

Online factureren voor het MKB

Voor kleine ondernemingen en middelgrote bedrijven biedt online factureren extra voordelen:

• Multi-administraties - beheer meerdere bedrijven vanuit een account
• Inkoopfacturen - verwerk niet alleen je verkoop-, maar ook je inkoopfacturen
• Teamtoegang - geef medewerkers toegang tot het facturatiesysteem
• E-facturatie - stuur bij elke factuur een UBL-e-factuur mee naar je zakelijke klanten (verzending via Peppol komt binnenkort)

Veelgestelde vragen over online facturen sturen

Is online factureren veilig?

Ja. Professionele facturatiesoftware gebruikt versleuteling en beveiligde servers. Je data is beter beschermd dan een Excel-bestand op je laptop.

Kan ik mijn bestaande factuurnummering voortzetten?

Absoluut. Bij de meeste software stel je zelf in bij welk nummer je wilt beginnen. Zo blijft je nummering doorlopend.

Moet mijn klant ook software hebben?

Nee. Je klant ontvangt een normale e-mail met een PDF-factuur en optioneel een betaallink. Daar is geen software voor nodig.

Wat als ik ook offertes wil sturen?

De meeste online facturatiepakketten bieden ook offertefunctionaliteit. Je maakt een offerte, de klant gaat akkoord en met een klik zet je het om naar een factuur.

Begin vandaag met online facturen sturen

De overstap naar online factureren is een van de slimste keuzes die je als ondernemer kunt maken. Je bespaart tijd, je wordt sneller betaald en je administratie is altijd op orde.

Begin gratis, zonder abonnement en ontdek hoe makkelijk online facturen sturen kan zijn. Geen verplichtingen, geen creditcard nodig. Gewoon beginnen.