Eerste factuur sturen: stappenplan voor startende ondernemers

Eerste factuur sturen: stappenplan voor startende ondernemers

Je hebt je eerste opdracht afgerond. Je klant is blij, het werk is gedaan en nu moet je betaald worden. Maar hoe stuur je eigenlijk een factuur? Als je net begint als ondernemer voelt het misschien ingewikkeld. Dat hoeft het niet te zijn. In dit stappenplan leer je precies hoe je je eerste factuur stuurt.

Voordat je je eerste factuur stuurt

Heb je een KVK-inschrijving?

Om facturen te mogen sturen in Nederland moet je ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel. Bij je inschrijving krijg je een KVK-nummer dat op elke factuur moet staan.

Heb je een BTW-nummer?

Na je KVK-inschrijving ontvang je automatisch een BTW-nummer van de Belastingdienst. Dit nummer moet ook op je facturen vermeld worden. Let op: als je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt, hoef je geen BTW te rekenen maar je vermeld dit wel op je factuur.

Heb je een zakelijke bankrekening?

Strikt genomen is een zakelijke bankrekening niet verplicht als ZZP'er, maar het wordt sterk aangeraden. Het houdt je zakelijke en prive-financien gescheiden en maakt je administratie een stuk overzichtelijker.

Stap 1: Verzamel de juiste gegevens

Voor je eerste factuur heb je de volgende informatie nodig:

Jouw gegevens

• Bedrijfsnaam (zoals geregistreerd bij KVK)
• Vestigingsadres
• KVK-nummer
• BTW-identificatienummer (of vermelding KOR-vrijstelling)
• IBAN-nummer

Klantgegevens

• Bedrijfsnaam of naam van je opdrachtgever
• Adres
• Eventueel BTW-nummer (verplicht bij zakelijke klanten in het buitenland)

Factuurgegevens

• Factuurnummer (begin bij 1 of gebruik een logisch systeem zoals 2026-001)
• Factuurdatum
• Omschrijving van je dienst of product
• Aantal uren of eenheden
• Prijs per eenheid
• BTW-tarief (0%, 9% of 21%)
• Totaalbedrag exclusief en inclusief BTW
• Betalingstermijn

Wil je precies weten wat de Belastingdienst eist? Lees ons artikel over factuur-eisen.

Stap 2: Kies je factuurtool

Je hebt verschillende opties om je eerste factuur te maken:

Word of Excel

De simpelste optie. Je maakt een document, vult alles handmatig in en slaat het op als PDF. Het nadeel: geen automatische nummering, geen BTW-berekening en geen betaallinks. Voor je allereerste factuur kan het werken, maar het schaalt niet.

Online facturatiesoftware

Met facturatiesoftware maak je in een paar klikken een professionele factuur. Je kiest een template, vult de gegevens in en de software doet de rest. Automatische nummering, correcte BTW-berekening en direct een betaallink erbij.

Het voordeel? Je factuur ziet er meteen professioneel uit. En met gratis factuur maken in TRONVoice begin je als starter met een starttegoed, zonder abonnement.

Factuur-app

Wil je onderweg factureren? Met een factuur-app maak je facturen op je telefoon of tablet. Handig als je net een gesprek met een klant hebt gehad en direct wilt factureren.

Stap 3: Maak je eerste factuur

Laten we het concreet maken. Stel je bent webdesigner en je hebt een website gebouwd voor een klant:

Voorbeeld factuurgegevens

Van: Jouw Bedrijf | Voorbeeldstraat 1, 1234 AB Amsterdam | KVK: 12345678 | BTW: NL123456789B01

Aan: Klant BV | Klantenweg 10, 5678 CD Rotterdam

Factuurnummer: 2026-001

Factuurdatum: 9 maart 2026

Betalingstermijn: 14 dagen

Subtotaal: 2.650,00

BTW 21%: 556,50

Totaal: 3.206,50

Dit is een simpel voorbeeld, maar het bevat alle verplichte gegevens. Je kunt het uitbreiden met je logo, betaalinstructies en algemene voorwaarden.

Stap 4: Verstuur je factuur

Nu het spannende moment: versturen. Je hebt een paar opties:

Per e-mail

De meest gebruikte methode. Schrijf een korte, professionele e-mail en voeg je factuur als PDF bij. Hou het simpel:

"Beste [naam], hierbij ontvang je de factuur voor [omschrijving]. Ik ontvang de betaling graag binnen 14 dagen. Mocht je vragen hebben, laat het me weten."

Vanuit facturatiesoftware

Met online facturatiesoftware verstuur je de factuur direct vanuit het systeem. De software stuurt een professionele e-mail met de PDF als bijlage en eventueel een betaallink. Het voordeel: je ziet wanneer de klant de factuur opent.

Met betaallink

Voeg een iDEAL | Wero-betaallink toe. Je klant klikt op de link en betaalt direct. Geen IBAN overtypen, geen tikfouten. Ondernemers met een betaallink worden doorgaans enkele dagen sneller betaald.

Stap 5: Bewaar je factuur

Je bent wettelijk verplicht om facturen 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel inkomende als uitgaande facturen. Maak er een systeem van:

• Digitaal: sla je facturen op in de cloud (via facturatiesoftware wordt dit automatisch geregeld)
• Georganiseerd: gebruik een logische mappenstructuur per jaar en per klant
• Back-up: zorg dat je facturen op minimaal twee plekken staan

Na je eerste factuur: wat nu?

Volg de betaling op

Controleer of je klant op tijd betaalt. Is de betalingstermijn verstreken? Stuur een vriendelijke betalingsherinnering. Met facturatiesoftware gaat dit automatisch.

Houd je administratie bij

Je eerste factuur is het begin van je administratie. Houd vanaf het begin alles bij: facturen, uitgaven, kilometerregistratie en bankafschriften. Dat scheelt stress bij de belastingaangifte.

Stel een systeem op

Na je eerste factuur volgen er meer. Denk na over:

• Factuurnummering: gebruik een consistent systeem (bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002)
• Klantbeheer: houd klantgegevens bij in een CRM zodat je ze niet elke keer opnieuw hoeft in te typen
• Terugkerende facturen: heb je klanten met vaste opdrachten? Stel periodieke facturen in

Veelgemaakte fouten bij de eerste factuur

Geen factuurnummer gebruiken

Elke factuur moet een uniek, opeenvolgend nummer hebben. "Factuur maart" is niet geldig.

BTW vergeten of verkeerd berekenen

Check altijd welk BTW-tarief van toepassing is. De meeste diensten vallen onder 21%, maar er zijn uitzonderingen.

Te vage omschrijving

"Werkzaamheden" is niet genoeg. Beschrijf concreet wat je hebt geleverd: "Ontwerp en ontwikkeling responsive website, inclusief contactformulier en SEO-basisoptimalisatie."

Geen betalingstermijn vermelden

Zonder termijn heeft je klant geen prikkel om snel te betalen. Vermeld altijd een betalingstermijn, bij voorkeur 14 dagen.

Begin goed: stuur je eerste factuur met TRONVoice

Je eerste factuur hoeft geen stressmoment te zijn. Met TRONVoice stuur je binnen vijf minuten een professionele factuur:

1. Maak gratis een account aan
2. Vul eenmalig je bedrijfsgegevens in
3. Kies een professionele template
4. Voeg je klant en factuurregels toe
5. Verstuur met een betaallink erbij

Alle verplichte gegevens worden automatisch ingevuld. Je hoeft je geen zorgen te maken over ontbrekende informatie. Begin nu gratis.