Wat is een nulfactuur en wanneer gebruik je er een?
Een nulfactuur is een factuur met een totaalbedrag van nul euro. Je gebruikt hem om een transactie in je administratie vast te leggen waarvoor je niets in rekening brengt, bijvoorbeeld bij garantiewerk, een coulanceregeling, een sponsorlevering of een interne doorbelasting. Hij voldoet aan dezelfde factuureisen als een gewone factuur en krijgt gewoon een uniek factuurnummer in je oplopende reeks.
Klinkt gek, een factuur zonder bedrag? Toch komt het vaker voor dan je denkt en doet het netjes wat een goede administratie hoort te doen: laten zien wat er is gebeurd. Hieronder loop je langs wanneer een nulfactuur op zijn plek is, hoe je hem opmaakt en waar hij wegblijft van een creditnota.
Wat is een nulfactuur precies?
Een nulfactuur is een verkoopfactuur waarbij het te betalen bedrag op nul uitkomt. Dat kan op twee manieren. Of je factureert een product of dienst met een waarde van 0 euro, of je geeft een korting die net zo groot is als het bedrag dat je anders zou rekenen. In beide gevallen ziet je klant een totaal van 0,00 onderaan.
Wat het geen nulfactuur maakt, is een gewone verkoopfactuur waar je per ongeluk vergeten bent een prijs in te vullen. Een nulfactuur is een bewuste keuze om een transactie zonder geldverkeer vast te leggen. Voor de Belastingdienst geldt het document daarmee als een normaal factuurdocument: het past in je administratie, krijgt zijn eigen plek in je factuurreeks en hoort tussen je andere uitgaande facturen.
Wanneer gebruik je een nulfactuur?
Een nulfactuur is geen marketinginstrument, maar een administratief hulpmiddel. Je grijpt ernaar zodra je iets wilt vastleggen wat fiscaal of juridisch relevant is, terwijl er feitelijk niets betaald hoeft te worden. De situaties hieronder kom je in de praktijk het vaakst tegen.
Garantiewerk en service achteraf
Lever je gratis vervangende onderdelen of voer je een reparatie binnen de garantie uit, dan is een nulfactuur de schoonste manier om dat te documenteren. Je legt de gewerkte uren of vervangen onderdelen vast, geeft er nul euro voor en je administratie laat zien wat je hebt gedaan zonder dat de klant betaalt.
Coulancekorting van 100%
Soms verleen je een klant een eenmalige geste, bijvoorbeeld na een fout van jouw kant. Je kunt de oorspronkelijke factuur dan crediteren en niets meer sturen. Wil je toch laten zien wat de prestatie was, dan stuur je een nulfactuur met een regelkorting die het volledige bedrag dekt.
Sponsoring en barterdeals
Bij sponsoring lever je iets in natura zonder dat er geld vloeit. Toch wil je in je administratie kunnen aantonen wat je hebt geleverd en aan wie. Hetzelfde geldt voor barter, waarbij twee bedrijven hun diensten ruilen. Beide partijen sturen elkaar een (nul)factuur om de uitgewisselde waarde te documenteren.
Interne doorbelasting tussen bedrijfsonderdelen
Werk je met multi-administraties, bijvoorbeeld een holding met dochterondernemingen, dan komt het voor dat je iets intern doorbelast voor administratieve duidelijkheid zonder dat er een echte betaling plaatsvindt. Een nulfactuur legt zo'n beweging vast.
Aanloopkosten naar een betalende klant
Een proef, een testlevering of een gratis intake. Je wilt vastleggen wat er is geleverd, koppelen aan een klantdossier en een papierspoor opbouwen voor een mogelijk vervolg, zonder dat er deze keer iets gefactureerd wordt.
Wat moet er op een nulfactuur staan?
De wettelijke factuureisen gelden onverkort, ook als de teller op nul eindigt. De factuur moet dus voldoen aan alle gegevens die je normaal ook vermeldt.
| Onderdeel | Wat erop hoort |
|---|---|
| Factuurnummer | Een uniek, oplopend nummer dat aansluit bij je reeks |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur uitreikt |
| Jouw gegevens | Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer |
| Klantgegevens | Volledige naam en adres van je klant |
| Omschrijving | Wat je geleverd hebt, met aantal en eenheidsprijs |
| Bedragen | Subtotaal, eventuele korting, btw-tarief, btw-bedrag en eindtotaal (0,00) |
| Toelichting | Korte uitleg waarom het totaal nul is, bijvoorbeeld "garantielevering" of "coulancekorting 100%" |
De omschrijving en toelichting zijn extra belangrijk bij een nulfactuur. Komt er later een controle, dan kan iedereen aan het document zelf zien waar het over ging.
Hoe zit het met de btw?
Een nulfactuur valt niet automatisch onder een vrijgesteld of verlegd btw-regime. Reken je 21% over een geleverde dienst en geef je 100% korting, dan is het btw-bedrag rekenkundig ook nul. De bedragen op de regels mogen wel gewoon worden ingevuld; alleen het totaal komt op 0,00.
Geef je gratis een dienst weg die je normaal met btw zou factureren, dan zit er meestal geen btw-component aan een echte nulprestatie. Bij garantie en coulance binnen een lopende overeenkomst is dat de logische uitkomst, omdat de btw al bij de oorspronkelijke factuur is afgedragen. Twijfel je in een specifieke situatie? Vraag het je boekhouder of bekijk de uitleg over btw-tarieven op facturen.
Nulfactuur of creditnota: wat is het verschil?
In de praktijk lopen de begrippen door elkaar, maar ze doen iets anders. Het verschil is belangrijk genoeg om even op te letten.
| Document | Waarvoor | Effect op de oorspronkelijke factuur |
|---|---|---|
| Creditnota | Een eerder verstuurde factuur (deels) terugdraaien | Verlaagt of vernietigt een bestaande vordering |
| Nulfactuur | Een nieuwe transactie zonder financiële verplichting documenteren | Geen relatie met een eerdere factuur |
Een creditnota hoort bij een eerder verstuurde factuur. Je gebruikt hem om die vorige factuur te corrigeren, te verlagen of helemaal terug te draaien. Een nulfactuur staat op zichzelf en documenteert een nieuwe transactie waarvoor je niets in rekening brengt.
Twee voorbeelden om het concreet te maken. Heb je per ongeluk een factuur verstuurd met de verkeerde klantgegevens? Crediteer dan met een creditnota en stuur een nieuwe factuur met de juiste gegevens. Wil je een nieuwe levering documenteren die in het kader van garantie gratis is? Dan is een nulfactuur het juiste document.
Hoe boek je een nulfactuur in je administratie?
Een nulfactuur volgt dezelfde stappen als een gewone factuur, alleen blijft het saldo op de debiteur staan op nul.
- Maak de factuur aan in je facturatiesoftware en geef hem het volgende vrije factuurnummer in je reeks.
- Vul de regels in: omschrijving, aantal, eenheidsprijs en eventueel een kortingsregel die op 100% staat.
- Voeg een korte toelichting toe waarom het bedrag nul is. Een veelgebruikte zin: "Coulance, geen verdere betaling vereist."
- Verstuur de factuur naar je klant, ook al hoeft die niets te betalen.
- Boek de factuur in je administratie. Het bedrag is nul, maar de transactie staat in je grootboek vermeld.
Een aandachtspunt: omdat het saldo nul is, slaan sommige rapportages de factuur over of vallen ze er buiten. Controleer in je software waar je nulfacturen terugziet, zodat je ze altijd kunt terugvinden in een audit. Met goede facturatiesoftware is dat geen probleem en houd je netjes alles in één lijn.
Veelgestelde vragen
Mag ik überhaupt een factuur met 0 euro versturen?
Ja. Niets in de wet verbiedt het, en de Belastingdienst behandelt een nulfactuur als elke andere factuur. Wel moet hij aan de gewone factuureisen voldoen.
Telt een nulfactuur mee in mijn btw-aangifte?
Het bedrag is nul, dus per saldo verandert er niets in je btw-aangifte. Wel hoort de factuur in je administratie thuis en kan hij gevolgen hebben voor andere rapportages, zoals de ICP-opgave bij internationale leveringen. Reken nooit zomaar btw weg zonder een geldige reden zoals een verleggings- of vrijstellingsregel.
Kan ik een verstuurde factuur achteraf nog op nul zetten?
Nee, een verstuurde factuur pas je niet aan. Stuur een creditnota voor het volledige bedrag en eventueel een nieuwe factuur of nulfactuur als je de levering toch wilt documenteren.
Heeft een nulfactuur een betalingstermijn?
Formeel hoort er een betalingstermijn op, maar omdat er niets te betalen valt, is hij vooral pro forma. Veel ondernemers laten de standaardtermijn staan en voegen in de toelichting toe dat geen betaling vereist is.
Wat is het verschil met een vereenvoudigde factuur?
Een vereenvoudigde factuur is een factuur met minder verplichte gegevens, bedoeld voor kleine bedragen tot 100 euro. Een nulfactuur kan vereenvoudigd zijn, maar dat hoeft niet. Het gaat om twee verschillende dingen: het bedrag versus de hoeveelheid verplichte gegevens.
Slim factureren met TRONVoice, ook bij nul
Een nulfactuur hoort gewoon bij ondernemen. Met TRONVoice maak je hem net zo eenvoudig als een gewone factuur, kies je een passende kortingsregel of een toelichtende tekst en houd je je factuurnummer-reeks netjes op orde. Zo blijft je administratie volledig, ook voor transacties zonder geld.
Werk je veel met garantiewerk, sponsoring of doorbelastingen binnen multi-administraties? Dan ga je dit administratief veel tegenkomen. Start vandaag nog met TRONVoice en factureer voortaan altijd vanuit één omgeving, met of zonder bedrag.
