Wanbetaler: wanneer is een klant er een en wat doe je eraan?
Een klant is een wanbetaler zodra hij na het verstrijken van de betalingstermijn nog steeds niet heeft betaald en officieel in verzuim is. Bij een zakelijke klant treedt dat verzuim automatisch in na 30 dagen, bij een consument pas nadat je een aanmaning hebt gestuurd met een laatste betaaltermijn van 14 dagen. Vanaf dat moment mag je wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.
Niet elke late betaler is meteen een wanbetaler. Hieronder lees je het verschil, het stappenplan om je geld alsnog te innen en hoe je voorkomt dat je überhaupt in deze situatie belandt.
Wat is een wanbetaler precies?
Het woord wanbetaler doet juridisch geen werk. De wet kent wel het begrip "verzuim". Een klant is pas een wanbetaler als hij in verzuim is met de betaling. Dat is het moment waarop je extra kosten en rente kunt vorderen en in laatste instantie naar een incassobureau of rechter kunt stappen.
Voor het intreden van verzuim maakt het uit of je klant een ondernemer of een consument is. Het verschil zit in een paar harde regels uit het Burgerlijk Wetboek en de Wet Incassokosten (WIK), en die zet je het beste meteen scherp.
Zakelijke klant
Bij een factuur aan een ondernemer treedt het verzuim automatisch in zodra de betalingstermijn is verstreken. Heb je geen termijn afgesproken, dan geldt een wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Een aanmaning of ingebrekestelling is dan niet nodig om wettelijke handelsrente en incassokosten te kunnen claimen.
Consument
Bij een particuliere klant gaat het anders. Eerst stuur je een gewone betalingsherinnering. Daarna verstuur je nog een gratis aanmaning, de zogenoemde 14-dagenbrief uit de WIK. Pas als die 14 dagen ook verstrijken zonder betaling, is je klant in verzuim en mag je aanmaningskosten en wettelijke rente in rekening brengen.
Wanneer wordt een klant officieel wanbetaler?
Onderstaande tabel laat zien wanneer welk moment in werking treedt. Houd hem erbij als je twijfelt of je al kosten mag rekenen.
| Situatie | Wanneer treedt verzuim in? | Aanmaning vooraf vereist? |
|---|---|---|
| Zakelijk, met betalingstermijn op factuur | Dag na de overeengekomen vervaldatum | Nee |
| Zakelijk, geen afspraak gemaakt | 30 dagen na ontvangst van de factuur | Nee |
| Consument | Na 14 dagen vanaf ontvangst van de wettelijke aanmaning | Ja, een kosteloze 14-dagenbrief |
Zodra het verzuim is ingetreden, mag je wettelijke rente claimen vanaf de verzuimdatum. Bij ondernemers gaat het om de wettelijke handelsrente, die per 1 januari 2026 op 10,15% staat. Bij consumenten geldt de gewone wettelijke rente, die per 1 januari 2026 4% bedraagt.
Het stappenplan: wat doe je als een klant niet betaalt?
Houd het kalm en methodisch. Een wanbetaler los je het snelst op door geen stap over te slaan. De volgorde hieronder volgt de juridische logica en houdt je opties voor een latere incasso open.
Stap 1. Vriendelijke betalingsherinnering
Stuur kort na de vervaldatum een eerste, vriendelijke herinnering. Bel er gerust achteraan. Dit kost je niks en lost in de praktijk de meeste openstaande facturen op, omdat een klant vaak iets vergeten is of de factuur kwijt was. Met automatische betalingsherinneringen komt dit zelfs niet meer op je bordje terecht.
Stap 2. Aanmaning of WIK-brief
Krijg je nog steeds geen reactie, stuur dan een formelere aanmaning. Bij een consument is dit de wettelijke 14-dagenbrief: een gratis aanmaning waarin je een nieuwe termijn van 14 dagen geeft en duidelijk vermeldt welke incassokosten hij anders moet betalen. Zonder deze brief mag je later geen incassokosten in rekening brengen.
Bij een zakelijke klant kun je de aanmaning ook gebruiken als laatste vriendelijk signaal, hoewel je formeel direct verder mag. Een korte herinnering met de aankondiging van rente en kosten zet vaak alsnog druk.
Stap 3. Wettelijke rente en incassokosten berekenen
Vanaf het moment van verzuim mag je twee dingen toevoegen aan de openstaande vordering: wettelijke rente over het openstaande bedrag en buitengerechtelijke incassokosten. Voor die incassokosten geldt een wettelijke staffel. Het minimum is 40 euro, het maximum is 6.775 euro voor zeer grote vorderingen.
| Hoofdsom (excl. btw) | Maximaal aan incassokosten |
|---|---|
| Tot 2.500 euro | 15%, met een minimum van 40 euro |
| 2.500 tot 5.000 euro | 40 euro plus 10% over het bedrag boven 2.500 |
| 5.000 tot 10.000 euro | 290 euro plus 5% over het bedrag boven 5.000 |
| 10.000 tot 200.000 euro | 540 euro plus 1% over het bedrag boven 10.000 |
| Boven 200.000 euro | 2.440 euro plus 0,5% over het meerdere (max 6.775 euro) |
Stap 4. Incassobureau of deurwaarder
Komt er nog steeds geen geld binnen, dan is het tijd om de vordering uit handen te geven. Een incassotraject start meestal met een incassobureau dat zelf eerst een aanmaning stuurt. Lukt dat niet, dan gaat de zaak via een deurwaarder eventueel door naar de rechter. De kosten van het bureau verhaal je via de wettelijke incassokosten zoveel mogelijk op de wanbetaler.
Stap 5. Procederen of afboeken
Bij hardnekkige wanbetaling kun je naar de rechter. Voor vorderingen tot 25.000 euro doe je dat bij de kantonrechter, vaak zonder advocaat. Soms is het beleidsmatiger om de vordering af te schrijven en de relatie te beëindigen. Dat hoort ook bij goed ondernemerschap: tijd kost ook geld.
Hoe voorkom je wanbetalers?
De beste wanbetaler is de wanbetaler die je nooit krijgt. Goed debiteurenbeheer begint al voordat je je eerste factuur stuurt. Een paar maatregelen leveren de meeste winst op.
Duidelijke afspraken vooraf
Leg in je algemene voorwaarden en op de factuur vast wat je betalingstermijn is, welke rente je rekent bij te late betaling en welke incassokosten je toepast. Bij zakelijke klanten kun je een kortere termijn dan 30 dagen afspreken. Doe dat ook: hoe sneller betaald, hoe minder werkkapitaal je vastlegt.
Maak betalen makkelijk
Een factuur die met één klik te betalen is, wordt nu eenmaal sneller voldaan. Een iDEAL-betaallink of automatische incasso werkt aantoonbaar beter dan losse overschrijvingen. Voor terugkerende klanten is SEPA-incasso via Mollie ideaal: je hoeft niet meer achter het geld aan.
Vooraf checken
Bij een nieuwe zakelijke klant is een gratis check via de Kamer van Koophandel zo gedaan. Bij grotere opdrachten loont een kredietcheck. Voor consumenten of risicoklanten kun je 30% tot 50% aanbetaling vragen voordat je begint.
Vroeg signaleren
Een late betaling van een klant die normaal stipt is, is een signaal. Bel kort na de vervaldatum, dan voel je vaak meteen of er iets aan de hand is. Hoe eerder je erbij bent, hoe groter de kans dat je nog op een betalingsregeling kunt schikken voordat de zaak escaleert.
Veelgestelde vragen
Wanneer mag ik een klant officieel een wanbetaler noemen?
Pas zodra hij in verzuim is. Bij ondernemers is dat de dag na de vervaldatum, of na 30 dagen als er geen termijn is afgesproken. Bij consumenten is dat na het verlopen van de 14-dagen aanmaningstermijn uit de WIK.
Hoeveel rente mag ik in rekening brengen bij een wanbetaler?
Bij zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente, per 1 januari 2026 vastgesteld op 10,15%. Bij consumenten geldt de wettelijke rente van 4% per 1 januari 2026. Je mag een hoger contractueel percentage afspreken, mits dat redelijk is en in de voorwaarden staat.
Mag ik bij elke wanbetaler 40 euro incassokosten vragen?
Bij zakelijke klanten zijn de incassokosten direct vanaf het verzuim verschuldigd. Bij consumenten alleen als je de wettelijke 14-dagenbrief correct hebt verstuurd. Het minimum is 40 euro per vordering.
Wat als mijn klant betalingsonmacht heeft?
Bel hem en bespreek een betalingsregeling. Een klant die in delen betaalt, is altijd beter dan een klant die niets meer betaalt. Een gespreide afspraak schriftelijk vastleggen geeft je houvast als het later toch fout gaat.
Wanneer schakel ik een incassobureau in?
Praktisch gezien zodra een aanmaning en rappels geen effect hebben. Verzeker je vooraf van de kosten en check of het bureau is aangesloten bij een branchevereniging. Het bureau neemt het traject over en kan de wettelijke incassokosten op de wanbetaler verhalen.
Voorkom wanbetalers slim met TRONVoice
De meeste wanbetalers ontstaan door losse processen: een factuur die ergens blijft hangen, een herinnering die niet is verstuurd, een betaaltermijn die niemand bewaakt. Met TRONVoice automatiseer je dat hele traject. Je verstuurt facturen met een iDEAL-betaallink of SEPA-incasso, bewaakt openstaande posten in één overzicht en laat automatische betalingsherinneringen hun werk doen zodra een vervaldatum dichtbij komt.
Resultaat: je geld stroomt sneller binnen en je houdt de regie. Mocht het toch een keer fout gaan, dan staat je dossier al netjes klaar voor een aanmaning of incassozaak. Start vandaag nog met TRONVoice en zorg dat wanbetalers steeds zeldzamer worden in jouw administratie.
