Huurincasso stappenplan: zo int je onbetaalde huur als verhuurder

Een huurder die te laat of helemaal niet betaalt, raakt direct je cashflow. De weg naar je geld loopt in Nederland via een vaste volgorde: herinnering, formele ingebrekestelling, incasso en pas als laatste de rechter. Pak je die stappen in de verkeerde volgorde aan, dan loop je het risico dat je incassokosten en wettelijke rente niet kunt vorderen, of dat een rechter een vordering tot ontbinding afwijst.

In het kort

• Stuur direct na de vervaldatum een vriendelijke herinnering, gevolgd door een schriftelijke aanmaning met minimaal 14 dagen betaaltermijn.
• Een woonruimtehuurovereenkomst kun je niet zelf opzeggen bij achterstand, alleen de kantonrechter kan de huur ontbinden en ontruiming toewijzen.
• Automatische incasso, maandelijkse herinneringsreeksen en een actueel huurdossier zijn samen de snelste route naar betaling en een sterk dossier bij de rechter.

Wat is huurincasso?

Huurincasso is het proces waarin je als verhuurder achterstallige huur int, van de eerste herinnering tot aan incasso via de rechter. Juridisch leunt het op artikel 7:212 van het Burgerlijk Wetboek: de huurder is verplicht de huur op de overeengekomen wijze en op de overeengekomen tijdstippen te betalen. Wordt die verplichting niet nagekomen, dan heb je als verhuurder recht op nakoming, wettelijke rente en bij genoeg achterstand ontbinding van de overeenkomst.

Dat traject verloopt bij woonruimte (woning, kamer, studio) deels anders dan bij bedrijfsruimte of vakantieverhuur, vooral omdat bij woonruimte alleen de kantonrechter de huurovereenkomst kan ontbinden.

Wanneer is een huurder in verzuim?

Een huurder is in verzuim zodra de overeengekomen betaaldatum is verstreken en betaling uitblijft. In de meeste huurcontracten staat een vast vervalmoment, bijvoorbeeld de eerste van de maand. Die datum geldt als "fatale termijn" in de zin van artikel 6:83 BW: zonder dat je een ingebrekestelling hoeft te sturen, is de huurder van rechtswege in verzuim zodra die dag verstrijkt zonder betaling.

Toch stuur je altijd eerst een schriftelijke aanmaning, en wel om twee redenen:

1. Voor particuliere huurders mag je pas incassokosten in rekening brengen nadat je een schriftelijke aanmaning met minimaal 14 dagen betaaltermijn hebt gestuurd. Dit volgt uit artikel 6:96 lid 6 BW.
2. Een rechter weegt bij een verzoek tot ontbinding mee of je de huurder redelijk kans hebt gegeven om alsnog te betalen. Zonder een traceerbare aanmaning staat je dossier zwakker.

Het stappenplan bij onbetaalde huur

Deze volgorde werkt in de praktijk het beste. De data zijn richtlijnen, de termijnen kun je in de huurovereenkomst strakker zetten mits dat redelijk blijft.

Veeg opzij voor de hele tabel

Stap 1: eerste herinnering

Houd de toon zakelijk en kort. Noem het factuurnummer, het verschuldigde bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe korte termijn (drie tot zeven dagen). Voeg een betaallink toe, zodat de huurder in een paar klikken kan voldoen. Een herinnering versturen mag zodra de factuur over de vervaldatum is; wacht je lang, dan geef je het signaal dat late betaling getolereerd wordt.

Stap 2: aanmaning met 14 dagen termijn

Dit is de formele stap die wettelijk verplicht is voor consumenten voordat je incassokosten mag vorderen. De aanmaning bevat:

• De naam van de huurder, het adres van het gehuurde en het contractnummer of een verwijzing naar de huurovereenkomst.
• Een overzicht van de onbetaalde maanden en het totaalbedrag.
• Een betaaltermijn van minimaal 14 dagen vanaf de dag na ontvangst.
• De aankondiging dat bij uitblijven van betaling de wettelijke incassokosten en de wettelijke rente verschuldigd zijn.

Verstuur de aanmaning per e-mail én per aangetekende post. Zo heb je bewijs van ontvangst voor de rechter, en de huurder kan later niet volhouden de brief nooit te hebben gezien.

Stap 3: ingebrekestelling en wettelijke rente

Komt binnen de 14 dagen geen betaling, dan is de huurder (ook juridisch, als er geen vaste vervaldag was) in verzuim. Vanaf de dag van verzuim loopt de wettelijke rente mee. Voor particuliere huur is dat de gewone wettelijke rente, voor zakelijke huur geldt de wettelijke rente voor handelstransacties, die vanaf 1 juli 2026 op 10,4 procent staat. Die rente mag je in de eindafrekening meenemen.

Stap 4: incassobureau of deurwaarder

Blijft betaling uit, dan draag je de vordering over aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. Het bureau stuurt een eigen aanmaning, voert belpogingen uit en probeert een betalingsregeling te sluiten. De buitengerechtelijke incassokosten staan vast op grond van de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) en volgen een vaste staffel met een minimum van 40 euro voor consumenten. Zie onze uitleg over de wettelijke staffel voor incassokosten voor de exacte bedragen.

Stap 5: procedure bij de kantonrechter

Lukt het ook buitengerechtelijk niet, dan is de volgende stap een dagvaarding. Voor huurzaken is de kantonrechter bevoegd, ongeacht de hoogte van de vordering. Je vraagt dan twee dingen tegelijk:

1. Veroordeling van de huurder tot betaling van de achterstand, rente en kosten.
2. Ontbinding van de huurovereenkomst en ontruiming van het gehuurde.

Een rechter kijkt bij ontbinding streng naar de ernst van de tekortkoming. In recente uitspraken wordt een huurachterstand van ongeveer drie maanden vaak als voldoende ernstig beschouwd, maar de rechter weegt altijd alle omstandigheden mee. Wordt tussen dagvaarding en zitting alsnog betaald, dan kan de rechter de ontbinding afwijzen en volstaan met toewijzing van de kosten.

Mag je zelf de huur opzeggen?

Bij woonruimte is dit het grote misverstand: nee, je mag de huur niet zelf opzeggen omdat de huurder niet betaalt. De wet beschermt woonruimtehuurders met vaste opzeggingsgronden in artikel 7:274 BW, en wanprestatie is daar geen zelfstandige grond. De route loopt via ontbinding door de rechter op grond van artikel 6:265 BW.

Bij bedrijfsruimte (categorie 290-bedrijfsruimte zoals winkels, horeca; of 230a-bedrijfsruimte zoals kantoren) ligt dat iets anders, maar ook daar wordt ontbinding bij voorkeur via de rechter afgedwongen om een geldige titel voor ontruiming te krijgen.

Een "sleutel terugeisen" of "het slot vervangen" bij een niet-betalende huurder is in Nederland eigenrichting en strafbaar, ook als de huurder maanden achterloopt. Doe dat nooit.

Welke kosten kun je doorberekenen?

Bovenop de huurachterstand kun je deze bedragen in rekening brengen:

• Wettelijke incassokosten volgens de WIK-staffel, mits je de aanmaning van 14 dagen correct hebt verstuurd.
• Wettelijke rente vanaf de dag van verzuim tot betaling.
• Boete wegens te late betaling als dat duidelijk en redelijk in de huurovereenkomst staat (bij consumenten getoetst op onredelijkheid uit de zwarte en grijze lijst van algemene voorwaarden).
• Proceskosten als de rechter de vordering toewijst, inclusief het griffierecht en een forfaitaire kostenveroordeling.

Boetes die niet in de overeenkomst staan of die onredelijk hoog zijn, worden door de rechter vrijwel altijd gematigd of geschrapt. Zet alleen boetebedingen op die aansluiten bij de werkelijke schade.

Preventie: zo voorkom je dat het zover komt

Een vlotte huurincasso begint bij strakke afspraken aan de voorkant. In de huurovereenkomst leg je de vervaldatum, de betaalwijze en de reactietermijn vast. Daarna doe je drie dingen anders dan een verhuurder die reactief werkt:

1. Automatische incasso. Via een SEPA-machtiging int je bank de huur zelf. Dat vermindert "ik ben vergeten over te maken" tot bijna nul. Lees automatische incasso via SEPA en Mollie voor hoe het werkt in de praktijk.
2. Vaste herinneringsreeks. Elke huurder krijgt dezelfde reeks op dag drie, dag tien en dag veertien, niet alleen de "lastige" dossiers. Dat maakt je dossier objectief en bewijsbaar.
3. Transparant huurdersdossier. Houd per huurder de openstaande maanden, eerdere herinneringen, telefoonnotities en betaalregelingen op één plek bij. Als het tot procedure komt, kun je het hele betalingsgedrag direct onderbouwen.

Je kunt ook werken met een waarborgsom en een huurdercheck vooraf. Een huurder die bij BKR, CJIB of een verhuurdersreferentie negatief scoort, geeft je een realistischer beeld van het risico voordat je het contract tekent.

Veelgestelde vragen

Hoeveel maanden huurachterstand moet er zijn voor ontbinding?

Er is geen vast minimum. In de praktijk wegen rechters een achterstand van drie maanden of meer vaak als voldoende ernstig voor ontbinding, maar ook kortere achterstanden kunnen leiden tot ontbinding als de huurder stelselmatig te laat is en niet reageert op aanmaningen. De rechter weegt alle omstandigheden mee: het betalingsgedrag, de reactie op aanmaningen, of betalingsregelingen zijn aangeboden, en de persoonlijke situatie van de huurder.

Mag ik incassokosten van 40 euro meteen in rekening brengen?

Bij een consument niet. Je mag de wettelijke incassokosten pas doorberekenen nadat je een schriftelijke aanmaning met minimaal 14 dagen betaaltermijn hebt gestuurd en de huurder binnen die termijn niet heeft betaald. Dit volgt uit artikel 6:96 lid 6 BW. Bij een zakelijke huurder mag je incassokosten direct na verzuim vorderen, mits dat ook in de huurovereenkomst staat.

Kan ik de borg verrekenen met een huurachterstand?

Ja, bij het einde van de huur mag je de waarborgsom verrekenen met achterstallige huur, schade die de huurder heeft veroorzaakt en andere openstaande posten. Tijdens de looptijd van de huur is verrekening juridisch lastiger, omdat de borg bestemd is voor situaties bij oplevering. Verreken je borg verrekent, geef dan altijd een schriftelijke eindafrekening met een gespecificeerd overzicht.

Hoe lang duurt een procedure bij de kantonrechter?

Reken op twee tot zes maanden vanaf dagvaarding tot vonnis bij een onbetwiste zaak. Voert de huurder verweer, dan kan het oplopen tot acht maanden of meer. In spoedeisende gevallen, bijvoorbeeld bij ernstige overlast naast huurachterstand, is een kort geding mogelijk; dat levert binnen enkele weken een vonnis op maar is zwaarder qua bewijs.

Werkt betalingsregeling of niet?

Vaak wel. Een betalingsregeling die de huurder zelf voorstelt en nakomt, is beter dan een procedure die maanden duurt. Spreek de regeling schriftelijk af: bedragen, data, rekeningnummer en wat er gebeurt als een termijn wordt gemist. Een regeling die de huurder niet nakomt, versterkt juist je positie bij de rechter: je hebt dan laten zien dat je redelijk bent geweest.

Mag ik de sleutels afpakken als de huurder al drie maanden niet betaalt?

Nee, nooit. Zelf de sloten vervangen, de energie afsluiten of de huurder uit de woning zetten zonder rechterlijk vonnis is eigenrichting en strafbaar. Ook civielrechtelijk kan de huurder je dan aansprakelijk stellen voor schade. De ontruiming moet via een deurwaarder met een geldig vonnis.

Zo stroomlijnt TRONVoice je huurincasso

Een strak huurincassotraject staat of valt bij een actueel dossier. In TRONVoice factureer je huur maandelijks of per kwartaal met periodieke facturen, zie je per huurder alle openstaande posten en eerdere herinneringen op één pagina, en gaat de wettelijk vereiste 14-dagenaanmaning vanzelf de deur uit op het juiste moment. De bankkoppeling matcht binnenkomende betalingen automatisch, dus je nalooplijst klopt altijd.

Voor huurders met een SEPA-machtiging int je de huur via automatische incasso, en bij problemen bouw je het dossier via debiteurenbeheer netjes op. Zo heb je, als het tot incasso of kantonrechter komt, alle bewijsstukken zonder nazoeken binnen handbereik.

Wil je zien hoe periodieke huurfacturen, automatische incasso en herinneringsreeksen samen zorgen dat je zelden een huurdossier bij de rechter hoeft neer te leggen? Ga aan de slag met TRONVoice en zet vandaag je eerste huurincasso-flow klaar.