Automatisch facturen sturen: bespaar uren per week
Hoeveel tijd besteed je per week aan factureren? Als je elke factuur handmatig opmaakt, controleert en verstuurt, ben je al snel een paar uur per week kwijt. Tijd die je beter kunt besteden aan je klanten of je bedrijf. Met automatisch factureren draai je dat om. In dit artikel lees je hoe je je facturatieproces automatiseert en welke stappen je direct kunt zetten.
Wat is automatisch factureren?
Automatisch factureren betekent dat de software het werk overneemt dat je normaal handmatig doet. Denk aan:
- Factuur aanmaken op basis van een sjabloon of offerte
- Gegevens invullen vanuit je klantendatabase
- BTW berekenen op basis van het juiste tarief
- Factuurnummer toekennen (automatisch opeenvolgend)
- Versturen per e-mail met een professionele template
- Betaallink toevoegen voor directe online betaling
- Herinnering sturen als de betaling uitblijft
Het verschil met handmatig factureren? Jij hoeft alleen de trigger te geven. De rest gaat vanzelf.
Hoeveel tijd bespaar je echt?
Laten we het uitrekenen met een realistisch voorbeeld:
Handmatig factureren (per factuur)
- Factuur opmaken in Word/Excel: 10 minuten
- Gegevens controleren: 5 minuten
- PDF opslaan en e-mailen: 5 minuten
- Administratie bijwerken: 5 minuten
- Totaal: 25 minuten per factuur
Automatisch factureren (per factuur)
- Klant selecteren en regels toevoegen: 3 minuten
- Controleren en versturen: 1 minuut
- Totaal: 4 minuten per factuur
Bij 20 facturen per maand bespaar je 7 uur per maand. Dat is bijna een volledige werkdag. Op jaarbasis is dat meer dan 10 werkdagen die je terugkrijgt.
En dan hebben we de betalingsherinneringen nog niet meegerekend. Handmatig achter betalingen aanbellen kost minstens 10 minuten per geval. Met automatische herinneringen: nul minuten.
5 manieren om je facturatie te automatiseren
1. Van offerte naar factuur in een klik
Maak je eerst een offerte? Met facturatiesoftware zet je een geaccepteerde offerte met een klik om naar een factuur. Alle gegevens worden overgenomen: klant, omschrijving, bedragen en BTW. Geen overtypen, geen fouten.
Lees meer over offertes automatisch omzetten naar facturen.
2. Terugkerende facturen instellen
Heb je klanten die je maandelijks hetzelfde bedrag factureert? Stel een periodieke factuur in. De software maakt en verstuurt de factuur automatisch op het moment dat jij instelt. Ideaal voor:
- Abonnementen en licenties
- Maandelijkse retainers
- Onderhoudscontracten
- Vaste hosting- of servicepakketten
3. Automatische betalingsherinneringen
Een van de grootste tijdvreters: achter openstaande facturen aanbellen. Met automatische betalingsherinneringen stuurt de software op het juiste moment een vriendelijke herinnering. Je kunt instellen:
- Na hoeveel dagen de eerste herinnering gaat
- Hoeveel herinneringen er maximaal verstuurd worden
- Hoe de toon opbouwt (van vriendelijk naar zakelijk)
4. Bankkoppeling voor automatische aflettering
Met een bankkoppeling worden binnenkomende betalingen automatisch gekoppeld aan de juiste factuur. Je hoeft niet meer handmatig te checken welke factuur betaald is. De software matcht het bedrag, het factuurnummer of de klant en markeert de factuur als betaald.
Integraties met Bunq, Ponto en andere banken maken dit mogelijk.
5. Automatische boekhouding-export
Werk je met een boekhouder? Met koppelingen naar Exact Online of Minox worden je facturen automatisch doorgestuurd naar de boekhouding. Een koppeling met SnelStart komt binnenkort. Geen CSV-bestanden meer exporteren en importeren. Het samenwerken met je boekhouder wordt een stuk makkelijker.
Automatisch factureren voor ZZP'ers
Als ZZP'er is je tijd je belangrijkste kapitaal. Elke minuut die je aan administratie besteedt, is een minuut die je niet factureert. Automatisering is daarom extra waardevol:
Begin klein
Je hoeft niet alles in een keer te automatiseren. Begin met:
- Facturatiesoftware in plaats van Excel - dat bespaart direct tijd bij het opmaken
- Automatische nummering - nooit meer zelf bijhouden welk nummer je bij bent
- Klantprofielen - vul klantgegevens een keer in, gebruik ze bij elke factuur
Bouw uit
Als je merkt hoeveel tijd je bespaart, voeg je stap voor stap meer automatisering toe:
- Betaallinks - iDEAL | Wero op je factuur voor snellere betaling
- Herinneringen - automatisch bij te late betaling
- Terugkerende facturen - voor vaste klanten met vaste bedragen
Het resultaat
Een gemiddelde ZZP'er die overstapt van Excel naar geautomatiseerde facturatiesoftware bespaart 4 tot 8 uur per maand. Reken dat om naar je uurtarief en je ziet dat de investering in software zich direct terugverdient.
Automatisch factureren voor het MKB
Voor kleine en middelgrote ondernemingen zijn er extra automatiseringsmogelijkheden:
Multi-administraties
Beheer je meerdere bedrijven? Met multi-administraties automatiseer je de facturatie voor al je bedrijven vanuit een account. Elke administratie heeft eigen klanten, templates en instellingen, maar jij beheert alles centraal.
Inkoopfacturen
Automatisering is niet alleen voor verkoopfacturen. Met inkoopfacturatie verwerk je ook je binnenkomende facturen automatisch. Scan of upload een factuur, de software leest de gegevens uit en koppelt het aan de juiste leverancier.
E-facturatie
Werk je voor grote bedrijven of de overheid? Met e-facturatie gaat bij elke factuur een UBL e-factuur mee die je klant direct inleest in zijn systeem, zonder handmatige verwerking. Verzending via het Peppol-netwerk komt binnenkort.
Veelgestelde vragen
Is automatisch factureren betrouwbaar?
Ja. De software gebruikt de gegevens die jij hebt ingevoerd. Als je klantgegevens, bedragen en BTW-tarieven correct zijn, zijn je automatische facturen dat ook. Je kunt altijd instellen dat je facturen eerst controleert voordat ze verstuurd worden.
Kan ik automatische facturen nog aanpassen?
Absoluut. Bij de meeste software kun je een automatisch aangemaakte factuur nog bewerken voordat deze verstuurd wordt. Bij periodieke facturen kun je kiezen of ze automatisch of na goedkeuring verstuurd worden.
Wat als ik een fout ontdek na het versturen?
Dan maak je een creditfactuur aan om de originele factuur te corrigeren. Vervolgens stuur je een nieuwe, correcte factuur.
Voldoen automatische facturen aan de wettelijke eisen?
Ja, mits je facturatiesoftware alle verplichte velden bevat. Goede software controleert automatisch of alle vereiste gegevens aanwezig zijn voordat de factuur verstuurd wordt.
Begin met automatiseren
De overstap naar automatisch factureren is makkelijker dan je denkt. Met TRONVoice automatiseer je je facturatie in een paar stappen:
- Maak een gratis account aan
- Importeer je klanten of voer ze handmatig in
- Kies een factuurtemplate
- Stel automatische features in: herinneringen, betaallinks, terugkerende facturen
- Verstuur je eerste factuur en ervaar het verschil
Geen lange implementatie, geen training nodig. Gewoon beginnen en direct tijd besparen.
Start gratis met TRONVoice en ontdek hoeveel tijd automatisch factureren je oplevert.
