Je hebt je werk gedaan, nu wil je betaald worden. Tijd om een factuur op te stellen. Maar wat moet er allemaal op staan? En hoe zorg je dat je factuur wordt goedgekeurd door de Belastingdienst?
In dit artikel vind je een complete checklist voor het opstellen van een ZZP-factuur. Van de verplichte gegevens tot handige tips voor een professionele uitstraling.
Wat moet er op een ZZP factuur staan?
De Belastingdienst stelt eisen aan facturen. Ontbreken er gegevens? Dan kan de factuur worden afgekeurd en kan je klant de BTW niet aftrekken. Zorg dus dat alles erop staat.
Jouw bedrijfsgegevens
Dit moet je altijd vermelden op je factuur:
1. Je naam of bedrijfsnaam
Als eenmanszaak gebruik je vaak je eigen naam. Heb je een handelsnaam? Dan mag je die ook gebruiken, maar je wettelijke naam moet ook ergens staan.
2. Je vestigingsadres
Het adres waar je bedrijf is gevestigd. Alleen een postbusnummer is niet voldoende. Het moet een fysiek adres zijn.
3. Je KvK-nummer
Het nummer waaronder je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dit is altijd 8 cijfers.
4. Je BTW-identificatienummer
Je BTW-nummer begint met NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en nog 2 cijfers. Bijvoorbeeld: NL123456789B01.
Val je onder de Kleine Ondernemersregeling (KOR)? Dan heb je geen BTW-nummer nodig, maar vermeld je wel dat je onder de KOR valt.
Gegevens van je klant
5. Naam van de klant
De volledige naam van het bedrijf of de persoon aan wie je factureert.
6. Adres van de klant
Het adres waar de factuur naartoe gaat. Bij zakelijke klanten: het vestigingsadres.
7. BTW-nummer klant (soms verplicht)
Bij leveringen aan zakelijke klanten in andere EU-landen is het BTW-nummer van je klant verplicht. Dit is nodig voor de BTW-verlegging.
Factuurgegevens
8. Factuurnummer
Elk factuur heeft een uniek nummer. De nummers moeten opeenvolgend zijn: geen gaten, geen dubbele nummers.
Handige nummering: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Zo begin je elk jaar opnieuw.
9. Factuurdatum
De datum waarop je de factuur opstelt en verstuurt.
10. Leveringsdatum of periode
Wanneer heb je de werkzaamheden uitgevoerd? Dit kan een specifieke datum zijn of een periode ("Werkzaamheden januari 2026").
De inhoud
11. Omschrijving van de levering
Wat heb je gedaan of geleverd? Wees concreet:
Goed: "Webdesign homepage inclusief responsive layout - 12 uur"
Fout: "Werkzaamheden"
12. Hoeveelheid
Hoeveel uren, stuks of eenheden factureer je?
13. Prijs per eenheid
Wat is je uurtarief of stukprijs?
14. Totaal per regel
Hoeveelheid x prijs per eenheid.
BTW en totalen
15. Bedrag exclusief BTW
Het totaal van al je factuurregels, zonder BTW.
16. BTW-percentage
Welk BTW-tarief is van toepassing? In Nederland:
- 21% - standaardtarief
- 9% - verlaagd tarief
- 0% - bij export of vrijstelling
17. BTW-bedrag
Het bedrag aan BTW dat je in rekening brengt.
18. Totaalbedrag inclusief BTW
Het eindbedrag dat je klant moet betalen.
Betalingsgegevens
19. Je IBAN
Het rekeningnummer waarop je betaling wilt ontvangen.
20. Betalingstermijn
Binnen hoeveel dagen moet je klant betalen? Standaard is 14 of 30 dagen. Vermeld ook de uiterste betaaldatum.
Checklist: ZZP factuur opstellen
Gebruik deze checklist voordat je je factuur verstuurt:
- [ ] Mijn bedrijfsnaam en adres staan erop
- [ ] Mijn KvK-nummer staat erop
- [ ] Mijn BTW-nummer staat erop (of KOR-vermelding)
- [ ] Naam en adres van de klant zijn correct
- [ ] Het factuurnummer is uniek en volgt op het vorige
- [ ] De factuurdatum staat vermeld
- [ ] De leveringsdatum of periode staat vermeld
- [ ] De omschrijving is duidelijk en specifiek
- [ ] Aantal, prijs en totaal per regel kloppen
- [ ] Het subtotaal exclusief BTW klopt
- [ ] Het juiste BTW-percentage is toegepast
- [ ] Het BTW-bedrag is correct berekend
- [ ] Het totaalbedrag inclusief BTW klopt
- [ ] Mijn IBAN staat op de factuur
- [ ] De betalingstermijn is duidelijk
Bijzondere situaties
Factureren aan particulieren
Bij particuliere klanten gelden dezelfde eisen. Het enige verschil: je hebt geen BTW-nummer van de klant nodig.
Factureren aan buitenlandse klanten
Bij zakelijke klanten binnen de EU:
- Vermeld het BTW-nummer van je klant
- Bij verlegging: vermeld "BTW verlegd" of "Reverse charge"
- Je rekent 0% BTW
Bij klanten buiten de EU:
- Je rekent 0% BTW (export)
- Vermeld "Export" of "0% VAT - export"
Creditnota opstellen
Heb je een fout gemaakt op een factuur? Dan kun je geen factuur aanpassen, maar moet je een creditnota opstellen. Dit is een negatieve factuur die de oorspronkelijke (deels) corrigeert.
Op een creditnota vermeld je:
- Dat het een creditnota is
- Het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur
- Het te crediteren bedrag
Gratis factuur opstellen als ZZP'er
Je kunt je factuur op verschillende manieren opstellen:
In Word of Excel
Download een factuur template, vul je gegevens in en sla op als PDF. Prima voor een enkele factuur, maar tijdrovend bij veel klanten.
Met gratis software
Er zijn gratis factuurprogramma's beschikbaar. Vaak met beperkingen, maar voldoende om te starten.
Met betaalde software
Factuur software biedt meer features: automatische nummering, online betalingen, herinneringen en overzicht. De investering verdient zich terug in tijd.
Veelgestelde vragen
Mag ik mijn factuur achteraf aanpassen?
Nee, een verstuurde factuur mag je niet aanpassen. Je moet een creditnota maken en eventueel een nieuwe factuur.
Hoelang moet ik mijn facturen bewaren?
Minimaal 7 jaar. Digitaal bewaren mag. Lees meer over de bewaartermijn voor facturen.
Wat als mijn klant niet betaalt?
Stuur eerst een herinnering. Betaalt de klant nog niet? Dan volgt een aanmaning. Uiteindelijk kun je een incassobureau inschakelen.
Moet ik BTW rekenen als ik onder de KOR val?
Nee, onder de Kleine Ondernemersregeling reken je geen BTW. Wel vermeld je op je factuur dat je onder de KOR valt.
Tips voor een professionele factuur
Voeg je logo toe
Een factuur met je logo oogt professioneler. De meeste factuurprogramma's ondersteunen dit.
Gebruik je huisstijl
Pas de kleuren aan naar je huisstijl. Consistentie straalt professionaliteit uit.
Maak betalen makkelijk
Voeg een betaallink toe zodat je klant direct kan betalen via iDEAL | Wero.
Wees vriendelijk
Een vriendelijke afsluiting ("Bedankt voor de prettige samenwerking!") maakt je factuur persoonlijker.
Conclusie
Een correcte ZZP-factuur opstellen is niet moeilijk, maar vraagt wel aandacht. Zorg dat alle 20 verplichte en aanbevolen gegevens aanwezig zijn:
- Je eigen bedrijfsgegevens inclusief KvK en BTW-nummer
- Complete klantgegevens
- Uniek factuurnummer en datums
- Duidelijke omschrijving van de werkzaamheden
- Correcte BTW-berekening
- Betaalgegevens met termijn
Met de checklist in dit artikel weet je zeker dat je factuur voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst.
Wil je je facturen sneller en foutloos opstellen? Maak gratis een account aan. Automatische nummering, BTW-berekening en professionele templates. Je eerste factuur is binnen een paar minuten klaar.
