Wat is een UBL-factuur? Uitleg, voorbeeld en hoe je er een maakt

Een UBL-factuur is een factuur als gestructureerd XML-bestand volgens de internationale standaard UBL (Universal Business Language, ISO/IEC 19845). Alle gegevens staan op een vaste plek, zodat de boekhoudsoftware van je klant de factuur automatisch inleest zonder overtypen. In Nederland volgt een UBL-factuur het NLCIUS-profiel van de Europese norm EN 16931; via Peppol verstuur je hem als e-factuur.

In het kort

• Een UBL-factuur is XML, geen PDF; voor de Belastingdienst en de Europese norm EN 16931 telt alleen die gestructureerde vorm als e-factuur.
• UBL is het formaat, EN 16931 de Europese norm, NLCIUS de Nederlandse uitwerking (bestandsversie SI-UBL 2.0) en Peppol BIS Billing 3.0 het profiel voor het Peppol-netwerk.
• Je schrijft een UBL-factuur nooit zelf: je facturatiesoftware genereert het bestand en verstuurt het als bijlage bij je e-mail of via het Peppol-netwerk.
• Voor facturen tussen Nederlandse bedrijven is UBL nu nog niet verplicht; het kabinet wil dat per 1 juli 2030 (KOR uitgezonderd), de wet volgt nog. Voor leveranciers aan de Rijksoverheid is het verplicht sinds 2017, en voor grensoverschrijdende B2B binnen de EU vanaf 1 juli 2030.
• Een UBL-factuur moet aan dezelfde factuureisen voldoen als een papieren factuur en bewaar je zeven jaar.

Wat is een UBL-factuur?

UBL staat voor Universal Business Language, een open XML-standaard van OASIS die als ISO/IEC 19845 is vastgelegd voor elektronische bedrijfsdocumenten. Een UBL-factuur is een XML-bestand waarin alle factuurgegevens in een vaste, machineleesbare structuur staan: factuurnummer, datum, gegevens van leverancier en klant, factuurregels, btw-bedragen en betaalgegevens.

Dat is iets anders dan een PDF. Een PDF is een afbeelding van een factuur, bedoeld voor mensen; de ontvanger moet de gegevens overtikken of met OCR inscannen. De Belastingdienst verstaat onder een e-factuur "een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt". Een PDF per e-mail voldoet daar niet aan, een UBL-bestand wel.

Veel ondernemers denken dat ze al e-factureren omdat ze een PDF mailen. Dat is niet zo. Wil je de bredere context van e-facturatie, Peppol en de verplichtingen, lees dan onze pijler-gids over e-facturatie.

UBL vs NLCIUS vs Peppol BIS: wat is het verschil?

De termen UBL, EN 16931, NLCIUS en Peppol BIS worden vaak door elkaar gebruikt, maar het zijn lagen op elkaar:

NLCIUS staat voor Netherlands Core Invoice Usage Specification. De bestandsversie die je in de praktijk tegenkomt heet SI-UBL 2.0: de Nederlandse implementatie van NLCIUS in UBL 2.1. Peppol BIS Billing 3.0 is de variant voor internationaal verkeer. Beide zijn UBL en beide volgen EN 16931, maar ze zijn niet identiek:

Goede facturatiesoftware genereert beide formaten en kiest automatisch het juiste per land van de afnemer. Hoe je daarop selecteert, lees je in onze vergelijking van e-facturatiesoftware op de Peppol-eisen voor 2026. En Peppol zelf? Dat is geen formaat maar het bezorgnetwerk: UBL is de taal van de factuur, Peppol de route waarover hij wordt afgeleverd. Alles over aansluiten, Access Points en je Peppol-ID staat in onze uitleg over Peppol in Nederland.

Hoe ziet een UBL-bestand eruit?

Een UBL-factuur is een tekstbestand met de extensie .xml. Je kunt het openen in een browser of teksteditor, maar het is bedoeld voor software. Een sterk vereenvoudigd voorbeeld van een NLCIUS-factuur:

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>2026-001</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-09-11</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2026-10-11</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:Party>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:CompanyID schemeID="0106">12345678</cbc:CompanyID>
      </cac:PartyLegalEntity>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:AccountingCustomerParty> ... </cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:PaymentMeans>
    <cac:PayeeFinancialAccount><cbc:ID>NL00BANK0123456789</cbc:ID></cac:PayeeFinancialAccount>
  </cac:PaymentMeans>
  <cac:TaxTotal><cbc:TaxAmount currencyID="EUR">210.00</cbc:TaxAmount></cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal><cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1210.00</cbc:PayableAmount></cac:LegalMonetaryTotal>
  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">10</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1000.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:Item><cbc:Name>Consultancy september</cbc:Name></cac:Item>
  </cac:InvoiceLine>
</Invoice>

De belangrijkste bouwstenen:

• CustomizationID geeft aan welk profiel de factuur volgt (hier SI-UBL 2.0, dus NLCIUS).
• ID, IssueDate en DueDate zijn het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum.
• InvoiceTypeCode 380 betekent "factuur"; een creditnota krijgt code 381.
• CompanyID met schemeID 0106 is het KvK-nummer van de leverancier in de Peppol-identificatie; voor overheden geldt schemeID 0190 (OIN).
• cbc-elementen (Common Basic Components) bevatten enkelvoudige waarden zoals een nummer, datum of bedrag; cac-elementen (Common Aggregate Components) bundelen samengestelde gegevens zoals een partij, adres of factuurregel.
• TaxTotal en LegalMonetaryTotal bevatten de btw en de totalen; InvoiceLine herhaalt zich per factuurregel.

Voor een UBL-bestand door het Peppol-netwerk gaat, moet het door drie validatielagen heen: de XML moet syntactisch correct zijn, de structuur moet matchen met het UBL 2.1-schema (elementnamen, volgorde, datatypes) en de Schematron-business-rules van NLCIUS of Peppol BIS moeten kloppen: bedragen tellen op, verplichte velden zijn gevuld en de btw past bij de tarieven. Software die vooraf tegen alle drie valideert, voorkomt dat het Access Point van je klant de factuur weigert.

Hoe maak en verstuur je een UBL-factuur?

Je schrijft de XML nooit zelf. Je maakt een factuur zoals altijd in je facturatiesoftware en die genereert het UBL-bestand op de achtergrond, mits hij EN 16931, NLCIUS en Peppol BIS 3.0 ondersteunt. Zo pak je het aan:

Waarom nu al beginnen, als het voor B2B in Nederland nog niet verplicht is (tot 2030)? Omdat een UBL-factuur bij je klant direct wordt verwerkt en dus sneller wordt goedgekeurd en betaald, omdat je overtikfouten voorkomt, omdat grote opdrachtgevers en overheden er steeds vaker om vragen en omdat je klaar bent zodra de verplichting voor jou ingaat. Begin met UBL naast je gewone PDF; je bouwt ervaring op zonder risico. Wat het kost hangt af van je software; veel moderne facturatiepakketten leveren UBL standaard mee.

Hoe ontvang en lees je een UBL-factuur in?

Wie alleen verzendt, mist de helft. Sinds 2026 ontvang je UBL-facturen van Belgische leveranciers en steeds vaker ook van Nederlandse. Zo'n factuur komt binnen als xml-bijlage bij een e-mail of, als je bent aangesloten, via je Peppol Access Point. Software met inkoopverwerking leest het bestand direct in: leverancier, bedragen, btw en vervaldatum staan meteen goed, zonder OCR. Voor PDF-facturen blijft scan-en-herken nodig; voor UBL niet.

Een aparte tool heb je daarvoor niet nodig als je software zowel verzending als ontvangst ondersteunt. Een goede tool registreert inkomende NLCIUS- en Peppol BIS-facturen in je inkoopadministratie, koppelt ze aan een betaling en bewaart het XML-bestand. Hoe je die inkomende stroom automatiseert, lees je in onze uitleg over factuurverwerking software; in TRONVoice verwerk je inkomende UBL-facturen nu nog via scan-en-herken van de meegestuurde PDF. Archiveer het originele XML-bestand, niet alleen een PDF-weergave ervan: het moet leesbaar en ongewijzigd blijven gedurende de wettelijke bewaartermijn van facturen.

UBL en de Belastingdienst: welke eisen gelden?

Een UBL-factuur is voor de Belastingdienst gewoon een factuur. Dezelfde wettelijke factuureisen gelden: factuurnummer, factuurdatum, je KvK- en btw-nummer, de gegevens van je klant, een omschrijving, bedragen en btw-tarieven. Daarnaast gelden drie eisen die ook voor papieren facturen gelden: authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud en leesbaarheid. Een gevalideerd UBL-bestand voldoet daar per definitie aan. De btw op een UBL-factuur werkt precies hetzelfde als op een gewone factuur; het verschil zit in het formaat, niet in de inhoud. En je bewaart hem, net als elke factuur, zeven jaar (tien jaar bij onroerend goed).

Is een UBL-factuur verplicht? Dat hangt af van aan wie je factureert:

Het ViDA-pakket (VAT in the Digital Age) is op 11 maart 2025 aangenomen. Sinds april 2025 mogen lidstaten zelf een nationale B2B-verplichting invoeren zonder voorafgaande toestemming van de Europese Commissie; vanaf 1 juli 2030 geldt EU-breed dat grensoverschrijdende B2B-facturen EN 16931-compliant zijn en binnen 10 dagen na de prestatie worden uitgereikt. Voor binnenlandse B2B-facturen koos het kabinet in september 2026 voor een verplichting per 1 juli 2030; het wetsvoorstel volgt nog. De volledige tijdlijn per situatie staat in onze gids e-facturatie verplicht in Nederland, de Europese achtergrond in onze uitleg over ViDA 2030.

UBL in TRONVoice

Zet UBL één keer aan voor je administratie en TRONVoice maakt daarna bij elke factuur automatisch een compliant UBL 2.1 / NLCIUS e-factuur aan, die als bijlage meegaat met je factuurmail, naast de PDF. Je klant leest het bestand direct in zijn boekhouding in; na die ene instelling hoef je er niets meer voor te doen. Volledige aflevering via het Peppol-netwerk komt binnenkort beschikbaar, zodat je dezelfde factuur straks ook rechtstreeks bij het Access Point van je klant aflevert. Start met TRONVoice en stuur vandaag nog je eerste factuur met UBL-bijlage.

Veelgestelde vragen

Is een PDF-factuur per e-mail ook een UBL-factuur?

Nee. Een PDF is een afbeelding van een factuur, bedoeld voor mensen. Een UBL-factuur is een gestructureerd XML-bestand dat software automatisch inleest. Voor de Belastingdienst en voor EN 16931 telt alleen die gestructureerde vorm als e-factuur; een PDF mag je blijven versturen, maar hij is geen e-factuur.

Is een UBL-factuur verplicht in Nederland?

Voor facturen tussen Nederlandse bedrijven nu nog niet. Het kabinet koos in september 2026 voor een verplichting per 1 juli 2030 (KOR-ondernemers uitgezonderd); de wet volgt nog. Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur via Peppol verplicht sinds 2017. Voor grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU wordt e-facturatie verplicht vanaf 1 juli 2030.

Wat is het verschil tussen UBL en Peppol?

UBL is het formaat van de factuur: de taal waarin de gegevens zijn gestructureerd. Peppol is het netwerk waarover je die factuur veilig bij je klant aflevert. Je kunt een UBL-bestand ook zonder Peppol uitwisselen, bijvoorbeeld als bijlage per e-mail.

Moet ik NLCIUS of Peppol BIS 3.0 gebruiken?

Dat hangt af van je afnemer. Voor de Nederlandse overheid en Nederlandse afnemers die NLCIUS eisen gebruik je SI-UBL 2.0; voor Belgische, Duitse of Franse afnemers Peppol BIS Billing 3.0. Goede facturatiesoftware kiest automatisch het juiste profiel op basis van het land en het Peppol-ID van de ontvanger.

Hoe open ik een UBL-bestand?

Een UBL-bestand heeft de extensie .xml en opent in elke browser of teksteditor, waar je de ruwe code ziet. Om hem als factuur te bekijken en te boeken, lees je hem in je boekhoud- of facturatiesoftware in; die vertaalt de XML naar een leesbare factuur en zet de gegevens direct in je administratie.

Kan ik UBL gebruiken zonder Peppol?

Technisch wel: je kunt een UBL-bestand per e-mail of via een eigen portaal uitwisselen, en veel software stuurt het standaard als bijlage mee. Zonder Peppol mis je de geautomatiseerde routering, validatie en ontvangstbevestiging; UBL via Peppol is in de praktijk de standaard voor B2B en B2G in Nederland en België.

Wat gebeurt er met SI-UBL 1.2?

SI-UBL 1.2 is de vorige versie van de Nederlandse UBL-specificatie. Hij is in 2020 vervangen door SI-UBL 2.0 en wordt niet meer onderhouden; oude integraties die nog op 1.2 draaien moeten naar 2.0 migreren.

Hoe zit het met de btw op een UBL-factuur?

Precies hetzelfde als op een gewone factuur: dezelfde tarieven, dezelfde vermeldingen bij btw verlegd of vrijstelling en dezelfde factuureisen. Het verschil is dat een UBL-factuur de btw in vaste velden met btw-codes vastlegt, waardoor de validatie een verkeerd toegepast tarief direct afkeurt.

Wat als mijn klant geen UBL-facturen kan ontvangen?

Dan stuur je gewoon een PDF-factuur. Voor B2B is e-facturatie in Nederland nog niet verplicht (tot 2030), dus je gebruikt beide naast elkaar. Veel software stuurt de PDF en het UBL-bestand samen in één e-mail, zodat je klant zelf kiest wat hij verwerkt.

Wat is het verschil tussen Peppol-ready en Peppol-aangesloten?

Peppol-ready betekent dat je software EN 16931-compliante UBL kan maken; die bestanden moet je dan zelf via een Access Point aanleveren of als bijlage meesturen. Peppol-aangesloten betekent dat de tool zelf via een Access Point verstuurt en ontvangt. Voor wie regelmatig e-factureert is alleen de aangesloten variant praktisch werkbaar.