Wat is een digitale factuur en wat is het verschil met e-facturatie
Een digitale factuur is een factuur die je elektronisch verstuurt, vrijwel altijd als PDF per e-mail. Een e-factuur is iets anders: dat is een gestructureerd bestand dat rechtstreeks van jouw systeem naar het systeem van je klant gaat, waarbij een computer alle velden automatisch inleest. Een PDF-bijlage in een e-mail is dus geen e-factuur, ook niet als hij er professioneel uitziet. Dit onderscheid wordt belangrijker naarmate Nederland en de rest van de EU richting verplichte e-facturatie via Peppol koersen.
In het kort
- Een digitale factuur is elke factuur die je elektronisch verstuurt, meestal als PDF; een e-factuur is een gestructureerd bestand voor automatische verwerking.
- Naar de Nederlandse overheid moet je een e-factuur sturen, een PDF is niet toegestaan; naar bedrijven en particulieren is een digitale factuur genoeg als de afnemer akkoord is.
- Het kabinet koos in september 2026 voor verplichte B2B-e-facturatie in Nederland per 1 juli 2030, dus overstappen kan je nu al voorbereiden.
Op deze pagina
- Digitale factuur versus e-factuur in één definitie
- Wat is een digitale factuur precies
- Wat is e-facturatie
- Peppol, UBL en NLCIUS in gewone taal
- Wanneer mag je digitaal factureren
- Wanneer moet het een e-factuur zijn
- Hoe bewaar je digitale facturen volgens de Belastingdienst
- Wat verandert er richting 2030
- Hoe TRONVoice je digitale facturen en e-facturen regelt
- Veelgestelde vragen
Digitale factuur versus e-factuur in één definitie
Een digitale factuur is een elektronisch verstuurd document, meestal een PDF-bijlage bij een e-mail, dat er hetzelfde uitziet als een papieren factuur maar zonder papier. Een e-factuur is een gestructureerd databestand dat een computer volledig automatisch kan inlezen en boeken, verzonden via een netwerk zoals Peppol. Beide vervangen papier, alleen op een compleet andere manier.
Wat is een digitale factuur precies
Een digitale factuur, ook wel PDF-factuur genoemd, is de digitale versie van je papieren factuur. Je maakt hem aan in je facturatiesoftware, exporteert hem als PDF en stuurt hem per e-mail naar je klant. Voor de klant leest hij als een gewoon document: hij ziet je logo, de factuurregels, het totaal en de btw. Voor de Belastingdienst geldt hij als volwaardige factuur, mits hij aan de gewone factuureisen voldoet.
Wat de digitale factuur van een e-factuur onderscheidt, is dat de gegevens niet gestructureerd zijn. Er zit geen machineleesbare code in die zegt "dit is de factuurdatum", "dit is het btw-bedrag" of "dit is het factuurnummer". De klant moet die informatie zelf overtypen of via OCR laten scannen, wat niet foutloos werkt. Wil je precies weten wat er op zo'n factuur moet staan, lees dan onze complete gids over factuureisen van de Belastingdienst en de bijbehorende gids over de perfecte factuur voor zzp'ers.
Wat is e-facturatie
E-facturatie is het uitwisselen van facturen als gestructureerde data. In plaats van een PDF of een papieren document verstuur je een XML-bestand met alle factuurvelden in een vast formaat. De boekhouding aan de andere kant kan dat XML-bestand ontvangen, controleren en direct in de administratie boeken zonder dat iemand iets overtypt.
Voor Nederland is de standaard voor e-facturen gebaseerd op UBL 2.1 (Universal Business Language), aangevuld met een landspecifieke variant genaamd NLCIUS (Netherlands Core Invoice Usage Specification). Beide zijn gebouwd op de Europese norm EN 16931. In de praktijk verstuur je je e-factuur meestal via het Peppol-netwerk, waarover we in de volgende sectie meer uitleggen. Wil je dieper de techniek in, dan gaat onze uitleg over UBL-facturen en e-facturatie in Nederland verder in op de XML-structuur en de NLCIUS-invulling.
Peppol, UBL en NLCIUS in gewone taal
Deze drie termen komen samen zodra je over e-facturatie leest, en ze zijn niet inwisselbaar.
- UBL is het formaat. Denk aan het bestandstype: alle facturen worden opgemaakt volgens dezelfde XML-structuur, zodat elk boekhoudsysteem er hetzelfde uit haalt.
- NLCIUS is de Nederlandse invulling van UBL. Elk EU-land mag aan de Europese norm EN 16931 een lokale set eisen toevoegen; voor Nederland is dat NLCIUS.
- Peppol is het transportnetwerk. Denk aan het wegennet dat de UBL-facturen tussen bedrijven en overheidsinstanties vervoert. Elk deelnemend systeem heeft een uniek Peppol-adres, vergelijkbaar met een e-mailadres, en verstuurt facturen via een gecertificeerde toegangspoort.
Wil je Peppol in detail begrijpen, dan is onze complete gids over e-facturatie en Peppol een goed startpunt, evenals onze stap-voor-stap-gids voor het aansluiten op het Peppol-netwerk.
Wanneer mag je digitaal factureren
Elektronisch factureren, PDF inbegrepen, mag altijd, maar er is een belangrijke voorwaarde: je afnemer moet ermee akkoord gaan. In de praktijk is dat akkoord meestal impliciet: als je klant je facturen per e-mail ontvangt en betaalt zonder bezwaar, geldt dat als acceptatie. Voor zakelijke relaties leg je het bij voorkeur eenmalig vast in je algemene voorwaarden of in de opdrachtbevestiging.
Verder gelden voor een digitale factuur exact dezelfde eisen als voor een papieren factuur. De inhoud moet compleet zijn (naw-gegevens, kvk-nummer, btw-nummer, factuurnummer, datum, omschrijving, bedragen, btw), en je moet drie dingen kunnen aantonen:
- Authenticiteit van de herkomst. Duidelijk is dat de factuur van jou komt.
- Integriteit van de inhoud. De factuur is na verzending niet meer aangepast.
- Leesbaarheid. Zeven jaar lang leesbaar op elk apparaat.
Voor de gewone PDF-factuur regel je dat vooral met je facturatiesoftware en een sluitend archief. Voor complexe situaties bestaan er extra zekerheden zoals een elektronische handtekening.
| Factuurtype | Formaat | Voor wie | Machine-leesbaar |
|---|---|---|---|
| Papieren factuur | Fysiek | B2B, B2C | Nee |
| Digitale factuur | PDF via e-mail | B2B, B2C (met akkoord) | Nee |
| E-factuur | UBL/XML via Peppol | B2G verplicht, B2B optioneel (2026) | Ja |
Wanneer moet het een e-factuur zijn
Op dit moment kent Nederland één harde verplichting: lever je goederen of diensten aan de Rijksoverheid, dan moet je een e-factuur sturen. Een PDF per e-mail wordt door de rijksoverheid niet meer geaccepteerd. Kleine gemeenten, zelfstandige bestuursorganen en waterschappen kunnen daarnaast eigen inkoopregels hebben die e-facturen vereisen.
Voor bedrijven onderling is e-facturatie in Nederland nog niet wettelijk verplicht. Wel gaat het die kant op. Op 10 maart 2026 stuurde het kabinet een rapport over ViDA en e-facturatie naar de Tweede Kamer, nog zonder besluit over binnenlandse facturen. In september 2026 volgde dat besluit: e-facturatie tussen Nederlandse bedrijven wordt per 1 juli 2030 verplicht en digitale rapportage per 1 juli 2031. Ondernemers in de kleineondernemersregeling (KOR) zijn uitgezonderd. Het wetsvoorstel moet nog naar de Tweede Kamer.
In België is de verplichting er wel: sinds 1 januari 2026 moeten alle binnenlandse B2B-transacties in België via Peppol verlopen. Voor Nederlandse ondernemers met Belgische klanten is dat een verandering die je niet naast je neer kunt leggen, zie onze bredere uitleg over ViDA 2030 en wat er verandert aan EU-btw en e-facturatie.
Hoe bewaar je digitale facturen volgens de Belastingdienst
Alle facturen, papier of digitaal, moet je zeven jaar bewaren; voor onroerende zaken tien jaar. De extra regel voor digitale facturen: je bewaart ze in het formaat waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Een PDF die je zelf hebt uitgestuurd, druk je dus niet af om vervolgens de papieren versie te bewaren. Je slaat het originele digitale bestand op.
Ontvang je een papieren factuur die je wilt digitaliseren? Ook dat mag, mits de digitale kopie een juiste en volledige weergave is en de echtheidskenmerken behouden blijven. Praktisch betekent dat: goed gescand (leesbaar, kleurbetrouwbaar), voorzien van een tijdstempel en met een auditspoor waaruit blijkt dat er niets aan is veranderd.
Wil je hier dieper in duiken, dan gaat onze gids over facturen bewaren en de wettelijke termijn verder in op de precieze bewaarplicht en op praktische tips voor een sluitend digitaal archief.
Wat verandert er richting 2030
De Europese Commissie werkt met het ViDA-pakket ("VAT in the Digital Age") aan een nieuwe generatie btw-regels waarin gestructureerde e-facturen de standaard worden voor grensoverschrijdende B2B-transacties. Vanaf 2030 wordt e-facturatie via een Peppol-achtig kanaal de norm voor intracommunautaire leveringen binnen de EU, en lidstaten mogen daarnaast eigen binnenlandse verplichtingen invoeren.
Voor Nederland concreet: het kabinet kiest voor verplichte e-facturatie voor binnenlandse B2B-transacties per 1 juli 2030, tegelijk met de EU-plicht voor grensoverschrijdende B2B. Ondernemers die nu al hun facturatie in orde hebben met een Peppol-ready systeem, kunnen die overgang zonder verrassingen doorlopen. Ondernemers die nog handmatig PDF's mailen, hebben stevig werk aan de winkel.
Voor internationaal ondernemers is het extra oppassen: kijk voor je specifieke situatie bij factureren aan het buitenland en de dieper gaande complete gids over internationaal factureren en btw.
Hoe TRONVoice je digitale facturen en e-facturen regelt
TRONVoice maakt beide soorten factuur mogelijk vanuit één omgeving. Voor de dagelijkse gang van zaken maak je een digitale factuur die als PDF automatisch naar je klant gaat, eventueel met een betaallink of iDEAL-integratie voor snelle betaling. Zet je e-facturatie aan, dan gaat bij elke factuurmail automatisch een UBL-e-factuur mee, zonder dat je met de UBL-XML zelf hoeft te knoeien. Verzending via het Peppol-netwerk, de route die de Rijksoverheid gebruikt, komt binnenkort.
Alles wat je maakt, wordt automatisch opgeslagen in het juiste formaat voor de zeven jaar fiscale bewaarplicht, met een sluitend auditspoor. Kom je uit een systeem waar je zelf PDF's aan e-mails hangt, kijk dan bij onze overstapgids van Excel naar facturatiesoftware of stap direct over: ga aan de slag met TRONVoice en zet je facturatie in één beweging klaar voor de komende jaren.
Veelgestelde vragen
Is een PDF-factuur een e-factuur?
Nee. Een PDF is een digitale factuur, geen e-factuur. Het verschil zit in de structuur: een PDF is een opgemaakt document dat een mens leest; een e-factuur is een XML-bestand met gestructureerde data die een computer automatisch verwerkt. Ook een PDF met een keurig ontwerp of een QR-code blijft technisch geen e-factuur.
Moet mijn klant akkoord gaan met een digitale factuur?
Ja. De Belastingdienst eist dat je afnemer akkoord gaat met elektronisch factureren. Dat akkoord is meestal impliciet: als de klant al eerder digitaal betaalde zonder bezwaar, geldt dat als acceptatie. Voor B2B leg je het bij voorkeur eenmalig vast in je algemene voorwaarden of opdrachtbevestiging.
Wanneer wordt e-facturatie in Nederland verplicht?
Voor leveringen aan de Rijksoverheid is e-facturatie al verplicht. Voor B2B-transacties tussen bedrijven koos het kabinet in september 2026 voor een verplichting per 1 juli 2030, met een uitzondering voor ondernemers in de KOR. Het conceptwetsvoorstel gaat in het najaar van 2026 in consultatie en het wetsvoorstel volgt uiterlijk zomer 2027.
Hoe lang moet ik digitale facturen bewaren?
Zeven jaar in het originele digitale formaat. Voor facturen die betrekking hebben op onroerende zaken geldt tien jaar. Digitale facturen mag je niet uitprinten en de papieren versie bewaren; je bewaart de PDF of het XML-bestand zoals verstuurd of ontvangen, met sluitend auditspoor.
Kan ik zelf een e-factuur maken zonder software?
In theorie kan je een UBL-bestand handmatig opstellen, maar in de praktijk is dat foutgevoelig en niet houdbaar. E-facturen worden aangemaakt en verzonden via facturatiesoftware die op het Peppol-netwerk is aangesloten. Je maakt in de interface een factuur zoals gewend en de software zet dat automatisch om naar UBL en levert af op het Peppol-adres van je klant.
Wat gebeurt er met mijn oude papieren facturen als ik overstap op e-facturatie?
Papieren facturen die je al hebt uitgereikt of ontvangen, mag je bewaren in de vorm waarin ze zijn ontstaan. Je hoeft ze niet met terugwerkende kracht in UBL om te zetten. Wel is het handig om oude papieren facturen alsnog te scannen en in je digitale archief te zetten, zodat je in de zeven jaar bewaartermijn niet met dozen papier zit.
