Als ondernemer wil je niet dubbel werk doen. Facturen maken in TRONVoice en daarna handmatig invoeren in Exact Online kost tijd en is foutgevoelig. De Exact Online koppeling lost dit op. In dit artikel leggen we uit wat de integratie biedt, hoe het werkt en waarom automatische synchronisatie zo waardevol is.
Wat is Exact Online?
Exact Online is het meest gebruikte online boekhoudpakket in Nederland. Meer dan 400.000 bedrijven werken ermee. Het is een complete oplossing voor boekhouding, met modules voor financiele administratie, CRM, projecten en meer.
Veel ZZP'ers en kleine ondernemingen gebruiken Exact Online voor hun boekhouding, vaak in samenwerking met een accountant of boekhouder.
Waarom een koppeling?
Zonder koppeling werkt de samenwerking tussen facturatiesoftware en boekhoudpakketten vaak zo:
- Je maakt een factuur in TRONVoice
- Je exporteert de factuur als PDF of UBL
- Je importeert de factuur in Exact Online
- Of je typt alles handmatig over
Dit is tijdrovend en foutgevoelig. Verkeerd overtypen van bedragen of BTW leidt tot problemen met je administratie en potentieel met de Belastingdienst.
De oplossing: automatische synchronisatie
Met de Exact Online koppeling werkt het zo:
- Je maakt een factuur in TRONVoice
- De factuur wordt automatisch gesynchroniseerd naar Exact Online
- Klantgegevens worden bijgewerkt
- BTW-codes worden correct overgenomen
- Geen handmatig werk meer
Features van de koppeling
De Exact Online integratie bevat de volgende features:
Automatische factuursynchronisatie
Elke factuur die je maakt in TRONVoice wordt automatisch doorgestuurd naar Exact Online. Je hoeft niets te doen, de synchronisatie verloopt op de achtergrond.
Relaties en klantgegevens syncen
Nieuwe klanten in TRONVoice worden automatisch aangemaakt in Exact Online. Wijzigingen in klantgegevens worden gesynchroniseerd. Zo blijven beide systemen altijd up-to-date.
Grootboekrekeningen koppelen
Je kunt grootboekrekeningen uit Exact Online koppelen aan je producten in TRONVoice. Elke factuurregel wordt op de juiste grootboekrekening geboekt.
Creditfacturen automatisch verwerken
Maak je een creditnota in TRONVoice? Die wordt automatisch doorgeboekt naar Exact Online, inclusief de koppeling met de originele factuur.
BTW-codes correct overnemen
De Nederlandse BTW-tarieven (0%, 9%, 21%) worden automatisch vertaald naar de juiste BTW-codes in Exact Online. Ook speciale situaties zoals BTW-verlegging worden correct verwerkt.
Voordelen van de koppeling
Tijdsbesparing
Geen handmatige invoer meer betekent uren besparing per maand. Vooral als je veel facturen verstuurt, telt dit snel op.
Minder fouten
Handmatig overtypen leidt tot fouten. Verkeerde bedragen, foutieve BTW of gemiste facturen. Automatische synchronisatie elimineert dit risico.
Real-time inzicht
Je boekhouding is altijd up-to-date. Je accountant kan direct aan de slag zonder te wachten op exports.
Betere samenwerking met je boekhouder
Je boekhouder werkt in Exact Online en jij in TRONVoice. Beiden hebben toegang tot dezelfde, actuele gegevens.
Hoe werkt het?
De koppeling werkt via de officiele Exact Online API. Zo stel je het in:
Stap 1: Koppel je Exact Online account
In TRONVoice ga je naar Instellingen > Integraties > Exact Online. Je logt in met je Exact Online gegevens en geeft TRONVoice toestemming.
Stap 2: Configureer de mapping
Je koppelt je producten en diensten aan de juiste grootboekrekeningen. TRONVoice kan ook standaardmappings voorstellen.
Stap 3: Activeer synchronisatie
Je kiest of je alleen nieuwe facturen wilt synchroniseren of ook bestaande. Daarna verloopt alles automatisch.
Combineer met andere integraties
De Exact Online koppeling werkt naadloos samen met andere TRONVoice integraties:
Ponto Bankkoppeling
Met de Ponto bankkoppeling worden betalingen automatisch gematcht met facturen. Samen met de Exact Online koppeling heb je een complete workflow: facturen maken, betalingen matchen en automatisch doorboeken.
Mollie Betalingen
Combineer met Mollie voor online betalingen op je facturen. Klanten betalen via iDEAL | Wero of creditcard, de factuur wordt automatisch als betaald gemarkeerd en doorgeboekt naar Exact Online.
bunq.me Betaallinks
De bunq integratie voegt gratis betaallinks toe aan je facturen. Geen transactiekosten, geld direct op je rekening.
Cloud Opslag
Met de SharePoint koppeling kun je facturen automatisch opslaan in de cloud. Handig om te delen met je boekhouder.
Veel gestelde vragen over de Exact Online koppeling
Kost de koppeling extra?
Nee, de Exact Online koppeling is onderdeel van TRONVoice. Er komen geen extra kosten bovenop je normale abonnement.
Werkt het met alle Exact Online versies?
De koppeling werkt met Exact Online (de cloud-versie). Exact Globe en andere desktop-versies worden niet ondersteund.
Kan ik kiezen welke facturen worden gesynchroniseerd?
Ja, je krijgt controle over wat er gesynchroniseerd wordt. Je kunt per administratie aangeven of je de koppeling wilt gebruiken.
Wat als ik al bestaande klanten heb in Exact Online?
De koppeling kan bestaande klanten matchen op basis van KvK-nummer of naam. Duplicaten worden voorkomen.
Hoe worden bestaande facturen verwerkt?
Bij het activeren van de koppeling kun je kiezen of je alleen nieuwe facturen wilt synchroniseren of ook bestaande facturen wilt doorboeken.
Waarom kiezen voor TRONVoice + Exact Online?
De combinatie van TRONVoice voor facturatie en Exact Online voor boekhouding is krachtig:
- TRONVoice voor snelle, professionele facturen met online betalingen, automatische herinneringen en klantenbeheer
- Exact Online voor volledige boekhouding, jaarrekeningen en belastingaangiften
Elk systeem doet waar het goed in is. De koppeling zorgt dat ze naadloos samenwerken.
Aan de slag
De Exact Online koppeling is beschikbaar voor alle TRONVoice gebruikers. Wil je ermee aan de slag? Start met TRONVoice en koppel je Exact Online account binnen enkele minuten.
Heb je al een TRONVoice account? Ga naar Instellingen > Integraties om de koppeling te activeren.
Bekijk ook onze artikelen over boekhouden voor beginners en samenwerken met je boekhouder.
