Vervaldatum

In één alinea

Wat is vervaldatum?

De vervaldatum is de uiterste datum waarop je klant een factuur moet betalen. Je rekent hem uit door de betalingstermijn op te tellen bij de factuurdatum. Is de vervaldatum verstreken zonder betaling, dan is de factuur verlopen. Dat is het moment om een betalingsherinnering te sturen en, bij zakelijke klanten, rente te rekenen.

Zet de vervaldatum altijd als concrete datum op je factuur, naast de betalingstermijn. 'Betalen voor 24 maart' is duidelijker dan 'betalen binnen 14 dagen', en je klant hoeft niets uit te rekenen. Heb je niets afgesproken, dan geldt bij zakelijke klanten een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Welke betalingstermijn mag je kiezen?

• Bij zakelijke klanten geldt zonder afspraak 30 dagen
• Je mag een kortere termijn afspreken, zoals 14 dagen
• Een grote onderneming moet een mkb-ondernemer binnen 30 dagen betalen
• Tussen andere ondernemers geldt in principe een maximum van 60 dagen
• Bij particulieren spreek je de termijn zelf af, 14 dagen is gebruikelijk

Kort of lang: welke termijn past bij jou?

Een korte termijn betekent sneller geld op je rekening, maar niet elke klant accepteert 7 dagen. Veel zzp'ers kiezen 14 dagen voor particulieren en kleine bedrijven en 30 dagen voor grotere zakelijke klanten. Werk je voor overheden of grote organisaties, kijk dan in het inkoopcontract, want daar staat vaak een vaste termijn. Wat je ook kiest, zet de termijn in je offerte en algemene voorwaarden, zodat er geen discussie ontstaat als de factuur binnenkomt. En maak betalen zo makkelijk mogelijk: met een betaallink op de factuur betaalt je klant direct, ruim voor de vervaldatum.

Wat gebeurt er na de vervaldatum?

Een zakelijke klant is na de vervaldatum direct in verzuim. Je hebt dan recht op de wettelijke handelsrente. Bij particulieren stuur je eerst een veertiendagenbrief voordat je incassokosten mag rekenen.

De vervaldatum op je factuur

De vervaldatum is geen wettelijk verplicht factuurgegeven, maar je klant ziet er wel direct aan wanneer hij moet betalen. Zet hem op een opvallende plek, dicht bij het totaalbedrag en je betaalgegevens. Vermeld ook je IBAN en het factuurnummer als betalingskenmerk, zodat je de betaling straks makkelijk terugvindt. Voeg je een betaallink toe, dan betaalt je klant met één klik en hoeft hij niets over te typen.

De vervaldatum in TRONVoice

TRONVoice rekent de vervaldatum uit als factuurdatum plus betalingstermijn. Je standaardtermijn stel je in bij je bedrijfsgegevens, en per klant of per factuur kun je daarvan afwijken. Met automatische herinneringen gaat de eerste standaard op de vervaldag zelf, gevolgd door herinneringen na 7 en 14 dagen. Die herinneringen zijn inbegrepen.

Rekenvoorbeelden

Veelgemaakte fouten

1. 01Alleen 'binnen 30 dagen' noemen zonder concrete datum.
2. 02Een langere termijn op de factuur zetten dan je met je klant hebt afgesproken.
3. 03Pas weken na de vervaldatum herinneren, waardoor je klant denkt dat het niet zo'n haast heeft.

Hoe TRONVoice hierbij helpt

• Alle features

Veelgestelde vragen