Inkoopfactuur

In één alinea

Wat is inkoopfactuur?

Een inkoopfactuur is de factuur die je van een leverancier ontvangt voor goederen of diensten die je zakelijk hebt gekocht. Voor jou is het een uitgave. De btw op een inkoopfactuur mag je meestal aftrekken als voorbelasting, zolang de factuur aan de wettelijke eisen voldoet en op naam van je bedrijf staat.

Elke verkoopfactuur die een leverancier verstuurt, is voor jou een inkoopfactuur. Denk aan de factuur van je hostingpartij, de bon van de bouwmarkt of de rekening van je accountant. Je boekt hem als kosten of als investering, betaalt hem binnen de afgesproken termijn en bewaart hem minimaal 7 jaar. Voor facturen over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Wat moet er op een inkoopfactuur staan?

Alleen een correcte factuur geeft je recht op btw-aftrek. Controleer daarom bij binnenkomst of deze gegevens erop staan:

• Naam, adres en btw-nummer van de leverancier
• Jouw bedrijfsnaam en adres
• Een uniek factuurnummer en de factuurdatum
• Een omschrijving van wat je hebt gekocht, met aantal en prijs
• Het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief
• Bij verlegde btw de vermelding 'btw verlegd' en jouw btw-nummer

Inkoopfacturen verwerken in TRONVoice

In TRONVoice verwerk je inkoopfacturen bij Inkoop. Upload een pdf of foto, of stuur de factuur door naar het inbox-adres van je administratie. Met Scan-en-Herken leest TRONVoice de leverancier, het bedrag en de btw automatisch uit, voor €0,12 per document. Zo hoef je niets over te typen en heb je je inkopen en verkopen op één plek.

Inkoopfacturen op tijd betalen

Je leverancier bepaalt de betalingstermijn, meestal 14 of 30 dagen. Betaal je op tijd, dan houd je een goede relatie en voorkom je rente en incassokosten. Zet inkoopfacturen daarom meteen bij binnenkomst in je administratie, met de vervaldatum erbij. Zo zie je in één overzicht wat je deze week moet betalen. Krijg je korting bij snelle betaling, bijvoorbeeld 2% binnen 8 dagen, reken dan uit of dat de moeite waard is: op een factuur van €1.000 scheelt dat €20.

Rekenvoorbeeld: btw terugvragen op een inkoopfactuur

Veelgemaakte fouten

1. 01Btw aftrekken op een factuur die op je privénaam staat of waar het btw-nummer van de leverancier op ontbreekt.
2. 02Een kassabon zonder btw-specificatie behandelen als volwaardige factuur.
3. 03Dezelfde inkoopfactuur twee keer boeken, bijvoorbeeld als pdf uit de mail en als papieren versie.
4. 04Alle btw aftrekken op iets dat je deels privé gebruikt. Je mag alleen het zakelijke deel aftrekken.
5. 05Alleen een onscherpe foto bewaren die na een paar jaar niet meer leesbaar is.

Hoe TRONVoice hierbij helpt

• Alle features

• ZZP'ers

Veelgestelde vragen