Deelfactuur

In één alinea

Wat is deelfactuur?

Een deelfactuur is een factuur voor een deel van een opdracht. In plaats van alles aan het eind te factureren, stuur je tussendoor facturen per fase, mijlpaal of termijn. Elke deelfactuur is een volledige factuur met een eigen factuurnummer en btw. Na de laatste termijn is de hele opdracht gefactureerd.

Deelfacturatie is gebruikelijk bij grote projecten of langlopende opdrachten. Het verbetert je cashflow en verkleint je risico als een klant halverwege afhaakt. Leg vooraf in je offerte of opdrachtbevestiging vast wanneer je welk deel factureert. Dan weet je klant waar hij aan toe is en voorkom je discussie achteraf.

Deelfactuur, voorschotfactuur of termijnfactuur?

• Een voorschotfactuur stuur je voordat je begint, als aanbetaling
• Een deelfactuur stuur je voor werk dat al klaar is, bijvoorbeeld per opgeleverde fase
• Een termijnfactuur volgt een vast schema, zoals elke maand een gelijk bedrag

In de praktijk lopen de termen door elkaar. Wat telt is dat elke factuur duidelijk zegt voor welk deel hij is.

Wat zet je op een deelfactuur?

• Alle gewone verplichte factuurgegevens
• Een verwijzing naar de offerte of het project
• Welk deel het is, bijvoorbeeld 'termijn 2 van 3: oplevering ontwerp'
• Het totaal van de opdracht en wat al gefactureerd is

Btw op deelfacturen

Over elke deelfactuur reken je btw volgens het tarief van de prestatie. De btw is verschuldigd in het tijdvak waarin je de deelfactuur uitreikt. Betaalt je klant al voordat je factureert, dan is de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt. Zit je in de KOR, dan reken je op deelfacturen net als op je andere facturen geen btw. Op de laatste deelfactuur zet je alleen het resterende deel, niet opnieuw het hele projectbedrag.

Deelfacturen en je cashflow

Met deelfacturen spreid je je inkomsten over het project. Je hoeft niet maanden voor te financieren en je merkt snel als een klant niet betaalt. Plan de termijnen rond momenten die je klant herkent, zoals de start, een oplevering of een akkoord op het ontwerp. Dan voelt elke factuur logisch en betaalt je klant sneller. Spreek ook af wat er gebeurt als het project halverwege stopt: wat al gefactureerd is, blijft dan staan.

Deelfacturen in TRONVoice

Werk je met een offerte, dan zet je die in TRONVoice met één klik om naar een factuur. Voor elke volgende termijn maak je een factuur met een regel voor dat deel. Elke verstuurde deelfactuur kost €0,65, met een maximum van €16,25 per maand.

Rekenvoorbeeld: project van €12.000 in drie delen

Veelgemaakte fouten

1. 01Op de laatste factuur het volledige bedrag nog een keer zetten, zonder de eerdere delen eraf te halen.
2. 02Geen verwijzing naar het project opnemen, waardoor je klant niet weet welk deel hij betaalt.
3. 03Btw weglaten op de eerste termijn omdat het werk nog niet af is. De btw hoort op elke deelfactuur.
4. 04Geen afspraken vastleggen over wanneer je welk deel factureert.

Hoe TRONVoice hierbij helpt

• Alle features

• Offertes

Veelgestelde vragen